i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI BADAN PERENCANAAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN DAERAH KABUPATEN KLATEN
Disusun Oleh :
RIZKA LISTYA RATNA DEWI D1514093
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2017 commit to user
ii commit to user
iii commit to user
iv commit to user
v MOTTO
“Maka Sesungguhnya Bersama Kesulitan Itu Ada Kemudahan”
(Al- Insyirah: 5)
Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagi kamu. Dan boleh jadi kamu mencintai sesuatu, padahal ia amat buruk bagi kamu. Allah Maha mengetahui
sedangkan kamu tidak mengetahui”
(Al-Baqarah: 216)
Dengan Niat, Ikhtiar, Doa, dan Tawakal apa yang kita inginkan akan tercapai (Penulis)
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini dipersembahkan untuk:
Bapak Yulian Sulistiyono dan Ibu Siti Istikhomah selaku orang tua saya tercinta yang dengan tulus membesarkan, mendidik, dan senantiasa memberikan inspirasi, serta selalu memberi doa
Seluruh keluarga dan semua saudara-saudaraku yang telah mendukung dan membantu dengan tulus
Semua sahabat-sahabat dan teman-temanku yang selalu mendukung, membantu, dan menyemangatiku dengan ikhlas
Semua teman Manajemen Administrasi angkatan 2014
Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta
Almamater UNS Surakarta
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan rahmat, karunia dan hidayah–Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul ” Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik Di Badan Perencanaan Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten” ini dengan baik. Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya untuk memberi pengarahan dan bimbingannya dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Dra. Hj. Lestaringsih, M.Si., selaku Dosen Penguji satu dalam sidang Tugas Akhir.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si., selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi.
5. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si., selaku Pembimbing Akademik.
6. Seluruh Ibu dan Bapak Dosen Manajemen Administrasi. Terima kasih atas semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Ibu dan Bapak Dosen berikan selama ini.
7. Bapak Drs. H. Bambang Sigit Sinugraha, MM., selaku Kepala Bappeda Kabupaten Klaten beserta Kasubag, Kabid dan staf atas bantuan dan
commit to user
viii
kerjasamanya yang telah memberi izin dan kemudahan selama penulis melakukan pengamatan.
8. Bapak Trimo Trijoko, S.Sos, selaku Kasubag Umum dan Kepegawaian tang telah memberi bimbingan dan membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan.
9. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini.
10. Seluruh teman-teman seangkatan satu kelas dan satu jurusan yang saling mendukung serta memberi semangat demi suksesnya Tugas Akhir ini.
11. Semua orang yang telah membantu penulis tugas akhir yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Semua ini karena keterbatasan kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, kesederhanaan ini semoga tidak mengurangi baik arsi maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca. Penulis hanya dapat menyampaikan rasa hormat setinggi-tingginya dan mengucapkan terimakasih yang tak terhingga atas bantuan dari semua pihak dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat, Aamiin.
Surakarta, 15 Mei 2017 Penulis,
Rizka Listya Ratna Dewi D1514093
commit to user
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat pengamatan ... 5
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 6
A. Tinjauan Pustaka ... 6
1. Sistem Otomatisasi Perkantoran... 6
2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ... 18
B. Metode Pengamatan ... 28
1. Lokasi Pengamatan ... 28
2. Jenis Pengamatan ... 28
3. Teknik Pengumpulan Data ... 29
BAB III. DESKRIPSI PERUSAHAAN ... 31
A. Sejarah Singkat Bappeda Kabupaten Klaten ... 31
B. Visi dan Misi Bappeda Kabupaten Klaten ... 31
C. Tugas Pokok dan Fungsi Bappeda Kabupaten Klaten ... 32
D. Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten ... 33
E. Job Deskripsi ... 41
F. Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten ... 44 commit to user
x
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 45
A. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ... 45
B. Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ... 46
C. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran ... 47
1. Pengumpulan Data ... 47
2. Pengolahan Data ... 54
3. Penyimpanan Data ... 65
4. Pendistribusian Data ... 67
D. Bentuk Aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran ... 71
BAB V. PENUTUP ... 72
A. Kesimpulan ... 72
B. Saran ... 74
DAFTAR PUSTAKA ... 75 LAMPIRAN
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Data Jumalah Surat Masuk dan Surat Keluar di Bappeda
Kabupaten Klaten ... 3 Tabel 3.1 Data Pegawai di Bappeda Kabupaten Klaten ... 44
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Model Sistem Otomatisasi Perkantoran ... 7 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten ... 33 Gambar 4.1 Model Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) ... 46 Gambar 4.2 Alur Kerja Surat Masuk ... 49 Gambar 4.3 Alur Kerja Surat Keluar ... 52 Gambar 4.4 Tampilan Login Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik ... 55 Gambar 4.5 Tampilan Menu Home pada Aplikasi Sistem Tata Naskah
Dinas Elektrinik ... 56 Gambar 4.6 Tampilan Input data Agenda Surat Masuk Aplikasi Sistem
Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten ... 58 Gambar 4.7 Tampilan fitur Pendukung Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten ... 61 Gambar 4.8 Tampilan Kartu Kendali dan Lembar Disposisi Surat pada
Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda
Kabupaten Klaten ... 62 Gambar 4.9 Tampilan Input data Agenda Surat Masuk Aplikasi Sistem
Tata Naskah Dinas Elektronik Bappeda Kabupaten Klaten .... 63 Gambar 4.10 Fitur Penyimpanan pada Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik ... 66 Gambar 4.11 Tampilan Fitur Pencarian Surat masuk dan surat keluar
pada Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Bappeda Kabupaten Klaten ... 67 Gambar 4.12 Alur Disposisi Surat ... 68 Gambar 4.13 Output Kartu Kendali dan Disposisi Surat ... 70
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Checklist Observasi Lampiran 2 Pedoman Wawancara Lampiran 3 Surat Tugas Magang Lampiran 4 Formulir Absensi Magang Lampiran 5 Formulir Monitoring Magang Lampiran 6 Formulir Pernilaian Magang Lampiran 7 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 8 Surat Masuk
Lampiran 9 Surat Masuk Faksimile Lampiran 10 Surat Keluar
Lampiran 11 Kartu Kendali dan Disposisi Surat
commit to user
xiv ABSTRAK
Rizka Listya Ratna Dewi, D1514093, Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik Di Badan Perencanaan Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2017, 76 halaman.
