BAB II ANALISIS KEBUTUHAN
2.3 Sistem Kerja Saat Ini
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian yang terlibat, proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.3.1 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat jalan Klinik Healthy adalah sebagai berikut:
a. Penanggung Jawab
Penanggung jawab bertugas sebagai dokter kepala yang terdapat pada Klinik Healthy memantau jalannya operasional Klinik dan menerima laporan pemeriksaan, pembayaran dan registrasi pasien Umum dan Gigi untuk diberikan kepada pemilik Klinik
b. Petugas Adminstrasi
Tugas pokok dari petugas administrasi yaitu membuat, menghapus dan memperbaharui data-data yang telah ditetetapkan serta melakukan penanganan registrasi pasien, transaksi pembayaran, dan pembuatan rekap medis Administrasi juga membuat laporan yang akan diberikan kepada penanggung jawab
c. Tenaga Medis
Tenaga medis bertugas sebagai yang menangani pasien, memberikan diagnosa awal penyakit pasien dan juga melakukan perawatan kepada pasien, tenaga medis terdiri dari dokter dan perawat.
d. Marketing
Marketing bertugas untuk mencari dokter baru, mencari pasien dan melakukan pemasaran klinik agara klinik dapat dikenal di masyarakat luas.
e. Tenaga Pembantu
Tenaga pembantu bertugas untuk membantu jalannya operasional klinik. Tenaga pembantu terdiri dari TU, pembantu rumah tangga dan juru parkir. 2.3.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen pendukung yang digunakan pada Klinik Healthy adalah :
1. Nota Pembayaran
Nota Pembayaran adalah sebuah nota yang diberikan kepada pasien yang telah melakukan pemeriksaan dan telah melakukan pembayaran pemeriksaan sebagai tanda bukti bagi pelanggan bahwa telah menyelesaikan pembayaran. (Lampiran III)
2. Kartu Hasil Pemeriksaan
Kartu Hasil Pemeriksaan adalah kartu yang berisikan biodata pasien dan hasil pemeriksaan pasien di Klinik Healthy. Pada bagian atas kertas hasil periksa terdapat nama pasien, alamat pekerjaan pasien, jenis kelamin pasien, umur pasien dan agama pasien dan pada bagian bawah tedapat empat kolom berisikan tanggal, Anamnesa/pemeriksaan fisik/Dx, terapi tindakan dan paraf dokter yang memeriksa. Dokter memberikan Kartu Hasil Pemeriksaan ke Pasien kemudian Pasien memberikan pada petugas pembayaran untuk melakukan pembayaran. Petugas akan memberikan harga berdasarkan tindakan yang diberikan dokter. (Lampiran V)
3. Kartu Pasien
Kartu Pasien adalah kartu yang berisikan data pasien sebagai tanda bukti bahwa pasien telah terdaftar di klink healthy. Kartu pasien diguakan pada saat registrasi untuk melakukan pemeriksaan. (Lampiran I)
4. Buku Besar Pasien
Buku besar Pasien adalah sebuah arsip yang berisikan data pasien keseluruhan pada Klinik Healthy. Data pada buku ini akan digunakan apabila ada pasien baru yang mendaftar atau melakukan pengecekan pasien yang datang. (Lampiran IV)
5. Daftar harga tindakan medis
Daftar harga pemeriksaan adalah dokumen yang berisikan nama tindakan medis dan daftar harga tindakan medis untuk poli umum. (Lampiran II). 2.3.3 Proses Kerja Saat Ini
Proses kerja yang terdapat pada Klinik Healthy antara lain :
2.3.3.1 Proses Registrasi Pasien
Proses registrasi pasien adalah proses dimana pasien mendaftarkan diri sebagai pasien Klinik Healthy sebelum melakukan pemeriksaan. Registrasi pasien dilakukan oleh petugas administrasi, registrasi pasien terdiri dari dua jenis registrasi yaitu :
a. Registrasi pasien baru
KTP, SIM, Paspor atau kartu tanda pengenal lainnya untuk dicatat petugas registrasi sebagai data pasien untuk disimpan pada buku besar dan kartu pasien akan diberikan kepada petugas administrasi kepada pasien.
b. Registrasi pemeriksaan
Pada proses registrasi pemeriksaan, pasien cukup memberikan kartu pasien kepada petugas administrasi, petugas akan memeriksa data dari kartu pasien terebut pada buku besar apabila data cocok maka pasien dapat melakukan pemeriksaan.
