6.3.1 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan pembelajaran (hardware, software, e-learning, e-library).
Sistem informasi yang digunakan oleh Undana berbasis web yang dapat diakses melalui http://www.undana.ac.id, dengan komputer yang terhubung jaringan internet baik dengan wifi maupun kabel.
Hardware
Server yang digunakan dengan spesifikasi prosessor Quad core dan RAM 8 GB, HD 2Tb.
Software
Software yang digunakan untuk e-learning adalah moodle berbasis open source.
E-learning
Mencakup semua fakultas yang ada di Undana dimana materi perkuliah dapat di
download oleh mahasiswa (pdf, word, excel, power point).
E-library
Saat ini dalam proses pengadaan aplikasi. Selain aplikasi e-library yang saat ini dalam tahap pengadaan tetapi juga Scheduling Apllication untuk pengaturan jadwal kuliah dan pemanfaatan ruang kuliah dimasing-masing fakultas dan jurusan dengan harapan agar semua ruang kuliah dapat dioptimalkan pemanfaatannya untuk proses belajar dan mengajar. Saat ini juga sedang dalam proses renovasi ruang untuk kepentingan
Learning Resource Center dan pengadaan baik hardware maupun software untuk pengolahan dan pusat pembelajaran berbasis multimedia.
6.3.2. Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan administrasi (akademik, keuangan, dan personil) serta aksesibilitasnya.
Untuk mendukung sistem informasi akademik dikembangkan program pendaftaran mahasiswa mandiri, wisuda dan registrasi yang berbasis online
(SIAKAD). Undana juga telah membangun sistem informasi berbasis pangkalan data perguruan tinggi (PDPT) dan beban kerja dosen (BKD). Pengelolaan keuangan Undana menggunakan Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Barang Milik Negara (SIMAK BMN) dan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang terintegrasi dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Sistem informasi keuangan juga menggunakan SIK dan PAK untuk data kontrak kerjasama, selanjutnya data tersebut dikirim ke Biro KLN. Pada bagian kepegawaian dikembangkan SIMPEG, SAPK untuk kepangkatan PNS dan program PAK untuk angka kredit.
6.3.3 Jelaskan sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh institusi perguruan tinggi untuk pengelolaan prasarana dan sarana (hardware, software).
Sistem Informasi dan fasilitas yang digunakan oleh Undana untuk pengelolaan sarana dan prasarana berada dibawah pengelolaan bagian aset BAUK Undana. Sistem pencatatan sarana dan prasarana dilakukan secara manual menggunakan berbagai macam buku pencatatan, antara lain buku inventaris barang, buku mutasi barang, dan sebagainya. Di samping itu pengelolaan sarana dan prasarana Undana menerapkan pula aplikasi SIMAK-BMN/SIM ASET dari Kementerian Keuangan. Aplikasi ini digunakan oleh seluruh Kementrian di Indonesia untuk menjamin keseragaman pelaporan barang milik negara. Dengan demikian, pengelolaan sarana dan prasarana dapat dilakukan secara transparan, akurat dan cepat.
6.3.4 Jelaskan sistem pendukung pengambilan keputusan.
Sistem pendukung pengambilan keputusan dikembangkan oleh Undana sebagai suatu sistem yang mendukung dan memfasilitasi pimpinan Undana mulai dari rektor sampai kepada program studi dalam menyusun kebijakan program jangka pendek maupun jangka panjang. Pada bagian akademik dikembangkan Sistim Informasi Akademik (SIMAK), pada bagian kepegawaian dikembangkan Sistim Informasi Pegawai (SIMPEG), SAPK untuk kepangkatan PNS dan program PAK untuk angka kredit. Pada bagian keuangan dikembangkan SIK dan PAK untuk data kontrak kerjasama yang dikirim ke Biro KLN. Saat ini pada bagian akademik telah dihasilkan berbagai informasi akademik yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam melakukan monev. Sistem informasi keuangan memungkinkan untuk memonitor semua pembukuan dan transaksi keuangan di Undana. Di bidang kepegawaian, pengambilan keputusan yang terkait dengan kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan. Di bidang inventarisasi melalui program SIMAK. Sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif dan obyektif.