Arsip memiliki nilai guna administrasi sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Salah satu aktivitas sehari-hari Bappeda Kabupaten Klaten antara lain administrasi surat menyurat. Surat menyurat bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis. Bentuk komunikasi tertulis berupa naskah dinas yang berisi surat-surat. Volume surat masuk dan surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten yang cukup banyak, sehingga perlu adanya sistem otomatisasi kearsipan yaitu Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik. Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik berguna untuk memudahkan pengelolaan naskah dinas di Bappeda Kabupaten Klaten. Dalam penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten.
Jenis pengamatan yang dilakukan penulis yaitu observasi berperan. Teknik pengumpulan data yaitu dengan observasi berperan aktif, wawancara terstruktur, dan mengkaji dokumen dan arsip.
Hasil pengamatan berkaitan dengan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten dapat dideskripsikan bahwa model sistem informasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang digunakan oleh Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan model sistem sederhana yaitu input, proses, dan output. Terdapat empat kegiatan pokok sistem otomatisasi perkantoran yaitu pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pendistribusian data.
Selain itu, terdapat bentuk aplikasi yang digunakan antara lain pengolah kata/angka/data, surat elektronik, faksimile, sistem arsip elektronik, pembuatan image dengan Adobe photoshop, dan penyebaran informasi menggunakan telepon dan grup WhatsApp.
Kata kunci: arsip, disposisi, sistem informasi, surat keluar, surat masuk, dan tata naskah dinas elektronik.
commit to user
xv ABSTRACT
Rizka Listya Ratna Dewi, D1514093, Archiving Information System in Electronic Division of Local Research and Development Planning Agency of Klaten Regency, Final Project, Undergraduate Administration Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2017, 76 pages.
Archive has administrative use as the guidelines in doing daily activities.
One of daily activities in Bappeda of Klaten Regency is correspondence.
Correspondence aims to create the smooth written communication. The form of written communication is in the form of service text containing mails. The volume of incoming and exiting mail in Bappeda of Klaten Regency is large enough, so that there should be archiving automating system, Archiving Information System of Electronic Service. The Archiving Information System of Electronic Service is useful to facilitate the management of service archive (text) in Bappeda of Klaten Regency. This research aimed to describe the Archiving Information System of Electronic Service in Bappeda of Klaten Regency.
The type of observation conducted by the author was participatory observation. Techniques of collecting data used were active participatory observation, structured interview, and document and archive study.
The result of study related to Archiving Information System of Electronic Service in Bappeda of Klaten Regency could describe that the Archiving Information System of Electronic Service model used by Bappeda of Klaten Regency employed a simple system model including input, process, and output.
There were four main activities in office automating system: data collection, data processing, data storage, and data distribution. In addition, there was a form of application used including word/numerical/data processor, electronic mail, facsimile, electronic archive system, image creation using Adobe photoshop, and information dissemination using phone and WhatsApp group.
Keywords: Archive, disposition, information system, exiting mail, incoming mail, and electronic service archiving.
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam suatu instansi/organisasi karena memiliki peran penting sebagai sumber informasi yang bernilai hukum dan dapat menjadi bukti otentik untuk mengambil suatu keputusan. Menurut H.M. Nawawi Dg. Sibali (2010) menyatakan bahwa arsip berperan penting dalam administrasi sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, menganalisa, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pernilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Arsip juga memiliki nilai guna yang tidak kalah penting yaitu nilai guna administrasi yang berguna sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Aktivitas sehari-hari yang dilaksanakan instansi/organisasi berdasarkan infomasi dari arsip yang melibatkan kegiatan surat menyurat.
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan instansi/organisasi sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi.
Surat menyurat memiliki fungsi sebagai alat untuk menyampaikan, pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan, sebagai alat bukti tertulis (hitam diatas kertas) terkait masalah hukum, sebagai alat untuk mengingat yang digunakan sebagai bukti sejarah sebagai pedoman kerja.
Dalam suatu instansi/organisasi surat menyurat bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien agar tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman. Menurut Permenpan R&B No 80 tahun 2012, dalam penyelenggaraan pemerintahan agar tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman, perlu adanya pedoman tata naskah dinas. Tujuan adanya pedoman naskah dinas, agar tidak menimbulkan salah pengertian dan pemahaman informasi.
Naskah dinas memiliki beberapa jenis, antara lain berisi tentang pedoman, peraturan, petunjuk pelaksanaan, surat edaran, surat keputusan, commit to user
surat undangan, surat tugas, surat perintah, surat pengantar, surat keterangan, intruksi, laporan, dan lain sebagainya. Surat tersebut merupakan bagian dari arsip yang dibutuhkan oleh instansi/organisasi. Menurut Suprapto (2014:195) surat memiliki fungsi bagi instansi/organisasi antara lain sebagai alat pengingat, bukti historis, pedoman bertindak, jaminan keamanan, dokumentasi tertulis, dan pedoman kegiatan kantor, sehingga perlunya perhatian khusus terhadap suatu arsip untuk keberlangsungan aktivitas instansi. Dalam prakteknya, surat yang diterima atau dikirim oleh instansi/organisasi cukup banyak setiap harinya, volume arsip pun meningkat sehingga, membutuhkan suatu sistem informasi.
Salah satu sistem informasi yang penting dalam instansi/organisaai adalah sistem informasi kearsipan atau otomasi kearsipan yang bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan, penyimpanan, dan penemuan kembali hingga pendistribusian arsip dalam suatu instansi/organisasi. Manfaat dari otomasi kearsipan yaitu dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/organisasi. Otomasi kearsipan juga memiliki kelebihan yaitu memudahkan dalam penemuan kembali arsip akan lebih cepat dan lebih mudah, sehingga mempersingkat waktu dalam proses pekerjaan di instansi/organisasi, hal ini sependapat dengan Badri Munir Sukoco (2007:112).
