1
SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
OLEH:
DEBORA SRI LESTARI SINAGA 182201038
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2021
2
i
3 ii
4
iii
5
iv
6
SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
DEBORA SRI LESTARI SINAGA 182201038
ABSTRAK
Penulisan kertas karya ini bertujuan untuk mengetahui Sistem Automasi Perpustakaan pada Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif. Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui penerapan sistem automasi perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dan apa saja kendala-kendala yang dihadapi pustakawan dalam menerapkan sistem automasi SLiMS. Instrumen dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri dengan menggunakan surat izin observasi, daftar pertanyaan wawancara dan alat perekam. Data yang dikumpul menggunakan analisis deskriptif.
Dari hasil penelitian ditemukan bahwa, sistem automasi perpustakaan merupakan sistem/aplikasi yang bekerja dengan mengandalkan penggunaan komputer dan teknologi dalam pengoperasiannya untuk seluruh bidang kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, sirkulasi, pelayanan, keanggotaan dan lain-lain. Selain itu, sistem automasi mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Adapun kendala yang dihadapi pustakawan dalam menerapkan sistem automasi Senayan Library Management System disebabkan oleh adanya gangguan buruk pada koneksi jaringan internet yang menimbulkan kelambatan dalam menelusuri pencarian informasi serta sudah lamanya pemakaian SLiMS Akasia 8.3.1 yang berlangsung selama 4 tahun sehingga mulai low power yang membuat pihak perpustakaan yang memakai komputer terhalang karena adanya lag dalam menjalankan proses program komputer.
Kata kunci : Automasi Perpustakaan, Teknologi Informasi perpustakaan
v
7
vii
LIBRARY AUTOMATION SYSTEM AT UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
DEBORA SRI LESTARI SINAGA Student’s ID. Number: 182201038
ABSTRACT
The objective of this research is to reveal the Library Automation System at Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara as well as the challenge in the implementation of the SLiMS automation system. A qualitative descriptive method is used. The researcher is the instrument in this study, with an observation permit, a list of interview questions, and a recording device.
Descriptive analysis is employed to collect the data.
A library automation system, according to the study, is a system/application that relies on computers and technology for all activities such as library material procurement, circulation, services, membership and others. Furthermore, the automation system has the potential to provide significant benefits to users seeking information through online catalogs (computers). The difficulties encountered by librarians in implementing the Senayan Library Management System Automation are caused by a bad internet network connection, which causes delays in tracing the search for information, and time length of the use of SLiMS Acacia 8.3.1, which has been used for 4 years, resulting in low power, lag, and hindering in the computer program system.
Keywords: library automation,library information technology
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya yang telah dilimpahkan kepada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Adapun judul dari kertas karya ini “SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA”. Kertas karya ini merupakan persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan bentuk ucapan terimakasih kepada orangtua tersayang yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Berkat doa dan dukungan dari kedua orang tua penulis menjadi salah satu pendukung untuk penulis bisa mencapai ke tahap ini. Doa dan semua saran dari mereka yang tidak pernah berhenti untuk menyemangati penulis membuat penulis bersemangat dan tidak putus asa. Terima kasih telah menjadi keluarga yang selalu ada dan setia mendukung penulis dari segi lainnya.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari kata sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis sangat senang hati untuk menerima segala kritikan dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan dukungan dan bimbingan yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada :
ix
1. Ibu Dr. T. Thyrhaya Zein, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom selaku ketua Program Studi D3 Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan pembelajaran, motivasi serta pengarahan dalam setiap masa-masa perkuliahan dari awal semester hingga memasuki tahap pengerjaan Tugas Akhir.
3. Bapak Muhammad Rasyid Ridlo S.Hum, M.I.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan banyak waktu, motivasi dan ide dalam memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis dengan penuh kesabaran sehingga penulis bisa menyelesaikan kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar Program Studi D3 Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU, yang telah mendidik dan mengajarkan penulis selama masa perkuliahan.
5. Bapak Isva Affannura Khairi, S.Sos selaku pustakawan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara sekaligus informan penulis yang telah bersedia mengizinkan penulis melakukan observasi di perpustakaan tersebut.
6. Kepada abang saya David Boan A Sinaga beserta istri dan anaknya yang selama ini telah memberikan semangat dan hiburan kepada penulis sehingga penulis tidak banyak merasakan penat yang amat sedih. Terimakasih telah menjadi abang kandung yang baik untuk penulis yang selalu memperhatikan adik-adiknya walau sedikit ada perdebatan di rumah. Dan untuk adik Sephania Dior T Sinaga yang telah senantiasa menemani penulis di hari-hari yang kelam, adik selalu membuat penulis tertawa dan bermain sehingga penulis tidak memikirkan segala sesuatu yang membuat penulis sedih.
7. Kepada kakak kedua saya Deasy Walda C Sinaga yang saat ini berada di luar kota, terima kasih banyak atas segala nasihat dari awal penulis kuliah hingga bisa di tahap akhir ini. Maafin penulis jika banyak kesalahan yang membuat
x
kakak merasa sedih ataupun kecewa terhadap sikap penulis yang masih jauh dari kata sempurna.
8. Kepada Kristin Simangunsong, Naomy Sitanggang, Andre Siregar, Desi Manalu, Desi Silaban, Risma Surbakti, Putri Nurul , Elsa Indriani selaku orang-orang yang penulis sayangi yang telah menemani dalam keadaan susah, senang maupun terpuruk. Terima kasih telah memberikan semua canda tawa, motivasi dan kesabaran di hari-hari penulis sehingga penulis selalu merasa bersyukur punya sahabat sekaligus terkasih yang telah baik kepada penulis.
Terima kasih banyak telah menjadi sahabat baik penulis selalu.
9. Kepada seluruh teman-teman stambuk 2018 Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya maupun senior-senior yang telah bersedia menjadi teman sekaligus senior penulis di perkuliahan. Terima kasih untuk setiap kenangan yang telah diberikan sehingga penulis dapat merasakan indahnya pertemanan di masa kuliah. Sukses terus untuk kalian semua.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih terdapat kekurangan dalam berbagai hal, baik dalam penyajian maupun penguraiannya. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat dan berguna bagi semua pihak.
