TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PELAYANAN
RAWAT JALAN KLINIK HEALTHY
SURABAYA
HERDY FIRMANSYAH
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN TEKNIK
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
HALAMAN JUDUL
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PELAYANAN
RAWAT JALAN KLINIK HEALTHY
SURABAYA
HERDY FIRMANSYAH 081310113050
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
DEPARTEMEN TEKNIK
FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
HALAMAN PERNYATAAN
SISTEM INFORMASI PERCETAKAN
DESETT PROMOTION SURABAYA
TUGAS AKHIR
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Dinyatakan Lulus Program Studi D3 Sistem Informasi Pada Fakultas Vokasi
Universitas Airlangga
oleh :
HERDY FIRMANSYAH NIM. 081310113050
Disetujui Oleh:
Pembimbing I Pembimbing II
Badrus Zaman, S.Kom., M.Cs. NIP 196609281991021001
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH LAPORAN TUGAS AKHIR
Judul : SISTEM INFORMASI PELAYANAN RAWAT JALAN
KLINIK HEALTHY SURABAYA Penulis : Herdy Firmansyah
NIM : 081310113050
Pembimbing I : Badrus Zaman, S.Kom., M.Cs. Pembimbing II : Faried Effendy, S.Si, M.Kom. Tanggal Ujian : 25 Juli 2016
Disetujui Oleh :
Mengetahui : Pembimbing I
Badrus Zaman, S.Kom, M.Cs. NIP 196609281991021001
Pembimbing II
Faried Effendy, S.Si, M.Kom. NIP 198206062007101001
Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi
Endah Purwanti, S.Si, M.Kom. NIP 197812172005012001 Ketua Departemen Teknik
PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR
Naskah Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah.
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur terlimpah ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PELAYANAN RAWAT JALAN KLINIK HEALTHY SURABAYA”.
Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem yang memudahkan pelayanan rawat jalan mulai dari transaksi hingga pemeriksaan, ditunjang dengan tampilan yang mudah dipahami dan menarik. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Badrus Zaman, S.Kom., M.Cs dan Faried Effendy, S.Si, M.Kom serta semua pihak yang telah membantu atas terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Penulis berharap semoga isi dari Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk pembuatan laporan selanjutnya agar menjadi lebih baik.
Surabaya, 25 Juli 2016 Penulis,
UCAPAN TERIMA KASIH
Syukur alhamdulillah selalu penulis panjatkan kepada kehadirat Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulisan tugas akhir dengan judul
SISTEM INFORMASI PELAYANAN RAWAT
JALAN KLINIK HEALTHY SURABAYA
ini dapat diselesaikan dengan baik.Dalam pelaksanaan dan penyusunan tugas akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan atas bantuan dari berbagai pihak, akhirnya laporan ini bisa diselesaikan. Maka tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, atas segala petunjuk serta semua nikmat dan karunia-Nya. 2. Kedua orang tua tercinta yang telah memberi dukungan untuk penulis.
Terima kasih atas waktu, tenaga, pikiran dan doa yang telah dicurahkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dan pendidikan dengan lancar.
3. Badrus Zaman, S.Kom., M.Cs selaku dosen pembimbing pertama yang turut berperan membimbing dan memberikan pengetahuan serta motivasi sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Barry Nuqoba, S.Si, M.Kom selaku dosen wali yang turut berperan membimbing penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Ketua Program Studi Diploma 3 Sistem Informasi, Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya. Terima kasih atas bantuannya selama masa perkuliahan dan juga motivasi untuk menyelesaikan Tugas Akhir.
7. Bapak Heru Purwanto, MSc., Sp.B(K)Onk selaku pemilik serta dokter kepala Klinik Healthy Surabaya yang telah memberikan ijin penulis melakukan survey dan observasi di Klinik Healthy.
8. Putri Chandar Buana selaku petugas administrasi dan seketaris Bapak Heru Purwanto, Msc., Sp. B(K)Onk yang telah memberikan informasi terkait jalannya rawat jalan yang ada pada Klinik Healthy.
9. Seluruh bapak dan ibu dosen Diploma 3 Sistem Informasi. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan dengan ikhlas dan penuh manfaat bagi penulis. 10. Teman-teman Diploma 3 Sistem Informasi khususnya angkatan 2013.
Terima kasih atas kekompakan dan kebersamaan kalian yang telah memberikan semangat, saran dan bantuan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
12. Teman-teman anggota HIMASI yang telah memberikan support dan pengalaman-pengalaman baru.
13. Fitria Yasmita Sari yang telah membantu bersama mengerjakan Tugas Akhir.
14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Semoga semua pemikiran yang tertuang dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khusunya dan pembaca pada umumnya.
Penulis,
Herdy Firmansyah, 2016, Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya. Tugas Akhir ini dibawah bimbingan Badrus Zaman S.Kom., M.Cs. dan Faried Effendy S.Si, M.Kom Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
ABSTRAK
Klinik Healthy Surabaya merupakan salah satu klinik yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat Surabaya khususnya daerah Ngagel. Permasalahan yang dialami oleh Klinik Healthy Surabaya adalah belum efektifnya pelayanan rawat jalan baik dalam hal administrasi dan pelayanan kesehatannya. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan yang mencakup 5 proses, meliputi proses pendaftaran pasien, proses pemeriksaan medis, proses pembayaran, proses pengolahan data master, proses pembuatan laporan pendaftaran, pemeriksaan medis dan pembayaran pemeriksaan.
Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya dibangun melalui empat tahapan. Tahap pertama adalah mengidentifikasi proses atau prosedur yang berlaku saat ini yang dijelaskan pada diagram docflow kemudian merumuskan permasalahan yang terjadi yang digambarkan dengan diagram fishbone sehingga dapat menganalisa kebutuhan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut untuk mendesain sistem dan database akan dibuat. Tahap kedua adalah mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang kemudian di-generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 16 tabel. Sedangkan desain proses digambarkan dengan hierarchy chart dan Data Flow Diagram (DFD). Tahap ketiga adalah mendesain form input dan output. Proses terakhir yaitu mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web. Tahap terakhir adalah melakukan uji coba sistem dimulai dari proses registrasi pasien, proses pemeriksaan medis, proses pembayaran pemeriksaan medis, dan proses pembuatan laporan.
Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Pelayanan Rawat Jalan Klinik Healthy yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional untuk kebutuhan pelayanan rawat jalan klinik Healthy Surabaya yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis secara mudah dan dapat menampilkan laporan secara tepat.
Herdy Firmansyah, 2016, Information System Outpatient Service Clinic Healthy Surabaya. This final project under the guidance Badrus Zaman Kom., M.Cs. and Faried Effendy S.Si, M.Kom Studies Program Diploma of Information Systems, Faculty of Vocational Education, University of Airlangga.
ABSTRACT
Healthy Clinic Surabaya is one of the clinics that provide health services to the people of Surabaya, especially Ngagel. The problems experienced by the Clinic Healthy Surabaya is not effective outpatient services both in terms of administration and health services. The purpose of this final project is to make Outpatient Services Information System that include four process, the patient registration process, the medic eximination process, the payment of medic eximination process and the reporting process of patient registration, medical examination process and payment of medical examination.
Outpatient Services Information System of Clinic Healthy Surabaya constructed through four step. The first step is to identify processes or procedures that applying are described in the document flow diagram then formulate the problems that occur are depicted with fishbone diagram so that it can analyze the needs associated with these processes to design the system and the database will be created. The second step is to design a database, a process that is to make a Conceptual Data Model (CDM), which then generated to Physical Data Model registration process, the patient registration process, the medical eximination process, payment of medical eximination process, and reporting process.