Badan Perencanaan Penelitian Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten adalah salah satu instansi pemerintah daerah yang mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan di bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan guna mewujudkan pembangunan daerah yang berkelanjutan (Peraturan Bupati Klaten No 62 Tahun 2016). Salah satu kegiatan Bappeda antara lain administrasi surat menyurat. Kegiatan tersebut merupakan salah satu rincian tugas dari Subbagian Umum dan Kepegawaian. Bappeda Kabupaten Klaten mengunakan sistem otomasi kearsipan yaitu Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik. Tata Naskah Dinas Elektronik tersebut adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan commit to user
komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan (Permenpan R&B Nomor 6 Tahun 2011). Manfaat Tata Naskah Dinas Elektronik ialah memberi keamanan dalam penyimpanan dokumen, kemudahan dalam menangani dokumen, dan keakuratan dalam pelacakan status dokumen. Guna untuk memudahkan pengelolaan naskah-naskah dinas, Bappeda Kabupaten Klaten menggunakan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
Berikut data surat masuk dan surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten dari Tahun 2014 sampai 2016:
Tabel 1.1
Data Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar di Bappeda Kabupaten Klaten Tahun 2014-2016 No. Tahun Surat Masuk Surat Keluar Jumlah
1 2014 1486 1128 2614
2 2015 2152 1276 3428
3 2016 3188 1629 4817
Total 6826 4033 10859
Sumber data: Sekretariat Bappeda Kabupaten Klaten
Berdasarkan data tersebut, dapat diketahui bahwa surat masuk dan surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten setiap tahunnya meningkat. Pada tahun 2014 surat masuk sebanyak 1486 surat meningkat menjadi 2152 surat pada tahun 2015, meningkat lagi pada tahun 2016 hingga 3188 surat dengan total surat masuk selama tiga tahun mencapai 6826 surat. Sementara itu, pada tahun 2014 surat keluar sebanyak 1128 surat, meningkat menjadi 1276 surat pada tahun 2015, meningkat lagi pada tahun 2016 menjadi 1629 surat dan total surat keluar selama tiga tahun mencapai 4033 surat. Jadi, total surat masuk dan surat keluar selama tiga tahun mencapai 10859 surat. Dengan demikian, peningkatan jumlah surat tersebut, berpengaruh terhadap penyimpanan dan penemuan kembali arsip di Bappeda Kabupaten Klaten, sehingga penggunaan commit to user
sistem otomasi kearsipan perlu digunakan untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan arsip kembali demi memberikan informasi di Bappeda Kabupaten Klaten.
Maka berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk mengambil judul tugas akhir mengenai sistem otomasi kearsipan yang diterapkan di Bappeda Kabupaten Klaten yaitu : “Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang diambil dalam pengamatan ini adalah “Bagaimana Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten?”.
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan dari pengamatan yang penulis lakukan dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Tujuan Operasional
Untuk mendeskripsikan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Bappeda Kabupaten Klaten.
2. Tujuan Fungsional
Tujuan fungsional dalam pengamatan ini adalah untuk memberikan masukan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran di Bappeda Kabupaten Klaten.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi persyaratan dalam mendapatkan sebutan gelar Ahli Madya (A.Md) pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. commit to user
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat yang diharapkan penulis dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini, antara lain:
1. Bagi Penulis
Memperluas wawasan dan menambah pengetahuan penulis di bidang administrasi perkantoran serta mengembangkan teori yang didapat di masa perkulihan untuk diterapkan di dunia kerja.
2. Bagi Instansi
Memberikan saran atau masukan kepada instansi dan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan instansi. Khususnya dalam bidang administrasi serta dapat membantu kegiatan administrasi kerja sehari-hari.
3. Bagi Pihak Lain
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi pihak-pihak yang tertarik dalam bidang ini serta dapat menambah informasi dan referensi agar bermanfaat bagi pengamatan-pengamatan selanjutnya.
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem Otomatisasi Perkantoran (Office Automation System) a. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Abdul Kadir (2002:116) mengemukakan Sistem Otomatisasi Perkantoran atau sering disebut sistem informasi perkantoran (Office Information System) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas- tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Menurut Danang Sunyoto (2014:23), sistem otomatisasi perkantoran meliputi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik.
Menurut Mc Leod (2008:105) otomasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.
Otomatisasi kantor meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2014:12) menyatakan bahwa otomasi kantor merupakan penggabungan dan penerapan teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan perkantoran.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem otomatisasi perkantoran adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis yang meliputi kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data serta informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik untuk perbaikan
commit to user
proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan perkantoran.
b. Model Sistem Otomatisasi Perkantoran Gambar 2.1
Model Sistem Otomatisasi Perkantoran
Sumber : Mc Leod (2008:106)
Model otomatisasi perkantoran yeng menunjukkan bagaimana pada pemecahan masalah menggunakan aplikasi berbasis komputer dan berbasis non komputer. Beberapa pemecahan masalah berada di dalam perusahaaan; sedangkan yang lain berada dalam lingkungan perusahaan. Satu keunggulan dari otomatisasi perkantoran adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang- orang di dalam maupun di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain. Model ini menunjukan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis komputer berinteraksi dengan basis data yang berasal dari informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan dan dari lingkungan.
Otomatisasi kantor telah memungkinkan sebagai perkerjaan kantor commit to user
tertentu yang dilaksanakan di rumah suatu fenomena yang disebut telecommuting.
c. Kegiatan Pokok Sistem Otomatisasi Perkantoran
Menurut Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:25) terdapat empat kegiatan pokok yang dibutuhkan untuk menyediakan informasi dalam proses sistem kantor, antara lain:
1) Pengumpulan data 2) Pengolahan data 3) Penyimpanan data 4) Pendistribusian data
Pendistribusian data maupun informasi dibutukan komunikasi yang baik sebagai syarat mutlak untuk melakukan koordinasi kerja, baik secara vertikal maupun horizontal.
