VI. KONDISI UMUM PERUSAHAAN
4.7 Sistem Kerja Perusahaan
Sistem kerja adalah suatu sistem dimana beberapa pekerjaan yang berbeda kemudian dipadukan untuk menghasilkan suatu benda atau jasa yang menghasilkan nilai bagi pelanggan atau keuntungan perusahaan/organisasi. PT. Tropica Greeneries mempunyai alur kerja yang sistematis apabila ditinjau dari segi administrasi. Sistem ini berfungsi untuk mempermudah pekerjaan sehingga menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Sistem kerja perusahaan yang ada diantaranya sistem penyimpanan data perusahaan dan prosedur kerja proyek.
4.7.1 Sistem Penyimpanan Data Perusahaan
Data sebuah perusahaan harus dikelola dengan baik agar tidak mudah hilang dan dicuri. Dalam melakukan aktivitas usaha, PT. Tropica Greeneries memiliki standar pengelompokan file atau data yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Data perusahaan disimpan dalam komputer server yang dapat diakses oleh semua staf melalui jaringan internet/wifi. File dikelompokkan ke dalam folder khusus dalam komputer selain didokumentasikan dalam bentuk berkas tersendiri. Dalam satu folder proyek berisikan:
1. Folder Calculation yang menyimpan data perhitungan proyek, baik pekerjaan softscape maupun pekerjaan hardscape.
2. Folder Drawings yang berisikan gambar kerja yang berhubungan dengan proyek yang sedang atau akan dikerjakan.
3. Folder Email yang berisikan informasi mengenai dokumen proyek yang dikirim maupun yang diterima oleh perusahaan.
4. Folder Image yang berisikan foto-foto yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan.
5. Folder Letters in yang menyimpan surat-surat pemberitahuan, undangan, dan surat keterangan lain yang ditujukan untuk perusahaan.
6. Folder Letters out yang menyimpan semua dokumen perusahaan yang ditujukan kepada pihak luar.
7. Folder Presentation yang berisikan data presentasi proyek.
8. Folder Quotation yang berisikan dokumen penawaran harga perusahaan untuk klien.
Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data berisikan folder yang memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor, data impor, proyek
indoor plant, proyek pemeliharaan (maintenance), tender, proyek yang sedang dikerjakan, data tender, data administrasi dan keuangan, data kegiatan seminar dan data penunjang lainnya. Data dalam folder Pos Pengumben yang terdapat di
picture disk berisikan foto survey dan foto progres kerja pada proyek yang sedang atau telah dikerjakan.
4.7.2 Sistem Penamaan File
Selain memiliki standardisasi dalam penyimpanan data perusahaan, PT. Tropica Greeneries juga memiliki standar layout dalam gambar kerja yang memuat informasi sebagai berikut:
1. Judul Proyek
2. Pemilik/owner (pemberi tugas)
3. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek 4. Keterangan Gambar
5. Tanggal Revisi 6. Judul Gambar 7. Skala dan Orientasi
8. Tanggal dan Nomor Gambar
9. Informasi Gambar (Design by, drawn by, Approved) 10.Hak Cipta Perusahaan
Penamaan folder untuk tender dan proyek yang sedang berjalan menggunakan nama lokasi proyek yang bersangkutan. Misalnya untuk desain perumahan GPR ini dapat ditemukan di Tropica Data Server - 05 Project - Tropica Greeneries - Project 2011 – Pos Pengumben. Seluruh data yang berkaitan dengan proyek seperti gambar kerja, foto survey lapang dan kelengkapan foto lainnya, harga penawaran, SPK sampai dengan surat kontrak berada dalam sub-sub folder
29
4.7.3 Prosedur Pelaksanaan Proyek
Proyek-proyek yang didapatkan PT. Tropica Greeneries adalah melalui proses tender maupun penunjukan langsung. Namun, mayoritas proyek yang didapatkan karena klien secara langsung menunjuk PT. Tropica Greeneries untuk menangani proyek yang akan dibuat. Hal ini dikarenakan PT. Tropica Greeneries sudah memiliki portofolio yang baik dan selalu memberikan kepuasan kepada klien atas desain-desain yang telah dibuatnya, sehingga sebagian besar klien mempercayakan PT. Tropica Greeneries kembali sebagai konsultan sekaligus kontraktor lanskap untuk mengerjakan proyek selanjutnya. Adapun pekerjaan tersebut yaitu desain lanskap, pelaksanaan lanskap dan pemeliharaan. Sedangkan untuk pekerjaan eksport dan import tanaman lanskap serta pekerjaan penyewaan tanaman indoor hanya didapat melalui penunjukan langsung.
Proses perancangan di PT. Tropica Greeneries menggunakan sistem manual dan sistem komputerisasi. Sistem manual dengan menggunakan sketsa tangan pada tahap analisis dan sintesis, tahap kosep desain, potongan dan perspektif. Pada tahap ini, sketsa tangan dilakukan oleh arsitek lanskap senior yang berpengalaman. Setelah itu, pada tahap pengembangan desain, sketsa yang telah dibuat diterjemahkan ke dalam sistem komputerisasi melalui penggunaan software
desain (Auto CAD, Adobe Photoshop, Sketch up) oleh staf divisi lanskap. Produk desain yang dikeluarkan berupa site plan, planting plan, hardscape plan, dan harga pelaksanaan desain. Pembuatan perspektif tiga dimensi dan gambar kerja biasanya menggunakan tenaga ahli di luar staf karena belum adanya tenaga kerja spesialis di bidang ini.