Based on the results of implementation and system testing, Information System Outpatient Service Clinic Healthy created in accordance with the functional requirements for outpatient services needs Clinic Healthy Surabaya, can handle multiple business processes easily and can display reports as appropriate.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH LAPORAN TUGAS AKHIR ... iii
PEDOMAN PENGGUNAAN LAPORAN TUGAS AKHIR ... iv
KATA PENGANTAR ...v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
ABSTRAK... ... ix
ABSTRACT...x
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ...xv
DAFTAR LAMPIRAN ...xx
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Rumusan Masalah ...3
1.3 Tujuan dan Manfaat ...3
1.4 Batasan Masalah ...4
2.1 Metode Analisa, Kebutuhan dan Desain Sistem ...5
2.2 Profil Instansi ...17
2.3 Sistem Kerja Saat Ini ...18
BAB III DESAIN SISTEM ...35
3.1 Sistem Kerja Baru ...35
3.2 Desain Proses ...42
3.3 Desain Database ...53
3.4 Desain Input dan Output ...76
BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA ...120
4.1 Implementasi Sistem ...120
4.2 Uji Coba Sistem ...141
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ...160
5.1. Kesimpulan ...160
5.2. Saran ...161
DAFTAR TABEL
Judul Tabel Halaman
Tabel 2.1. Tabel Document Flow Diagram ...7
Tabel 2.2. Tabel Data Flow Diagram ...10
Tabel 2.3. Tabel Simbol Conceptual Data Model ...11
Tabel 2.4. Simbol-Simbol Kardinalitas CDM ...12
Tabel 2.5. Tabel Simbol Kardinalitas Satu ke Satu ...13
Tabel 2.6. Tabel Simbol Kardinalitas Satu ke Banyak ...14
Tabel 2.7. Tabel Simbol Kardinalitas Banyak ke Satu ...14
Tabel 2.8. Tabel Simbol Kardinalitas Banyak ke Banyak ...15
Tabel 3.1. Tabel Objek pada Physical Data Model ...65
Tabel 3.2. Struktur tabel pekerjaan ...67
Tabel 3.3. Struktur tabel jabatan ...68
Tabel 3.4. Struktur tabel kota ...68
Tabel 3.5. Struktur tabel agama ...69
Tabel 3.6. Struktur tabel obat ...69
Tabel 3.7. Struktur tabel poli ...69
Tabel 3.8. Struktur tabel tindakan medis ...70
Tabel 3.10. Struktur tabel pegawai ...72
Tabel 3.11. Struktur tabel pasien ...73
Tabel 3.12. Struktur tabel registrasi ...73
Tabel 3.13. Struktur tabel pemeriksaan ...74
Tabel 3.14. Struktur tabel resep ...75
Tabel 3.15. Struktur tabel pembayaran ...75
Tabel 3.16. Struktur tabel detail tindakan medis ...76
Tabel 3.17. Struktur tabel detail resep ...76
Tabel 4.1. Hasil Pengujian Fitur Login...139
Tabel 4.2. Hasil Pengujian Pengolahan Data Master...141
Tabel 4.3. Hasil Pengujian Registrasi Pasien Baru...144
Tabel 4.4. Hasil Pengujian Registrasi Pemeriksaan...145
Tabel 4.5. Hasil Pengujian Pemeriksaan...148
Tabel 4.6. Hasil Pengujian Pembuatan Resep...149
Tabel 4.7. Hasil Pengujian Proses Pembayaran...151
DAFTAR GAMBAR
Judul Gambar Halaman
Gambar 2.1 Diagram Jenjang ...9
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Klinik Healthy ...18
Gambar 2.3 Dokumen Flow Registrasi Pasien Baru ...25
Gambar 2.4 Dokumen Flow Registrasi Pasien Lama ...26
Gambar 2.5 Dokumen Flow Pemeriksaan Medis ...28
Gambar 2.6 Dokumen Flow Pembayaran Pemeriksaan ...30
Gambar 2.7 Dokumen Flow Pembuatan Laporan ...32
Gambar 2.8 Fishbone diagram Klinik Healthy ...33
Gambar 3. 1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...43
Gambar 3. 2 Context Diagram Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...45
Gambar 3. 3 DFD Level 0 Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...47
Gambar 3. 4 DFD Level 1 Proses Registrasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...48
Gambar 3. 6 DFD Level 1 Proses Pembayaran Sistem Informasi Rawat Jalan
Klinik Healthy Surabaya ...50
Gambar 3. 7 DFD Level 1 Pembuatan laporan Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...51
Gambar 3. 8 DFD Level 1 Pengolahan data master Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...52
Gambar 3. 9 Conceptual Data Model Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...54
Gambar 3. 10 Physical Data Model Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ...66
Gambar 3. 11 Desain form login ...79
Gambar 3. 12 Desain Halaman Utama Pegawai Administrasi ...80
Gambar 3. 13 Desain Halaman Utama Kepala Klinik ...81
Gambar 3. 14 Desain Halaman Menu Master ...82
Gambar 3. 15 Desain Halaman Menu Transaksi Registrasi ...83
Gambar 3. 16 Desain Halaman Menu Transaksi Pembayaran ...84
Gambar 3. 17 Desain Halaman Menu Transaksi Pemeriksaan ...85
Gambar 3. 18 Desain FormMaster Pasien ...87
Gambar 3. 19 Desain Form Master Pegawai ...89
Gambar 3. 20 Desain Form Master Dokter ...91
Gambar 3. 22 Desain FormMaster Pekerjaan ...93
Gambar 3. 23 Desain FormMaster Agama ...95
Gambar 3. 24 Desain Form Master Kota ...96
Gambar 3. 25 Desain FormMaster Poli ...97
Gambar 3. 26 Desain FormMaster Tindakan Medis ...98
Gambar 3. 28 Desain Form Registasi Pasien Baru ...100
Gambar 3. 29 Desain Form Registasi Pemeriksaan ...102
Gambar 3. 30 Desain Form Pemeriksaan ...103
Gambar 3. 31 Desain Form Resep ...104
Gambar 3. 32 Desain Form Pembayaran ...105
Gambar 3. 33 Kartu Pasien ...106
Gambar 3. 34 Rekam Medis...107
Gambar 3. 35 Resep Obat ...108
Gambar 3. 36 Nota Pembayaran ...109
Gambar 3. 37 Laporan Registrasi Pasien Baru ...111
Gambar 3. 38 Laporan Registrasi Pemeriksaan ...114
Gambar 3. 39 Laporan Pemeriksaan ...116
Gambar 3. 40 Laporan Pembayaran ...119
Gambar 4.3 Bagan Alir Menu Kepala Klinik ...122
Gambar 4.4 Bagan Alir Data Master ...123
Gambar 4.5 Registrasi Pasien ...125
Gambar 4.6 Pemeriksaan Pasien ...126
Gambar 4.7 Pembayaran ...127
Gambar 4.8 Laporan Registrasi ...128
Gambar 4.9 Laporan Pemeriksaan ...129
Gambar 4.10Laporan Pembayaran ...130
Gambar 4.11Laporan Ubah Password ...131
Gambar 4.12Tentang ...132
Gambar 4.13Log Out ...132
Gambar 4.14Pseudocode Log in ...133
Gambar 4.15Pseudocode Pengelolahan Data Master ...134
Gambar 4.16Pseudocode Registrasi Pasien Baru ...135
Gambar 4.17Pseudocode Registrasi Pemeriksaan ...136
Gambar 4.18Pseudocode Pemeriksaan ...137
Gambar 4.19Pseudocode Pembuatan Resep ...138
Gambar 4.20Pseudocode Pembayaran ...139
Gambar 4.21Pseudocode Pembuatan Laporan ...140
Gambar 4.23Login ...142
Gambar 4.24Daftar Data Master ...143
Gambar 4.25Tambah Data Master ...143
Gambar 4.26Ubah Data Master ...144
Gambar 4.27Form Registrasi Pasien Baru ...145
Gambar 4.28Form Registrasi Pemeriksaan ...146
Gambar 4.29Daftar Pasien ...146
Gambar 4.30Daftar Registrasi Pemeriksaan ...147
Gambar 4.31Hasil Output Registrasi Pasien Baru Kartu Pasien ...147
Gambar 4.32Form Pemeriksaan ...150
Gambar 4.33Form Resep ...151
Gambar 4.34Tabel Hasil Pemeriksaan pada Halaman Resep ...151
Gambar 4.35Hasil Output Resep ...152
Gambar 4.36. Form Pembayaran ...155
