Sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Contoh suatu organisasi atau bidang fungsional
cocok untuk menggambarkan ini, dimana organisasi terdiri dari bidang-bidang fungsional yang semuanya mengacu pada tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan (McLeod, 2001, p11)
Sistem ini sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka, sedangkan jika sistem tidak lagi dihubungkan dengan lingkungannya maka ini disebut sistem tertutup.
Sistem adalah sebuah kelompok yang terintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima masukan (inputs) dan menghasilkan keluaran (outputs) dalam sebuah proses transformasi yang terorganisir dengan baik (O’Brien, 2003, p8).
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan atau mencapai tujuan tertentu dari perusahaan.
Sistem adalah sekumpulan elemen yang mengimplementasikan kebutuhan dari model, functions dan interfaces. Elemen-elemen ini bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama dengan menerima input dan memproduksi output dalam proses transformasi yang terorganisir (Mathiassen et al, 2000, p9).
Pada sistem, dari elemen-elemen tersebut ada tiga komponen dasar yang saling berinteraksi yaitu :
1. Input
Meliputi komponen atau elemen yang akan masuk ke sistem untuk diproses. Contoh: mencakup bahan mentah, data, usaha manusia.
2. Proses
Mencakup proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contoh: proses manufaktur, perhitungan matematis, dan lain sebagainya. 3. Output
Mencakup elemen yang telah melalui proses transformasi. Contoh: jasa, produk, dan informasi.
Selain dari ketiga komponen dasar tersebut, terdapat dua lagi komponen tambahan yaitu :
1. Feedback
Merupakan output yang dikembalikan kepada orang-orang dalam organisasi untuk membantu mengevaluasi input.
2. Subsistem
Merupakan sebagian dari sistem yang mempunyai fungsi khusus. Masing-masing subsistem itu sendiri mempunyai komponen input, process, output, dan feedback. Fungsi dari subsistem ini adalah untuk mendukung fungsi utama dari sistem yang berjalan.
2.13.2. Pengertian Data
Data adalah fakta-fakta yang dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai (McLeod, 2001, p15).
Data adalah fakta mentah atau penelitian tentang fenomena fisik atau transaksi bisnis (O’Brien, 2002, p13),
2.13.3. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki makna dan dapat dimengerti (McLeod, 2001, p12). Informasi juga dapat diartikan menjadi data yang telah dikonversikan menjadi sebuah konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai tertentu (O’Brien, 2004, p13).
Menurut O’Brien kualitas informasi dikelompokkan mejadi tiga dimensi (2003, p15), yaitu :
Dimensi waktu, terdiri dari :
Timeliness : informasi harus tersedia saat dibutuhkan.
Currency : informasi harus up-to-date ketika disajikan. Frequency : informasi harus tersedia setiap waktu dibutuhkan.
Time period : informasi harus tersedia dalam periode waktu lampau, saat ini, dan akan datang.
Dimensi isi, terdiri dari :
Accuracy : informasi harus bebas dari kesalahan.
Relevance : informasi harus saling berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan dalam situasi khusus.
Completeness : hanya informasi yang dibutuhkan yang disajikan. Conciseness : hanya informasi yang dibutuhkan yang disajikan.
Scope : informasi memiliki ruang lingkup yang lebar dan sempit, atau berfokus baik internal maupun eksternal.
Performance : infomasi dapat menampilkan kegiatan pengukuran, membuat progres, atau mengakumulasi sumber – sumber.
Dimensi bentuk, terdiri dari:
Clarity : informasi harus disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti.
Detail : informasi dapat disajikan dalam bentuk rinci ataupun ringkasan.
Order : informasi dapat diatur secara berurutan.
Presentation : informasi dapat disajikan dalam bentuk narasi, numerik, grafik, atau bentuk lainnya.
Media : informasi dapat disajikan dalam bentuk dokumen kertas,
tampilan video, ataupun media lainnya.
Sedangkan menurut McLeod terdapat empat dimensi informasi (2001, p145), yaitu :
Ketepatan waktu
Informasi harus tersedia dalam pemecahan masalah dengan tepat waktu, sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Kelengkapan
Suatu gambaran yang lengkap dari suatu permasalahan yang ada akan membantu organisasi dalam menentukan solusi atau penyelesaiannya. Pemberian informasi yang tidak berguna harus dapat dihindari.
Akurasi
Semua informasi harus tersedia dengan akurat untuk menunjang terbentuknya sistem dapat dipercaya. Akurasi ini terutama diperlukan pada aplikasi-aplikasi tertentu seperti aplikasi yang melibatkan keuangan, semakin teliti informasi yang diinginkan maka biaya pun semakin bertambah.
Relevansi
Informasi disebut relevan jika informasi tersebut berkaitan langsung dengan masalah yang sedang dihadapi. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan.
2.13.4. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat berupa rangkaian teratur dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi (O’Brien, 2003, p7).
Sistem informasi adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian di dalam sebuah organisasi (Laudon, 2003, p7).
Sistem informasi adalah pengumpulan, pengolahan, analisa, dan penyebaran informasi untuk tujuan yang spesifik. Sistem informasi terdiri dari input (data dan instruksi) dan output (laporan dan kalkulasi). Dari input yang telah diolah, maka akan dihasilkan output yang akan dikirim ke pengguna akhir ataupun sistem lainnya (Turban
et al, 2003, p15).
Komponen dari sistem informasi adalah :
Manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data, dan jaringan adalah lima sumber utama dari sistem informasi.
Sumber manusia meliputi pengguna akhir dan spesialis sistem informasi, sumber perangkat keras meliputi mesin dan media, sumber perangkat lunak terdiri dari program dan prosedur, dan sumber jaringan adalah media komunikasi dan jaringan.
Sumber data diubah oleh kegiatan pengubahan informasi menjadi berbagai variasi produk dari informasi yang dapat langsung digunakan oleh pengguna akhir.
Pengubahan informasi terdiri dari input, proses, output, penyimpanan, dan kegiatan pengendalian.
Gambar 2.5 Komponen Sistem Informasi
2.13.5. Keuntungan Sistem Informasi
Sistem informasi yang digunakan harus dapar memberikan keuntungan bagi penggunanya (Turban et al, 2003, p17), yaitu:
Menyediakan proses transaksi yang cepat dan akurat.
Menyediakan penyimpanan data dan informasi dengan kapasitas yang besar dan dapat diakses dengan cepat.
Menyediakan sarana komunikasi yang cepat, baik dari mesin ke mesin maupun dari manusia ke manusia.
Mengurangi informasi yang berlebihan (misalnya sistem informasi eksekutif yang menyediakan informasi terstruktur yang disesuaikan untuk eksekutif berdasarkan faktor penentu keberhasilannya).
Meminimalkan batasan – batasan (misalnya SCM yang dapat meminimalkan siklus waktu untuk pengiriman produk, mengurangi persediaan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan).
Menyediakan pendukung pengambilan keputusan.
Menyediakan senjata persaingan, karena saat ini sistem informasi dapat dilihat sebagai sumber keuntungan yang diharapkan dapat memberikan keuntungan dan dapat mengungguli kompetitor.