Seperti halnya sumber daya lain yang dimiliki perusahaan, sistem
informasi harus dirancang sedemikian rupa mulai dari tingkat strategis
sampai dengan implementasi pelaksanaannya sehari-hari. John Zachman
pada akhir tahun ‘80-an memperkenalkan sebuah kerangka untuk
membantu manajemen dalam melaksanakan dua hal utama. Hal
pertama adalah untuk memisahkan antara komponen-komponen utama
dalam sistem informasi agar mempermudah manajemen dalam
melakukan perencanaan dan pengembangan. Sementara hal kedua
adalah bagaimana membangun sebuah perencanaan strategis dari tingkat
yang paling global dan konseptual sampai dengan teknis pelaksanaan.
Secara prinsip Zachman membagi sistem informasi menjadi tiga
komponen besar, yaitu: Data, Proses, dan Teknologi – yang pada
perkembangannya menjadi enam buah entiti utama.
Ada sebuah pertanyaan yang sering mengganggu para manajemen senior perusahaan dewasa ini. Bagaimana harus mengamankan investasi di bidang teknologi informasi sementara teknologi komputer yang ada berkembang dengan kecepatan eksponensial? Bagaimana harus menentukan komputer PC yang setiap setahun sekali berganti spesifikasinya dengan yang lebih canggih? Bagaimana harus menentukan sistem operasi yang sangat beragam? Dengan menggunakan bahasa dan database apa sebuah aplikasi harus dibuat? Membeli atau membuat sendiri dengan sumber daya yang ada? Tidak jarang akhirnya manajer yang bersangkutan urung melakukan investasi karena tidak mau mengambil resiko yang terlampau tinggi. Namun banyak pula yang secara membabi buta melakukan investasi besar-besaran dengan selalu membeli teknologi yang tercanggih untuk dapat mengalahkan para pesaing bisnis utamanya. Seorang praktisi bernama John Zachman di akhir tahun ‘80-an menganalisa hal ini dan memberikan salah satu solusinya yang hingga saat ini masih relevan untuk dipergunakan. Untuk mengenang namanya, kerangka ini dinamakan Kerangka Zachman (Cook, 1996).
Pada awalnya, kerangka ini dikembangkan untuk membantu para praktisi dalam merancang arsitektur sistem informasi, mulai dari tahap konseptual sampai dengan desain detilnya. Secara prinsip, Zachman membagi teknologi informasi menjadi tiga komponen utama yang masing-masing saling berdiri sendiri atau independen, yaitu: data, proses dan teknologi. Data merupakan bahan mentah atau "raw materials" dari suatu sistem informasi yang harus diolah menjadi informasi. Informasi inilah yang diharapkan akan menjadi "knowledge" bagi sumber daya manusia yang ada, sebagai modal utama dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Komponen kedua adalah proses, yang merupakan suatu prosedur penyaluran data dan informasi dari satu tempat ke tempat yang lain. Sementara teknologi merupakan medium yang memungkinkan terjadinya pengolahan data dan penyaluran data secara sangat efisien dan efektif. Ibarat tubuh manusia, data merupakan darah, proses merupakan mekanisme peredaran darah, dan teknologi adalah pembuluh darah.
Kalau dilihat lebih seksama, dalam format sistem informasi perusahaan, data merupakan hal yang paling stabil (atau dapat dikatakan statis) di antara kedua komponen yang lain. Stabil dalam arti kata, jenis data yang dibutuhkan perusahaan sangat jarang berubah dari hari ke hari. Selagi perusahaan tetap berada dalam jalur bisnis utamanya (“core business”), data yang dibutuhkan dari masa ke masa relatif sama.