Gambar 4.37. Tabel Pembayaran ...155
Gambar 4.38. Nota Pembayaran ...156
Gambar 4.39. Form Pengisian Data Laporan ...157
Gambar 4.40. Output Laporan Jenis Tabel ...158
DAFTAR LAMPIRAN
Judul Lampiran
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era modern ini teknologi informasi sangatlah memberi pengaruh cukup besar dalam banyak hal, khususnya dalam dunia usaha dan bisnis. keadaan tersebut menuntut banyak pihak untuk mempelajari dan menerapkan teknologi informasi salah satunya adalah komputer. Komputer kini tidak lagi menjadi teknologi yang asing bagi orang awam sekalipun. Saat ini hampir semua bidang membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menjalankan proses bisnisnya, sebab komputer dapat memberikan kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam menyajikan informasi yang berpengaruh pada jalannya suatu proses bisnis. Jika dalam proses bisnis tersebut terjadi ketidaklancaran maka dapat menyebabkan kesalahan yang dapat mempengaruhi output dari proses bisnis tersebut sehingga membuat pelayanan yang ada menjadi kurang maksimal dan mempengaruhi kepercayaan konsumen. Tentu semua itu dapat dihindari dan diminimalisir dengan adanya teknologi informasi
memuaskan agar dapat melayani masyarakat dengan baik. Dengan ini maka Klinik harus meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan terutama pelayanan yang berkaitan langsung dengan pasien.
Klinik Healthy yang terletak di jalan Ngagel Tirto 25-27 Surabaya adalah salah satu klinik yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat Surabaya khususnya daerah Ngagel. Klinik Healthy merupakan klinik bersama dengan pelayanan rawat jalan, yang terdiri dari 2 jenis poli pelayanan kesehatan yaitu poli umum dan poli gigi. Dalam operasionalnya Klinik Healthy telah menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi pada pasien anggota BPJS dalam pelayanannya, tetapi masih menggunakan sistem manual pada pelayanan pasien non-BPJS dibantu dengan MsExcel dan MsWord. Terdapat lima proses pada pelayanan rawat jalan Klinik Healthy, yaitu proses registrasi pasien, proses pemeriksaan medis, proses pembayaran pemeriksaan medis, dan proses pembuatan laporan berdasarkan bulan dan tahun dan proses pengolahan data master.
pemeriksaan. Pendataan rekam medis juga pasti akan mengalami banyak kesulitan karena petugas hanya mengelompokan kartu hasil pemeriksaan medis menjadi rekam medis, resiko terjadinya human error juga sangat tinggi terjadi seperti dari kesalahan pengisian data, pengecekan data pasien hingga perhitungan pembayaran harga pemeriksaan pasien. Dlihat dari kondisi diatas pelayanan rawat jalan Klinik Healthy untuk pasien non-BPJS kurang efisen, oleh sebab itu dibutuhkan sebuah sistem informasi rawat jalan yang dapat membantu pelayanan Klinik Healthy sehingga dapat berjalan dengan efisien.
1.2 Rumusan Masalah
Dari analisis yang telah dilakukan, maka permasalahan tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut :
a. Bagaimana mendesain dan membuat sistem informasi rawat jalan pada Klinik Healthy ?
b. Bagaimana membuat laporan dari suatu sistem informasi rawat jalan Klinik Healthy secara efektif dan efisien ?
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
1.3.2 Manfaat
1. Bagi Klinik Healthy dapat membantu mempermudah proses bisnis klinik Healthy berkaitan dengan pelayanan rawat jalan dengan lebih efisien.
2. Mempermudah kerja pegawai dan dokter yang bekerja pada Klinik Healthy dalam melakukan tugasnya, seperti melakukan registrasi pasien, pemeriksaan medis, pembayaran pemeriksaan medis dan pembuatan laporan.
3. Mempermudah penyimpanan data dan update data yang telah ada.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah dari perencanaan dan pembuatan sistem ini adalah terbatas pada proses – proses yang berkaitan dengan pelayanan terhadap pasien yang tidak terdaftar sebagai anggota BPJS atau umum yang meliputi :
a. Proses registrasi pasien b. Proses pemeriksaan medis
BAB II
ANALISIS KEBUTUHAN
2.1 Metode Analisa, Kebutuhan dan Desain Sistem
Analisis kebutuhan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada bab ini akan dibahas lebih detail tentang sistem yang digunakan saat ini. Adapun juga metode analisis, kebutuhan dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi.
2.1.1 Metode Pengembangan Sistem
1 Mendefinisikan masalah.
2 Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan. 3 Menjabarkan kebutuhan informasi.
4 Menentukan pemrosesan yang dibutuhkan. 5 Menentukan spesifikasi kebutuhan data.
Dalam metode ini terdapat diagram diagram yang berkaitan dengan pengembangan sistem yaitu :
A. Document Flow Diagram
Flow of Document atau bagan aliran dokumen adalah sebuah gambaran yang menjelaskan proses bisnis, termasuk informasi proses (input,data proses, penyimpanan dan output) dan juga relasi operasi proses (aktor,peralatan, organisasi dan aktivitas kerja) (Gelinas, 2012).
Tabel 2.1.Tabel Document Flow Diagram
Simbol- symbol utama Gambar Penjelasan
Simbol titik terminal Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Simbol dokumen Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
Simbol proses manual Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol proses Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program computer Simbol keputusan /
decision
Menunjukkan kondisi tertentu yang
akan menghasilkan dua
kemungkinan jawaban, yaitu “ya” atau “tidak”.
Simbol penghubung a. Menunjukkan penghubung ke
halaman yang masih sama. b. Menunjukkan penghubung ke
halaman lain Simbol simpanan offline
a. File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical).
b. File non-komputer yang diarsip urut huruf (alphabetical)
c. File non-komputer yang diarsip urut tanggal (chronological).
Simbol garis alir Menunjukkan arus dari proses
Simbol penjelasan a. Menunjukkan penjelasan dari
suatu proses.
b. Menunjukkan penjelasan dari suatu proses yang berasal dari luar sistem.
N
A
B. Diagram Jenjang
Diagram jenjang disebut juga Hierarchy plus Input-Proses-Output (HIPO), merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. tetapi saat ini HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem, (Jogiyanto,2005).
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari program.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
Gambar 2.1 Diagram Jenjang
C. DiagramAlir Data (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram menurut Whitten (2004, p357), Data Flow merepresentasikan masukan dari data menuju proses atau output dari data sebuah proses. Proses merespon masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output), satu proses minimal mempunyai satu masukan dan satu keluaran.