Medan, 03 Agustus 2021 Penulis,
Debora Sri Lestari Sinaga NIM. 182201038
xi DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 1
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 5
1.3 Manfaat Penulisan ... 5
1.4 Ruang lingkup Penulisan ... 5
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 6
BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 7
2.1 Automasi Perpustakaan ... 7
2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan ... 7
2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan ... 9
2.2 CAKUPAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN...19
2.2.1 Pengadaan (acquisition)...13
2.2.2 Pengatologan ... 14
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi ... 17
2.2.4 Pengawasan Serial (serials control) ... 20
2.2.5 Katalog Online (Online Public Access Catalogue)... 20
2.2.6 Statistik ... 20
2.2.7 Inventarisasi ... 21
2.3 Komponen Sistem Automasi Perpustakaan ... 21
2.4 Senayan Library Management System (SLiMS) ... 26
2.4.1 Pengertian SLiMS ... 26
2.4.2 Manfaat SLiMS... 27
xii
2.4.3 Fitur-Fitur dalam SLiMS ... 28
2.4.4 Kemudahan dalam Pemanfaatan SLiMS di Perpustakaan ... 29
2.5 Kelebihan SLiMS ... 31
2.6 Kekurangan SLiMS ... 33
BAB III PEMBAHASAN ... 34
3.1 Sejarah Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara ... 34
3.1.1 Visi, Misi, Tujuan, Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan UMSU... 36
3.2 Sistem Automasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara . 41 3.2.1 Online Public Access Catalogue ... 42
3.2.2 Bibliografi ... 43
3.2.3 Pelayanan Sirkulasi ... 45
3.2.4 Statistik ... 49
3.2.5 Master File ... 50
3.2.6 Inventarisasi ... 52
3.2.7 Sistem Pelaporan... 53
3.2.8 Kendali Terbitan Berseri ... 55
3.2.9 Keanggotaan ... 56
3.2.10 Administrasi Perpustakaan ... 58
3.2.11 Layanan Digital... 60
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 64
4.1 Kesimpulan ... 64
4.2 SARAN ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 67
LAMPIRAN ... 70
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar-3 1 Tampilan OPAC yang menggunakan aplikasi SLiMS di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara... 42
Gambar-3 2 Tampilan Hasil pencarian di OPAC perpustakaan UMSU dengan memasuki nama pengarang "Hermawan" ... 43
Gambar-4 1 Tampilan gambar Bibliografi yang menggunakan aplikasi SLiMS di
perpustakaan UMSU 44
Gambar-5 1 Tampilan menu Sirkulasi yang menggunakan SLiMS di perpustakaan UMSU ... 46
Gambar-6 1 Tampilan menu Statistik yang menggunakan aplikasi SLiMS di
perpustakaan UMSU 49
Gambar-7 1 Tampilan menu pada Master File yang menampilkan berbagai menu file-file di perpustakaan UMSU ... 51
Gambar-8 1 Tampilan menu Inventarisasi yang menggunakan aplikasi SLiMS di perpustakaan UMSU ... 53
xiv
Gambar-9 1 Tampilan menu pada Sistem Pelaporan perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS ... 54
Gambar-10 1 Tampilan menu pada Kendali Terbitan Berseri yang menggunakan aplikasi SLiMS di perpustakaan UMSU ... 55
Gambar-11 1 Tampilan menu Keanggotaan di perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS ... 58
Gambar-12 1 Tampilan menu Administrasi perpustakaan UMSU yang menggunakan aplikasi SLiMS ... 59
Gambar-13 1 Penampakan dari Locker yang ada di perpustakaan UMSU ... Error!
Bookmark not defined.
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Pada era globalisasi saat ini masyarakat dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi dan informasi. Hal ini dibutuhkan untuk menciptakan sumber daya manusia yang profesional. Menciptakan sumber daya manusia yang handal diperlukan media khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi yang mereka butuhkan. Begitu juga dengan perpustakaan yang dimana saat ini telah berkembang dan digunakan sebagai pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khususnya budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan atau jasa lainnya. Perpustakaan menjadi media dan pusat informasi serta sumber ilmu pengetahuan yang tidak ada habis-habisnya untuk digali, ditimba dan dikembangkan.
Perkembangan informasi diiringi dengan perkembangan teknologi informasi yang disebut dengan Teknologi Informasi.
Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin membuka peluang baru bagi perkembangan teknologi informasi perpustakaan yang murah dan mudah di terapkan oleh perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu teknologi informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di Indonesia. Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat memberikan dampak besar terhadap semua bidang kehidupan. Perpustakaan menerapkan teknologi informasi untuk memberikan pelayanan lebih baik kepada pemustakanya bahkan Wahyu Supriyanto (2008:14) menyebutkan kemajuan perpustakaan banyak diukur dari tingkat atau intensitas dan kualitas penggunaan teknologi informasi di perpustakaan. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan TI yang digunakan dan bukan dari
2
skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.
Kehadiran Teknologi Informasi ini dapat membawa perubahan dan salah satunya adalah peranan sistem perpustakaan. Perubahan ini dapat kita lihat sendiri dari adanya perpustakaan manual yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern dengan menggunakan katalog dan katalog tersebut mengalami perubahan menjadi katalog elektronik guna untuk menyimpan data dan dokumen. Koleksi perpustakaan juga mulai berkembang ke bentuk elektronik yang mudah ditemukan kembali dan pengurangan penggunaan ruang tempat yang sedikit.
Perubahan ini membawa model perpustakaan yang mengarah ke teknologi, sehingga terjadilah perubahan dari perpustakaan manual menjadi perpustakaan digital. Perpustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media internet. Selain itu, semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan akan muncul pula kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan jika dilihat dari manajemen. Hal ini disebut sebagai sistem automasi perpustakaan (Mulyadi, 2016).