Tidak seperti halnya data, proses biasanya mengalami perubahan dari masa ke masa secara evolusi. Perubahan biasanya terjadi karena selain disebabkan keinginan manajemen untuk berusaha memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan kontrol internal, juga karena adanya
ekspansi bisnis. Biasanya ada empat jenis perubahan proses yang biasa dilakukan perusahaan:
Eliminating – penghilangan proses-proses yang tidak perlu Simplifying – penyederhanaan proses-proses yang ada
Integrating – penggabungan beberapa proses ke dalam sebuah alur
proses
Automating – perubahan proses manual menjadi otomatis (dengan
memanfaatkan komputer)
Sumber: Melissa Cook, 1996.
Walaupun ada kecenderungan untuk merubah proses, secara alami perubahan yang terjadi bersifat evolusi. Hal ini disebabkan karena bisnis sehari-hari tidak boleh terganggu atau berhenti (“business has to still go on”) selagi perubahan terjadi. Diharapkan adanya perubahan secara evolusi akan memperkecil resiko kegagalan.
Teknologi merupakan komponen yang paling memusingkan. Tidak hanya karena perkembangannya yang begitu cepat, namun karena kemajuan tersebut adalah di luar kontrol perusahaan (“external environment”). Data dan proses merupakan kedua hal yang
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
Ballpark View Owner’s View Designer’s View Builder’s View Detailed Representation Functioning System
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
DATA PROCESS TECHNOLOGY
Ballpark View Owner’s View Designer’s View Builder’s View Detailed Representation Functioning System
secara internal berada di bawah kontrol perusahaan, yang artinya perusahaan dapat dengan mudah mengadakan perbaikan-perbaikan yang perlu sesuai dengan kebutuhan, untuk dapat bersaing dengan kompetitor. Namun perusahaan tidak dapat mencegah pesaing bisnis yang berniat untuk membeli teknologi terbaru di pasaran demi memperkuat armada dan meningkatkan kinerjanya. Lalu apa yang harus dilakukan?
Kalau dilihat dengan lebih mendalam, ada banyak analisa yang dapat dilakukan dengan melihat fenomena yang terjadi di berbagai macam perusahaan. Perusahaan A dan perusahaan B memiliki teknologi yang persis sama, mulai dari kabel transmisi yang dipilih sampai dengan merk komputer PC yang dibeli. Lalu mengapa Perusahaan A jauh lebih maju dari Perusahaan B?
Di sisi lain, Perusahaan C dan Perusahaan D, merupakan dua buah perusahaan yang secara “core business” sangat serupa. Bahkan keduanya memiliki proses kerja yang sama hampir dalam segala hal (lihat contoh perusahaan penerbangan di Amerika), bahkan data yang dibutuhkan pun sama. Lalu mengapa kinerja Perusahaan D jauh lebih baik dibandingkan dengan Perusahaan C?
Zachman mencoba menjawab pertanyaan ini dengan dua cara. Cara pertama adalah yang bersangkutan membagi pengertian data, proses, dan teknologi menjadi beberapa tingkatan atau level. Tingkatan ini dibuat berdasarkan seberapa detail data, proses, dan teknologi dideskripsikan. Cara seorang pemilik perusahaan melihat data, proses, dan teknologi tentu saja sangat berbeda dengan seorang Staf Bagian Akuntansi, begitu pula cara seorang Direktur Produksi sangat berbeda melihat data, proses, dan teknologi dengan seorang Manajer Logistik. Dengan kata lain, sebuah perusahaan harus secara jelas dan mendetail menggambarkan kebutuhan data, proses, dan teknologi dari tingkat yang paling strategis (pemilik perusahaan), diturunkan ke level yang paling detail (staf operasional). Zachman pada teori dasarnya membaginya menjadi enam tingkatan (dari “Ballpark View” sebagai level tertinggi, ke “Functioning System”). Mungkin kedua perusahaan memiliki pandangan yang sama mengenai data, proses dan teknologi pada level “Ballpark View”, tetapi sama sekali berbeda pada level implementasinya.