Menurut Whitten (2004, p334), Data Flow Diagram adalah sebuah alat untuk menggambarkan aliran data dan proses kerjanya yang terjadi di sistem.
Tabel 2.2.Tabel Data Flow Diagram
Nama Simbol Gambar Keterangan
Simbol Entitas Kesatuan diluar sistem
(external entity) yang memberikan input ke sistem atau menerima output dari sistem berupa orang, organisasi, atau sistem lain.
Simbol Aliran Data Merepresentasikan data
yang mengalir dari sumber data ke tujuan, bisa dari proses ke proses lain, dari external entity ke proses, atau dari proses ke external entity. Simbol Penyimpanan
Data
Merepresentasikan
tempat penyimpan data dalam sistem.
Simbol Proses Aktivitas pengolahan
data yang terjadi di dalam sistem berdasarkan data input hingga menjadi sebuah output
D. Conceptual Data Model (CDM)
memperhatikan struktur fisik sebenarnya (Jeffrey L.Whitten dkk, 2004.). Simbol Conceptual Data Model adalah sebagai berikut :
Tabel 2.3.Tabel Simbol Conceptual Data Model
No. Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entitas Suatu objek yang dapat
diidentifikasi dalam lingkungan pemakai
2. Relasi Menunjukkan adanya hubungan
di antara sejumlah entitas yang berbeda
3. Atribut Mendeskripsikan karakter entitas
(atribut sebagai key diberi garis bawah)
4. Kardinalitas Penghubung antara relasi dengan
entitas, relasi dan entitas dengan atribut
Tabel 2.4.Simbol-Simbol Kardinalitas CDM
Nama Kardinalitas Gambar Keterangan
Mandatory Relasi antara entitas
pertama dengan entittas kedua harus memiliki nilai.
Non Mandatory Relasi antara entitas
pertama dengan entitas kedua tidak garus memiliki nilai.
Dependent Entitas pertama
keberadaanya
bergantung pada entitas kedua
Pada Kardinalitas CDM terdapat 4 macam relasi yang menjelaskan hubungan antar entity. Relasi tersebut adalah:
a) Satu ke Satu (one to one)
Tabel 2.5.Tabel Simbol Kardinalitas Satu ke Satu
Symbol Keterangan
Kardinalitas satu nonmandatory ke satu nonmandatory
Kardinalitas satu mandatory ke satu mandatory
Kardinalitas satu mandatory ke satu nonmandatory
Kardinalitas satu non mandatory ke satu mandatory
b) Satu ke Banyak (one to many)
Tabel 2.6.Tabel Simbol Kardinalitas Satu ke Banyak
Symbol Keterangan
Kardinalitas satu non mandatory ke banyak nonmandatory
Kardinalitas satu mandatory ke banyak mandatory
Kardinalitas satu non mandatory ke banyak mandatory
Kardinalitas satu mandatory ke banyak non mandatory
c) Banyak ke Satu (many to one)
Many to one adalah suatu hubungan dimana entitas pertama dan entitas kedua hanya dapat memiliki maksimal satu hubungan yang saling berkaitan. Sebaliknya entitas kedua dapat memiliki maksimal banyak hubungan yang berkaitan. Kardinalitas banyak ke satu (many to one)dijelaskan pada tabel
Tabel 2.7.Tabel Simbol Kardinalitas Banyak ke Satu
Symbol Keterangan
Kardinalitas banyak non mandatory ke satu nonmandatory
Kardinalitas banyak mandatory ke satu mandatory
Kardinalitas banyak non mandatory ke satu mandatory
d) Banyak ke Banyak (many to many)
Many to many adalah suatu hubungan dimana entitas pertama dan entitas kedua dapat memiliki maksimal banyak hubungan yang berkaitan begitupun sebaliknya. Kardinalitas banyak ke banyak (many to many) dijelaskan pada tabel
Tabel 2.8.Tabel Simbol Kardinalitas Banyak ke Banyak
Symbol Keterangan
Kardinalitas banyak non mandatory ke banyak nonmandatory
Kardinalitas banyak mandatory ke banyak mandatory
Kardinalitas banyak non mandatory ke banyak mandatory
Kardinalitas banyak mandatory ke banyak nonmandatory
E. Pyshical Data Model (PDM)
2.1.2 Analisa Permasalahan
Analisa permasalahan adalah metode untuk mengetahui penyebab dari permasalahan yang ada dengan menganalisa berdsarkan kondisi nyata dari jalanya operasional organisasi. Metode ini menggunakan diagram fishbone (tulang ikan). Diagram Fishbone adalah diagram yang berfungsi untuk mengidentifikasi penyebab dari suatu masalah. Karena dari fungsinya tersebut, diagram fishbone sering juga disebut Cause and Effect diagram. Didalam diagram fishbone penyebab biasanya berupa suatu permasalahan yang akan diperbaiki dan permasalahan tersebut ditempatkan pada “kepala ikan”. Penyebab dari masalah
kemudian diletakkan sepanjang “tulang”, dan diklasifikasikan ke dalam tipe
berbeda sepanjang cabang. Penyebab masalah berikutnya dapat ditempatkan disamping sisi cabang berikutnya (Whitten, D.Bentley, & Ditmann, 2004, 228-229).
besar (Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level 1 cause adalah penyebab dari main cause dan seterusnya.
Untuk menganalisis kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisis dokumen. Wawancara dilakukan dengan berbagai pihak diantaranya pemilik dan sekretaris Klinik Healthy Surabaya sebagai narasumber. Wawancara ini untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan data yang ada dalam proses sistem tersebut.
2.2 Profil Instansi
Nama Perusahaan : Klinik Healthy
Alamat Perusahaaan : Jln. Ngagel Tirto No 25 - 27 , Kel. Wonokromo, Kec Wonokromo, Surabaya, Indonesia.
Kode Pos : 60245.
Telepon / Faximili : (031)5019737, 5040990
2.2.1 Sejarah Singkat
Awal mula Klinik Healthy dimulai dari keinginan dari sang pemilik Dr. Heru Purwanto, Msc., Sp.B(k)Onk untuk memanfaatkan rumah yang berada di Jalan Ngagel Tirto no 25 -27 untuk menjadi tempat praktek sekaligus Klinik yang dapat melayani pencegahan dan penanganan tumor sekaligus penanganan awal penyakit – penyakit umum dan gigi.
Pada tahun 2014 Praketek Spesial Tumor yang ditangani oleh Dr. Heru Purwanto sendiri resmi memisahkan diri dikarenakan surat keputusan dari Dinas Kesehatan yang tidak memperbolehkan Prakter Spesialis dan Umum menjadi satu tempat yang sama.
2.2.2 Struktur Organisasi
Pemilik
Penanggung Jawab
Administrasi Marketing
Tenaga Medis
Dokter Gigi Perawat
Dokter Umum Bidan
Tenaga Pembantu
TU Pembantu Rumah
Tangga Parkir
Gambar 2.2Struktur Organisasi Klinik Healthy
2.3 Sistem Kerja Saat Ini
2.3.1 Bagian Yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Pelayanan Rawat jalan Klinik Healthy adalah sebagai berikut:
a. Penanggung Jawab
Penanggung jawab bertugas sebagai dokter kepala yang terdapat pada Klinik Healthy memantau jalannya operasional Klinik dan menerima laporan pemeriksaan, pembayaran dan registrasi pasien Umum dan Gigi untuk
diberikan kepada pemilik Klinik
b. Petugas Adminstrasi
Tugas pokok dari petugas administrasi yaitu membuat, menghapus dan memperbaharui data-data yang telah ditetetapkan serta melakukan penanganan registrasi pasien, transaksi pembayaran, dan pembuatan rekap medis Administrasi juga membuat laporan yang akan diberikan kepada penanggung jawab
c. Tenaga Medis
Tenaga medis bertugas sebagai yang menangani pasien, memberikan diagnosa awal penyakit pasien dan juga melakukan perawatan kepada pasien, tenaga medis terdiri dari dokter dan perawat.
d. Marketing
e. Tenaga Pembantu
Tenaga pembantu bertugas untuk membantu jalannya operasional klinik. Tenaga pembantu terdiri dari TU, pembantu rumah tangga dan juru parkir.
