BAB IV DATA DAN ANALISIS HASIL PENELITIAN
3. Sistem Informasi Akuntansi Pada
Sistem informasi akuntansi yang diterapkan di PT. Capella Medan adalah dengan sistem batch. Penerapan sistem ini dilakukan untuk mendukung penjulan dan pembelian dimana kegiatan operasional perusahaan adalah sangat besar dari penjualan tersebut. Penerapan sistem informasi akuntansi pada PT. Capella Medan melibatkan beberapa fungsi dengan maksud agar sistem yang ada dapat berjalan dengan baik dan dapat diawasi dengan baik sehingga dapat memberikan informasi yang akurat kepada pihak manajemen yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan. Berikut ini akan dibahas mengenai bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi dengan sistem batch yang ada pada PT. Capella Medan mulai dari pemrosesan, pelaporan buku besar dan pengambilan keputusan
manajemen.
a. Sistem Pemrosesan Transaksi.
Sistem pengolahan data yang ada pada PT. Capella Medan adalah dengan menggunakan sistem batch (berkelompok) dimana dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian ekonomi tidak langsung diproses dan dilaporkan sebagai kejadian ekonomi yang benar sudah dapat diakui, hal ini dikarenakan karena sistem penjualan pada PT. Capella Medan adalah sistem pesanan, dan ada kemungkinan pesanan tersebut dibatalkan oleh konsumen atau pihak pemberi kredit apabila penjualan dengan kredit. Dan setiap kejadian transaksi ada jeda waktu yang diperlukan sampai kejadian ekonomi tersebut benar-benar telah dapat diakui sebagai transaksi penjualan. Sehingga dengan hal tersebut setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut terdapat akun sementara sebagai tempat mencatat setiap transaksi dan setelah transaksi tersebut sudah dapat diakui baru akun tersebut dipindahkan atau di update ke transaksi yang sebenarnya. Berikut ini flowchart yang menggambarkan setiap pemrosesan transaksi yang terdapat pada setiap departemen yang terkait dalam pemrosesan transaksi tersebut.
1). Flowchart Penerimaan DP (Down Payment)
Sales Consultant/Counter sales Kasir
Gambar 4.3 :
Flowchart penerimaan uang muka (Down Payment)
Pesanan datang dari pelanggan melalui sales consultant/counter sales, dan apabila pelanggan setuju untuk melalukan pembelian mobil maka Sales Consultant / Counter Sales menerbitkan Sales Oder (SO) dan pelanggan diharuskan melakukan pembayaran panjar atau uang muka ke kasir sebagai tanda bukti bahwa pelanggan setuju melakukan pembelian, dan kasir menginput kedalam komputer penerimaan uang tersebut dalam akun data kas sementara, dalam data kas sementara terdapat data pelanggan berupa nama pelanggan, alamat pelanggan yang terdapat dalam SO kemudian SO diserahkan kembali kepada sales
Pelanggan
Sales Order (SO)
Sales
Order (PO) Sales Order (PO) Sales Order (PO) Sales
Order (SO) Sales Order (SO) Data Kas Sementara Sales Order (SO) Kwitansi A/R Kwitansi
dan menerbitkan kwitansi kepada pelanggan (warna putih). Kemudian kasir melaporkan penerimaan kas tersebut kepada A/R dengan bukti kwitansi (warna merah). Dan bagian A/R menginputnya dalam akun piutang sementara. SO tersebut tidak langsung di lakukan pemesanan barang oleh Bag. Marketing namun dikumpulkan dahulu sampai batas yang maksimal dan setelah terkumpul maka Bag. Marketing menerbitkan Purchase Order yang disetujui oleh Direktur Utama dan General Manager. Setelah mendapatkan persetujuan maka Bag. Marketing mengirimkan PO ke PT. Astra International – Jakarta.