Sistem automasi perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan di perpustakaan dalam pengelolaan informasi dengan memanfaatkan komputer sebagai penunjang kegiatan tersebut yang menggantikan tenaga manusia. Sistem automasi ini dilakukan menggunakan komputer dan didukung oleh adanya software. Pada umumnya software yang digunakan untuk automasi perpustakaan menggunakan model “relation database”. Disebut sebagai relation database karena dua pangkalan data tersebut akan
3
saling dikaitkan apabila terjadi transaksi. Misalnya pada saat proses peminjaman dan pengembalian buku. Kebanyakan sistem automasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri yang disebut kerumahtanggaan.
Kerumahtanggaan ini terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial dan Online Public Access Catalog (OPAC). Untuk membantu jalannya program kerumahtanggaan ini, maka terdapat software-software yang bekerja dengan baik (Harmawan, 2016). Beberapa software-software yang dipakai dalam sistem automasi pada perpustakaan antara lain CDS/ISIS, Athenium Light, Senayan Library Management System (SLiMS), KOHA, open biblio, Microsoft Excel, My SIPISIS, INLIS, LITE dan QALIS. Banyaknya aplikasi software diatas yang diciptakan berguna sebagai manajemen sistem perpustakaan. Salah satunya yaitu Senayan Library Management System (SLiMS).
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang saat ini telah berkembang pesat dari waktu ke waktu. Perpustakaan ini dibangun untuk mencapai visi, misi dan tujuan berdasarkan Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdia masyarakat). Karena telah mengalami perkembangan yang pesat, Perpustakaan UMSU yang semula nya masih menggunakan sistem yang manual dalam segi pelayanan dan pengolahan bahan pustaka mengalami perubahan pesat seiring dengan perkembangan teknologi informasi (TI). Perubahan ini disertakan dengan adanya sistem yang diterapkan sebagai pendorong pergerakan perubahan di perpustakaan.
Adapun sistem automasi yang diterapkan di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara adalah aplikasi SLiMS versi 8.3.1 (Akasia).
Penggunaan aplikasi SLiMS di perpustakaan UMSU sudah dimulai dari tahun 2017.
Sejak tahun 2012, sistem pengelolaan perpustakaan masih memakai sistem manual
4
dan belum ada tenaga kerja yang dapat mengelola atau mengembangkan. Namun seiringnya berjalannya waktu hingga memasuki tahun 2017, perpustakaan mengalami beberapa perubahan. Salah satunya dengan adanya keterampilan dari beberapa pustakawan yang mendalami ilmu teknologi hingga pustakawan tersebut mengelola semua penyusunan kegiatan perpustakaan dengan menggunakan SLiMS.
Adapun keunggulan yang dirasakan setelah diterapkannya SLiMS membuat penggunaan waktu menjadi efisien, dimana dalam penelusuran informasi waktu yang dibutuhkan lebih sedikit dan hasil yang di dapatkan lebih akurat. Selain itu juga dalam segi jangkauan aksesnya lebih luas karena SLiMS sudah dapat diakses secara online, sehingga pengguna tidak harus pergi ke perpustakaan untuk dapat mengakses informasi yang dibutuhkan. Dapat meningkatkan proses peminjaman dan pengembalian buku di bagian sirkulasi menjadi lebih mudah dan cepat pengerjaannya
Berdasarkan pengamatan sementara yang dilakukan penulis tentang yang terjadi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara, terdapat beberapa kendala atau masalah yang terjadi. Kendala tersebut antara lain penelusuran informasi di bagian layanan OPAC yang masih mengalami gangguan sehingga ketika melakukan pencarian informasi akan menjadi sangat lama dan terhadap pemustaka yang merasa kurang puas atas keterlambatan data koleksi yang dibutuhkan. Pada proses layanan sirkulasi didapati dalam prosesnya yang masih membutuhkan waktu lama dalam proses kegiatan peminjaman dan pengembalian buku. Masalah ini terjadi dikarenakan beberapa indikator masalah yang mempengaruhi, indikator tersebut meliputi perangkat komputer yang masih belum memadai dan kualitas kecepatan jaringan yang kurang baik sehingga pengguna sering mengalami keterlambatan dalam mengakses informasi.
5
Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih lanjut hal tersebut dengan judul “Sistem Automasi Perpustakaan Pada Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan
Berdasarkan latar belakang dan masalah yang telah dipaparkan penulis diatas tujuan penelitian ini untuk mengetahui penerapan sistem automasi perpustakaan di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dan apa saja kendala-kendala yang dihadapi pustakawan dalam menerapkan sistem automasi SLiMS.
1.3 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan kertas karya ini antara lain :
1. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
Hasil dari penulisan ini dapat dijadikan saran untuk meningkatkan pelayanan melalui kegiatan pelayanan terpadu lainnya pada Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
2. Pembaca
Hasil penulisan ini dapat dijadikan referensi untuk mengetahui bagaimana sistem automasi yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
3. Penulis
Penulisan ini dapat memberikan pengetahuan dan wawasan serta memberikan pemahaman lebih dalam tentang sistem automasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
1.4 Ruang lingkup Penulisan
Ruang lingkup penulisan kertas karya ini dikhususkan pada penerapan penggunaan SLiMS dan juga kendala-kendala dalam penerapannya di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
6 1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, peneliti dapat mendapatkan informasi yang objektif, maka peneliti melakukan:
a) Observasi
Observasi adalah bentuk metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara menatap kejadian, gerak, atau proses. Metode observasi adalah suatu usaha untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara sistematis. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung secara obyektif terhadap tempat Perpustakaan Universitas Muhamma diyah Sumatera Utara guna mengumpulkan informasi-informasi yang dapat membantu penulis dalam menulis Kertas Karya.
b) Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka langsung antara pewawancara dengan responden dengan menggunakan alat yang di namai panduan wawancara. Dalam penelitian ini peneliti akan mewawancarai informan secara langsung, objek wawancara yaitu pustakawan dan pemustaka di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
7 BAB II
TINJAUAN LITERATUR 2.1 Automasi Perpustakaan
2.1.1 Pengertian Automasi Perpustakaan
Sistem automasi adalah suatu sistem atau aplikasi yang digunakan perpustakaan untuk menjalankan kegiatan perpustakaan seperti kegiatan input data, sirkulasi maupun keanggotaan agar efisien dan efektif dan mempercepat pekerjaan staf perpustakaan. Sistem automasi dapat didefinisikan sebagai suatu teknologi yang berkaitan dengan aplikasi mekanik, elektronik dan sistem yang berbasis komputer (komputer, PLC atau mikro). Semuanya bergabung menjadi satu untuk memberikan fungsi terhadap manipulator (mekanik) sehingga akan memiliki fungsi tertentu (Yadie Kuripan, 2012). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat terkerjakan dengan efisien dan efektif. Selain itu proses pengolahan data juga menjadi termudahkan dan cepat untuk ditelusuri. Sistem automasi bukanlah hal baru lagi yang kita temui dalam dunia perpustakaan, konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama dan baru populer di Indonesia sekarang setelah perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia berkembang pesat.
Adhe & Mukhayadal (2014) mendefinisikan automasi perpustakaan sebagai berikut :
“ Library automation means the application of computers and utilization of computer based product and services in the performance of different library operations and functions in provision of various services and production of ouput products “
8
Menurut Nur Alfian Zainal (2015), sistem automasi perpustakaan adalah proses pengolahan pengelolaan bahan perpustakaan dengan bantuan teknologi informasi (TI) guna untuk mempercepat pekerjaan manual di perpustakaan yang meliputi pengadaan, pengatalogan, katalog publik, sirkulasi dan informasi manajemen.
Menurut Sulistyo Basuki (1994 : 96), automasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut sebagai bentuk penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan dari mulai pengadaan hingga jasa informasi bagi pembaca.
Sistem automasi perpustakaan yang baik adalah sistem yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan peminjaman), keanggotaan (membership), pengaturan hak akses keanggotaan, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, sistem booking dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi, apabila sistem automasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas maka sistem automasi perpustakaan merupakan sistem/aplikasi yang bekerja dengan mengandalkan penggunaan komputer dan teknologi dalam pengoperasiannya untuk seluruh bidang kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, sirkulasi, pelayanan, keanggotaan dan lain-lain. Dengan itu, user dari pemakai aplikasi ini dapat mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan dunia perpustakaan menjadi mudah dan cepat, walau kadang dalam pengerjaannya ada sedikit kendala seperti jaringan yang terputus.
9 2.1.2 Tujuan Automasi Perpustakaan
Sistem automasi perpustakaan diciptakan bukan untuk sembarangan tercipta.
Penciptaan ini mempunyai tujuan yang dapat menjadi landasan mengapa sistem automasi ini diciptakan dan menjadi bagian terpenting yang harus ada di perpustakaan. Salah satu tujuan yang sering kita dengar pastilah untuk mempermudah pustakawan mengelola kegiatan-kegiatan yang ada di perpustakaan.
Menurut pendapat Sulistyo-Basuki (1993 : 52) sebagaimana pengemuka yang mengemukakan adanya beberapa tujuan dari automasi perpustakaan adalah :
a. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan
b. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan c. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan d. Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang
e. Membantu perpustakaan dalam memperluas jasa perpustakaan maupun kerjasama antar perpustakaan
f. Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan g. Meningkatkan efisiensi pekerjaan
Adanya alasan yang jelas dan valid dalam mengaplikasikan sistem automasi di perpustakaan yaitu untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibandingkan dengan sistem manual atau untuk memberikan suatu pelayanan baru (Yuniwati & Suwondo, 2012 ).
10
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam menjalankan automasi perpustakaan maka perlu teknologi informasi yang berintegritas guna untuk meningkatkan mutu kualitas layanan di berbagai bidang pelayanan. Tidak hanya untuk itu, dalam bidang kerjasama perpustakaan pun dapat terjalin dengan mudah, memperluas dan mempercepat akses informasi dengan estimasi waktu yang singkat.
2.1.3 Fungsi Automasi Perpustakaan
Agar tujuan sistem automasi perpustakaan dapat terlaksana maka dibuatlah kegunaan terciptanya dari sistem automasi ini. Dalam pembuatan sesuatu, pastilah kita menginginkan yang terbaik hingga ke masa yang akan datang. Keinginan itulah yang akan kita sebut sebagai fungsi dari berhasilnya karya yang kita ciptakan. Sistem Automasi Perpustakaan selain untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna juga memiliki fungsi lain yang akan kita lihat dari beberapa ahli, yakni:
1. Menurut Laila Rahmawati (2019), fungsi automasi perpustakaan dikelompokkan ke dalam tiga point penting, yakni :
a. Memudahkan dalam pembuatan katalog
Perpustakaan yang belum menerapkan automasi pada umumnya harus membuat kartu katalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul atau subjeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Penerapan komputer akan dapat menghemat segala proses pembuatan katalog sehingga menjadi lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan efisiensi.
b. Memudahkan dalam layanan sirkulasi
Dengan komputer dan “barcode reader” kegiatan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, hanya dengan menyorot barcode kartu
11
kemudian menyorot barcode buku selanjutnya, lalu memberikan cap tanggal pengembalian kemudian secara automasi akan terjadi lah proses transaksi.
c. Memudahkan dalam penelusuran informasi
Automasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi khususnya katalog melalui OPAC, pemustaka dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Misalnya melalui judul, kata kunci, subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pemustaka hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang dan subyek.
d. Memenuhi tuntutan terhadap mutu layanan perpustakaan
Tuntutan para pemustaka perpustakaan saat ini sangat beragam. Pemustaka yang datang ke perpustakaan selain meminjam buku, mereka juga mencari layanan-layanan lain seperti layanan internet, layanan audio visual, layanan multimedia dan lain-lain. Jadi dengan banyaknya layanan ini juga harus dapat diseimbangkan dengan mutu layanan yang ada di perpustakaan. Mutu layanan yang harus diberikan ke pengguna harus benar-benar dapat menjamin segala pelayanan di layanan-layanan tersebut harus dapat terselesaikan
e. Adanya tuntutan terhadap efisiensi waktu
Sebelum adanya automasi perpustakaan, pemustaka mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel, sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu maka sekarang pemustaka menuntut layanan yang cepat agar pemustaka tidak perlu menunggu dengan jangka waktu yang lama. Jadi semua nya harus selesai dengan waktu yang cepat.
f. Keragaman media informasi yang dikelola
Media informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti multimedia, audio, visual kini banyak dikoleksi oleh perpustakaan. Dan pemustaka juga tidak perlu mencemaskan dalam mencari informasi dimana pun.