Proyek-proyek yang dilakukan oleh PT. Tropica Greeneries mengikuti serangkaian tahapan kerja. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan selama menjalankan proses kerja. Tahapan kerja PT. Tropica Greeneries dapat dilihat pada Gambar 6.
Dalam sistem penunjukan langsung, perusahaan mendapatkan pekerjaan tanpa harus mengikuti proses tender. Dalam hal ini owner memberikan pekerjaan langsung pada perusahaan dan pekerjaan dilaksanakan setelah terjadi kesepakatan dalam kontrak antara kedua belah pihak. Surat Perintah Kerja (SPK) yang dibuat berisikan pokok perjanjian dengan uraian jelas mengenai jenis pengadaan
barang/jasa dan jumlahnya, harga tetap dan syarat pembayaran, spesifikasi teknis yang jelas dan terperinci, jangka waktu penyelesaian/penyerahan pekerjaan yang disertai dengan jadwal pelaksanaan dengan syarat-syarat penyerahan serta jaminan teknis atau hasil pekerjaan yang dilaksanakan, cara penyelesaian perselisihan, status hukum, serta hak dan kewajiban pihak-pihak yang terkait dalam kontrak.
Gambar 6 Bagan Tahap Pekerjaan Desain Lanskap PT . Tropica Greeneries (Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2012)
Setelah pekerjaan lanskap selesai dilaksanakan, kemudian beralih ke masa retensi berupa pekerjaan pemeliharaan yang telah disepakati sebelumnya yaitu sekitar 3-6 bulan. Biasanya jangka waktu masa pemeliharaan dipertimbangkan berdasarkan scope proyek yang dikerjakan atau budget yang dimiliki owner. Serah terima pekerjaan dilakukan apabila masa retensi sudah habis yang kemudian dilakukan pengecekan ulang (opname) bersama-sama antara keduabelah pihak dan telah disetujui dan dilakukan penandatanganan.
Meeting dengan
owner
(revisi desain) Penerimaan proyek
Tahap persiapan Riset dan Analisis Tahap konsep desain Pengembangan desain
Tahap pembuatan gambar kerja
Technical specification
dan Budgeting plan
Tahap pelaksanaan
Penunjukan langsung/tender
Pembentukan tim kerja, pengumpulan informasi Inventarisasi tapak, wawancara dengan klien,
menganalisis potensi dan kendala tapak
Pembuatan konsep desain (sketsa tangan), pembuatan desain awal berupa site plan disertai ilustrasi foto
Site plan, gambar potongan, gambar detail, gambar perspektif (3D)
Planting plan dan hardscape plan, Detail konstruksi, spesiifikasi penggunaan
material
Spesifikasi teknis, penawaran harga
soft material dan hard material
Implementasi desain lanskap pada tapak, pengawasan pada masa konstruksi, pemeliharaan
31
Hampir sebagian besar proyek yang dikerjakan PT. Tropica Greeneries didapatkan melalui sistem penunjukan langsung oleh klien. Sebelum pekerjaan desain dilaksanakan, ada beberapa kegiatan yang menjadi acuan bagi PT. Tropica Greeneries. Acuan perlakuan terhadap kegiatan pekerjaan desain tersebut dapat dilihat pada Gambar 7. Bagan acuan ini berfungsi sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan. Jika proyek tersebut akan dilakukan maka ada tahap yang harus dikerjakan selanjutnya, namun jika proyek tersebut tidak dilakukan maka ada pertimbangan yang mungkin dikerjakan selanjutnya.
Gambar 7 Bagan Acuan Perlakuan terhadap Kegiatan Pekerjaan Desain (Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2012)
Prosedur pekerjaan proyek dengan sistem tender diawali dengan pemberian surat undangan kepada peserta untuk pengambilan dokumen tender dan penjelasan pekerjaan (aanwijzing). Proses penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dilakukan biasanya dua hari setelah dokumen tender diberikan oleh calon peserta. Setelah itu, proses selanjutnya adalah penyampaian dokumen penawaran berupa rincian
Getting things done IN What is it? Is it actionable?
YES What is the next Will it take less than
2 minutes? NO Delegate it Waiting for (someone else to do)
NO
Trash it
Someday/maybe
File for reference
Defer it
Specific day & time Next actions Projects (planning)
Projects plan (Review for action)
YES Do it
biaya dan syarat lainnya untuk proyek yang akan dikerjakan. Pemasukan dokumen penawaran tender ini dapat melalui tahap satu sampul ataupun dua sampul yang selanjutnya akan diseleksi melalui tahap pasca kualifikasi. Pengumuman pemenang akan diinformasikan langsung ke peserta tender. Apabila terpilih menjadi pemenang, langkah selanjutnya adalah penandatanganan kontrak kerja dan pemberian SPK. Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan SPK. Pekerjaan dikatakan selesai apabila telah melewati masa retensi dan dilakukan pengecekan ulang (opname) untuk selanjutnya dilakukan serah terima pekerjaan dalam bentuk Berita Acara Serah Terima (BAST).