BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Otomatisasi Perkantoran
Abdul Kadir (2002:116) mengemukakan Sistem Otomatisasi Perkantoran atau sering disebut sistem informasi perkantoran (Office Information System) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Menurut Danang Sunyoto (2014:23), sistem otomatisasi perkantoran meliputi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik.
Menurut Mc Leod (2008:105) otomasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.
Otomatisasi kantor meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2014:12) menyatakan bahwa otomasi kantor merupakan penggabungan dan penerapan teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan perkantoran.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem otomatisasi perkantoran adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis yang meliputi kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data serta informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik untuk perbaikan
commit to user
proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan perkantoran.
b. Model Sistem Otomatisasi Perkantoran Gambar 2.1
Model Sistem Otomatisasi Perkantoran
Sumber : Mc Leod (2008:106)
Model otomatisasi perkantoran yeng menunjukkan bagaimana pada pemecahan masalah menggunakan aplikasi berbasis komputer dan berbasis non komputer. Beberapa pemecahan masalah berada di dalam perusahaaan; sedangkan yang lain berada dalam lingkungan perusahaan. Satu keunggulan dari otomatisasi perkantoran adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain. Model ini menunjukan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis komputer berinteraksi dengan basis data yang berasal dari informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan dan dari lingkungan.
Otomatisasi kantor telah memungkinkan sebagai perkerjaan kantor commit to user
tertentu yang dilaksanakan di rumah suatu fenomena yang disebut telecommuting.
c. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran
Menurut Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:25) terdapat empat kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi dalam proses sistem kantor, antara lain:
1) Pengumpulan data 2) Pengolahan data 3) Penyimpanan data 4) Pendistribusian data
Pendistribusian data maupun informasi dibutukan komunikasi yang baik sebagai syarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun horizontal.
Menurut The Liang Gie (2009:16) Menyatakan bahwa pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan/kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak. Hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Mengumpulkan/menghitung keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
commit to user
2) Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
3) Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
6) Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.
Menurut Maryati (2008:60), mengemukakan bahwa mengolah data menjadi informasi yang lebih berguna diperlukan empat tahap, yaitu:
1) Pengumpulan data
Di dalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi. Setiap kegiatan akan menambah data sehingga setiap hari data itu akan bertambah terus. Misalnya dari kegiatan-kegiatan berikut: membeli, menjual, memproduksi, menerima barang, menyerahkan barang, data karyawan, data pelanggan, dan lain-lain.
commit to user
2) Penyajian data
Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram, sehingga data lebih komunikatif. Jika perlu dicari data pendukung misalnya dari luar perusahaan, seperti:
penjualan industri, informasi tentang pesaing, isu politik, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Penyajian data yang menarik dan komunikatif akan memudahkan pihak pengguna dalam memahaminya.
3) Pengolahan data
Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram, selanjutnya dilakukan pemrosesan data (data processing).
Untuk pengolahan data bisa digunakan dengan alat statistik, namun bisa juga hanya dengan cara sederhana.
4) Pendistribusian
Informasi dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna, khususnya tingkat manajerial, seperti pimpinan puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan lainnya yang membutuhkan yang selanjutnya akan digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.
Menurut Abdul Jalaluddin Sayuti (2013:23), menyatakan bahwa pola kegiatan perkantoran antara lain:
1) Menghimpun yaitu, kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan.
2) Mencatat yaitu, kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, dalam kaitan ini termasuk kegiatan merekam keterangan dengan alat-alat perekam suara sehingga didengar. commit to user
3) Mengolah yaitu, bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan adalah, kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dengan alat untuk membuat jumlah yang diinginkan.
5) Mengirim yaitu, kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6) Menyimpan adalah, kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat pada tempat tertentu agar warkat tetap baik dan aman.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), mengemukakan lingkupan kegiatan sistem otomasi perkantoran, antara lain:
1) Menyimpan, 2) Mengambil, 3) Mengubah,
4) Mengkomunikasikan informasi di lingkungan kantor.
James A O’Brien dan George M Marakas (2014:37), mengemukakan bahwa aktivitas sistem informasi antara lain:
1) Masukan sumber daya data
Data dicatat dan dipersiapkan untuk pengolahan oleh aktivitas masukan, aktivitas masukan biasanya dalam bentuk kegiatan entri data seperti perekaman dan pengeditan.