12
g. Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi
Selain kecepatam dalam memperoleh informasi, pemustaka juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan.
Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pemustaka hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang dan subyek.
2. Menurut Enik Matul Khoiriyah & Moh. Syahidul Haq (2020), adapun fungsi yang ada dalam sistem automasi bagi pengguna perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Mempercepat proses input data buku di bagian pengolahan koleksi
b. Mempermudah proses checking dan pengawasan dibagian Teknologi Informasi
c. Memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi bahan pustaka melalui OPAC
d. Meningkatkan citra atau kualitas perpustakaan
e. Meningkatkan hubungan kerjasama antara perpustakaan dengan pihak-pihak dari luar perpustakaan
3. Sementara menurut Ishak (2008), manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah :
1. mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur, nasional, regional dan nasional
13
Dari adanya fungsi sistem automasi perpustakaan maka akan sangat membantu jalannya implementasi sistem automasi perpustakaan dengan tepat. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.
2.2 Cakupan Automasi Perpustakaan
Menurut Retno Sayekti & Mardianto (2019) menyebutkan bahwa sebuah sistem automasi perpustakaan memiliki beberapa cakupan dan beberapa aspek bidang kerja dalam perpustakaan. Dengan penerapan automasi perpustakaan, aspek bidang kerja perpustakaan tersebut mampu berjalan lebih efektif dan efisien dalam kaitannya dengan pelayanan pengguna perpustakaan. Cakupan yang terkordinir dalam sistem automasi pada perpustakaan diantaranya :
2.2.1 Pengadaan (acquisition)
Kegiatan pengadaan menurut Retno Sayekti & Mardianto (2019) adalah :
Sebuah kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan sebuah bahan pustaka yang dilakukan melalui kegiatan, pembelian, pertukaran maupun pemberian hadiah. Selain itu, kegiatan pengecekan bibliografi
(pre order bibliographic checking) juga termasuk dalam pengadaan yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemeliharaan arsip, pemrosesan, dan faktur yang berhubungan dengan pengadaan.
Bagi perpustakaan yang masih baru terbentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Sedangkan unuk perpustakaan yang telah berdiri cukup lama, kegiatan pengadaan dilakukan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Pengadaan koleksi terbagi atas dua tahap kegiatan, yaitu yang pertama
14
pembentukan koleksi pertama, ketika perpustakaan baru dibentuk sebagai dasar pengembangan yang didasarkan kepada kebijakan dan rencana ketika akan membangun sebuah perpustakaan. Pembentukan ini yang merupakan dasar pembinaan dan pengembangan perpustakaan. Kedua adalah pembinaan dan pengembangan sebagai kelanjutan pengadaan agar sumber informasi bertambah lengkap dan memadai. Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon terpenting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka menjadi penentu baik atau tidaknya suatu perpustakaan tersebut. Suatu perpustakaan yang baik harus dilihat dan harus memenuhi jumlah koleksi yang memadai baik dari keragaman judul maupun jumlah eksemplar.
2.2.2 Pengatologan
Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis secara abjad dan berdasarkan nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain itu, katalog juga dapat digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab pada kartu katalog telah mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Kegiatan pengatalogan menurut Siregar (1997) adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik koleksi perpustakaan.
Pada kegiatan katalog sebelumnya (ketika teknologi belum berkembang) masih menggunakan sistem manual. Namun seiring berkembangnya teknologi maka katalog pun dibantu oleh teknologi dengan menggunakan komputer. Dengan memasuki satu entri judul katalog ke dalam komputer dapat menghasilkan satu set atau lebih katalog yang diinginkan.
15
Selain jenis katalog manual juga ada yang namanya katalog perpustakaan elektronik. Katalog perpustakaan elektronik adalah bagian terpenting dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem seperti OPAC dan sirkulasi sangat berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Dengan dirancangnya sistem katalog dengan baik merupakan kunci kesuksesan dalam penerapan sistem automasi perpustakaan.
Untuk melakukan pengatalogan dengan baik maka kita harus mengetahui bagaimana langkah-langkah awal hingga terakhir dalam pengatalogan. Berikut di bawah ini merupakan langkah-langkah dalam pengatalogan :
1. Proses pengatalogan
Dalam proses pengatalogan menentukan deskripsi bibliografi adalah langkah pertama. Dalam AACR-2 dijelaskan peraturan untuk menentukan setiap daerah deskripsi tersebut yaitu : daerah judul dan keterangan penanggung jawab, daerah edisi, daerah data khusus, daerah penerbitan, daerah deskripsi fisik, daerah seri, daerah catatan dan daerah nomor standar (ISBN).
Melakukan deskripsi bibliografi harus membutuhkan bahan pustaka yang telah disediakan atau ditransfer dari bagian pengadaan untuk dilakukannya proses pendeskripsian bibliografi.
2. Pengklasifikasian Bahan Pustaka
Setelah dilakukannya pendeskripsian bibliografi pada bahan pustaka, selanjutnya ke tahap pengklasifikasian bahan pustaka pada judul baru yang telah diterima dari proses pengatalogan Kemudian klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan bantuan alat-alat klasifikasi seperti DDC atau UDC. Klasifikator kemudian memberi label nomor klasifikasi, nomor panggil (call number) lalu kemudian diberikan ke bagian penyiapan fisik prosedur.
