BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
B. Metode Pengamatan
3. Teknik Pengumpulan Data
Sesuai dengan jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu observasi berperan, maka teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk menjawab perumusan masalah yaitu sebagai berikut:
a. Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dalampenelitian kualitatif yang dilakukan oleh penulis. Menurut H.B.
Sutopo (2006:75) mengemukakan bahwa teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data berupa peristiwa, tempat atau lokasi, dan benda serta rekaman gambar. Tujuan observasi menurut Patton dalam Affifudin dan Beni Ahmad Saebani (2010:134) adalah mendiskripsikan aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian dilihat dalam kejadian yang diamati. Spradley dalam H.B. Sutopo (2006:75) menjelaskan bahwa pelaksanaan teknik dalam observasi dapat dibagi menjadi (1) tak berperan sama sekali dan (2) observasi berperan, yaitu terdiri dari berperan pasif, berperan aktif, dan berperan penuh.
Dalam pengumpulan data, penulis menggunakan teknik observasi berperan aktif karena penulis ikut serta melakukan kegiatan sehari-hari tetapi belum secara menyeluruh karena penulis hanya sementara dan sifatnya membantu kegiatan di lokasi pengamatan.
Menurut Spradley dalam Djam’an Satori dan Aan Komariah (2010:115) dalam observasi berperan aktif ini, penulis ikut melakukan apa yang dilakukan oleh narasumber, tetapi belum sepenuhnya. Penulis commit to user
menggunakan teknik observasi aktif di Bappeda Kabupaten Klaten guna mendapatkan data yang tepat dan akurat mengenai Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) yang digunakan Bappeda Kabupaten Klaten.
b. Wawancara
Menurut Suwartono (2014:48) wawancara adalah cara menjaring informasi atau data melalui interaksi verbal/lisan.
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur dan maupun tidak terstruktur. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan-pertanyaannya telah disiapkan, dengan menggunakan pedoman wawancara, hal tersebut sependapat dengan Suwartono (2014:49).
Dalam pengamatan ini, penulis melakukan wawancara terhadap Kepala Subbagian dan Staf Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten sebagai informan atau narasumber yang menangani aktivitas arsip dan surat menyurat untuk memberikan informasi kepada seluruh bagian Bappeda Kabupaten Klaten. Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan penulis dalam membantu penyusunan dan penyempurnaan laporan tugas akhir penulis.
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip
Mengkaji dokumen dan arsip merupakan sumber data yang pokok dalam pengamatan, terutama untuk mendukung proses interpretasi dalam peristiwa yang akan diamati. Dokumen dan arsip menurut Sugiyono dalam Ibrahim (2015:94) adalah catatan peristiwa yang telah berlalu, yang bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya menumental seseorang. Dengan dokumen dan arsip pengamat dapat memahami later belakang suatu peristiwa yang terjadi di masa lampau yang berkaitan dengan peristiwa masa kini yang sedang diteliti.
Dalam pengamatan ini, penulis mengkaji dokumen dan arsip untuk melangkapi data pengamatan, dokumen dan arsip yang diperlukan penulis antara lain; surat masuk, surat keluar, disposisi dan peraturan yang mendukung kegiatan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik commit to user di Bappeda Kabupaten Klaten.
31 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Bappeda Kabupaten Klaten
Badan Perencanaan, Pembangunan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Klaten berdiri pada tanggal 25 Juli 1980. Semula Bappeda Kabupaten Klaten bernama Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten. Pada tanggal 5 Desember 2016, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten berubah nama menjadi Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten sesuai dengan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016. Bappeda Kabupaten Klaten beralamat di Jl. Pemuda Nomor 294 Gedung Pemda II Lt. 2 Telp. (0272) 321046 Pswt 314-318, Faks (0272) 328730 Klaten – 57424.
Badan Perencanaan Penelitian Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan di bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan, dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kedudukan susunan organisasi tugas dan fungsi serta tata kerja Bappeda Kabupaten Klaten Berdasarkan Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 pada tanggal 5 Desember 2016.
B. Visi, Misi Bappeda Kabupaten Klaten 1. Visi
“Terwujudnya perencanaan yang efektif, partisipatif, inovatif dan integratif guna mewujudkan pembangunan daerah yang berkelanjutan Tahun 2016-2021.”