2) Pemrosesan data menjadi informasi
Aktivitas pemrosesan berkaitan dengan kegiatan perhitungan, pembandingan, penyortiran, pengklasifikasian, dan perangkuman.
Kegiatan ini mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data, dengan demikian mengubahnya menjadi suatu informasi bagi pengguna akhir.
3) Keluaran dari produk informasi
Informasi dari berbagai bentuk dikirimkan kepada pengguna akhir.
Tujuan dari sistem informasi adalah memproduksi informasi yang commit to user
sesuai dengan pengguna akhir. Produk informasi yang umum termasuk pesan, laporan, dan gambar grafis yang dapat disajikan dalam bentuk tampilan video, produk kertas, dan multimedia.
4) Penyimpanan sumber daya data
Penyimpanan merupakan komponen sistem dasar dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi dimana data disimpan dengan cara yang terorganisasi untuk pengguna dikemudian hari.
5) Kendali kerja sistem
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik tentang masukan, pemrosesan, keluaran dan kegiatan penyimpanan. Umpan balik harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memenuhi standar kinerja yang sudah ditentukan, kemudian aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan, sehingga produk informasi yang tepat dihasilkan bagi pengguna akhir.
Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pokok sistem otomatisasi perkantoran terdiri dari:
pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pendistribusian data.
d. Asal dan Sumber Informasi
Menurut Komarudin dalam Ida Nuraida (2008:26) mengemukakan bahwa data/informasi berdasarkan tempat/asal, dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu:
1) Internal
Internal adalah data/informasi yang berasal dari dalam organisasi.
Fungsi data/informasi internal adalah meningkatkan produktivitas dengan memanfaatkan strengths dan mengatasi weaknesses.
2) Eksternal
Eksternal adalah data/informasi yang berasal dari luar organisasi.
Fungsi data eksternal adalah sebagai bahan masukan bagi decising commit to user
making dengan memanfaatkan opportunities dan menanggulangi threats.
Menurut Komaruddin dalam Ida Nuraida (2008:26), sumber informasi berasal dari :
1) Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survey, atau dugaan objektif.
2) Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan disimpan di tempat penerimaan dan pengolahan. Informasi sekunder diperoleh dari luar organisasi, publikasi, dan badan pemerintahan.
e. Fungsi Sistem Otomatisasi Perkantoran
Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:122) fungsi sistem otomasi perkantoran meliputi:
1) Menghimpun informasi (capture) 2) Memasukkan informasi (input) 3) Mengolah informasi
4) Menciptakan informasi (output)
5) Menyimpan informasi dan temu kembali (storage dan retrieval) 6) Komunikasi atau menyampaikan informasi (communication)
Menurut Milis dalam Ida Nuraida (2008:1) menyatakan lima fungsi kantor, antara lain:
1) Menerima informasi (to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pemesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2) Merekam dan meyimpan data-data serta informasi (to record information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
commit to user
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusanaan seperti rincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.
3) Mengatur informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan atau pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani menajemen seperti penyiapan faktur atau kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.
4) Memberi informasi (to give information)
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia.
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan intruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.
5) Melindungi asset (to safeguard assets)
Selain empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak commit to user
besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Berdasarkan penjelasan di atas, fungsi sistem otomatisasi perkantoran terdiri dari menghimpun informasi, memasukkan informasi, mengolah informasi, menciptakan informasi, menyimpan informasi dan penemuan kembali, dan komunikasi atau menyampaikan informasi.
f. Bentuk Aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), menyatakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran, yaitu:
1) Pengolahan kata/angka/data melalui perangkat komputer. Pengolah kata merupakan aplikasi komputer yang membantu melakukan pekerjaan pengetikan huruf/angka dan pencetakan dokumen.
Beberapa aplikasi yang sering digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel, WordPro, Word Perfect, dan lainnya.
2) Surat elektronik (Elektronic mail/ E-mail). Merupakan aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat surat elektronik, mengirim surat elektronik, menerima surat elektronik, serta menyimpan surat elektronik. Sekarang banyak layanan email secara gratis yang disediakan oleh berbagai provider, misalnya yahoo, google, hotmail, dan lain-lain.
