Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam suatu kegiatan yang bertujuan dan saling berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen sistem informasi antara lain: teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dan lain lain. Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Dalam hal ini teknologi dapat mencakup produk-produk seperti komputer, sistem operasi, modem, router, oracle, SAP, printer, multimedia, cabling system, VSAT, dan lain sebagainya. Lebih dari sebuah teknologi informasi, sistem informasi mencakup bagian yang lebih luas dan lebih banyak berhubungan dengan karakteristik dari sebuah kegiatan yang bertujuan. (Indrajit, 2003).
Sistem informasi memiliki berbagai pengertian dan definisi. Dengan adanya sebuah sistem dapat mempermudah pemenuhan kebutuhan sehari-hari, terutama dengan adanya sistem informasi yang mampu merangkum ruang menjadi lebih sederhana dan menyajikan informasi yang tidak perlu diperoleh secara observatif namun cukup dengan p enggunaan teknologi yang sederhana sehingga mempermudah dalam memperkaya sebuah informasi spasial.
Beberapa definisi mengenai sistem informasi terlihat di Tabel 2.1 berikut (Jogiyanto, 2005:11).
Tabel 2.1 Definisi Sistem Informasi
Sumber Definisi / Pengertian
Alter
Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan suatu organisasi
Bodnad dan Hopwood
Kumpulan HW dan SW yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna
Budi Sutedjo
Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi
Sumber: Analisis dan Desain Sistem Informasi, Jogiyanto, 2005:11
Menurut Jerry Fith Gerald (1998) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Karakteristik Sistem a. Memiliki komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja bersama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya
suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
b. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun yang berada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem dalam memenuhi tujuan tertentu atau sasaran.
d. Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya dalam memenuhi tujuan tertentu atau sasaran.
e. Masukan sistem (input)
Masuknya sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program merupakan maintanance input yang digunakan dalam mengoperasikan komputer dan data adalah signal input yang diolah menjadi informasi.
f. Keluaran sistem (Output)
Keluaran sistem atau output merupakan suatu hasil dari energi yang diolah oleh sistem yang diharapkam mampu menjadi tujuan tertentu atau sasaran.
g. Pengolah sistem (Process)
Pengolah sistem merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran output yang diinginkan.
h. Sasaran sistem
Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.
2. Klasifikasi Jenis-Jenis Sistem
a. Sistem abstrak; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia).
b. Sistem fisik; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.).
c. Sistem alamiah; sistem yang terjadi melalui proses alam (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.).
d. Sistem buatan manusia; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut humanmachine system (contoh; sistem informasi).
e. Sistem Tertentu (deterministic system); beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh; sistem komputer).
f. Sistem tak tentu (probabilistic system); sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
g. Sistem tertutup (close system); sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
h. Sistem terbuka (open system); sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Menurut Robert A. Leitch (2001) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi memiliki komponen dan kemampuan sebagai berikut:
1. Komponen Sistem Informasi a. Hardware (perangkat keras). b. Software (perangkat lunak).
c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan proses data untuk menghasilkan output.
d. Basisdata: suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan proses pencarian informasi.
e. Jaringan komputer dan komunikasi data. f. Brainware (sumber daya manusia). 2. Kemampuan Sistem Informasi
a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi.
b. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah diakses.
c. Menyajikan informasi dengan jelas.
e. Menyediakan komunikasi dalam dan antarorganisasi yang murah, akurat, dan cepat.
Secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi 2 (Jogiyanto: 2005), yaitu sistem informasi digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung manajemen. Secara lebih jelas dapat terlihat pada Gambar 2.1 berikut.
Gambar 2.1 Pengelompokan Sistem Informasi (Jogiyanto, 2005)
Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasional terkait dengan opersional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi: pemrosesan transaksi, pengendalian proses, dan kerjasama antar tim/bagian di dalam suatu organisasi. Sistem pemrosesan transaksi misalnya saja memproses data hasil transaksi bisnis, memperbaharui basis data opersional, menghasilkan dokumen bisnis. Sistem pengendalian proses terkait dengan proses mengawasi dan mengendalikan proses industri, misalnya: sistem produksi baja, penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer. Sistem kerjasama perusahaan mendukung komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu organisasi/perusahaan dengan
SISTEM
Sistem Pendukung Manajemen Sistem Pendukung
memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, misalnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran. Keluaran/output/hasil dari sistem informasi adalah informasi. Pengguna informasi dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu manajer/pimpinan, non manajer, dan orang-orang atau organisasi di luar organisasi.
Informasi merupakan sumber daya konsepsual dan menduduki level yang memiliki kepentingan dengan sumber daya fisik yang lain yaitu manusia, material, mesin, dan uang. Mengingat informasi merupakan sumber daya yang sangat penting maka perlu dikelola sebaik-baiknya. Untuk dapat mengelola informasi dengan baik semestinya dipahami dulu yang dimaksud dengan informasi dan hal-hal yang terkait di dalamnya. Menurut Gordon Davis (1979: 59), definisi informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan berguna untuk pengambilan keputusan saat ini atau di masa mendatang. Sedangkan menurut Mc.Fadden dan kawan-kawan, informasi dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang mengunakannya. Data dan informasi saling terkait dan membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi. Siklus informasi menurut Burch and Grudnitski terlihat dalam Gambar 2.2 berikut.
Gambar 2.2 Siklus Komponen Sistem Informasi (Jogiyanto, 2005)
Informasi merupakan sumber daya yang mahal terutama terkait dengan kualitas informasi. Hal-hal yang dapat mempengaruhi kualitas informasi adalah aksesibilitas, kelengkapan, ketelitian, relevansi, ketepatan waktu, kejelasan, dan fleksibilitas. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas tidak terlepas dengan bagaimana mengelola informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari yang disebut manajemen informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat.
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi (System Development Life Cycle – SDLC) adalah sebagai berikut:
Input