Menurut The Liang Gie (2009:16) Menyatakan bahwa pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Mencatat keterangan/kejadian berarti mencatat semua yang dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat lebih berguna. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak. Hakekat pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi sebagai berikut:
1) Mengumpulkan/menghitung keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
commit to user
2) Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
3) Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
5) Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain
6) Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis, dan aman.
Menurut Maryati (2008:60), mengemukakan bahwa mengolah data menjadi informasi yang lebih berguna diperlukan empat tahap, yaitu:
1) Pengumpulan data
Di dalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi. Setiap kegiatan akan menambah data sehingga setiap hari data itu akan bertambah terus. Misalnya dari kegiatan-kegiatan berikut: membeli, menjual, memproduksi, menerima barang, menyerahkan barang, data karyawan, data pelanggan, dan lain-lain.
commit to user
2) Penyajian data
Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram, sehingga data lebih komunikatif. Jika perlu dicari data pendukung misalnya dari luar perusahaan, seperti:
penjualan industri, informasi tentang pesaing, isu politik, kebijakan pemerintah, dan lain-lain. Penyajian data yang menarik dan komunikatif akan memudahkan pihak pengguna dalam memahaminya.
3) Pengolahan data
Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram, selanjutnya dilakukan pemrosesan data (data processing).
Untuk pengolahan data bisa digunakan dengan alat statistik, namun bisa juga hanya dengan cara sederhana.
4) Pendistribusian
Informasi dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna, khususnya tingkat manajerial, seperti pimpinan puncak, bagian marketing, bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan lainnya yang membutuhkan yang selanjutnya akan digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.
Menurut Abdul Jalaluddin Sayuti (2013:23), menyatakan bahwa pola kegiatan perkantoran antara lain:
1) Menghimpun yaitu, kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan.
2) Mencatat yaitu, kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan, dalam kaitan ini termasuk kegiatan merekam keterangan dengan alat-alat perekam suara sehingga didengar. commit to user
3) Mengolah yaitu, bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan adalah, kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dengan alat untuk membuat jumlah yang diinginkan.
5) Mengirim yaitu, kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6) Menyimpan adalah, kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat pada tempat tertentu agar warkat tetap baik dan aman.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), mengemukakan lingkupan kegiatan sistem otomasi perkantoran, antara lain:
1) Menyimpan, 2) Mengambil, 3) Mengubah,
4) Mengkomunikasikan informasi di lingkungan kantor.
James A O’Brien dan George M Marakas (2014:37), mengemukakan bahwa aktivitas sistem informasi antara lain:
1) Masukan sumber daya data
Data dicatat dan dipersiapkan untuk pengolahan oleh aktivitas masukan, aktivitas masukan biasanya dalam bentuk kegiatan entri data seperti perekaman dan pengeditan.
2) Pemrosesan data menjadi informasi
Aktivitas pemrosesan berkaitan dengan kegiatan perhitungan, pembandingan, penyortiran, pengklasifikasian, dan perangkuman.
Kegiatan ini mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data, dengan demikian mengubahnya menjadi suatu informasi bagi pengguna akhir.
3) Keluaran dari produk informasi
Informasi dari berbagai bentuk dikirimkan kepada pengguna akhir.
Tujuan dari sistem informasi adalah memproduksi informasi yang commit to user
sesuai dengan pengguna akhir. Produk informasi yang umum termasuk pesan, laporan, dan gambar grafis yang dapat disajikan dalam bentuk tampilan video, produk kertas, dan multimedia.
4) Penyimpanan sumber daya data
Penyimpanan merupakan komponen sistem dasar dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi dimana data disimpan dengan cara yang terorganisasi untuk pengguna dikemudian hari.
5) Kendali kerja sistem
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik tentang masukan, pemrosesan, keluaran dan kegiatan penyimpanan. Umpan balik harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memenuhi standar kinerja yang sudah ditentukan, kemudian aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan, sehingga produk informasi yang tepat dihasilkan bagi pengguna akhir.
Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pokok sistem otomatisasi perkantoran terdiri dari:
pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, dan pendistribusian data.
d. Asal dan Sumber Informasi
Menurut Komarudin dalam Ida Nuraida (2008:26) mengemukakan bahwa data/informasi berdasarkan tempat/asal, dapat dibedakan dalam dua kategori, yaitu:
1) Internal
Internal adalah data/informasi yang berasal dari dalam organisasi.
Fungsi data/informasi internal adalah meningkatkan produktivitas dengan memanfaatkan strengths dan mengatasi weaknesses.
2) Eksternal
Eksternal adalah data/informasi yang berasal dari luar organisasi.
Fungsi data eksternal adalah sebagai bahan masukan bagi decising commit to user
making dengan memanfaatkan opportunities dan menanggulangi threats.
Menurut Komaruddin dalam Ida Nuraida (2008:26), sumber informasi berasal dari :
1) Informasi primer, merupakan informasi yang diperoleh dari tangan pertama, yaitu diperoleh dari hasil pengamatan, percobaan survey, atau dugaan objektif.
2) Informasi sekunder, merupakan informasi yang telah dihimpun dan disimpan di tempat penerimaan dan pengolahan. Informasi sekunder diperoleh dari luar organisasi, publikasi, dan badan pemerintahan.
e. Fungsi Sistem Otomatisasi Perkantoran
Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:122) fungsi sistem otomasi perkantoran meliputi:
1) Menghimpun informasi (capture) 2) Memasukkan informasi (input) 3) Mengolah informasi
4) Menciptakan informasi (output)
5) Menyimpan informasi dan temu kembali (storage dan retrieval) 6) Komunikasi atau menyampaikan informasi (communication)
Menurut Milis dalam Ida Nuraida (2008:1) menyatakan lima fungsi kantor, antara lain:
1) Menerima informasi (to receive information)
Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pemesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2) Merekam dan meyimpan data-data serta informasi (to record information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa
commit to user
rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusanaan seperti rincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.
3) Mengatur informasi (to arrange information)
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan atau pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani menajemen seperti penyiapan faktur atau kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.
4) Memberi informasi (to give information)
Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia.
Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan intruksi yang dikeluarkan atas perintah manajemen.