3) Surat suara (Voice Mail). Aplikasi ini memiliki fungsi yang sama dengan email, namun objek yang ditraksaksikan bukan dalam bentuk surat elektronik, namun berupa rekaman suara.
4) Pengkalenderan elektronik (Elektronic Calendering). Merupakan aplikasi komputer yang berfungsi untuk melakukan pengolahan commit to user
jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas berupa rapat, temu janji, perjalanan dinas, seminar, dapat dengan mudah diatur melalui aplikasi ini. Bahkan aplikasi kalender diakses dari mana saja dan kapan saja melalui jaringan internet dengan komputer maupun smartphone.
5) Konferensi suara (Audio Conferencing). Merupakan aplikasi komputer yang digunakan untuk melakukan konferensi secara audio, dari tempat yang berbeda. Bisa dilakukan secara bersama-sama dengan banyak pihak.
6) Konferensi video (Video Conferencing). Sama halnya konferensi suara, konferensi video dilakukan melalui tampilan gambar dan suara. Dengan bantuan kamera yang terhubung dengan jaringan internet, konferensi video dapat dilakukan dari mana saja.
7) Konferensi komputer (Computer Conferencing). Pada dasarnya mirip dengan pemanfaatan e-mail. Namun untuk konferensi komputer digunakan oleh tim tertentu yang memiliki akses.
8) Faksimile merupakan alat yang digunakan untuk mengirim dokumen cetak melalui jaringan komunikasi yang menghubungkan kedua alat tersebut.
9) Sistem arsip elektronik (Electronic filling system). Merupakan aplikasi komputer yang khusus digunakan untuk menyimpan dokumen elektronis dan pencarian/ penemuannya kembali.
10) Pembuatan image (Imaging). Merupakan penyimpanan gambar dalam aplikasi kantor. Gambar diperoleh melalui kamera ataupun hasil pemindaian dengan alat scanner. Sekarang banyak provider yang menyediakan layanan gambar secara online.
Menurut Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:120), mengemukakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran, terbagi menjadi dua tahap yaitu:
1) Words Processing
commit to user
Tahap pengolah kata yang meningkatkan produktivitas dua tugas besar sekretaris, yaitu pengetikan (pusat pengolah data) dan administrasi (filing, mail handling, dan sebagainya).
2) Information processing
Tahap pengolah informasi ini, selain dapat digunakan untuk pengolah kata, dapat meningkatkan produk manajerial. Tahap ini didorong oleh kekurangan dari tahap pengolah kata dan juga karena adanya evolusi teknologi. Adanya evolusi teknologi informasi ini, terdapat lima kategori teknologi yang utama digunakan untuk kepentingan perkantoran, antara lain:
a) Video conferencing (Elektronic Meeting)
Memungkinkan sekelompok orang di kota yang berbeda bertemu tanpa harus mengadakan perjalanan (hemat waktu dan biaya). Alat ini memiliki dua layar untuk menayangkan wajah dan dokumen.
b) Information transfer
Penyebaran informasi umumnya dilakukan melalui komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi melalui suara, misalnya telepon atau alat penerima telepon; komunikasi tulis dan grafis, misalnya faksimile; komunikasi data, e-mail.
c) Information retrieval
Temu kembali informasi adalah menemukan informasi dari pangkalan data. Pangkalan data internal biasanya barisi laporan, memo, file pelanggan, file korespondensi, dan sebagainya; sedangkan pangkalan data ekternal yang dapat diakses melalui terminal jaringan komputer data (data communication networks) berisi informasi, tergantung pada data dan informasi yang diinginkan.
commit to user
d) Personal information processing
Mikrokomputer jinjing yang dapat dihubungkan dengan komputer pusat dan informasi dari hubungan telepon (lebih canggih, lebih murah, lebih mudah digunakan).
e) Activity management
Sistem kelender terautomasi memuat jadwal pertemuan, mengatur waktu pribadi, mengikuti pelaksanaan proyek, dan memungkinkan untuk melihat kalender orang lain (mengurangi hubungan telepon), atau mengingatkan tenggat waktu.
Berdasarkan bentuk aplikasi sistem otomatisasi perkantoran mempunyai beberapa aplikasi, yang dirangkum menjadi menjadi dua, yaitu pengolah kata dan pengolah informasi.
2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)