16 3. Penyiapan Fisik Prosedur
Pada bagian ini terdiri dari dua kegiatan utama yakni pembuatan katalog dan label-label. Untuk kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu standar dengan menggunakan lembar stensil dan alat duplikator. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk setiap bahan pustaka baru.
Menurut Siregar (1997), sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sistem pengatalogan mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Sistem menyediakan fasilitas pengentrian data seperti berikut : 1. Pengentrian cantuman menggunakan layar terformat 2. Cantuman memiliki ruas-ruas yang sama dengan katalog
3. Pengecekan duplikasi dan fasilitas untuk penambahan jumlah eksemplar 4. Fasilitas untuk mentransfer dan mengubah cantuman bahan pustaka yang
baru diterima
5. Fasilitas untuk pengeditan dan mengubah cantuman dengan sedikit pengetikan
6. Fasilitas untuk berbagai jenis bahan pustaka b. Sistem dapat menerima cantuman dari file perantara
c. Sistem dapat menyediakan fasilitas akses langsung on-line seperti berikut : 1. Menu driven dan command driven
2. Fasilitas temu balik menggunakan kata kunci dan ungkapan
3. Penampilan katalog dengan bentuk yang sama seperti kartu katalog d. Sistem dapat mencetak :
1. Kartu-kartu katalog
2. Label punggung bahan pustaka
3. Bibliografi dan daftar koleksi tajuk subjek
17
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam melakukan pengatalogan kita telah melakukan kegiatan lain yang mencakup proses pengatalogan, pengklasifikasian dan penyiapan fisik.
2.2.3 Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan Sirkulasi (Circulation Control) yaitu semua pelaksanaan kegiatan di perpustakaan yang berhubungan dengan peminjaman dan pengembalian suatu bahan pustaka baik untuk penggunaan di luar perpustakaan maupun dalam perpustakaan. Menurut Holly Bororing (2016), pengawasan sirkulasi merupakan kegiatan yang harus ada di perpustakaan yang berhubungan dengan bagian peminjaman dan pengembalian bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar dapat memainkan peran perpustakaan dengan baik maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelolah yang handal. Oleh karena itulah tenaga pengelolah perpustakaan perguruan tinggi perlu diberi pelatihan berupa pengetahuan dan keterampilan dalam mengelolah perpustakaan perguruan tinggi khususnya pada bagian layanan sirkulasi.
Jenis kegiatan ini termasuk ke dalam pengontrolan peredaran koleksi-koleksi perpustakaan. Sebagai kegiatan tambahan yang bisa dilakukan dalam pengawasan sirkulasi mencakup pendataan weeding buku, pendataan buku diperbaiki dan pendataan buku hilang. Sistem pengawasan sirkulasi meraup beberapa fungsi-fungsi (Siregar, 1997) seperti berikut :
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter untuk : a. Kategori peminjaman yang berbeda
b. Bedanya jenis bahan pustaka c. Kalender
d. Batas waktu reservasi buku
18
2. Sistem dapat memproses perpanjangan sebagai berikut :
a. Pengentrian nomor bahan pustaka dari papan tombol atau barcode reader b. Peminjaman dan bahan pustaka dicek dengan cara proses peminjaman 3. Sistem dapat memproses pengembalian buku seperti berikut :
a. Nomor bahan pustaka harus dientri menggunakan barcode reader
b. Pengecekan bahan pustaka dari mulai tenggat tanggal, perhitungan jumlah denda, kondisi fisik dan keanggotan perpustakaan.
4. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman seperti berikut :
a. Pengentrian nomor anggota dan bahan pustaka menggunakan barcode reader
b. Sistem dapat membaca berapa jumlah pinjaman bahan pustaka yang terlambat mengembalikan
c. Menampilkan tanggal kembali bahan pustaka d. Dapat mengubah kembali tanggal pengembalian
5. Sistem dapat mencatat dan memproses denda seperti berikut : a. Perhitungan jumlah tagihan denda
b. Perhitungan denda sesuai hari termasuk hari libur
c. Melakukan pembayaran denda sebagian atau full sebagai fungsi pengembalian
d. Jumlah denda maksimum berdasarkan jenis peminjaman 6. Sistem dapat memproses reservasi/pemesanan
a. Mengidentifikasi bahan pustaka yang diminta melalui semua kata kunci temu balik biasanya melalui fungsi temu balik
b. Mengidentifikasi peminjaman melalui nama atau nomor anggota
c. Dapat membuat status reservasi pada semua eksemplar atau hanya eksemplar tertentu saja dengan pembatalan otomasi pada eksemplar lain jika salah satu reservasi terpenuhi
d. Pemeliharaan antrian pemesanan jika dipesan oleh lebih dari satu orang e. Pembatalan reservasi
19
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjam singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam
8. Sistem dapat memelihara file anggota seperti berikut :
a. Pengentrian dan pengubahan langsung cantuman anggota
b. Cantuman anggota terdiri dari : nama, alamat, profesi dan kategori anggota
c. Mengakses file anggota melalui nama atau nomor anggota 9. Sistem dapat menjawab permintaan/pertanyaan sebagai berikut :
a. Pengaksesan cantuman anggota melalui nama atau nomor anggota untuk melihat rincian bahan pustaka yang sedang dipinjam, diperpanjang, yang terlambat, denda dan reservasi yang bersangkutan
b. Pengaksesan cantuman bahan pustaka melalui semua kata kunci temu balik untuk mengetahui rincian setiap eksemplar, status pinjaman jika sedang dipinjam, rincian pinjaman, termasuk: peminjam dan rincian reservasi bahan pustaka
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan laporan dan statistik sebagai berikut:
a. Pembuatan laporan dan statistik harian dan bulanan yang berkaitan dengan transaksi sirkulasi, termasuk: peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
b. Laporan yang berkaitan dengan denda, reservasi, keterlambatan dan sebagainya.
Dengan adanya fungsi-fungsi diatas dapat mengharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik sehingga pengguna yang ingin mencari informasi pun dapat diperoleh dengan cepat dan terpenuhi.