6.3.5. Jelaskan sistem informasi (misalnya website institusi, fasilitas internet, jaringan lokal, jaringan nirkabel) yang dimanfaatkan untuk komunikasi internal dan eksternal kampus. Jelaskan juga akses mahasiswa dan dosen terhadap sumber informasi.
Sistem informasi di Undana telah berbasis website yang dapat diakses melalui http://www.undana.ac.id untuk penyampaian informasi kepada segenap civitas akademik maupun masyarakat umum. Website ini dapat diakses oleh dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa selama 24 jam. Fasilitas internet maupun intranet sudah menjangkau seluruh jurusan dan fakultas maupun lembaga dan UPT. Segenap sivitas akademika dapat mengakses internet maupun informasi kegiatan akademik melalui hot spot yang tersedia dimasing-masing unit kerja secara mudah dengan akses yang cepat untuk mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan dalam proses belajar mengajar.
Berbagai bentuk layanan yang dapat diakses melalui website Undana, yaitu:
a) Bidang Akademik dan Pembelajaran, meliputi informasi pendaftaran dan seleksi penerimaan mahasiswa baru, Sistem Informasi Akademik, E-Journal, E-Learning, Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat.
b) Bidang Kemahasiswaan dan Alumni : Sistem Informasi Kemahasiswaan, Sistem Informasi Beasiswa, Sistem Informasi Alumni, Sistem Informasi Tracer Study,
prestasi mahasiswa.
c) Bidang Ketenagaan : Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg), Presensi Online,
Sistem Studi Lanjut, Sistem Informasi Laporan Kinerja Dosen, Sistem Informasi PAK dan Sistem Rekrutmen Pegawai
d) Bidang Administrasi Umum: Sistem Informasi Keuangan, sistim informasi asset/BMN, LAKIP dan SOP-SOP berbagai bidang.
e) Lainnya : Statuta Undana, Renstra, Rencana Kegiatan Tahunan (RKT), Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), Electronic Mail (Email), dan Video Streaming
6.3.6. Jelaskan kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa.
Kapasitas/bandwidth yang tersedia secara keseluruhan adalah 54 Mbps untuk kampus yang berlokasi di Penfui. Untuk kampus yang berlokasi di Jl. Perintis Kemerdekaan dan Jl. Jenderal Soeharto masing-masing menggunakan bandwidth 2 Mbps. Untuk akses mahasiswa disediakan kapasistas bandwidth 1 Mbps share pada setiap program studi, jurusan maupun fakultas. Kapasitas/bandwidth internet rencananya tahun 2014 akan dinaikkan dari 54 Mbps menjadi 100 Mbps sehingga pembagian bandwidth kepada mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan akan terus ditingkatkan. Saat ini, jumlah bandwith per mahasiswa adalah 54000 Kbps/20818 = 2,59 Kbps, di atas standar nasional (2 Kbps).
6.3.7. Aksesibiltas Data
Tabel 30. Jenis Data dan Sistem Pengelolaan Data di Undana
No. Jenis Data
Sistem Pengelolaan Data
Secara Manual Dengan Komputer Tanpa Jaringan Dengan Komputer Jaringan Lokal (Internet) Dengan Komputer Jaringan Luas (Internet) 1 Mahasiswa 2 Pembayaran SPP
3 Kartu Rencana Studi (KRS)
4 Jadwal mata kuliah
5 Nilai mata kuliah
6 Transkrip akademik
7 Lulusan
8 Tenaga pendidik
9 Tenaga kependidikan
10 Tenaga pendukung lainnya
11 Keuangan
12 Inventaris
13 Perpustakaan
6.3.8 Blue print sistem informasi.
Jelaskan blue print pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi.
Undana telah menyusun blue print pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi 2011-2015. Adapun tujuan dikembangkannya blue print
adalah sebagai pedoman umum bagi pembangunan sistem-sistem berbasis TIK beserta kelengkapan dan sumberdaya pendukungnya di lingkungan Undana. Tersedianya dokumen blue print sistim informasi, dapat:
1.Memberikan kontribusi dalam mewujudkan suasana akademis yang kondusif untuk kemajuan universitas yang mempunyai tata kelola yang baik, sehat dan bermartabat.