2. Misi
a. Meningkatkan kapasitas dan kualitas profesionalisme aparatur perencana; commit to user
b. Meningkatkan sistem tata kerja dan kinerja yang efektif dan efisien;
c. Mewujudkan pengelolaan sistem perencanaan pembangunan dan bank data yang akurat berbasis teknologi informasi;
d. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan daerah serta koordinasi dengan melibatkan secara aktif pemangku kepentingan pembangunan;
e. Meningkatkan kualitas pengendalian, monitoring, dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan pembangunan yang terpadu.
C. Tugas Pokok Dan Fungsi Bappeda Kabupaten Klaten 1. Tugas pokok
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Bab V pasal 8, Badan sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan dibidang perencanaan penelitian, dan pengembangan.
2. Fungsi
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Bab V pasal 9. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 8, Badan menyelenggarakan fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis bidang perencanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pengembangan daerah;
b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan daerah;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pembangunan daerah;
d. Pemantauan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pembangunan daerah, penelitian, dan pengembangan daerah; dan e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan
tugas dan fungsinya.
commit to user
33 D. Struktur Organisasi Bappeda Kabupaten Klaten
SUB BAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN RETNO SUMIWI, S.Sos
Penata (III/C) SUB BAG KEUANGAN
SUB BAG PERENCANAAN DAN PELAPORAN JOKO HANDOYO HS, S.STP, M.Si
Pembina (IV/A)
K E P A L A
Drs. BAMBANG SIGIT SN, MM Pembina Utama Muda (IV/C)
SRI YUWANA HARIS YULIANTA, ST, MT Pembina (IV/A)
SUB BID PENGENDALIAN DAN EVALUASI
MUHAMMAD UMAR SAID, S.Hut, MPP, M.Eng
SUB BID SUMBER DAYA ALAM, LINGKUNGAN HIDUP, DAN
PENGEMBANGAN WILAYAH PANDU WIRABANGSA, SH, M.Eng
Penata (III/C)
WACHJU ADHI PRATOMO, SE, M.Si Pembina (IV/A) Ir. ANGGORO BUDI WARSITO, MM
Pembina Tk. I (IV/B) BIDANG SOSIAL BUDAYA
SUB BID EKONOMI PRODUKTIF
GS. WAHYU WIDODO, SE, M.Si Pembina (IV/A)
Sumber: Peraturan Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016
commit to user
Dalam menjalankan tugasnya tidak terlepas dari strukutr yang telah ditentukan karena dapat menunjang pencapaian tujuan dari instansi tersebut. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun 2016 Tentang kedudukan Susunan Organisasi Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappeda) Kabupaten Klaten terdiri dari:
1. Kepala Badan
Kepala Badan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a, mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pemerintahan daerah bidang perencanaan, penelitian, dan pengembangan daerah dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Merumuskan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis penyelenggaraan perencanaaan dan pelaksanaan pembangunan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
b) Menyusun rencana pembangunan daerah yang meliputi Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Rencana Kerja Pembangunan Daerah;
c) Melaksanaan koordinasi, sinkronisasi, integrasi, konsolisasi, dan harmonisasi perencanaan pembangunan daerah dengan Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten, Pemerintah Provinsi, Kementerian/ Lembaga, Pemerintah Pusat serta Instansi Vertikal;
d) Menyusun Kebijakan Umum Anggaran, Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara dalam rangka penyusunan rangka Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah bersama-sama dengan Tim Anggaran Pemerintan Daerah;
e) Membina, mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan pembangunan daerah dan pelaksanaan pembangunan daerah di antara perangkat daerah di lingkungan Pemerintahan Kabupaten.