20 2.2.4 Pengawasan Serial (serials control)
Pengawasan serial adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan dan penjilidan terbitan berkala atau serial. Cakupan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan luar perpustakaan. Fungsi diadakannya pengawasan serial terautomasi adalah untuk melakukan pengecekan berkala apa yang dipesan dan nomor apa saja yang sudah diterima.
2.2.5 Katalog Online (Online Public Access Catalogue)
Katalog Online atau OPAC yaitu penyediaan fasilitas temu kembali koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. OPAC merupakan perkembangan teknologi di dalam ilmu perpustakaan. Selain memberikan kemudahan bagi pengguna juga kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengatalogan.
2.2.6 Statistik
Statistik adalah pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya.
Kegunaan dari sistem kerumahtanggaan perpustakaan untuk mengumpulkan dan mengolah data sebagai keperluan informasi manajemen dan pelaporan.
21 2.2.7 Inventarisasi
Inventarisasi bahan pustaka merupakan suatu kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima oleh suatu perpustakaan ke dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan menyangkut semua data bibliografi yang sesuai dengan kebutuhan pelaporan dan database, sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan.
2.3 Komponen Sistem Automasi Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak memanfaatkan komputer untuk berbagai keperluan. Pada saat ini perangkat lunak pada sistem automasi yang ditawarkan untuk digunakan di perpustakaan sangat beragam. Menghadapi pilihan ini maka perlu menanam kebijakan dalam melakukan seleksi perangkat lunak yang akan digunakan, karena investasi yang dialokasikan baik untuk sumber daya manusia, perangkat keras maupun sumber daya lainnya cukuplah besar.
Automasi perpustakaan memiliki prinsip untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan kepada pemustaka. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai. Berikut unsur-unsur sistem automasi yang harus disiapkan dalam mengimplementasikan automasi perpustakaan.
22
Sistem Automasi Perpustakaan menurut Yuniwati dan Suwondo (2012) mencakup beberapa komponen/unsur-unsur yang saling mendukung dan terkait satu sama lain, antara lain :
1. Perangkat Keras ( Hardware )
Perangkat keras merupakan unsur yang bersifat tangible (dapat dilihat, diraba dan disentuh bentuknya) dalam pengembangan automasi perpustakaan sebagai unsur pembangun sistem informasi dengan memanfaatkan perangkat teknologi. Yang dimaksud pada perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantu seperti Printer, Barcode, Digital camera, CD writer dan Scanner dan sebagainya. Pengadaan perangkat keras ini disesuaikan dengan software yang akan digunakan. Seperti yang dikemukakan oleh Aulya Triya Larasati (2020) bahwa perangkat keras komputer (hardware) merupakan salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata untuk mendukung proses komputerisasi. Hardware memiliki beberapa komponen yang terbagi berdasarkan fungsinya meliputi : Input device, Process device, Output device, Backing Storage dan Periferal.
Dalam mengelola hardware, kita harus bisa menjadi tenaga kerja yang mahir dalam bidang mengelola teknologi sebab ini berhubungan dengan pemakaian komputer. Dengan adanya staf yang bertanggung jawab mengelola ini dapat mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang dapat terjadi di masa akan datang.
23 a. Komputer server
Komputer server merupakan komputer yang khusus disediakan untuk aplikasi sistem automasi perpustakaan dan memuat database perpustakaan di dalamnya.
b. Komputer client
Komputer client terdiri dari komputer admin, komputer bagian pengolahan, komputer bagian sirkulasi, komputer OPAC yang akan digunakan pemustaka untuk menelusuri koleksi perpustakaan dan komputer penghitung statistik pengunjung. Jumlah komputer client yang disediakan tergantung pada tingkat kebutuhan perpustakaan.
c. Peralatan jaringan
Peralatan jaringan menggunakan Local Area Network (LAN) seperti Switch HUB, kabel UTP, RJ45 ataupun menggunakan jaringan Wireless Access Point dan harus terhubung ke internet.
d. Barcode scanner
Barcode scanner digunakan pada layanan sirkulasi untuk membaca barcode pada pada bahan pustaka dan kartu anggota dan untuk menghitung statistik pengunjung.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak merupakan unsur penting dalam sistem automasi perpustakaan.
Perangkat lunak sering diartikan sebagai metode untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan baik multi-tasking maupun multiuser. Perangkat lunak ini sangat mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat bantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses (Yuniwati dan Suwondo, 2012).
24
Menurut Miyarso Dwi Aji (2013) ada beberapa software perpustakaan yang dapat dijangkau seperti :
a. Membangun sendiri (in house developer) dengan bantuan seorang pengembang perangkat lunak (software developer). Langakh pertama ini dapat membantu penghematan biaya untuk membeli perangkat lunak automasi. Contoh software ini adalah UPHLib.
b. Menggunakan perangkat lunak gartis, misalnya : CDS/ISIS, WIN/ISIS, KOHA, Open Biblio, Emilda, Avanti Library System, PhpMyLibrary, Otomigen-X, Igloo, Athenaeum Light, dan System Library Management System (SLiMS).
Perangkat lunak ini dapat didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada semua saja yang memerlukan. Walaupun perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi sesuai kebutuhan masing-masing perpustakaan.
c. Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Contoh software yang dipakai adalah Inmagic, Dynix, VTLS.
3. Sumber Daya Manusia (SDM)
Menurut Yuniwati & Suwondo (2012), sumber daya manusia dalam sistem automasi perpustakaan yaitu pengelola perpustakaan atau pustakawan yang memiliki kemampuan penguasaan perpustakaan dan keterampilan dalam pemanfaatan teknologi informasi, sehingga petugas perpustakaan harus bisa melayani keperluan pengguna seperti permintaan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Oleh karena itulah pustakawan diminta untuk bisa memahami akan maksud, ruang lingkup dan unsur-unsur dari automasi
25
perpustakaan; memahami dan bisa mengapresiasikan pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem dan juga mengapresiasikan manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan pemeliharaan, memahami proses evaluasi dan pemeliharaan. Selain itu SDM sendiri juga diperlukan untuk mengoperasikan sistem, mengelola dan merencanakan sistem dan memelihara peralatan dan mesin yang digunakan oleh suatu sistem.