2). Flowchart Pelunasan Uang Muka (DP) Dan Serah Terima Barang
Setelah barang dikirimkan dan sampai ke gudang, maka pihak Sales Consultant/ Counter Sales memfollwup pelanggan kapan melakukan transaksi penyerahan barang. Kemudian setelah pelanggan setuju dan datang untuk melakukan serah terima barang maka Sales Consultant/Counter Sales mengambil Sales Order untuk melakukan pelunasan kekurangan DP atau kekurangan pelunasan jumlah yang kurang bayar ke Kasir. Dan didalam SO dituliskan Merk mobil, Jenis, No. Rangka/No. Mesin, kemudian ditandatangani oleh Supervisor/Manager Marketing setelah dan menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani/Stempel PT. Capella Medan, Tanda tangan Pelanggan dan Tanda tangan Sales Consultant/Counter Sales). Untuk lebih jelasnya berikut flowchartnya:
Sales Consultant/Counter Sales Kasir
Gambar 4.4 :
Flowchart Pelunasan Pembayaran Uang Muka (DP)
Pada waktu pelunasan pembayaran maka kasir meng-update data kas sementara ke kadam kas permanen, dimana dalam kas permanen kasir telah menginput nama pelanggan berdasarkan no. rangka/no. mesin mobil yang dibeli pelanggan, setelah kasir menginput data pelanggan berdasarkan no.rangka/no. mensin maka bagian marketing menerbitkan BAST (Berita Acara Serah Terima Mobil). Kemudian kasir melaporkan kepada Bagian A/R dengan menyerahkan bukti kwitansi pembayaran. Setelah itu baru Bagian A/R melakukan update data yang sebelumnya dimasukkan dalam akun piutang sementara yang didukung juga dengan bukti dari Berita Acara Serah Terima yang diterima dari bagian Marketing
Sales Order (SO) BAST Sales Order (SO) Data Kas Sementara Update Data Kas Permanen BAST BAST BAST BAST BAST File File
kemudian A/R melaporkannya ke Bag. Accounting untuk melakukan pencatatan dalam laporan keuangan. Untuk lebih jelasnya bagaimana pemrosesannya, berikut flowchart pemrosesannya:
Bagian A/R Bag. Accounting
Gambar 4.5 :
Flowchart proses update data piutang sementara
Sumber: PT. Capella Medan, 2007
Dari ganbar flowchat diatas dapat dilihat bahwa Bag.A/R juga menginput data kedalam file penjualan, kemudian baru melaporkan data piutang dan penjualan ke Bag. Accounting setelah transaksi benar-benar terjadi dan telah di
Data Piutang Sementara BAST Kwitansi Update Data Piutang Baru Data Piutang Baru File Induk Buku Besar Baru Data Penjualan Data Penjualan
update. Kemudian Bag. Accounting mencatat/menginput ke dalam buku besar.
Perlu diketahui bahwa dasar setiap bagian dalam menginput data transaksi adalah berdasarkan data pelanggan yaitu No. Rangka dan No. Mesin kendaran yang dibeli oleh pelanggan yang telah diinput dalam komputer oleh bagian stock, dan telah di-update oleh kasir pada waktu penerimaan pelunasan dari pelanggan.
Setelah terjadi transaksi penjualan, kemudian Bag. A/R meminta PO (Purchase Order) dari Leesing (pemberi kredit kepada pelanggan) untuk
pembuktian adanya piutang oleh leesing tersebut yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak dan akan segera dilakukan penagihan oleh pihak perusahaan yaitu PT. Capella Medan. Berikut flowchart yang menggambarkan terjadinya transaksi tersebut:
Pihak Leesing Bag. A/R Bag. Accounting
Gambar 4.6 :
Flowchart penagihan piutang dan update Buku Besar
Sumber: PT. Capella Medan, 2007
PO PO PO atau A/P PO atau A/P File A/R Penagihan Piutang A/R Penagihan Piutang A/R Penagihan Piutang Up date File Induk Buku Besar File Induk Buku Besar Baru
Dari flowchart diatas dapat dilihat bahwa setelah Bagian A/R menerima PO dari pihak Leesing, kemudian menerbitkan penagihan piutang (A/R) kepada pihak Leesing. Kemudian Leesing membayar melalui transfer ke Bag. Accounting, kemudian Bagian Accounting melakukan konfirmasi ke Bagian A/R bahwa piutang tersebut telah diterima dan melakukan update ke File Induk Buku Besar sehingga terbentuk Buku Besar yang baru, setelah menginput ke dalam Buku Besar. Begitu juga dengan Bagian A/R melakukan update terhadap file data piutang.
b. Sistem Pelaporan Buku Besar
Dari penjelasan sistem pemrosesan transaksi yang ada dalam perusahaan, dapat diketahui bahwa perusahaan menggunakan sistem pelaporan buku besar dengan sistem batch. Dimana setiap transaksi tidak secara langsung dimasukkan dalam buku besar sebelum transaksi tersebut benar-benar sudah terealisasi. Hal ini dikarenakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan yaitu dalam hal penjualan dapat terjadi pembatalan transaksi sehingga apabila diproses langsung terhadap buku besar akan sangat mempengaruhi terhadap laporan manajemen yang kurang akurat. Sehingga dengan penerapan sistem buku besar sistem batch manajemen dapat mengontrol langsung setiap kejadian ekonomi yaitu setiap satu batch benar sudah diproses maka buku besar juga diperbaharui secara teratur dengan kata lain buku besar diperbaharui setelah transaksi setiap batch telah diproses dan sudah terealisasi sehingga laporan keuangan perusahaan dilaporkan
secara akurat. Hal ini juga dimaksudkan untuk menghindari penyesuaian pada periode-periode berikutnya yang kurang efisien.
c. Sistem Pelaporan Manajemen
Penerapan sistem informasi dengan sistem batch sangat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang ada dalam perusahaan adalah dalam hal:
1. Besarnya jumlah penjualan dalam satu periode 2. Posisi keuangan perusahaan
3. Tingkat kinerja Departemen Marketing (mulai dari Manager marketing sampai dengan Sales Consultan/Counter Sales) dimana kegiatan operasional perusahaan yang paling besar adalah penjualan.