commit to user
f) Merumuskan konsep kebijakan, pedoman, dan petunjuk teknis pelaksanaan penelitian dan pengembangan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
g) Membina, mengarahkan mengkoordinasikan dan memonitoring secara berkala pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah agar sasaran target dapat tercapai sesuai dengan program kerja serta pelaksanaan sesuai dengan ketentuan;
h) Mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan hasil pelaksanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan lebih lanjut;
i) Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan Badan dengan memberikan arahan kepada Sekretaris dan Kepala Bidang mengacu pada Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Indikator Kinerja Utama, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Rencana Kerja Pemerintah Daerah, dan Rencana Strategis Kabupaten, kebijakan Bupati dan kondisi obyektif sesuai ketentuan yang berlaku;
j) Mengkoordinasikan penyusunan laporan kinerja Badan;
k) Memberikan saran, masukan dan pertimbangan kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah di bidang perencanaan, penelitian dan pengambangan daerah;
l) Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya berdasarkan ketentuan yang berlaku;
m) Mengusulkan, menunjuk, menetapkan, dan melaksanaan pembinaan pejabat pengelola keuangan;
n) Membina bawahan dalam pencapaian program badan dengan memberi petunjuk pemecahan masalah agar bawahan mampu melaksanakan tugas jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku; commit to user
o) Mengevaluasi dan mengandalikan pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah dan sedang berjalan berdasarkan rencana dan realisasi sebagai bahan dalam penyusunan sasaran tahun berikutnya;
p) Menilai pencapaian sasaran kinerja pegawai yang menjadi bawahannya dengan jalan memantau dan mengevaluasi sasaran kinerja pegawai;
q) Melaksanakan kerjasama dengan pihak lain dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
r) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang perencanaan, penelitian dan pengembangan daerah;
s) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya; dan
t) Melaporkan hasil pertanggungjawaban pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Sekretariat
Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf b, dipimpin oleh Sekretaris, yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Badan dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah di bidang perencanaan, penelitian dan pengembangan daerah serta melaksanakan perumusan kebijkan, pengkoordinasian, pembinaan, dan pengendalian kegiatan perencanaan, monitoring, evaluasi, pelaporan keuangan, administrasi umum, dan kepegawaian badan.
a. Subbagian Perencanaan Program
Subbagian Perencanaan Program sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf b angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbagian yang mempunyai tugas menyiapkan bahan penyusunan perencanaan Badan dan perencanaan pembangunan daerah serta pedoman pelaksanaan pembangunan daerah. commit to user
b. Subbagian Keuangan dan Pelaporan
Subbagian Keuangan dan Pelaporan sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf b angka 2 dipimpin oleh Kepala Subbagian, mempunyai tugas sebagai pejabat penatausahaan keuangan yang melaksanakan fungsi pengelolaan keuangan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan Badan.
c. Subbagian Umum dan Kepegawaian
Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf b angka 3, dipimpin oleh Kepala Subbagian yang mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, kehumasan, ketatalaksanaan, dan rumah tangga, pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan barang kantor serta melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian.
3. Bidang Ekonomi
Bidang Ekonomi sebagaimana dimaksud dalam pasal 3 ayat (1) huruf c, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagai tugas Badan dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang ekonomi yang meliputi pangan, Koperasi dan usaha kecil menengah, penanaman modal, kelautan dan perikanan, pariwisata, pertanian, kehutanan, perdagangan, perindustrian, dan keuangan.
a. Subbidang Ekonomi Produktif
Subbidang Ekonomi Produktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf c angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang ekonomi yang meliputi pangan,
commit to user
kelautan dan perikanan, pariwisata, pertanian, kehutanan dan keuangan.
b. Subbidang Ekonomi Kreatif
Subbidang Ekonomi Kreatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf c angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang ekonomi yang meliputi koperasi dan usaha kecil menengah, penanaman modal, perdagangan, dan perindustrian.
4. Bidang Sosial Budaya (Sosbud)
Bidang Sosial Budaya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang sosial budaya meliputi pendidikan, kesehatan, sosial, ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, pemberdayaan masyarakat dan desa, pengendalian penduduk dan keluarga berencana, kepemudaan dan olah raga, statistik, persandian, kebudayaan, perpustakaan, arsip, tenaga kerja, transmigrasi, kepegawaian, pendidikan dan pelatihan, fungsi penunjang lainnya serta pemerintahan umum.
a. Subbidang Kesejahteraan Sosial
Subbidang Kesejahteraan Sosial sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah commit to user
di bidang sosial budaya yang meliputi pendidikan, kesehatan, sosial, pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, pengendalian penduduk dan keluarga berencana, serta kepemudaan dan olahraga.
b. Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang Pemerintahan dan Pemberdayaan Masyarakat yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang sosial budaya yang meliputi ketentraman dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat, tenaga kerja, administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, pemberdayaan masyarakat dan desa, statistik, persandian, kebudayaan, perpustakaan, arsip, transmigrasi, kepegawaian, pendidikan dan pelatihan, fungsi penunjang lainnya serta pemerintahan umum.