Hal kedua yang disadari Zachman adalah, bahwa ternyata dewasa ini, ada faktor lain di luar data, proses dan teknologi yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin memiliki keunggulan kompetitif. Gambar berikut adalah perbaikan dari kerangka Zachman yang diperkenalkan di awal tahun ’90-an.
Sumber: Melissa Cook, 1996.
Di dalam kerangka baru ini, Zachman menambahkan tiga komponen baru, yaitu: manusia, waktu, dan motivasi. Sepertinya Zachman sadar bahwa memiliki data, proses dan teknologi yang baik belum tentu efektif bagi suatu sistem manajemen perusahaan tanpa adanya sumber daya manusia yang handal. Di dalam kerangka barunya ini, Zachman menambahkan jenis-jenis model yang biasa dan dapat dipergunakan untuk mendeskripsikan masing-masing komponen dari tingkatan tertinggi sampai terendah.
Kembali ke permasalahan awal yang bermula dari problem seorang manajer memutuskan mau tidaknya melakukan investasi di bidang teknologi informasi di dalam suatu lingkungan bisnis dan teknologi yang dinamis, jawabannya cukup mudah. Yang secara revolusioner berubah adalah teknologi. Perubahan secara cepat dan mendadak tidak terjadi pada kelima komponen lainnya, sehingga tidak perlu khawatir jika ingin mengadakan investasi baru atau justru tetap memanfaatkan sistem yang lama. Permasalahan utama justru terjadi di aspek yang lain. Apakah perusahaan sudah memiliki sistem yang berhubungan dengan kelima komponen lain (data, proses, manusia, waktu, dan motivasi) yang handal? Jika belum, jangan dahulu berbicara mengenai teknologi. Karena bagaimana manajemen dapat mengelola hal-hal yang dinamis (seperti perkembangan teknologi) jika hal-hal yang cenderung bersifat statis belum dapat dipecahkan? WHAT data HOW function WHERE network WHO people WHEN time WHY motivation
ENTITIES PROCESSES LOCATIONS ORGANISATION EVENTS STRATEGY GOALS
Scope and Objective
ENTITY RELATION PROCESS FLOWS LOGISTIC NETWORKING ORGANOGRAM BUSINESS SCHEDULE BUSINESS PLAN Business and Enterprise Model DATA MODEL DATA FLOWS SYSTEM TOPOLOGY USERS PROCESS STRUCTURE KNOWLEDGE ARCHITECTURE Information System Model DATA DESIGN STRUCTURE CHART SYSTEM ARCHITECTURE USERS INTERFACE CONTROL STRUCTURE KNOWLEDGE DESIGN Technology Constrained Model DATABASE DESCRIPTION PROGRAM SOURCE NETWORK
ARCHITECTURE SECURITY INTERRUPTS
KNWLEDGE BASE
Detailed Representation
DATA FUNCTIONS COMMUNICATION ORGANISATION SCHEDULE USE
Working System WHAT data HOW function WHERE network WHO people WHEN time WHY motivation
ENTITIES PROCESSES LOCATIONS ORGANISATION EVENTS STRATEGY GOALS
Scope and Objective
ENTITY RELATION PROCESS FLOWS LOGISTIC NETWORKING ORGANOGRAM BUSINESS SCHEDULE BUSINESS PLAN Business and Enterprise Model DATA MODEL DATA FLOWS SYSTEM TOPOLOGY USERS PROCESS STRUCTURE KNOWLEDGE ARCHITECTURE Information System Model DATA DESIGN STRUCTURE CHART SYSTEM ARCHITECTURE USERS INTERFACE CONTROL STRUCTURE KNOWLEDGE DESIGN Technology Constrained Model DATABASE DESCRIPTION PROGRAM SOURCE NETWORK
ARCHITECTURE SECURITY INTERRUPTS
KNWLEDGE BASE
Detailed Representation
DATA FUNCTIONS COMMUNICATION ORGANISATION SCHEDULE USE