2.3.3.2 Proses Pemeriksaan Medis
Proses pemeriksaan medis yaitu proses dimana dokter memeriksa pasien dan petugas mencatat data medis pasien dari hasil periksa dokter terhadap pasien yang bersangkutan. Yang terlibat pada proses ini adalah petugas administrasi, dokter dan pasien.
Pada proses ini mula-mula petugas administrasi memberikan rekam medis, kartu hasil pemeriksaan, kepada dokter yang bersangkutan, rekam medis tersebut sebagai pedoman dokter dalam mendiagnosa maupun memberikan penanganan yang sesuai. Kemudian pasien memberikan keluhan tentang penyakit yang diderita kepada dokter yang akan memeriksa pasien, kemudian dokter memberikan tindakan dan penanganan yang sesuai dengan penyakit yang diderita pasien. Setelah melakukan pemeriksaan dokter mencatat penanganan dan tindakan medisnya terhadap pasien pada kartu hasil pemeriksaan, dan membuat resep obat untuk penyakit yang diderita. Hasil pemeriksaan dan resep obat tersebut nantinya
akan dibawa pasien untuk diberikan kepada petugas administrasi untuk melakukan pembayaran dan juga pembuatan rekap medis pasien.
2.3.3.3 Proses Pembayaran Pemeriksaan Medis
Bagian yang terlibat dalam proses ini adalah petugas administrasi dan pasien. Pasien memberikan kertas hasil pemeriksaan medis beserta resep obat. Apabila pasien merupakan pasien poli gigi maka harga sudah ditentukan oleh dokter berdasarkan tindakan yang diberikan pada kartu hasil pemeriksaan. Apabila pasien merupakan pasien dokter umum maka harga pemeriksaan medis telah ditentukan oleh paket yang tersedia. Perhitungan pembayaran dilakukan oleh petugas Administrasi berdasarkan hasil tindakan medis yang telah diberikan dokter dan alamat tinggal pasien, apabila pasien tinggal di daerah ngagel tirto maka akan mendapatkan potongan 10% dari total harga tindakan medis yang diberikan
2.3.3.4 Proses Pembuatan Laporan
Bagian yang terlibat adalah petugas administrasi, penanggung jawab dan pemilik, petugas administrasi merekap semua data rawat jalan untuk dijadikan laporan, data yang direkap adalah data registrasi pasien, data pemeriksaan medis, data pembayaran perbulan dan pertahun, kemudian laporan diberikan kepada penanggun jawab untuk diperiksa, apabila laporan tersebut tidak terdapat kesalahan maka laporan tersebut akan diberikan pemilik untuk ditanda tangani,
setelah laporan ditanda tangani laporan diberikan kembali kepada petugas administrasi untuk diarsipkan.
2.3.4 Prosedur Kerja Saat Ini
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:
2.3.4.1 Prosedur Registrasi Pasien
a. Registrasi Pasien Baru
1. Pasien baru datang menemui petugas administrasi untuk melakukan registrasi.
2. Pasien memberikan KTP, SIM atau tanda pengenal lainnya untuk melakukan registrasi sebagai pasien Klinik Healthy.
3. Petugas mencatat data pasien ke buku besar. 4. Petugas membuat kartu pasien.
5. Petugas memberikan kartu pasien kepada pasien
Registrasi Pasien Baru
Pasien Petugas Administrasi
P h as e start Kartu Pasien Kartu Pasien Pembuat an Kartu Pasien end Mencatat Data Pasien Buku Besar Pasien Buku Besar KTP/SIM/Paspor/