5. Bidang Insfrastruktur dan Pengembangan Wilayah (IPW);
Bidang Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf e, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyait tugas melaksanakan sebagian tugas Badan dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah, yang meliputi pekerjaan umum dan penataan ruang, perumahan rakyat dan kawasan permukiman, pertanahan, lingkungan hidup, perhubungan, komunikasi dan informatika, serta energi dan sumber daya mineral.
commit to user
a. Subbidang Insfrastruktur Wilayah
Subbidang Infrastruktur Wilayah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf e angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang infrastruktur dan pengembangan wilayah, yang meliputi pekerjaan umum dan penataan ruang, perhubungan, komunikasi dan informatika.
b. Subbidang Sumber Daya Alam, Lingkungan Hidup dan Pengembangan Wilayah
Subidang Sumber Daya Alam, Lingkungan Hidup dan Pengembangan Wilayah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah di bidang insfrastruktur dan pengembangan wilayah yang meliputi perumahan rakyat dan kawasan pemukiman, pertanahan, energi, dan sumber daya mineral dan lingkungan hidup.
6. Bidang Penelitian, Pengembangan, Pengendalian, dan Evaluasi (PPPE)
Bidang Penelitian, Pengembangan, Pengendalian, dan Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal3 ayat (1) huruf f, dipimpin oleh Kepala Bidang yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan dalam menyiapkan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan pelaksanaan penelitian dan pengembangan daerah serta pengendalian dan evaluasi atas perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah.
commit to user
a. Subbidang Penelitian dan Pengembangan
Subbidang Penelitian dan Pengembangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf f angka 1, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan di bidang penelitian dan pengembangan.
b. Subbidang Pengendalian dan Evaluasi
Subbidang Pengandalian dan Evaliasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf e angka 2, dipimpin oleh Kepala Subbidang yang mempunyai tugas dalam penyiapan perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk teknis, pengkoordinasian, pembinaan, penyusunan pengendalian dan evaluasi perencanaan dan pelaksanaan pembangunan daerah.
E. Job Deskripsi
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Bupati Klaten Nomor 62 Tahun 2016 Bab IV Bagian Kedua Paragraf 3 Pasal 14 tentang Rincian Tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian,
1. Subbagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b angka 3, dipimpin oleh Kepala Subbagian yang mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, kehumasan, ketatalaksanaan dan rumah tangga, pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan barang kantor serta melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian.
2. Rincian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai berikut:
a. Menyiapkan bahan kebijakan dan petunjuk teknis subbagian umum dan kepegawaian sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;
commit to user
b. Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan subbagian umum dan kepegawaian;
c. Membagi tugas-tugas pada subbagian umum dan kepegawaian kepada bawahannya;
d. Melaksanakan administrasi surat, ekspedisi, penggandaan, kearsipan, pengadaan alat tulis kantor, akomodasi rapat, pertemuan,upacara, penerimaan tamu serta pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan rumah tangga dan barang inventaris badan;
e. Menyusun bahan publikasi dan hubungan masyarakat;
f. Menyusun data informasi serta layanan pengaduan masyarakat;
g. Menyiapkan bahan rancanagan peraturan perundang-undangan;
h. Menyusun mekanisme sistem prosedur kerja badan;
i. Menyiapkan kebutuhan dan melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas;
j. Mengatur dan mengelola penggunaan kendaraan dinas serta perlengkapan perjalanan dinas;
k. Mengatur dan mengelola tata ruang kantor, kebersihan, ketertiban, keamanan, kenyamanan, dan keserasian ruang kantor;
l. Melaksanakan administrasi umum kepegawaian meliputi menyiapkan bahan dan mengusulkan Kartu Pegawai, Kartu Isteri, Kartu Suami, Tabungan Asuransi Pegawai Negeri, Asuransi Kesehatan dan izin cuti;
m. Menyusun Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja dan Evaluasi Jabatan:
commit to user
n. Menyiapkan bahan usulan pengembangan karir pegawai, meliputi kebutuhan pegawai/ formasi pegawai, usulan untuk menduduki jabatan, tugas belajar/izin belakar, ujian dinas, pendidikan dan latihan, serta pemberian penghargaan dan tanda jasa;
o. Menyiapkan bahan usulan mutasi pegawai meliputi kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemindahan/mutasi, pemberhentian dan pensiun, penyesuaian ijazah dan Sasaran Kinerja Pegawai;
p. Menyiapkan, menghimpun dan mengelola data pegawai serta menyususn Daftar Urut Kepangkatan;
q. Menyiapkan usulan pejabat pengelola keuangan dan barang;
r. Memberi usul dan saran kepasa atasan sesuai bidang tugasnya;
s. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan pengawasan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar;
t. Menilai capaian sasaran kinerja bawahannya dengan jalan memantau dan mengevaluasi hasil kerja pegawai;
u. Mengevaluasi dan menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas serta mencari alternatif pemecahan masalah;
v. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
w. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya; dan
x. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada atasan.