2.3.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen – dokumen pendukung yang digunakan pada Klinik Healthy adalah :
1. Nota Pembayaran
Nota Pembayaran adalah sebuah nota yang diberikan kepada pasien yang telah melakukan pemeriksaan dan telah melakukan pembayaran pemeriksaan sebagai tanda bukti bagi pelanggan bahwa telah menyelesaikan pembayaran. (Lampiran III)
2. Kartu Hasil Pemeriksaan
3. Kartu Pasien
Kartu Pasien adalah kartu yang berisikan data pasien sebagai tanda bukti bahwa pasien telah terdaftar di klink healthy. Kartu pasien diguakan pada saat registrasi untuk melakukan pemeriksaan. (Lampiran I)
4. Buku Besar Pasien
Buku besar Pasien adalah sebuah arsip yang berisikan data pasien keseluruhan pada Klinik Healthy. Data pada buku ini akan digunakan apabila ada pasien baru yang mendaftar atau melakukan pengecekan pasien yang datang. (Lampiran IV)
5. Daftar harga tindakan medis
Daftar harga pemeriksaan adalah dokumen yang berisikan nama tindakan medis dan daftar harga tindakan medis untuk poli umum. (Lampiran II).
2.3.3 Proses Kerja Saat Ini
Proses kerja yang terdapat pada Klinik Healthy antara lain :
2.3.3.1 Proses Registrasi Pasien
Proses registrasi pasien adalah proses dimana pasien mendaftarkan diri sebagai pasien Klinik Healthy sebelum melakukan pemeriksaan. Registrasi pasien dilakukan oleh petugas administrasi, registrasi pasien terdiri dari dua jenis registrasi yaitu :
a. Registrasi pasien baru
KTP, SIM, Paspor atau kartu tanda pengenal lainnya untuk dicatat petugas registrasi sebagai data pasien untuk disimpan pada buku besar dan kartu pasien akan diberikan kepada petugas administrasi kepada pasien.
b. Registrasi pemeriksaan
Pada proses registrasi pemeriksaan, pasien cukup memberikan kartu pasien kepada petugas administrasi, petugas akan memeriksa data dari kartu pasien terebut pada buku besar apabila data cocok maka pasien dapat melakukan pemeriksaan.
2.3.3.2 Proses Pemeriksaan Medis
Proses pemeriksaan medis yaitu proses dimana dokter memeriksa pasien dan petugas mencatat data medis pasien dari hasil periksa dokter terhadap pasien yang bersangkutan. Yang terlibat pada proses ini adalah petugas administrasi, dokter dan pasien.
akan dibawa pasien untuk diberikan kepada petugas administrasi untuk melakukan pembayaran dan juga pembuatan rekap medis pasien.
2.3.3.3 Proses Pembayaran Pemeriksaan Medis
Bagian yang terlibat dalam proses ini adalah petugas administrasi dan pasien. Pasien memberikan kertas hasil pemeriksaan medis beserta resep obat. Apabila pasien merupakan pasien poli gigi maka harga sudah ditentukan oleh dokter berdasarkan tindakan yang diberikan pada kartu hasil pemeriksaan. Apabila pasien merupakan pasien dokter umum maka harga pemeriksaan medis telah ditentukan oleh paket yang tersedia. Perhitungan pembayaran dilakukan oleh petugas Administrasi berdasarkan hasil tindakan medis yang telah diberikan dokter dan alamat tinggal pasien, apabila pasien tinggal di daerah ngagel tirto maka akan mendapatkan potongan 10% dari total harga tindakan medis yang diberikan
2.3.3.4 Proses Pembuatan Laporan
setelah laporan ditanda tangani laporan diberikan kembali kepada petugas administrasi untuk diarsipkan.
2.3.4 Prosedur Kerja Saat Ini
Adapun prosedur untuk masing-masing proses dalam sistem kerja, dapat dijabarkan sebagai berikut:
2.3.4.1 Prosedur Registrasi Pasien
a. Registrasi Pasien Baru
1. Pasien baru datang menemui petugas administrasi untuk melakukan registrasi.
2. Pasien memberikan KTP, SIM atau tanda pengenal lainnya untuk melakukan registrasi sebagai pasien Klinik Healthy.
3. Petugas mencatat data pasien ke buku besar. 4. Petugas membuat kartu pasien.
5. Petugas memberikan kartu pasien kepada pasien
Registrasi Pasien Baru
Gambar 2.3 Dokumen Flow Registrasi Pasien Baru
b. Registrasi Pemeriksaan
1. Pasien melakukan registrasi pada petugas administrasi untuk melakukan pendaftaran.
4. Petugas administrasi menyiapkan rekam medis dan kartu hasil pemeriksaan untuk pemeriksaan.
5. Petugas administrasi memanggil pasien untuk menuju ruang periksa.
Diagram aliran dokument registrasi pemeriksaan :
Regristrasi Pemeriksaan
2.3.4.2 Prosedur Pemeriksaan Medis
1. Petugas memberikan kartu hasil pemeriksaan dan rekam medis kepada dokter
2. Petugas memanggil pasien yang berada diruang tunggu
3. Pasien masuk ke dalam ruangan pemeriksaan dan dokter melakukan pemeriksaan medis kepada pasien
4. Dokter memberikan diagnosa dan tindakan medis kepada pasien yang dicatat pada kartu hasil pemeriksaan
5. Dokter membuat resep untuk pasien berdasarkan diagnosa pasien 6. Dokter memberikan kertas hasil pemeriksaan dan resep ke pasien
7. Pasien memberikan kartu hasil pemeriksaan kepada kasir untuk melaukan pembayaran
Pemeriksaan Medis
Rekam Medis Kertas Hasil
Pemeriksaan
Gambar 2.5 Dokumen Flow Pemeriksaan Medis
2.3.4.3 Prosedur Pembayaran Pemeriksaan Medis Prosedur Pembayaran Periksa Medis sebagai berikut :
1. Pasien memberikan kartu hasil pemeriksaan dan resep obat kepada petugas. 2. Petugas pembayaran menghitung dan menentukan jumlah pembayaran yang
ditanggung pasien.
4. Petugas memberikan kwitansi pembayaran, resep obat dan mengembalikan kartu pasien kepada pasien.
5. Petugas menyimpan kartu hasil pemeriksaan untuk pembuatan rekap medis pasien.
6. Petugas mengarsipkan kwitansi pembayaran untuk dijadikan laporan.
Pembayaran
2.3.4.4 Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan adalah sebagai berikut :
1. Petugas administrasi merekap data yang akan dibuat laporan.
2. Petugas administrasi membuat laporan dari data yang telah direkap menggunakan MsWord dan MsExcel.
3. Petugas administrasi memberikan laporan yang telah dibuat kepada penanggung jawab klinik.
4. Penanggung jawab memeriksa laporan yang telah dibuat.
5. Penanggung jawab memberikan kepada pemilik klinik apabila laporan sesuai, apabila laporan terdapat kesalahan maka laporan akan dikembalikan kepada petugas administrasi untuk direvisi.