5) Melindungi asset (to safeguard assets)
Selain empat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak commit to user
besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Berdasarkan penjelasan di atas, fungsi sistem otomatisasi perkantoran terdiri dari menghimpun informasi, memasukkan informasi, mengolah informasi, menciptakan informasi, menyimpan informasi dan penemuan kembali, dan komunikasi atau menyampaikan informasi.
f. Bentuk Aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran
Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2015:12), menyatakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomasi Perkantoran, yaitu:
1) Pengolahan kata/angka/data melalui perangkat komputer. Pengolah kata merupakan aplikasi komputer yang membantu melakukan pekerjaan pengetikan huruf/angka dan pencetakan dokumen.
Beberapa aplikasi yang sering digunakan adalah Microsoft Word, Microsoft Excel, WordPro, Word Perfect, dan lainnya.
2) Surat elektronik (Elektronic mail/ E-mail). Merupakan aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat surat elektronik, mengirim surat elektronik, menerima surat elektronik, serta menyimpan surat elektronik. Sekarang banyak layanan email secara gratis yang disediakan oleh berbagai provider, misalnya yahoo, google, hotmail, dan lain-lain.
3) Surat suara (Voice Mail). Aplikasi ini memiliki fungsi yang sama dengan email, namun objek yang ditraksaksikan bukan dalam bentuk surat elektronik, namun berupa rekaman suara.
4) Pengkalenderan elektronik (Elektronic Calendering). Merupakan aplikasi komputer yang berfungsi untuk melakukan pengolahan commit to user
jadwal aktivitas. Jadwal aktivitas berupa rapat, temu janji, perjalanan dinas, seminar, dapat dengan mudah diatur melalui aplikasi ini. Bahkan aplikasi kalender diakses dari mana saja dan kapan saja melalui jaringan internet dengan komputer maupun smartphone.
5) Konferensi suara (Audio Conferencing). Merupakan aplikasi komputer yang digunakan untuk melakukan konferensi secara audio, dari tempat yang berbeda. Bisa dilakukan secara bersama- sama dengan banyak pihak.
6) Konferensi video (Video Conferencing). Sama halnya konferensi suara, konferensi video dilakukan melalui tampilan gambar dan suara. Dengan bantuan kamera yang terhubung dengan jaringan internet, konferensi video dapat dilakukan dari mana saja.
7) Konferensi komputer (Computer Conferencing). Pada dasarnya mirip dengan pemanfaatan e-mail. Namun untuk konferensi komputer digunakan oleh tim tertentu yang memiliki akses.
8) Faksimile merupakan alat yang digunakan untuk mengirim dokumen cetak melalui jaringan komunikasi yang menghubungkan kedua alat tersebut.
9) Sistem arsip elektronik (Electronic filling system). Merupakan aplikasi komputer yang khusus digunakan untuk menyimpan dokumen elektronis dan pencarian/ penemuannya kembali.
10) Pembuatan image (Imaging). Merupakan penyimpanan gambar dalam aplikasi kantor. Gambar diperoleh melalui kamera ataupun hasil pemindaian dengan alat scanner. Sekarang banyak provider yang menyediakan layanan gambar secara online.
Menurut Laksmi, F. Gani, dan Budiantoro (2015:120), mengemukakan beberapa bentuk aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran, terbagi menjadi dua tahap yaitu:
1) Words Processing
commit to user
Tahap pengolah kata yang meningkatkan produktivitas dua tugas besar sekretaris, yaitu pengetikan (pusat pengolah data) dan administrasi (filing, mail handling, dan sebagainya).
2) Information processing
Tahap pengolah informasi ini, selain dapat digunakan untuk pengolah kata, dapat meningkatkan produk manajerial. Tahap ini didorong oleh kekurangan dari tahap pengolah kata dan juga karena adanya evolusi teknologi. Adanya evolusi teknologi informasi ini, terdapat lima kategori teknologi yang utama digunakan untuk kepentingan perkantoran, antara lain:
a) Video conferencing (Elektronic Meeting)
Memungkinkan sekelompok orang di kota yang berbeda bertemu tanpa harus mengadakan perjalanan (hemat waktu dan biaya). Alat ini memiliki dua layar untuk menayangkan wajah dan dokumen.
b) Information transfer
Penyebaran informasi umumnya dilakukan melalui komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi melalui suara, misalnya telepon atau alat penerima telepon; komunikasi tulis dan grafis, misalnya faksimile; komunikasi data, e-mail.
c) Information retrieval
Temu kembali informasi adalah menemukan informasi dari pangkalan data. Pangkalan data internal biasanya barisi laporan, memo, file pelanggan, file korespondensi, dan sebagainya; sedangkan pangkalan data ekternal yang dapat diakses melalui terminal jaringan komputer data (data communication networks) berisi informasi, tergantung pada data dan informasi yang diinginkan.
commit to user
d) Personal information processing
Mikrokomputer jinjing yang dapat dihubungkan dengan komputer pusat dan informasi dari hubungan telepon (lebih canggih, lebih murah, lebih mudah digunakan).
e) Activity management
Sistem kelender terautomasi memuat jadwal pertemuan, mengatur waktu pribadi, mengikuti pelaksanaan proyek, dan memungkinkan untuk melihat kalender orang lain (mengurangi hubungan telepon), atau mengingatkan tenggat waktu.
Berdasarkan bentuk aplikasi sistem otomatisasi perkantoran mempunyai beberapa aplikasi, yang dirangkum menjadi menjadi dua, yaitu pengolah kata dan pengolah informasi.
2. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) a. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik
Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, Tata Naskah Dinas Elektronik adalah Pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.
b. Cakupan Tata Naskah Dinas Elektronik
Menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, cakupan Tata Naskah Dinas Elektronik antara lain;
1) Komunikasi eksternal a) Agenda surat masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi luar yang ditujukan untuk salah satu unit kerja dalan suatu organisasi.
Sistem ini melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam basis data (database). Dokumen yang berkaitan dengan surat masuk tersebut disimpan dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik commit to user
dengan menggunakan pemindai (scanner) dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik atau unggah berkas (upload file) untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy).
b) Agenda surat keluar
Surat keluat adalah surat yang dikirim kepada instansi lain yang dibuat oleh suatu unit kerja. Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep surat keluar berdasarkan pedoman tata naskah dinas. Agenda surat keluar yang telah selesai akan disimpan dengan cara dilakukan pemindaian dokumen.
