BAB II. KAJIAN TEORITIS
2.2. Pelayanan Perpustakaan
2.2.3. Sistem Layanan Perpustakaan
Sistem layanan merupakan satu sistem yang berhubungan dengan cara bagaimana perpustakaan meemberikan kesempatan kepada pembacanya untuk mendekati buku atau mencari informasi. Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang pada pelaksanaanya perlu adanya perencanaan dalam penyelenggaraanya. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila sistem layanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Ada dua sistem layanan perpustakan, yakni sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close access), kedua sistem layanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pembacanya untuk menemukan bahan pustaka. Masing-masing sistem tersebut mempunyai keuntungan dan kerugian.
2.2.3.1. Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
Sistem layanan terbuka merupakan bagian dari sistem layanan perpustakaan. Menurut Darmono (2001 : 139), “sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan”. Sedangkan Syihabuddin Qalyubi (2007 : 222), “sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan. Sistem layanan ini memberikan kebebasan kepada pengguna untuk
menemukan dan mencari bahan pustaka yang diperlukan”. Pengguna diizinkan langsung ke ruang koleksi perpustakaan, memilih dan mengambil bahan pustaka yang diinginkan. Ketika bahan tersebut tidak cocok mereka dapat memilih bahan yang lain yang hamper sama atau bahkan berbeda.
Tujuan sistem layanan terbuka adalah memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya.
Menurut Darmono (2001 : 139), keuntungan dan kerugian sistem layanan terbuka antara lain:
Keuntungan sistem layanan terbuka adalah:
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi
2. Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika tidak ditemukan. 4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk
mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kerugian sistem layanan terbuka adalah:
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan penelusuran, buku yang di ambil dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pengguna secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas/mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memberikan kebebasan para pengguna untuk bebas masuk ke tempat penyimpanan atau ke rak-rak buku dan dapat memilih langsung dan mengambilnya sendiri apabila ingin dibaca atau dipinjam.
2.2.3.2. Sistem Layanan Tertutup (Closses Access)
Sistem layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruang koleksi.
Menurut Syihabuddin Qalyubi (2007:223), “yang menyebutkan bahwa di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung”.
Pendapat di atas hampir sama dengan pemaparan Darmono (2001 : 137) yang mendefenisikan bahwa “sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustakan di perpustakaan. Pengambilan bahan pustaka harus melalui petugas perpustakaan, demikian juga pengembalian bahan pustaka yang telah di pinjamnya”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem peminjaman koleksi perpustakaan dimana pengguna tidak dapat masuk ke ruang koleksi jadi peminjaman koleksi dilakukan dengan cara mencari atau menelusur koleksi yang diinginkan melalui catalog yang disediakan oleh perpustakaan, kemudia pengguna mencatat nomor panggil (call number) dari koleksi yang diinginkan untuk diberikan kepada petugas perpustakaan. Lalu petugas perpustakaan mencari koleksi yang diinginkan pengguna di rak berdasarkan call number yang diberikan. Setelah koleksi ditemukan, lalu petugas memberikannya kepada pengguna dan jika koleksi tersebut sesuai dengan yang diinginkan pengguna, maka pengguna akan meminjam koleksi tersebut untuk dibaca di tempat atau dibawa pulang. Jadi sistem ini peran catalog sangat penting untuk membantu pengguna dalam menemukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya dengan cepat dan tepat.
Menurut Lasa (2008 : 214), keuntungan dan kerugian sistem layanan tertutup ini antara lain:
Keuntungan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut : 1. Daya tampung koleksi lebih banyak
2. Sususan buku akan lebih teratur
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit 4. Tidak memerlukan meja baca dan ruang koleksi. Kerugian sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut : 1. Memerlukan banyak energy (tenaga kerja)
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pengguna 3. Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pengguna.
Sedangkan menurut Syihabuddin Qalyubi (2007 : 223), “kelebihan sistem tertutup yaitu koleksi akan tetap terjaga kerapiannya dan koleksi yang hilang dapat diminimalkan”. Selanjutnya kelemahan dari sistem ini antara lain banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan pustaka serta pengguna tidak dapat browsing.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dipahami bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan para pengguna dalam mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan, akan tetapi melalui bantuan petugas perpustakaan.