6. Pemilik menerima laporan dari penanggung jawab klinik yang nantinya akan dikembalikan kepada petugas administrasi kembali untuk dijadikan arsip.
Pembuatan Laporan
Petugas Administrasi Penanggun Jawab Pemilik
P
Gambar 2.7 Dokumen Flow Pembuatan Laporan 2.3.5 Permasalahan Sistem Saat Ini
terjadi kesalahan, selain karena perhitungan masih manual tetapi petugas juga harus mengecek data pasien tersebut apakah mendapatkan potongan atau tidak, tentu ini sangat menyulitkan petugas dan juga pembuatan laporan yang dilakukan secara manual tentu akan membutuhkan yang lama apabila data tersebut sangat banyak, dan juga sangat sulit melacak apabila data yang diguanakan untuk laporan hilang harga tetap untuk poli gigi
Nota Pembayaran masih manual Tidak adanya sistem yang mencetak data transaksi pembayaran secara langsung Registrasi pasien
lama tidak tidak efektif Harus mencocokan data pasien
pada buku besar Registrasi pasien baru lama Harus menulis pada buku
besar secara manual
Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu lama Pembuatan Laporan masih manual
Data yang diperlukan banyak Data untuk laporan rawan hilang Penyimpanan manual
2.4 Kebutuhan Fungsional
Dari Permasalahan diatas maka dapat dirumuskan kebutuhan yang dperlukan untuk pelayanan Klinik Healthy adalah sebagai berikut :
1. Fitur login
Fitur ini untuk membatasi hak pengguna agar tidak terjadi penyalahgunaan tugas dan kewajiban.
2. Fitur Registrasi Pasien
Fitur ini digunakan untuk membantu jalannya proses administrasi pasien di Klinik Healthy.
3. Fitur Pemeriksaan Medis
Fitur ini digunakan untuk membantu dokter dalam melakukan pemeriksaan kepada pasien.
4. Fitur Pembayaran Pemeriksaan Medis
Fitur ini digunakan untuk membantu jalannya proses pembayaran pemeriksaan di Klinik Healthy.
5. Fitur Pembuatan Laporan Bulanan dan Tahunan
BAB III DESAIN SISTEM
Desain sistem adalah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan berbasis komputer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasi dalam analisis sistem (Whitten, 2004). Desain sistem ini akan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain. Desain sistem juga dapat diartikan sebagai sebuah tahapan setelah analisa kebutuhan dari siklus pengembangan sistem yang dapat berupa representasi, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja baru terdiri dari penjelasan terkait proses dan prosedur yang akan dibangun dalam sistem yang baru dan aktor yang terlibat.
3.1.1 Bagian Bagian Yang Terlibat Pada Sistem Baru
Bagian yang terlibat dalam sistem baru yang akan dibuat antara lain : a. Petugas Administrasi
pendaftaran, bukti pembayaran sebagai bukti transaksi bahwa pasien telah membayar dan pembuatan laporan setiap transaksi.
b. Penanggung Jawab Klinik
Penanggung jawab klinik mempunyai tugas utama untuk mengawasi dan sekaligus menjadi dokter yang bertugas pada klinik Healthy, pada sistem yang baru nantinya dapat melihat dan mencetak laporan.
3.1.2 Proses kerja baru
Proses kerja baru menjelaskan rancangan proses yang akan dibangun 3.1.2.1 Proses Registrasi Pasien
Proses registrasi pasien yaitu proses yang mengelola segala data administrasi pasien yang melakukan registrasi baik registrasi sebagai pasien baru atau sebagai pasien lama yang akan melakukan registrasi pemeriksaan pada Klinik Healthy.
3.1.2.2 Proses Pemeriksaan Medis
3.1.2.3 Proses Pembayaran Pemeriksaan
Proses pembayaran pemeriksaan yaitu rangkaian proses berupa perhitungan biaya rawat pembayaran hingga mencetak tanda bukti pembayaran rawat jalan berdasarkan tindakan medis yang diberikan dokter kepada pasien. Proses perhitungan pembayaran berdasarkan tindakan medis yang diberikan dokter dan juga alamat tinggal pasien, apabila pasien bertempat tinggal di sekitar daerah ngagel tirto maka pasien akan mendapatkan potongan sebesar 10% dari total tindakan yang diberikan. Proses pembayaran dikelola oleh Petugas Administrasi berdasarkan tindakan medis yang diberikan oleh dokter kepada pasien.
3.1.2.4 Proses Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan yaitu proses penyusunan dan pembuatan laporan berdasarkan data yang ada sehingga menjadi sebuah informasi yang dapat dijadikan pertimbangan dalam mendukung sebuah keputusan. Proses pembuatan laporan terbagi atas :
1. Laporan Registrasi Pasien 2. Laporan Pemeriksaan Medis
3.1.2.5 Proses Pengelolaan Data Master
Proses pengelolahan data master yaitu proses yang menangani segala penambahan dan perubahan data master yang terdapat pada Sistem Informasi Klinik Healthy Surabaya.
3.1.3 Prosedur Sistem Kerja Baru
Prosedur kerja baru menjelaskan prosedur-prosedur pada tiap proses yang terdapat pada sistem kerja baru.
3.1.3.1 Prosedur Registrasi Pasien
Prosedur registrasi dibedakan menjadi dua macam yaitu : a. Prosedur registrasi pasien baru :
1. Petugas administrasi menekan tombol tambah pasien.
2. Pasien memberikan tanda pengenal KTP, SIM, Paspor atau tanda pengenal lainnya.
3. Petugas administrasi menginputkan data pasien ke sistem berdasarkan data yang ada pada tanda pengenal.
4. Petugas administrasi menekan tombol simpan untuk menyimpan data pasien pada sistem.
5. Petugas administrasi mencetak kartu pasien.
b. Prosedur registrasi pemeriksaan :
1. Pasien memberikan kartu pasien kepada petugas administrasi. 2. Petugas Administrasi memilih registrasi pemeriksaan pada menu. 3. Petugas Administrasi menekan tombol daftar pemeriksaan.
4. Petugas Administrasi menginputkan data pasien yang akan melakukan pemeriksaan.
5. Pasien memilih poli.
6. Petugas administrasi mendaftarkan pasien pada poli yang dipilih. 7. Petugas Administrasi menekan tombol daftar untuk menyimpan
data registrasi pemeriksaan.
3.1.3.2 Prosedur Pemeriksaan Medis
Prosedur pemeriksaan antara lain sebagai berikut : 1. Petugas Administrasi melakukan login
2. Sistem menampilkan data pasien yang telah melakukan registrasi pemeriksaan.
3. Petugas Administrasi memilih data pasien yang akan diinputkan data hasil pemeriksaan.
4. Petugas Administrasi meng-input data diagnosa penyakit dan tindakan medis yang diberikan dokter pada sistem.
7. Sistem menampilkan data pemeriksaan pasien.
8. Petugas Administrasi menginputkan data resep hasil pemeriksaan dokter
9. Petugas Administrasi menekan tombol submit untuk menyimpan data resep yang diberikan pada sistem.
3.1.3.3 Prosedur Pembayaran Pemeriksaan
Prosedur pembayaran antara lain sebagai berikut:
1. Pasien menuju petugas administrasi untuk melakukan pembayaran 2. Petugas administrasi memilih menu pembayaran.
3. Sistem menampilkan data pasien yang dipilih.
4. Sistem menghitung jumlah pembayaran yang harus dibayarkan pasien.
5. Pasien membayarkan sesuai dengan jumlah pembayaran.
6. Petugas administrasi menginputkan jumlah uang yang diberikan pasien.
7. Petugas menekan tombol submit untuk menyimpan dan menghitung data pembayaran pasien.
8. Sistem menghitung jumlah yang harus dibayarkan dengan jumlah uang yang diberikan pasien yang telah diinputkan petugas administrasi.
