3. Sumber Daya Manusia (SDM)
3.2 Sistem Automasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Utara
3.2.7 Sistem Pelaporan
Sistem Pelaporan merupakan sistem yang berisikan halaman berupa data laporan sirkulasi buku di perpustakaan setiap bulannya. Sistem Pelaporan pada SLiMS untuk merekam seluruh data pada setiap data laporan mahasiswa, pegawai, pengunjung serta hal lainnya yang digunakan sebagai laporan pemanfaatan sumber
54
daya perpustakaan. Laporan ini berguna untuk menentukan apakah sumber daya perpustakaan dimanfaatkan atau belum maksimal pemanfaatannya. Selain itu, untuk pengunjung laporan yang akan ditampilkan berupa berapa banyak pengunjung yang merupakan anggota perpustakaan UMSU maupun luar perpustakaan UMSU berkunjung/mengunjungi perpustakaan baik secara offline maupun online. Untuk laporan pegawai menampilkan data kinerja dari tahun ke tahun serta data absensi hadir dari si pegawai. Halaman berisikan laporan untuk pegawai/karyawan ini bersifat pribadi dan hanya dapat diakses oleh pihak perpustakaan. Namun pihak perpustakaan UMSU hanya menampilkan jumlah pengunjung pada tampilan website perpustakaan UMSU.
Gambar-9 1 Tampilan menu pada Sistem Pelaporan perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS
Pada gambar diatas sama halnya dengan bentuk statistik. Di bagian pelaporan segala data-data kegiatan dilaporkan ke bentuk data elektronikdi bagian menu masing-masing. Hal ini dilakukan agar data-data tidak berantakan.
55 3.2.8 Kendali Terbitan Berseri
Terbitan berseri adalah terbitan yang memiliki waktu/kala terbit tertentu dengan jarak penerbitan yang tetap dan terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu. Terbitan berseri berisi tulisan dengan informasi orisinil yang belum pernah diterbitkan dalam bentuk apapun atau publikasi lain. Kendali Terbitan Berseri pada Perpustakaan UMSU dapat berupa majalah, jurnal, surat kabar, buletin dan lain sebagainya. Biasanya Terbitas Berseri ini diterbitkan oleh Perpustakaan UMSU dengan nomor yang berurutan, terus menerus dan waktu/kala terbit tertentu seperti harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
Gambar-10 1 Tampilan menu pada Kendali Terbitan Berseri yang menggunakan aplikasi SLiMS di perpustakaan UMSU
Pada gambar diatas merupakan tampilan menu pada kendali terbitas berseri.
Terdapat menu berlangganan dimana Perpustakaan UMSU membuat kegiatan berlangganan pada terbitan berseri. Dari mulai jurnal hingga bahan pustaka lain.
56 3.2.9 Keanggotaan
Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudahkan pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk penguruaan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada pungutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan foto diri serta fotocopy tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.
Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegang nya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Anggota perpustakaan UMSU adalah :
1. Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (mahasiswa, dosen dan karyawan) yang masih aktif di dalamnya.
2. Masyarakat umum di luar UMSU, termasuk alumni UMSU (non-civitas akademika UMSU)
Cara untuk menjadi anggota perpustakaan UMSU adalah mendaftar dan melakukan aktivasi keanggotaan pada bagian administrasi perpustakaan UMSU.
Sedangkan cara untuk melakukan aktivitas adalah :
1. Untuk Anggota Civitas Akademika UMSU : aktivasi keanggotaan dilakukan dengan memecahkan persyaratan sebagai berikut :
a. Mahasiswa : Untuk aktivasi anggota yang berada di lingkungan UMSU telah berlaku langsung secara automasi.
57 2. Anggota Luar Biasa :
a. Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang berlaku 1 lembar.
b. Menyerahkan pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar.
c. Biaya administrasi Rp. 20.000,- berlaku untuk 1 semester.
d. Untuk alumni UMSU : Rp. 10.000,- per semester.
3. Anggota Sekali Berkunjung :
a. Meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku
b. Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa berkunjung 1 hari selama jam buka perpustakaan.
4. Untuk Prosedur Keanggotaan Repository : a. Mahasiswa menyerahkan kartu mahasiswa b. Petugas menerima Kartu Mahasiswa yang terbaru c. Petugas melakukan upload data ke :
http://repository.umsu.ac.id/admin/index.php?mod=membership Mengisi dan mengubah masa berlaku hingga seperti : tanggal, bulan dan tahun yang sesuai dengan data di KTM
d. Mengisi kata sandi baru seperti : ******* dan konfirmasi kata sandi baru yang sama
e. Memberitahukan kepada mahasiswa untuk mengisi ID Anggota serta kata sandinya.
f. Memberitahukan mahasiswa untuk segera mengubah kata sandi agar tidak disalahgunakan orang lain
g. Menuntun mahasiswa agar dapat memanfaatkan fasilitas layanan repository tersebut.
58
Gambar-11 1 Tampilan menu Keanggotaan di perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS
Pada gambar diatas tampak tampilan keanggotaan beserta menu fitur-fitur nya.
Di dalam keanggotaan terdapat banyak kolom pencatatan terkait keanggotaan seperti : Nama anggota, tipe keanggotaan yang dimana anggota tersebut berasal dari jurusan apa, surel yang dimana alamat email yang bisa dihubungi serta tanggal perubahan.
Selain itu, kita dapat melihat pada menu bar paling atas dimana berisi daftar anggota, lihat anggota yang tidak aktif lagi, serta tambah anggota. Dan pada menu bar samping kiri terdapat banyak menu-menu seperti :
a. Keanggotaan : Lihat daftar anggota, tambah anggota, tipe keanggotaan.
b. Peralatan : Kartu anggota, ekspor data, Impor data.
59 3.2.10 Administrasi Perpustakaan
Administrasi perpustakaan berisikan data keterlambatan mahasiswa mengembalikan buku. Di data tersebut terlibat 1296 anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan bahan koleksi perpustakaan. Layanan administrasi di Perpustakaan UMSU dilaksanakan pagi dan siang. Adapun beberapa layanan :
a. Pendaftaran Anggota Perpustakaan b. Pembuatan Kartu Anggota Perpustakaan c. Surat menyurat
d. Penyerahan Karya Ilmiah e. Pembuatan Barcode
Gambar-12 1 Tampilan menu Administrasi perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS
60
Pada gambar diatas dijelaskan bahwa terdapat Menu Sistem dimana mencakup : a. Pengaturan Sistem pemustaka untuk menelusuri koleksi e-resources yang dimiliki perpustakaan, misalnya e-book, e-journal, e-deposit, e-skripsi dan sumber lainnya dalam format elektronik. Pada Layanan Digital ini mahasiswa dapat melakukan Online Resources yang tersedia di Perpustakaan UMSU.
Adapun Online Resources yang tersedia di Perpustakaan UMSU di antaranya : 1. Skripsi
Mahasiswa dapat mendownload secara bebas skripsi dan fulltext dengan ketentuan terdaftar dan mendapat kode dari petugas. Alamat yang dapat diakses : http://repository:umsu.ac.id/
2. Artikel Jurnal UMSU :
semua artikel jurnal terbitan UMSU yang tersedia dapat didownload secara bebas di alamat url berikut : http://jurnal.umsu.ac.id/