Tanda Pengenal lain
KTP/SIM/Paspor/ Tanda Pengenal lain
KTP/SIM/Paspor/ Tanda Pengenal lain
Gambar 2.3 Dokumen Flow Registrasi Pasien Baru
b. Registrasi Pemeriksaan
1. Pasien melakukan registrasi pada petugas administrasi untuk melakukan pendaftaran.
4. Petugas administrasi menyiapkan rekam medis dan kartu hasil pemeriksaan untuk pemeriksaan.
5. Petugas administrasi memanggil pasien untuk menuju ruang periksa. Diagram aliran dokument registrasi pemeriksaan :
Regristrasi Pemeriksaan
Pasien Petugas Administrasi
P h as e Pengecek an data pasien
Kartu Pasien KartuPasien
Rekam Medis Kartu Hasil Periksa Buku Besar Sama.? Menyiapkan dokumen pemeriksaa n Registrasi pasien baru Tidak Kartu Pasien Memilih Poli ya a a Buku Besar Pasien Start End Arsip Sementara
2.3.4.2 Prosedur Pemeriksaan Medis
1. Petugas memberikan kartu hasil pemeriksaan dan rekam medis kepada dokter
2. Petugas memanggil pasien yang berada diruang tunggu
3. Pasien masuk ke dalam ruangan pemeriksaan dan dokter melakukan pemeriksaan medis kepada pasien
4. Dokter memberikan diagnosa dan tindakan medis kepada pasien yang dicatat pada kartu hasil pemeriksaan
5. Dokter membuat resep untuk pasien berdasarkan diagnosa pasien 6. Dokter memberikan kertas hasil pemeriksaan dan resep ke pasien
7. Pasien memberikan kartu hasil pemeriksaan kepada kasir untuk melaukan pembayaran
Pemeriksaan Medis
Petugas Administrasi Dokter Pasien
P h as e Kartu Hasil Pemeriksaan Rekap Medis Pasien Pemeriks aan Pasien
Rekam Medis Kertas Hasil
Pemeriksaan Rekam Medis Rekam Medis Kertas Periksa Rekap Medis Pasien Start Pembuat an Resep Kartu Hasil Pemeriksaan Resep Obat Kertas Hasil Pemeriksaan Resep Obat End Memangg il pasien
Gambar 2.5 Dokumen Flow Pemeriksaan Medis
2.3.4.3 Prosedur Pembayaran Pemeriksaan Medis Prosedur Pembayaran Periksa Medis sebagai berikut :
1. Pasien memberikan kartu hasil pemeriksaan dan resep obat kepada petugas. 2. Petugas pembayaran menghitung dan menentukan jumlah pembayaran yang
ditanggung pasien.
4. Petugas memberikan kwitansi pembayaran, resep obat dan mengembalikan kartu pasien kepada pasien.
5. Petugas menyimpan kartu hasil pemeriksaan untuk pembuatan rekap medis pasien.
6. Petugas mengarsipkan kwitansi pembayaran untuk dijadikan laporan. Diagram aliran dokumen pembayaran medis :
Pembayaran
Pasien Petugas Administrasi
P h as e Kartu Pasien Kertas Hasil Periksa Resep Obat Kwitansi Pembayaran Kwitansi Pembayaran Resep Obat Kwitansi
Pembayaran Proses perhitung an Pembayar an Kertas Hasil
Periksa Resep Obat
Pembuatan Kwitansi Pembayara n Resep Obat Pasien Kartu Pasien c c Buku kas Start Kertas Hasil Periksa Resep Obat Proses Pembayar an a a Hasil Periksa Uang sesuai .? Uang End Arsip Sementara Beserta pasien menyertakan uang
2.3.4.4 Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan adalah sebagai berikut :
1. Petugas administrasi merekap data yang akan dibuat laporan.
2. Petugas administrasi membuat laporan dari data yang telah direkap menggunakan MsWord dan MsExcel.
3. Petugas administrasi memberikan laporan yang telah dibuat kepada penanggung jawab klinik.
4. Penanggung jawab memeriksa laporan yang telah dibuat.
5. Penanggung jawab memberikan kepada pemilik klinik apabila laporan sesuai, apabila laporan terdapat kesalahan maka laporan akan dikembalikan kepada petugas administrasi untuk direvisi.