2.Meningkatkan kualitas layanan ICT bagi sivitas akademika dan stakeholders. 3.Meningkatkan kualitas media penyebaran informasi universitas pada masyarakat
dan lembaga lain baik lokal, nasional maupun internasional melalui internet.
Manfaat yang diharapkan dari adanya dokumen blue print SIM yakni dapat mengurangi resiko kegagalan implementasi proyek-proyek TIK di Undana.
Sasaran pengembangan TIK ke depan adalah :
a. Menyediakan infrastruktur pusat data yang aman, handal, menjamin kontinuitas ketersediaan data, berkapasitas memadai, akses yang mudah dan cepat, memfasilitasi pengelolaan data multimedia yang diperlukan dalam proses pengajaran/pembelajaran.
Strategi pusat data:
• Menyediakan ruang untuk server-server dengan luas yang mencukupi dengan pendingin (air conditioning) dan tata ruang yang sesuai.
• Menyediakan catu daya (listrik) yang stabil dan kontinyu.
• Memperbarui/mengganti server-server yang sudah tidak memadai (kapasitas kecil, lambat, dan tidak didukung aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan).
• Menyediakan back-up dengan memanfaatkan teknologi yang sesuai.
• Memanfaatkan database management system yang menjamin integritas data, data recovery, akses data yang cepat dan skalabilitas (dapat mengelola data dalam volume sangat besar) dan dapat mengelola data multimedia.
• Mengelola koleksi software-software aplikasi agar mudah dimanfaatkan oleh komunitas Undana.
• Menyediakan server-server pusat data dengan ruang disk yang mencukupi bagi pengguna.
• Membagi ruang disk sesuai dengan kebutuhan pengguna.
b. Menyediakan infrastruktur jaringan kabel yang menjamin kualitas dan kecepatan komunikasi data (text maupun multimedia) pada jaringan internet dan mendukung akses internet yang cepat.
Strategi jaringan kabel:
• Menyediakan backbone jaringan internet dengan kecepatan giga bits per detik.
• Menyediakan dan memelihara jaringan lokal Ethernet 10/100/1000-Base T
yang handal.
• Secara periodik melakukan analisis terhadap data lalu-lintas jaringan untuk keperluan troubleshooting, pemeliharaan/peningkatan efisiensi, pemeliharaan maupun pengembangan jaringan.
• Menjaga keamanan fisik kabel/peralatan jaringan dan menerapkan sistem autentikasi node di jaringan.
• Memanfaatkan peralatan jaringan (switch, dan router) yang mendukung kualitas transmisi data, kecepatan, efisiensi dan keamanan jaringan yang baik. c. Menyediakan infrastruktur jaringan nirkabel (sebagai pelengkap/pendamping dari
jaringan kabel) yang dapat diakses melalui laptop maupun desktop untuk memfasilitasi mahasiswa dan dosen yang memerlukan akses jaringan di berbagai tempat di lingkungan Undana dan tamu yang membutuhkan akses ke jaringan. Strategi jaringan nirkabel:
• Menyediakan dan memelihara jaringan wifi dengan jangkauan seluruh area Undana yang handal.
• Memfasilitasi akses jaringan wifi yang mudah.
• Secara periodik melakukan analisis terhadap data lalu-lintas jaringan untuk keperluan troubleshooting, pemeliharaan/peningkatan efisiensi, pemeliharaan maupun pengembangan jaringan.
• Memanfaatkan peralatan jaringan (access points, router) yang mendukung kualitas transmisi data, kecepatan, efisiensi dan keamanan jaringan yang baik. d. Menyediakan layanan koneksi LAN atau internet yang memadai dan aman.
Strategi layanan internet:
• Memilih internet provider yang memiliki reputasi terpercaya.
• Menyediakan bandwidth yang memadai bagi para pengguna (1 Mbps/pengguna).