2) Komunikasi internal
Naskah dinas internal merupakan naskah dinas korespondensi yang dibuat oleh suatu unit kerja yang ditujukan untuk unit kerja lain dalam instansi yang sama. Pengelolaan naskah dinas dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
a) Agenda surat masuk
Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari unit kerja lain dalam instansi yang sama. Sistem akan melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, sehingga semua data tersimpan dalam basis data (database). Dokumen yang berkaitan dengan surat masuk tersebut disimpan dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik dengan menggunakan pemindaian dokumen untuk dokumen yang masuk secara fisik, atau upload file untuk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah dinas elektronik (softcopy).
b) Agenda surat keluar
Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirim kepada unit lain dalam instansi yang sama. Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep commit to user
surat keluar berdasarkan template standar pedoman umum tata naskah dinas. Agenda surat yang telah selesai akan disimpan dalam pemindaian dokumen.
3) Disposisi
Disposisi merupakan perintah atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik harus memberikan mekanisme pembuatan dan metode koordinasi antara pembuat dan penerima dalam menyelesaikan satu alur disposisi.
4) Pembuatan surat dengan template
Pembuatan surat dengan menggunakan template acuan akan memberikan kemudahan dan keseragaman. Dengan hal ini, sistem Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan suatu mekanisme yang menyatu dalam satu alur pembuatan agenda surat keluar dan atau surat internal. Proses melengkapi template dengan data yang diperlukan dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi penyuntingan teks (text editor) yang disediakan di situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain.
c. Persyaratan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011, Persyaratan untuk menerapkan Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik, antara lain:
1) Infrastruktur
a) Jaringan komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pada server.
b) Komputer induk merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak penggunaan dalam satu jaringan.
commit to user
c) Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan jaringan sehingga dapat mengakses aplikasi pada komputer induk.
d) Pemindai dokumen (scanner) merupakan perangkat induk melakukan pemindaian dokumen pada komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah.
e) Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, dan penggunaan sistem.
2) Suprastruktur
a) Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik adalah unit kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang teknologi informasi dan komunikasi dan/atau kesekretariatan.
b) Sumber daya manusia adalah administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan menajemen data induk, dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.
c) Prosedur operasional standar dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing- masing sesuai dengan struktur organisasi dan tata surat yang berlaku dalam suatu instansi.
d. Spesifikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik
Spesifikasi Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011 terbagi menjadi dua, yaitu Spesifikasi Fungsional dan Spesifikasi Non-fungsional:
1) Spesifikasi Fungsional a) Manajemen pengguna
i. Data induk pengguna (master data user) memfasilitasi manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan/atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai
commit to user
dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi.
ii. Pemberian kewenangan (role) mengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dokumen, pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar. Dalam Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik, dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekaligus dalam suatu waktu, yang diatur oleh administrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan.
b) Agenda surat masuk
Penanganan agenda surat masuk adalah sebagai berikut:
i. Masukan/input agenda
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat masuk dan secara otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan agenda. Data yang dimasukkan petugas sekurang- kurangnya memuat :
Nomor agenda;
Tanggal penerimaan surat;
Nomor, tanggal, dan hal surat;
Tujuan surat;
Nama dan alamat pengirim surat;
Kecepatan tanggap;
Amat segera
Segera
Biasa
Isi yang ringkas;
Keterangan, antara laian, tembusan dan salinan.
commit to user
ii. Penyimpanan dokumen
Surat masuk yang dicatat sebagai sebuah agenda surat masuk disimpan dengan dua alternatif;
Pemindaian (scanning) dokumen, merupakan sistem yang memfasilitasi pemindaian apabila dokumen diterima dalam bentuk naskah asli elektronik (hardcopy).
File upload, dilakukan apabila surat telah diterima dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy).
iii. Melihat detail agenda
Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik memungkinkan setiap data agenda masuk dan file terkait yang telah disimpan dapat dilihat kembali secara mudah dan lengkap.
iv. Membuat disposisi
Sistem menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi terhadap suatu agenda surat masuk. Disposisi ini merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan agenda surat masuk.
v. Manajemen disposisi
Sistem memberikan mekanisme untuk menajemen disposisi, yaitu mekanisme untuk pembuatan laporan terhadap disposisi yang diterima oleh suatu pengguna dan pemberian komentar oleh pembuat disposisi terhadap laporan disposisi.
c) Agenda surat keluar
Surat keluar dapat dibuat berdasarkan laporan disposisi ataupun konsep surat atas inisiatif sendiri.
i. Pembuatan konsep surat
Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: commit to user
Template/borang acuan
Sistem menyediakan template yang mengacu pada pedoman umum tata naskah dinas.
Tanpa template/borang acuan
Selain menggunakan template/borang acuan yang sudah didefinisikan, pengguna dapat membuat konsep surat tanpa template apabila konsep surat tidak memerlukan format tata naskah dinas.
ii. Persetujuan konsep surat
Terdapat fasilitas untuk melakukan persetujuan atasan terhadap konsep surat yang telah dibuat. Dalam proses persetujuan suatu konsep surat, dimungkinkan terjadi koreksi dan revisi yang dilakukan secara berulang sampai didapat suatu konsep surat yang disepakati.
iii. Pembuatan agenda surat keluar
Unit kerja dapat melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep surat menjadi surat final.
iv. Penomoran otomatis
Agenda surat yang telah dibuat diberi nomor secara otomatis oleh sistem berdasarkan suatu format penomoran yang dipilih.
v. Pemindaian (scanning) surat
Surat keluar yang telah dilengkapi dengan tanda tangan dan cap disimpan dengan cara pemindaian (scanning).
d) Manajemen template
i. Penggunaan template standar
Sistem penyediaan template/borang acuan surat berdasarkan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Yang diatur dengan Permenpan R&B terbaru. Beberapa aspek spesifik seperti logo instansi dapat diatur pada aplikasi Tata commit to user
Naskah Dinas Elektronik sehingga berlaku umum untuk semua instansi.
