Kemampuan computer dalam melakukan kombinasi prosedur-prosedur yang terpisah merupakan suatu aplikasi yang cukup penting dalam pemerosesan data. Dengan menggunakan komputer pengolahan data akuntansi menjadi lebih cepat dan akurat. Pengolahan data persediaan yang juga merupakan bagian dari akuntansi akan melalui peroses yang sama dengan proses pengolahan data akuntansi secara umum apabila digunakan komputerisasi.
Dalam pengolahan data akuntansi persediaan dikenal arsip induk, arsip, transaksi dan tabel data (Extract File) yang menggunakan berbagai macam media. Arsip induk berisi data yang sifatnya tetap dan umumnya hanya sekali dibentuk untuk dipakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip induk berisi data yang sifatnya tetap dan umumnya hanya sekali dibentuk untuk diapakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip transaksi berisi data yang sifatnya sementara untuk suatu kegiatan atau jangka waktu tertentu. Arsip induk persediaan berisi kode jenis barang, uraian barang, kode lokasi, titik pemesanan kembali, kuantitas-kuantitas orderan saldo barang. Sedangkan arsip transaksi persediaan berisi kode jenis barang, nomer dokumen, tanggal, kuantitas satuan serta harga satuan. Setiap transaksi persediaan diproses menjadi arsip transaksi yang berisi data transaksi persediaan, arsip transaksi persediaan ini akan dipindahkan ke arsip induk persediaan yang akan
dipengaruhi datanya dengan diterimanya data dari arsip transaksi persediaan. Salah satu program komputer akuntansi yang dikenal adalah program akuntansi Myob dimana inventory dibahas pada modul inventory.
Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Menu yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang pada program Akuntansi Myob adalah Item Register, Set Item Price, Item list, Count Inventory, Inventory Adjustment.
Item Register merupakan suatu form untuk mengetahui posisi kuantitas barang dan history atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Bisa juga dinamakan Stock Card. Di dalam form tersebut dapat diketahui mutasi barang pada tanggal yang dipilih per barang atau keseluruhan barang.
Set Item Price digunakan untuk mengubah harga jual setiap barang. Dalam menilai persediaan ada dua metode yaitu last cost dan average cost item list berisi daftar barang, baik yang diperdagangkan maupun tidak.
Count Inventory merupakan suatu aktivitas menyesuaikan barang yang ada di gudang. Setiap periode (biasanya sebulan sekali) sebuah perusahaan akan melakukan stock opname (perhitungan barang digudang secara fisik). Ada beberapa kemungkinan perbedaan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah sebenarnya digudang. Kemungkinan tersebut karena barang rusak atau hilang, barang sudah dikirim tetapi belum dibuat invoice ke costumer, barang sudah diterima tetapi belum menerima tagihan dari supplier. Form untuk
perhitungan barang secara fisik dapat dicetak dari report, inventory, inventory Count Sheet. Form tersebut diberikan kebagian gudang untuk dicek setiap barang yang ada.
Inventory Adjusment digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan, misalnya berdasarkan hasil perhitungan fisik barang di gudang (stock opname), terdapat perbedaan dengan catatan komputer sehingga perlu dibuat penyesuaian.
a. Pengertian Kelancaran Proses Produksi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:633) Kelancaran adalah “Suatu keadaan lancarnya (sesuatu) pembangunan sangat bergantung pada sarana, tenaga dan biaya yang tersedia”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kelancaran merupakan suatu keadaan dimana sesuatu berjalan dengan lancar, bergerak maju dengan cepat dan sangat bergantung pada sarana, tenaga dan biaya yang tersedia, sehingga pelaksanaan yang diharapkan dapat terjamin.
Dalam perusahaan industry, proses produksi merupakan aktivitas utama. Dimana dalam proses produksi terjadi perubahan kegunaan dan bentuk dari bahan baku menjadi barang jadi.
Menurut Assauri (2009 :75) pengertian proses produksi adalah “Proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan
menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, bahan-bahan dan dana) yang ada”.
Dari pengertian diatas adapat disimpulkan bahwa proses produksi merupakan suatu aktivitas yang berupa kerjasama antara tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana untuk menambah kegunaan dari suatu barang atau jasa.
b. Kelancaran Proses Produksi
Dalam perusahaan industri kelancaran proses produksi merupakan salah satu tujuan yang sangat diharapkan perusahaan terutama pada perusahaan yang melaukan kegiatan produksi. Suatu proses produksi dapat dikatakan lancar apabila proses produksi tersebut mengalami hambatan dalam memproduksi suatu barang, sehingga dapat mengasilkan produk-produk yang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang direncanakan serta hasil dari proses produksi dapat selesai tepat pada waktunya.
Proses produksi dapat diakatakan lancar jika ditunjang oleh unsur-unsur proses produksi antara lain :
1) Penyusunan rencana produksi dan operasi.
Kegiatan pengoprasian sistem produksi dan operasi harus dimulai dengan penyusunan produksi dan operasi. Perencanaan kegiatan produksi dan operasi merupakan kegiatan awal dalam pengoprasian sistem produksi dan operasi.
Kelancaran kegiatan produksi dan operasi sangat ditentukan dengan kelancaran tersedianya bahan atau masukan yang dibutuhkan bagi produksi dan operasi tersebut. Kelncaran tersedianya bahan atau masukan bagi produksi dan operasi ditentukan baik tidaknya penggadaan bahan serta rencana dan pengendalian persediaan yang dilakukan.
3) Pemeliharaan atau perawatan mesin dan peralatan.
Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi dan operasi harus selalu terjamin tetap tersedia untuk dapat digunakan, sehingga dibutuhkan adanya kegiatan pemeliharaan atau perawatan mesin dan perawatan ini akan dicakup tentang penting dan penerapan dari kegiatan pemeliharaan atau perawatan, macam-macam kegiatan pemeliharaan atau perawatan, syarat-syarat bagi terlaksananya kegiatan pemeliharaan atau perawatan yang efektif dan efisien, serta proses pelaksanaan kegiatan pemeliharaan atau perawatan mesin dan peralatan.
4) Pengendalian Mutu
Pembahasan yang tercakup pengendalian mutu adalah maksud dan tujuan dari kegiatan pengendalian mutu, proses kegiatan perencanaan dan pengendalian mutu, peran pengendalian mutu, teknik dan peralatan pengendalian mutu, serta pengendalian mutu secara statistik.
5) Manajemen Tenaga Kerja
Kemampuan dan keterampilan para tenaga kerja atau sumber daya manusia menentukan pelaksanaan pengoprasian sistem produksi dan operasi. Sumber daya manusia akan mencakup pengelolaan tenaga kerja dalam produksi dan operasi, tugas dan pekerjaan serta pengukuran kerja yang diharapkan dapat memenuhi kuantitas produk yang diperlukan pada waktu yang tepat, sesuai dengan total biaya minimum serta sesuai dengan kualitas yang diminta oleh konsumen.