Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut :
1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu,
2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh peraturan pemerintah, 3. Penggajian serta pajak gaji yang berkaitan memiliki pengaruh yang
signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji serta yang berkaitan dengan gaji.
Sedangkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah (Mulyadi,2001 : 374) :
a. jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu,
b. jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu,
c. jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu,
d. rincian unsur biaya gaji yang beban perusahan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Mulyadi (2001 : 17) mendefenisikan sistem akuntansi penggajian merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menangani perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya.
Dalam merancang sistem penggajian, data-data harus disimpan secara akurat untuk setiap karyawan. Laporan periodik yang menggunakan data-data penggajian harus disampaikan kepada badan-badan pemerintah. Data-data tersebut harus disimpan demi berjaga-jaga jika sewaktu-waktu badan-badan yang dimaksud melakukan inspeksi. Sistem penggajian harus dirancang untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu. Sistem ini juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi pengambilan keputusan manajemen. Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi penyelesaian setiap ketidak puasan dan negosiasi menyangkut iuran dan tunjangan lainnya.
Umumnya sistem penggajian berbeda pada setiap perusahaan, namun unsur-unsur utama yang umum dalam sebagian besar sistem ini adalah :
1) Register pembayaran gaji
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengikhitisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian,
2) Catatan pendapatan karyawan
Jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian. Jumlah kumulatif ini diperlukan dalam rangka menghitung pemotongan pajak kesejahteraan sosial dan pajak kesehatan setiap karyawan serta pajak penggajian majikan,
3) Cek gaji
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Tidak perlu mencatat setiap gaji dalam jurnal terpisah, karena semua rinciannya telah tersedia dalam register gaji.
1. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi,2001 : 374-379) :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji,
dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji, 2. Kartu jam hadir
dokumen ini digunakan oleh fungsi waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu,
3. Kartu jam kerja,
dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum, digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan,
4. Daftar gaji,
dokumen ini berisi jumlah gaji brut setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi, dan lain-lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji,
dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah,
6. Surat pernyataan gaji,
dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam keadana terpisah dalam dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagai cataan bagi setiapkaryawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan,
7. Amplop gaji,
uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu,
8. Bukti kas keluar,
dokumen ini merupakan perintah uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
Ada beberapa fungsi yang berkaitan dalam sistem akuntansi penggajian. Fungsi – fungsinya adalah (Mulyadi,2001 : 382-384) :
(1) fungsi kepegawaian,
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum,
(2) fungsi pencatat waktu,
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perushaan sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Fungsi ini berada di bawah departemen personalia dan umum,
(3) fungsi pembuat daftar gaji,
fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi pembuatan daftar gaji berada dibawah departemen personalia dan umum,
(4) fungsi akuntansi,
dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji karyawan, misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun, dan sebagainya. Fungsi akuntansi berada di bawah departemen keuangan,
(5) fungsi keuangan,
fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan berada ditangan bagian kasa.
2. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah: a. Jurnal umum.
dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam setiap perusahaan. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini :
Tahap pertama : berdasarkan dokumen bukti kas keluar dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut :
Gaji xxx
Bukti kas keluar yang Akan dibayar xxx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji sebagai clearing account.
Tahap kedua : berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut :
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xxx
Biaya Administrasi umum xxx
Biaya pemasaran xxx
Tahap ketiga : berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut :
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx
Kas xxx
Tahap keempat : berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol : biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran,
b. Kartu harga pokok produk.
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah daftar upah,
c. Kartu biaya,
catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum dan rekap daftar gaji,
d. Kartu penghasilan karyawan,
catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima dari perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap perusahaan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan
sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini (Mulyadi,2001 : 385-386) :
• prosedur pencatatan waktu hadir,
prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Dalam hal ini dapat memakai daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatangani setiap hadir atau pulang atau kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji, dimana daftar hadir digunkan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar ini dapat juga digunakan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur,
• prosedur pembuatan daftar gaji,
dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir,
• prosedur distribusi biaya gaji,
biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya,
• prosedur pembuatan bukti kas keluar,
prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh fungsi akuntansi setelah menerima daftar gaji dari fungsi kepegawaian. Kemudian bukti kas keluar diserahkan ke fungsi keuangan sebagai dasar pembayaran gaji, • prosedur pembayaran gaji,
dalam prosedur ini, fungsi keuangan menerima periuntah untuk membayar gaji karyawan dalam bukti kas keluar. Kemudian fungsi keuangan menuliskannya ke dalam cek dan menguangkannya ke bank dan memasukkan uang tersebut ke dalam amplop setiap karyawan atau memasukkan uang tersebut ke dalam rekening setiap karyawan yang ada di bank.
Adapun diagram arus data untuk prosedur pembayaran gaji dapat dilihat pada Gambar 3 sebagai berikut.
Bagian Pencatatan Waktu Bagian Gaji dan Upah
KHJ = Kartu jam hadir
RGD = Rekap daftar gaji
SPG = Surat pernyataan gaji
DG = Daftar gaji
Sistem Akuntansi
Sumber : Mulyadi , ( 2001 : 19) (diolah) Mulai Mencatat jam hadir Kartu jam hadir Membuat daftar hadir 2 KHJ 1 Daftar Hadir Karyawan 1 1 2 KHJ Daftar hadir Membuat daftar gaji Membuat rekap gaji SPG 2 1 RDG Kartu penghasilan karyawan 2 Daftar gaji 2 T 8 2 DG 3 Bukti Kas Keluar T Kartu panghasilan karyawan A