9. Sistem menampilkan biaya kembalian.
11.Petugas administrasi mencetak resep yang diberikan dokter.
12.Petugas administrasi memberikan nota pembayaran dan resep beserta uang kembalian bila ada.
3.1.3.4 Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur pembuatan laporan antara lain sebagai berikut: 1. Petugas administrasi melakukan Login.
2. Petugas administrasi memilih menu laporan yang ingin dilihat/dicetak. 3. Petugas administrasi memilih parameter untuk masing-masing laporan
yang ingin dilihat/dicetak.
4. Petugas administrasi menekan tombol cetak untuk mencetak laporan
3.1.3.5 Prosedur Pengolahan Data Master
Prosedur pengolahan data master antara lain sebagai berikut: 1. Petugas administrasi melakukan Login.
2. Petugas administrasi memilih data master yang akan di edit atau ditambahkan pada sidebar menu.
3. Petugas administrasi melakukan pengisian data master berdasarkan kebutuhan pada Klinik Healthy.
4. Petugas administrasi menekan tombol simpan
3.2 Desain Proses
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, diagram jenjang dan data flow diagramcontext Level, DFD sistem saat ini dan DFD sistem yang akan dibangun.
3.2.1 Hieracy Procces Output
Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya terdapat 5 proses utama, yaitu
1. Registrasi Pasien 2. Pemeriksaan Medis
3. Pembayaran Pemeriksaan Medis 4. Pembuatan laporan
5. Pengelolahan data master
Sistem Informasi
3.2.2 Data Flow Diagram
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk menggambarkan aliran data suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan.
3.2.2.1 Context Diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan (Kendall, 2004). Pada Level Context diagram Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy terdapat tiga entitas yang terlibat pada sistem yang mempunyai otoritas yang berbeda yaitu:
a. Petugas Administrasi : Petugas Administrasi adalah petugas yang mempunyai hak akses dalam pengelolahan data master. Selain itu juga petugas administrasi juga mempunyai hak akses dalam penanganan proses administrasi Klinik Healthy Surabaya yang meliputi proses pembayaran, proses registrasi pasien dan juga proses pembuatan laporan. Petugas Administrasi juga menginputkan hasil pemeriksaan medis dari dokter berdasarkan Kartu hasil pemeriksaan pasien yang telah diisi oleh dokter.
Context Diagram aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan dapat dilihat pada Gambar 3.2.
3.2.2.2 DFD Level 0
Gambar 3. 3 DFD Level 0 Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
3.2.2.3 DFD Level 1 Proses Registrasi Pasien
lama, cetak karcis antrian. DFD Level 1 proses registrasi pasien aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.4
Gambar 3. 4 DFD Level 1 Proses Registrasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
3.2.2.4 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan
aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3. 5 DFD Level 1 Proses Pemeriksaan Medis Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
3.2.2.5 DFD Level 1 Proses Pembayaran Pemeriksaan
pembayaran aplikasi Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3. 6 DFD Level 1 Proses Pembayaran Pemeriksaan Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
3.2.2.6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan
Gambar 3. 7 DFD Level 1 Pembuatan laporan Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
3.2.2.7 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Master
3.3 Desain Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacam-macam
record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam serta
memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses
pengambilan keputusan (Jeffery L. Whitten, 2004).
3.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Desain database dari Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya
ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan menggunakan
Conceptual Data Model (CDM), yang digunakan untuk melakukan identifikasi
entitas, attribute dan relasi antar entitas. Untuk memberikan gambaran yang lebih
jelas mengenai beberapa entitas pada Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy
Conceptual Data Model pada Sistem Informasi Klink Healhty Surabaya memiliki 16 Entitas yaitu entitas pasien, entitas dokter, entitas pegawai, entitas kota, entitas agama, entitas pekerjaan, entitas jabatan, entitas obat, entitas resep, entitas pemeriksaan, entitas pembayaran, entitas tindakan medis, entitas tindakan medis pemeriksaan, entitas detail resep, entitas kota, entitas poli dan entitas registrasi.
Untuk keterangan lebih rinci dapat dilihat pada penjabaran berikut : 1) Entitas Master Pekerjaan
Entitas master pekerjaan mempunyai atribut Id_Pekerjaan dan Nama_Pekerjaan, entitas master pekerjaan berelasi dengan satu entitas lain, yaitu entitas pasien, jenis relasi terhadap entitas pasien adalah one to many yang artinya satu pekerjaan bisa dimiliki oleh banyak pasien sementara satu pasien hanya dapat memiliki satu kota dengan mandatory pada entitas master pasien yang berarti pasien harus memiliki minimal satu pekerjaan.
2) Entitas Master Jabatan
3) Entitas Master Kota
Entitas master kota mempunyai atribut Id_Kota dan Nama_Kota, entitas master kota berelasi dengan tiga entitas master lain yaitu entitas master pegawai, entitas master dokter, dan entitas master pasien jenis relasi terhadap pegawai adalah one to many yang berarti kota dapat memiliki banyak pegawai sementara pegawai hanya dapat memiliki satu kota dengan mandatory pada entitas master pegawai yang berarti pegawai minimal harus memiliki satu kota. Jenis relasi kota terhadap dokter adalah one to many yang berarti kota dapat memiliki banyak dokter dan dokter hanya dapat memiliki satu data kota yang dengan mandatory pada entitas dokter yang berarti dokter minimal harus memiliki satu data kota. Jenis relasi kota terhadap pasien adalah one to many yang berarti kota dapat memiliki banyak pasien sementara pasien hanya dapat memiliki satu data kota dengan mandatory pada entitas pasien yang berarti pasien minimal harus memiliki satu data kota.
4) Entitas Master Poli
adalah one to many yang berarti poli dapat memiliki banyak registrasi sementara registrasi hanya dapat memiliki satu poli, dengan mandatory pada entitas registrasi yang berarti registrasi minimal harus memiliki satu poli. Jenis relasi entitas poli terhadap tindakan medis adalah one to many yang berarti poli dapat memiliki banyak tindakan medis sementara tindakan medis hanya dapat memiliki satu data poli dengan mandatory pada entitas tindakan medis yang berarti tindakan medis minimal harus memiliki satu poli.
5) Entitas Master Obat
Entitas master obat mempunyai atribut Id_Obat, Nama_Obat, dan Satuan entitas master obat berelasi dengan satu entitas transaksi yaitu entitas transaksi resep, jenis relasi terhadap resep adalah many to many yang berarti obat dapat memiliki banyak resep dan juga resep dapat memiliki banyak obat. Hasil dari kedua relasi entitas ini menghasilkan sebuah change entity menjadi detail resep.
6) Entitas Master Tindakan Medis
poli. Jenis relasi entitas tindakan medis terhadap pemeriksaan adalah many to many yang berarti tindakan medis dapat memiliki banyak pemeriksaan dan juga pemeriksaan dapat memiliki banyak tindakan medis. Hasil dari kedua relasi entitas ini menghasilkan change entity menjadi tindakan medis pemeriksaan.
