BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
2. Sistem Informasi Akuntansi untuk Pengolahan
Untuk meningkatkan aktivitas kerja dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, maka perusahaan ini telah memakai sistem jaringan komputer dalam pengolahan datanya. Sistem pengolahan data akuntansi pada PT. Charoen
jawab dalam sistem pengolahan data akuntansi perusahaan yaitu bagian komputerisasi atau Electronic Data Processing (EDP) pada masing-masing cabang. Sistem komunikasi data yang digunakan adalah LAN (Local Area Network) yang merupakan suatu network yang dibatasi dengan wilayah tertentu atau lokal setempat. LAN biasanya digunakan untuk melakukan hubungan antar komputer dan antar departemen dalam satu gedung atau satu tempat. Setiap bagian dalam perusahaan sudah menggunakan komputer. Jenis komputer yang digunakan dalam setiap departemen berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen. Jenis-jenis komputer yang digunakan perusahaan terdiri dari berbagai merk komputer dengan kapasitas 512MB-80GB,
Dalam mengolah data persediaan, perusahaan menggunakan program Theos Workstation 2000 yang dirancang atau dibuat oleh bagian EDP dari perusahaan untuk kepentingan perusahaan. Perusahaan ini merupakan perusahaan manufaktur, sehingga data persediaannya terdiri atas persediaan bahan baku, bahan dalam proses dan bahan jadi. Masing-masing data persediaan mempunyai program antara lain Truck Scale, Raw Material.
Di dalam hal prosedur pembelian, terlebih dahulu bagian gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku yang berisi jenis dan jumlah bahan baku yang kurang ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian akan membuat surat order pembelian bahan baku yang dinomori secara berurut dan diberi tanggal pemesanan yang akan diberikan kepada pemasok. Setelah itu, bahan baku yang sudah dibeli dari pemasok, akan diangkut dengan truk-truk perusahaan. Dalam penghitungan kapasitas bahan baku, perusahaan menggunakan program
akan digunakan untuk proses produksi di pabrik ditimbang dengan menggunakan truck scale. Setelah ditimbang maka akan diketahui berat truk beserta dengan bahan baku yang dibawa truk tersebut. Setelah diketahui timbangan dari truk, bahan baku tersebut akan dicek kuantitas dan kualitasnya. Jika kuantitas dan kualitas bahan baku sudah memadai untuk diproduksi, maka truk akan dibongkar. Setelah truk selesai dibongkar, truk akan keluar dari gudang dan ditimbang kembali dengan menggunakan truck scale. Selisih antara berat truk sewaktu masuk dan keluar dari gudang merupakan jumlah bahan baku yang masuk ke gudang. Bagian gudang akan membuat form bukti timbang dan form penerimaan bahan baku, yang kemudian form tersebut akan dilanjutkan ke bagian administrasi produksi dan bagian pembelian. Bagian pembelian akan menyesuaikan surat order pembelian bahan baku dengan form penerimaan bahan baku. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari form yang diterima dari bagian gudang, maka bagian administrasi produksi akan memproses jumlah persediaan bahan baku ke dalam program komputer yang dinamakan Raw Material yang terdiri dari:
a. Raw Material Code (R/M Code)
Di dalam R/M Code, persediaan bahan baku akan dikodekan. Pengkodean bahan baku tersebut terdiri dari kode jenis-jenis bahan baku, kode untuk bagian akunting, status pajak dari bahan baku dan tanggal proses.
b. Supplier Code
Nama-nama supplier dikodekan untuk memudahkan pemrosesan data pada komputer, dengan memasukkan data identitas perusahaan seperti nama perusahaan, alamat perusahaan.
Digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang sudah diterima oleh bagian gudang. Bagian gudang akan memberikan copyan hasil timbangan ke bagian pembelian untuk mengetahui jumlah pembelian bahan baku. Setelah itu bagian gudang akan membuat BPB (Bukti Penerimaan Barang).
d. Usage
Merupakan laporan pemakaian bahan baku. Maka akan diketahui berapa jumlah bahan baku yang sudah digunakan untuk proses produksi.
e. Beginning Balance
Merupakan menu untuk mengetahui jumlah saldo awal persediaan.
f. Start of day
Merupakan menu untuk menginput data-data persediaan dalam 1 hari tersebut. Dimulai dari pengisian saldo awal bahan baku, pembelian, pemakaian, penyesuaian sampai dengan saldo akhir bahan baku.
Setelah data-data persediaan bahan baku di input oleh bagian administrasi produksi melalui tahap-tahap tersebut di atas, maka akan dibuat laporan persediaan bahan baku secara harian dan bulanan.
Setelah persediaan bahan baku diinput maka selanjutnya diproses menjadi barang dalam proses. Dilakukan penimbangan terhadap barang dalam proses dan kemudian dicampur (mixing) dalam mesin pencampur. Barang dalam proses yang
dipakai dalam proses berikutnya.
Selanjutnya barang dalam proses yang disimpan dalam bin (tong) tersebut dikeluarkan untuk dipakai dalam proses produksi yang pada akhirnya menjadi barang jadi yaitu berupa pakan ikan terapung dan pakan ikan tenggelam. Kemudian akan dibuat laporan harian persediaan barang jadi berdasarkan barang yang selesai diproduksi. Umumnya pengeluaran persediaan barang jadi dari gudang disebabkan karena adanya penjualan. Bagian penjualan menerima pesanan dari langganan dan akan membuat form delivery order yang akan diteruskan ke bagian gudang. Bagian gudang akan mengecek jenis produk dan jumlah, apakah dapat dipenuhi atau tidak. Jika dapat dipenuhi, maka penjualan akan disetujui, dan persediaan barang jadi keluar dari gudang untuk diberikan ke pelanggan. Saldo awal barang jadi merupakan saldo akhir periode sebelumnya ditambah penerimaan yang merupakan hasil produksi hari ini, dikurangi penjualan yang berdasarkan pesanan pelanggan, kemudian diadakan penyesuaian terhadap persediaan apakah ada yang rusak atau kelebihan produksi, sampai pada akhirnya akan diperoleh saldo akhir dari masing-masing jenis persediaan.
Dalam hal pencatatan persediaan, perusahaan menggunakan metode FIFO (Firs In First Out). Dimana bahan baku yang pertama kali masuk ke gudang langsung digunakan untuk proses produksi. Setiap barang yang dipesan oleh perusahaan diakui sebagai persediaan pada saat barang telah diterima oleh bagian gudang. Dalam hal ini perusahaan menerapkan sistem pengakuan persediaan yaitu FOB destination. Penerimaan barang tersebut langsung dilaporkan dengan membuat bukti penerimaan barang yang dibuat oleh bagian gudang
Indonesia adalah sistem perpetual dimana setiap ada transaksi yang terjadi atas persediaan langsung dicatat oleh bagian gudang dan memasukkan data pada sistem komputer. Dengan diterapkannya sistem ini pada perusahaan, maka bagian gudang dapat mengetahui langsung jumlah persediaan barang melalui komputer. Bagian gudang juga membuat kartu stok untuk persediaan yang ada di gudang. Kemudian akan dilakukan pengecekan kembali, apakah jumlah persediaan yang ada di kartu stok gudang sesuai dengan jumlah yang ada di komputer. Jika terjadi kesalahan, maka akan dilakukan koreksi kembali.
.