Jenis dan format template naskah dinas yang tersedia terdiri dari naskah dinas berikut:
Naskah dinas arahan
Naskah dinas korespondesi
Naskah dinas khusus
Laporan
Telaahan staf
Formulir
Lebih jelas mengenai format setiap naskah dinas di atas beserta aturan yang berkaitan dengan penomoran dan penyusunannya dapat dilihat pada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas terbaru.
ii. Pembuatan template/borang acuan baru
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan fasilitas untuk membuat template baru yang belum ada pada pedoman tata naskah dinas sehingga format surat yang spesifik pada suatu instansi tetap dapat dimasukkan sebagai suatu template.
iii. Penggunaan template dalam pembuatan konsep
Template yang telah tersimpan harus terintegrasi dengan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik sehingga proses melengkapi surat dapat langsung dilakukan aplikasi situs (website) tersebut tanpa memerlukan aplikasi editor teks/penyunting (teks editor) lain. Surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia dan sangat rahasia ditangani sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh instansi masing-masing. Dalam hal ini, alur kerja penanganan surat rahasia yang meliputi pencatatan agenda dan alur disposisi masih dapat menggunakan alur kerja yang disediakan commit to user
aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik, dimana perbedaannya terletak pada tidak adanya file hasil scanning karena file fisik surat tersebut langsung disampaikan pada pejabat penerima surat.
e) Pancarian dokumen
Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem akan dapat dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan oleh pengguna. Pencarian ini juga meliputi kegiatan pencatatan agenda masuk, disposisi, dan pembuatan agenda kaluar.
2) Spesifikasi Non-fungsional
Berdasarkan hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem adalah berikut:
a) Keamanan aplikasi
Aplikasi menjamin otentikasi pengguna yang melakukan pengaksesan. Secara minimal, makanisme otentikasi dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama pengguna dan kata kunci (password) sehingga aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah ditentukan untuk masing-masing pengguna.
Otentifikasi dilengkapi dengan keamanan yang menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus, misalkan dengan menggunakan gambar atau tulisan khusus (capture) ataupun security question. Dalam akses aplikasi harus dijamin bahwa:
Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terotentifikasi.
Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi kewenangannya.
Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara paralel. commit to user
b) Pencatatan log aktivitas pengguna
Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.
c) Fitur penghapusan dan pembatalan
Aplikasi tidak melakukkan penghapusan secara langsung (purge delete) terhadap dokumen ataupun agenda surat yang telah dibuat, tetapi digunakan makanisme flag untuk menandakan status validitas suatu dokumen ataupun agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan masing- masing instansi.
d) Keamanan penyimpanan
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpang tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya, sehingga setiap user dapat mengakses file dokumen yang benar. Penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan aspek keamanan dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file.
Berdasarkan tinjauan pustaka diatas, penulis akan mendeskripsikan tentang “Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di Bappeda Kabupaten Klaten dengan berlandaskan teori pada kegiatan sistem otomasi perkantoran dan spesifikasi sistem menurut Permenpan R&B No 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintahan.
commit to user
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan ini bertempat di Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten. Alamat Bappeda Kabupaten Klaten di Jalan Pemuda No. 294 Gedung Pemda II Kab Klaten.
Alasan pemilihan lokasi di Bappeda:
a. Bappeda Kabupaten Klaten memiliki salah satu kegiatan administrasi perkantoran yaitu surat menyurat yang merupakan salah satu tugas bagian Kasubag Umum dan Kepegawaian yaitu arsip dan pengurusan surat menyurat dengan menerapkan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), sehingga hal tersebut berkaitan dengan pengamatan yang dilakukan penulis.
b. Pihak Bappeda Kabupaten Klaten memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan pengamatan sehingga memungkinkan penulis mendapatkan data, informasi dan referensi yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
2. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini bertujuan untuk memberikan deskripsi secara jelas
mengenai keadaan di lapangan. Penulis melakukan pengamatan di Bappeda Kabupaten Klaten untuk mengetahuai secara jelas apa saja
yang terjadi di lapangan secara nyata, sehingga pengamatan yang dilakukan penulis yaitu menggunakan observasi berperan. Menurut Sugiyono (2013:145) dalam observasi ini, penulis terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data pengamatan.
Data yang dikumpulkan secara sistematis mengenai fakta-fakta yang ada dengan diikuti teori pendukung dan dapat dipertanggungjawabkan dan pengamatan tentang data yang dikumpulkan commit to user
dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata tertulis maupun lisan yang disusun dalam kalimat. Dengan menggunakan metode pengamatan ini, maka penulis berharap dapat memperoleh informasi-informasi yang sesuai dengan pengamatan dapat menggambarkan realita yang ada di Bappeda Kabupaten Klaten dalam hal Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
3. Teknik Pengumpulan Data
Sesuai dengan jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu observasi berperan, maka teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk menjawab perumusan masalah yaitu sebagai berikut:
a. Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dalampenelitian kualitatif yang dilakukan oleh penulis. Menurut H.B.
Sutopo (2006:75) mengemukakan bahwa teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Tujuan observasi menurut Patton dalam Affifudin dan Beni Ahmad Saebani (2010:134) adalah mendiskripsikan aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dalam kejadian yang diamati. Spradley dalam H.B. Sutopo (2006:75) menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat dibagi menjadi (1) tak berperan sama sekali dan (2) observasi berperan, yaitu terdiri dari berperan pasif, berperan aktif, dan berperan penuh.
Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan teknik observasi berperan aktif karena penulis ikut serta melakukan kegiatan sehari-hari tetapi belum secara menyeluruh karena penulis hanya sementara dan sifatnya membantu kegiatan di lokasi pengamatan.
Menurut Spradley dalam Djam’an Satori dan Aan Komariah (2010:115) dalam observasi berperan aktif ini, penulis ikut melakukan apa yang dilakukan oleh narasumber, tetapi belum sepenuhnya. Penulis commit to user
menggunakan teknik observasi aktif di Bappeda Kabupaten Klaten guna mendapatkan data yang tepat dan akurat mengenai Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang digunakan Bappeda Kabupaten Klaten.
b. Wawancara
Menurut Suwartono (2014:48) wawancara adalah cara menjaring informasi atau data melalui interaksi verbal/lisan.