7) Entitas Master Agama
8) Entitas Master Dokter
Entitas master dokter mempunyai atribut Id_Dokter, Nama_Dokter, Jenis_Kelamin_Dokter, Alamat_Dokter, TglLahir_Dokter, No_Telpon_Dok, Status_Dok. entitas master dokter berelasi dengan tiga entitas master lain yaitu entitas master agama, entitas master kota, entitas master poli dan satu entitas transaksi yaitu pemeriksaan. Jenis relasi terhadap agama adalah many to one yang berarti dokter hanya dapat memiliki satu agama sementara agama dapat memiliki banyak dokter dengan mandatory pada entitas master dokter yang berarti dokter minimal harus memiliki satu agama. Jenis relasi dokter terhadap kota adalah many to one yang berarti dokter hanya dapat memiliki satu kota sementara kota dapat memiliki banyak dokter, dengan mandatory pada entitas dokter yang berarti dokter minimal harus memiliki satu data kota. Jenis relasi dokter terhadap poli adalah many to one yang berarti dokter hanya dapat memiliki satu poli sementara poli dapat memiliki banyak data dokter dengan mandatory pada entitas dokter yang berarti dokter minimal harus memiliki satu data poli. Jenis relasi dokter terhadap pemeriksaan adalah one to many yang berarti dokter dapat memiliki banyak pemeriksaan sementara pemeriksaan hanya dapat memiliki satu data dokter dengan mandatory pada entitas pemeriksaan yang berarti pemeriksaan minimal harus memiliki satu data dokter.
9) Entitas Master Pegawai
10) Entitas Master Pasien
11) Entitas Registrasi
Entitas registrasi mempunyai atribut No_Registrasi, Tgl_Registrasi, Jam_Registrasi. Entitas registrasi berelasi dengan tiga entitas master yaitu entitas master pegawai, entitas master poli, entitas master pasien dan satu entitas transaksi yaitu entitas pemeriksaan. jenis relasi terhadap pegawai adalah many to one yang berarti registrasi hanya dapat memiliki satu pegawai sementara pegawai dapat memiliki banyak registrasi dengan mandatory pada entitas registrasi yang berarti regisrasi minimal harus memiliki satu pegawai. Jenis relasi registrasi terhadap poli adalah many to one yang berarti registrasi hanya dapat memiliki satu poli dan poli dapat memiliki banyak data registrasi, dengan mandatory pada entitas registrasi yang berarti registrasi minimal harus memiliki satu data poli. Jenis relasi registrasi terhadap pasien adalah many to one yang berarti registrasi hanya dapat memiliki satu pasien sementara pasien dapat memiliki banyak data registrasi dengan mandatory pada entitas registrasi yang berarti registrasi minimal harus memiliki satu data pasien. Jenis relasi registrasi terhadap pemeriksaan adalah one to many yang berarti registrasi dapat memiliki banyak pemeriksaan sementara pemeriksaan hanya dapat memiliki satu data registrasi dengan mandatory pada entitas pemeriksaan yang berarti pemeriksaan minimal harus memiliki satu data registrasi.
12) Entitas Pemeriksaan
berelasi dengan tiga entitas master yaitu entitas master dokter, entitas master pasien, entitas tindakan medis dan tiga entitas transaksi yaitu entitas registrasi, entitas resep, entitas pembayaran. Jenis relasi terhadap dokter adalah many to one yang berarti pemeriksaan hanya dapat memiliki satu dokter sementara dokter dapat memiliki banyak pemeriksaan dengan mandatory pada entitas pemeriksaan yang berarti pemeriksaan minimal harus memiliki satu dokter. Jenis relasi pemeriksaan terhadap tindakan adalah many to many yang berarti pemeriksaan dapat memiliki banyak tindakan medis dan tindakan medis dapat memiliki banyak data pemeriksaan sehingga dari relasi kedua entitas ini menghasilkan change to entity yaitu tindakan medis pemeriksaan. Jenis relasi pemeriksaan terhadap resep adalah one to one yang berarti pemeriksaan hanya dapat memiliki satu resep dan resep memiliki satu data pemeriksaan dengan mandatory pada entitas pemeriksaan yang berarti pemeriksaan minimal harus memiliki satu data registrasi.
13) Entitas Resep
dengan mandatory pada entitas pemeriksaan yang berarti pemeriksaan minimal harus memiliki satu data registrasi.
14) Entitas Pembayaran
Entitas pembayaran mempunyai atribut No_Pembayaran, Total_Harga, entitas pembayaran berelasi dengan satu entitas master yaitu entitas pegawai, dan satu entitas transaksi yaitu entitas pemeriksaan. Jenis relasi terhadap obat adalah many to one yang berarti pembayaran dapat memiliki banyak pegawai sementara pegawai hanya dapat memiliki satu pegawai, dengan mandatory pada entitas pembayaran yang berarti pembayaran minimal harus memiliki satu data pegawai. Jenis relasi pembayaran terhadap pemeriksaan adalah one to one yang berarti pembayaran hanya dapat memiliki satu pemeriksaan dan pemeriksaan memiliki satu data pembayaran dengan mandatory pada entitas pembayaran yang berarti pembayaran minimal harus memiliki satu data pemeriksaan.
15) Entitas Tindakan Medis Pemeriksaan
16) Entitas Detail Resep
Entitas detail resep mempunyai atribut Jumlah_Obat, dosis, dan keterangan. Entitas deatil resep merupakan hasil change to entity dari relasi many to many antara obat dan resep.
3.3.2 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) adalah bentuk representasi bentuk fisik dari desain data yang telah dibuat dengan mempertimbangkan perangkat lunak dan struktur storage yang akan digunakan untuk implementasi dari model. PDM merupakan hasil generate Conceptual Data Model (CDM) dengan atribut yang diperluas dan mendetail pada tiap tabelnya. Hasil generate tersebut menghasilkan obyek yaitu :
Tabel 3.1. Tabel Objek pada Physical Data Model
Obyek Keterangan
Tabel Menggambarkan sekumpulan data yang diatur dalam bentuk baris dan kolom yang merupakan pemodelan dari tabel basis data.
Primary Key Suatu atribut yang sudah dipilih untuk mengidentifikasikan baris secara unik yang berfungsi untuk mempermudah pengaturan dan perbaikan data.
Foreign Key Merupakan kunci (key) pada suatu tabel yang terhubung dengan primary key pada tabel yang lain. Reference Merupakan hubungan antara primary key dan
foreign key dari tabel yang berbeda.
3.3.3 Struktur Tabel
Tabel merupakan sekumpulan record data yang masing-masing berisikan sebuah informasi Dalam Sistem Informasi Rawat Jalan Klinik Healthy Surabaya terdapat 16 tabel. Untuk keterangan lebih detail masing – masing tabel adalah sebagai berikut :
1) Tabel Pekerjaan
Fungsi : Menyimpan data pekerjaan Primary Key : Id_Pekerjaan (not null) Foreign Key : -
Tabel 3.2 menjelaskan struktur dari tabel pekerjaan Tabel 3.2. Struktur tabel pekerjaan
No. Field Name Data Type Field
Size Keterangan
1 Id_Pekerjaan Int - Auto
Increment
2 Nama_Pekerjaan VarChar 10
2) Tabel Jabatan
Fungsi : Menyimpan data jabatan Primary Key : Id_Jabatan (not null) Foreign Key : -
Tabel 3.3. Struktur tabel jabatan
Fungsi : Menyimpan data kota Primary Key : Id_Kota (not null) Foreign Key : -
Tabel 3.4 menjelaskan struktur dari tabel kota Tabel 3.4. Struktur tabel kota
No. Field Name Data Type Field
Fungsi : Menyimpan data agama Primary Key : Id_Agama (not null) Foreign Key : -