6. Pemilik menerima laporan dari penanggung jawab klinik yang nantinya akan dikembalikan kepada petugas administrasi kembali untuk dijadikan arsip. Diagram aliran dokumen pembuatan laporan :
Pembuatan Laporan
Petugas Administrasi Penanggun Jawab Pemilik
P h ase Arsip Laporan Klinik Start Data Laporan perBulan/perTahun Proses Pembuatan Laporan Laporan perBulan/ perTahun Laporan perBulan/ perTahun Sesuai Proses Pengecekan Laporan Laporan perBulan/ perTahun tidak Laporan perBulan / perTahun ya Laporan perBulan / perTahun end A A Laporan perBulan/ perTahun Menggunakan MsWord dan MsExcell
Gambar 2.7 Dokumen Flow Pembuatan Laporan 2.3.5 Permasalahan Sistem Saat Ini
Pelayanan rawat jalan Klinik Healthy kurang efisien, itu dapat dilihat dari permasalahan yang terjadi pada tiap – tiap proses yang ada, permasalahan yang terjadi antara lain registrasi pasien yang tentu membutuhkan waktu yang lama karena harus melakukan pengecekan data pada buku besar untuk pasien lama dan melakukan penambahan data secara manual untuk pasien baru, resiko terjadinya nomor pasien ganda pada pasien lama sangat mudah terjadi dikarenakan banyaknya data pasien yang ada. Proses pembayaran juga sangat rawan akan
terjadi kesalahan, selain karena perhitungan masih manual tetapi petugas juga harus mengecek data pasien tersebut apakah mendapatkan potongan atau tidak, tentu ini sangat menyulitkan petugas dan juga pembuatan laporan yang dilakukan secara manual tentu akan membutuhkan yang lama apabila data tersebut sangat banyak, dan juga sangat sulit melacak apabila data yang diguanakan untuk laporan hilang
Permasalahan sistem saat ini untuk lebih detailnya dapat dilihat pada Gambar 2.8 :
Pelayanan Rawat Jalan Klinik Healthy kurang effisen Proses registrasi pasien
Proses pembuatan laporan
Rekam medis pasien
Proses Pembayaran Medis
Rekam medis mudah hilang
Pengarsipan rekam Medis rawan terjadi kesalahan Data rekam banyak
Penyimpanan tidak memadai
Penyimpanan masih manual
Perhitungan pembayaran rawan terjadi kesalahan
Perhitungan pembayaran masih manual
Tidak adanya daftar harga tetap untuk poli gigi
Nota Pembayaran masih manual Tidak adanya sistem yang mencetak data transaksi pembayaran secara langsung Registrasi pasien
lama tidak tidak efektif Harus mencocokan data pasien
pada buku besar Registrasi pasien baru lama Harus menulis pada buku
besar secara manual
Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu lama Pembuatan Laporan masih manual
Data yang diperlukan banyak Data untuk laporan rawan hilang Penyimpanan manual
Human error
Human error
Dapat terjadi nomor ganda
Data pasien terlalu banyak
2.4 Kebutuhan Fungsional
Dari Permasalahan diatas maka dapat dirumuskan kebutuhan yang dperlukan untuk pelayanan Klinik Healthy adalah sebagai berikut :
1. Fitur login
Fitur ini untuk membatasi hak pengguna agar tidak terjadi penyalahgunaan tugas dan kewajiban.
2. Fitur Registrasi Pasien
Fitur ini digunakan untuk membantu jalannya proses administrasi pasien di Klinik Healthy.
3. Fitur Pemeriksaan Medis
Fitur ini digunakan untuk membantu dokter dalam melakukan pemeriksaan kepada pasien.
4. Fitur Pembayaran Pemeriksaan Medis
Fitur ini digunakan untuk membantu jalannya proses pembayaran pemeriksaan di Klinik Healthy.
5. Fitur Pembuatan Laporan Bulanan dan Tahunan
Fitur ini berfungsi untuk mencatat hasil kunjungan pasien per bulan dan per tahunnya.
BAB III