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur dan maupun tidak terstruktur. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan- pertanyaannya telah disiapkan, dengan menggunakan pedoman wawancara, hal tersebut sependapat dengan Suwartono (2014:49).
Dalam pengamatan ini, penulis melakukan wawancara terhadap Kepala Subbagian dan Staf Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten sebagai informan atau narasumber yang menangani aktivitas arsip dan surat menyurat untuk memberikan informasi kepada seluruh bagian Bappeda Kabupaten Klaten. Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan penulis dalam membantu penyusunan dan penyempurnaan laporan tugas akhir penulis.
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip
Mengkaji dokumen dan arsip merupakan sumber data yang pokok dalam pengamatan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dalam peristiwa yang akan diamati. Dokumen dan arsip menurut Sugiyono dalam Ibrahim (2015:94) adalah catatan peristiwa yang telah berlalu, yang bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya menumental seseorang. Dengan dokumen dan arsip pengamat dapat memahami later belakang suatu peristiwa yang terjadi di masa lampau yang berkaitan dengan peristiwa masa kini yang sedang diteliti.
Dalam pengamatan ini, penulis mengkaji dokumen dan arsip untuk melangkapi data pengamatan, dokumen dan arsip yang diperlukan penulis antara lain; surat masuk, surat keluar, disposisi dan peraturan yang mendukung kegiatan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik commit to user di Bappeda Kabupaten Klaten.
31 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Bappeda Kabupaten Klaten
Badan Perencanaan, Pembangunan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Klaten berdiri pada tanggal 25 Juli 1980. Semula Bappeda Kabupaten Klaten bernama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten. Pada tanggal 5 Desember 2016, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten berubah nama menjadi Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten sesuai dengan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016. Bappeda Kabupaten Klaten beralamat di Jl. Pemuda Nomor 294 Gedung Pemda II Lt. 2 Telp. (0272) 321046 Pswt 314-318, Faks (0272) 328730 Klaten – 57424.
Badan Perencanaan Penelitian Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan di bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan, dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kedudukan susunan organisasi tugas dan fungsi serta tata kerja Bappeda Kabupaten Klaten Berdasarkan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 pada tanggal 5 Desember 2016.
B. Visi, Misi Bappeda Kabupaten Klaten 1. Visi
“Terwujudnya perencanaan yang efektif, partisipatif, inovatif dan integratif guna mewujudkan pembangunan daerah yang berkelanjutan Tahun 2016-2021.”
2. Misi
a. Meningkatkan kapasitas dan kualitas profesionalisme aparatur perencana; commit to user
b. Meningkatkan sistem tata kerja dan kinerja yang efektif dan efisien;
c. Mewujudkan pengelolaan sistem perencanaan pembangunan dan bank data yang akurat berbasis teknologi informasi;
d. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan daerah serta koordinasi dengan melibatkan secara aktif pemangku kepentingan pembangunan;
e. Meningkatkan kualitas pengendalian, monitoring, dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan pembangunan yang terpadu.
C. Tugas Pokok Dan Fungsi Bappeda Kabupaten Klaten 1. Tugas pokok
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Bab V pasal 8, Badan sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan dibidang perencanaan penelitian, dan pengembangan.
2. Fungsi
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Bab V pasal 9. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 8, Badan menyelenggarakan fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis bidang perencanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pengembangan daerah;
b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan daerah;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pembangunan daerah;
d. Pemantauan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pengembangan daerah; dan e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan
tugas dan fungsinya.
commit to user
33 D. Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten
SUB BAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN RETNO SUMIWI, S.Sos
Penata (III/C) SUB BAG KEUANGAN
SUB BAG PERENCANAAN DAN PELAPORAN JOKO HANDOYO HS, S.STP, M.Si
Pembina (IV/A)
K E P A L A
Drs. BAMBANG SIGIT SN, MM Pembina Utama Muda (IV/C)
SRIHADI, ST, MM Pembina (IV/A)
SEKRETARIS
TRIMO TRIJOKO, S.Sos Penata (III/C)
SRI YUWANA HARIS YULIANTA, ST, MT Pembina (IV/A)
SUB BID PENGENDALIAN DAN EVALUASI
MUHAMMAD UMAR SAID, S.Hut, MPP, M.Eng
Penata (III/C) SUB BID PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN SUB BID KESEJAHTERAAN
SOSIAL
SUB BID INFRASTRUKTUR WILAYAH
NURUL BARIYAH, SH, M.Si Pembina (IV/A)
BIDANG PENELITIAN, PENGEMBANGAN, PENGENDALIAN DAN EVALUASI
JOKO SUPRAPTO, S.Sos, M.Si Pembina (IV/A)
SUB BID SUMBER DAYA ALAM, LINGKUNGAN HIDUP, DAN
PENGEMBANGAN WILAYAH PANDU WIRABANGSA, SH, M.Eng
Penata (III/C)
WACHJU ADHI PRATOMO, SE, M.Si Pembina (IV/A)
BIDANG INFRASTRUKTUR DAN PENGEMBANGAN WILAYAH
LUSIANA, SSTP, M.Si Penata (III/C)
SUB BID PEMERINTAHAN DAN PEMBERDAYAAN
MASYARAKAT SRI NUGROHO, SIP, MM
Penata Tk. I (III/D) Ir. ANGGORO BUDI WARSITO, MM
Pembina Tk. I (IV/B) BIDANG SOSIAL BUDAYA
SUB BID EKONOMI PRODUKTIF
GS. WAHYU WIDODO, SE, M.Si Pembina (IV/A) SUB BID EKONOMI KREATIF
HIMAWAN PAMUNGKAS, S.Sos Penata Tk.I (III/D) BIDANG EKONOMI WAHYU HARIADI, SP, MM
Pembina (IV/A)
Jabatan Fungsional
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten
Sumber: Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016
commit to user