commit to user
F. Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten
Bappeda Kabupaten Klaten mempunyai 48 pegawai, yang terdiri dari satu Kepala Kantor, satu Sekretaris, satu Kepala Subbagian Perencanaan, Kepala Subbagian Keuangan dan Pelaporan, Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian, 4 Kepala Bidang. Berikut data pegawai di Bappeda Kabupaten Klaten:
Tabel 3.1
Data Pegawai Bappeda Kabupaten Klaten ditinjau dari Jabatan
No. Jabatan Sebanyak
1. Kepala Bappeda 1 Orang
2. Sekretaris Bappeda 1 Orang
3. Sekretariat 14 Orang
4. Bidang Ekonomi 8 Orang
5. Bidang Sosial Budaya 8 Orang
6. Bidang Penelitian, Pengambangan, Pengendalian, dan Evaluasi
9 Orang
7. Bidang Infrastruktur dan Pengambangan Wilayah
7 Orang
Total 48 Orang
Sumber : Sekretariat Bappeda Kabupaten Klaten
commit to user
45 BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN
A. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)
Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Naskah dinas yang berupa surat masuk, surat keluar di Bappeda Kabupaten Klaten. Sehingga untuk mempermudah pencarian kembali dan perkembangan teknologi, maka instansi pemerintahan memerlukan suatu sistem untuk mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat setiap harinya.
Berdasarkan hasil wawancara kepada Kepala subbagian (Kasubag) Umum dan Kepegawaian Bappeda Kabupaten Klaten mengenai pengertian Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik, yaitu :
“Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sistem berbasis web yang digunakan untuk mempermudah kegiatan atau aktivitas administrasi perkantoran khususnya administrasi surat menyurat dalam suatu kantor dengan menggunakan peralatan yang lebih modern”. (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik ini bermanfaat untuk mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat di dalam Bappeda Kabupaten Klaten. Pernyataan tersebut ditegaskan oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian seperti berikut:
“Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik ini memiliki manfaat antara lain mempermudah kegiatan administrasi surat menyurat dalam penyimpanan arsip, cepat menemukan arsip dan menghemat biaya, waktu dan tempat karena telah menggunakan teknologi yang lebih modern”. (Wawancara pada Rabu, 26 April 2017).
Penerapan Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik di Bappeda Kabupaten Klaten sudah dilakukan sejak tahun 2014. Bappeda Kabupaten commit to user
Klaten bekerjasama dengan pihak ketiga yaitu Global Yogyakarta, dalam membuat Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik. Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik pada awalnya digunakan untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar dan hingga saat ini Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik digunakan selain untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar juga sebagai aplikasi pengarsipan surat agar memudahkan unit surat atau operator surat atau staf Kasubag Umun dan Kepegawaian dalam menyimpan dan menemukan kembali surat. Sistem ini menggunakan perangkat keras berupa komputer yang memiliki spesifikasi RAM yang besar untuk menyimpan surat baik surat masuk maupun surat keluar.
Pernyataan diatas sesuai dengan wawancara kepada Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian Bapppeda Kabupaten Klaten, beliau mengatakan
Pernyataan diatas sesuai dengan wawancara kepada Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian Bapppeda Kabupaten Klaten, beliau mengatakan