• Mengalokasikan bandwidth bagi unit-unit organisasi di Undana sesuai dengan kebutuhan.
• Memanfaatkan firewall untuk proteksi keamanan jaringan.
• Menyediakan akses internet di semua jaringan lokal pada unit-unit organisasi.
• Memanfaatkan protokol IP v 6 di jaringan internet dan intranet.
Menyediakan layanan via telpon untuk kemudahan akses informasi/jaringan.
• Menyediakan akses jaringan Undana melalui koneksi dial-up dengan biaya koneksi yang terjangkau oleh sivitas akademika Undana.
• Menyediakan layanan informasi yang penting melalui SMS.
• Mendukung teknologi VoIP.
e. Menyediakan server-server jaringan yang yang menjamin kehandalan, keamanan, kesederhanaan konfigurasi dan pengelolaan yang mudah.
Strategi platform host server:
• Pemilihan platforms yang standar (tidak bervariasi) untuk memudahkan pemeliharaan dan efisiensi pemanfaatan SDM.
• Pemilihan server yang menjamin kehandalan, keamanan, kesederhanaan konfigurasi dan pengelolaan yang mudah.
f. Penyediaan perangkat keras yang dapat mengantisipasi kebutuhan pengguna pada saat ini dan beberapa tahun mendatang.
Strategi infrastruktur perangkat keras:
• Menggunakan perangkat keras yang dapat mendukung efisiensi dan produktivitas tenaga penunjang dan sivitas akademika.
• Menyediakan perangkat keras yang dapat mengantisipasi kebutuhan pengguna beberapa tahun ke depan (sehingga tidak perlu sering diganti atau ketinggalan).
• Menyediakan layanan untuk perbaikan perangkat keras, termasuk mengganti (sementara) perangkat keras yang rusak dan diperbaiki.
• Menyediakan konsultasi untuk pemilihan perangkat keras bagi unit-unit di Undana.
• Menyediakan standar perangkat keras yang up to date. g. Keamanan jaringan dan data
Strategi keamanan:
• Penyusunan prosedur-prosedur operasi yang menjamin keamanan data/jaringan.
• Pemanfaatan teknologi sebagai penjamin keamanan, seperti: 1. Firewall : untuk mem-blok trafik data yang tidak dikehendaki.
2. Intrusion Prevention System (sistem deteksi intrusi): mendeteksi
“penyerangan” dan menghentikannya secara seketika (setelah terdeteksi).
3. Network Admission Control: menjamin perangkat jaringan aman untuk digunakan (sebelum diijinkan untuk mengakses jaringan Undana).
• Mengelola antivirus dan menjaga keamanan aplikasi-aplikasi.
• Pengembangan/pendidikan SDM dengan materi masalah keamanan.
h. Pemanfaatan sistem operasi yang up to date dan mendukung efisiensi/produktivitas pengguna.
Strategi sistem operasi dan aplikasi:
memudahkan pemeliharaan dan efisiensi pemanfaatan SDM.
• Menyediakan layanan untuk instalasi sistem operasi bagi unit-unit di Undana.
• Menyediakan software aplikasi umum (yang banyak dimanfaatkan komunitas Undana).
• Pengembangan/pendidikan SDM untuk mengikuti perkembangan dan mempelajari sistem-sistem operasi yang baru.
i. Manajemen user account memuaskan user. Strategi sistem manajemen dan autentifikasi:
• Menyediakan layanan user account, manajemen password, profil dan mengatur hak akses untuk setiap pengguna.
• Menyediakan help-desk untuk layanan pengguna.
• Menyediakan sistem autentifikasi tunggal bagi setiap pengguna.
Tambahan lagi blue print pengembangan, pengelolaan, dan pemanfaatan sistem informasi yang mencakup: prasarana dan sarana, unit pengelola ditingkat institusi, sistem aliran data dan otorisasi akses data serta disaster recovery telah disiapkan masing-masing SOP, sehingga pengembangan, pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi dapat terukur, terkendali dan terus bisa ditingkatkan sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman, kebutuhan pengembangan Undana dan kemajuan teknologi yang terus berkembang.