4. Pengguna (user)
Pengguna adalah masyarakat yang memanfaatkan perpustakaan dalam menulusur untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan.
5. Data
Data merupakan beberapa kumpulan bahan baku informasi berupa jumlah dan jenis koleksi, jenis layanan serta sistem pengolahan yang secara keseluruhan mencakup kumpulan data kegiatan-kegiatan yang dicatat oleh perpustakaan. Data juga dijadikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data dapat dilihat dari bentuk dan karakter seperti alfabet, angka maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
26 6. Jaringan (network)
Jaringan komputer menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN); lokasi dari hardware; protokol komunikasi yang digunakan dan menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan jaringan.
Berdasaarkan penjelasan di atas dapat dikatakan bahwa keenam komponen dalam sistem automasi perpustakaan merupakan komponen terpenting sebagai landasan penopang jalannya sistem automasi yang akan membuat sistem tersebut berjalan dengan baik dan terarah.
2.4 Senayan Library Management System (SLiMS) 2.4.1 Pengertian SLiMS
Senayan Library Management System (SLiMS) merupakan salah satu free open source software (FOSS) berbasis web yang dapat digunakan untuk membangun sistem automasi perpustakaan. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL dan pengontrol versi Git.
Menurut Muhammad Azwar (2013:6), sebagai perangkat lunak automasi perpustakaan, SLiMS mampu mempermudah berbagai kegiatan manajemen administrasi perpustakaan. Di samping software SLiMS bisa diakses melalui akses internet, sehingga pemustaka dapat menelusuri katalog perpustakaan darimana saja
27
dan kapan saja melalui website atau portal yang disediakan perpustakaan. Dengan begitu penggunaan SLiMS menjadi termudahkan pengguna mengakses informasi.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa Senayan Library Management System merupakan software perangkat lunak yang dioperasikan untuk membantu pustakawan maupun pemustaka agar dapat menelusuri berbagai katalog perpustakaan dengan menggunakan software Open Source PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL database server sebagai database yang menyimpan transaksi data yang terjadi di SLiMS.
2.4.2 Manfaat SLiMS
Dalam menciptakan software ini, pengembang pastilah mempunyai catatan manfaat SLiMS bagi kehidupan dunia perpustakaan digital. Berikut akan diuraikan beberapa manfaat menurut beberapa ahli :
1. Menurut Jefri Eko Cahyono & Heriyanto (2013) menyebutkan beberapa manfaat dari software SLiMS, yakni :
a. dapat mempercepat pekerjaan di Perpustakaan b. meningkatkan performa pekerjaan
c. peningkatan produktifitas kerja d. adanya efektifitas kerja
Sedangkan menurut Ganda, Yunita.Olivia et al (2018:14) bahwa dalam penerapan aplikasi SLiMS memiliki beberapa manfaat diantaranya :
a. meningkatkan pelayanan pengguna yang terlihat dari peningkatan produktifitas penggunaan SLiMS oleh pengguna
28
b. membuat layanan pengunjung, OPAC dan sirkulasi menjadi lebih efektif, mudah dan cepat
c. aplikasi SLiMS yang mudah dipelajari dan memiliki tampilan yang sederhana
Beberapa uraian manfaat dari 2 pengemuka dapat disimpulkan bahwa yang paling utama manfaat adanya SLiMS adalah menjadikan segala urusan pekerjaan maupun kegiatan layanan kepada pengguna menjadi lebih cepat terurus sehingga tidak menghambat pustakawan maupun pemustaka ketika memakai aplikasi SLiMS tersebut.
2.4.3 Fitur-Fitur dalam SLiMS
Sebagai sebuat software berbasis web, SLiMS memiliki banyak fitur yang akan membantu perpustakaan dan pustakawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan mudah dan cepat. Berikut adalah beberapa fitur yang disediakan oleh SLiMS :
1. Open Public Access Catalog (OPAC) dengan dukungan thumbnail image dokumen
2. Isi/file digital (PDF, DOC, RTF, XLS, PPT, Video, Audio,dan lain-lain) lampiran di setiap dukungan record bibliografi
3. Catatan dokumen rinci dalam MODS (Metadata Object Description Schema) format XML
4. RSS (Really Simple Syndication) format XML untuk OPAC
5. OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol untuk Metadata Harvesting) dalam format Dublin Core untuk tujuan metadata panen
6. Bibliografi/katalog manajemen database dengan dukungan gambar sampul buku
7. Uni Katalog penciptaan dengan Union Catalog Service
29 8. Serial control
9. Federated pencarian penciptaan mesin dengan Nayanes 10. Item dokumen manajemen dengan dukungan barcode
11. Manajemen guru bekas untuk mengelola dokumen data referensial seperti GMD, Jenis koleksi, Penerbit, Penulis, Lokasi dan Pemasok
12. Dukungan sirkulasi dengan sub-fitur sebagai berikut :
a. Loan dan Return transaction (Transaksi Pinjam Kembali) b. Collections reservation (Koleksi Pemesanan)
c. Quick return
d. Configurable and Flexible Loan Rules (dikonfigurasi dan fleksibel aturan kredit)
e. Membership Management (Manajemen Keanggotaan)
f. Stock Taking module to help Stock Opname Process in Library (modul saham mengambil untuk membantu saham proses nama di perpustakaan) g. Reporting and Statistics (Pelaporan dan Statistik)
2.4.4 Kemudahan dalam Pemanfaatan SLiMS di Perpustakaan
Banyak faktor mempengaruhi penggunaan sebuah perangkat lunak. Salah satu dari dua faktor utama penentu penerimaan sebuah produk teknologi, perangkat lunak yang mudah diterima oleh pengguna dan berlaku sebaliknya termasuk pada aplikasi software SLiMS ini (Nur Alfian Zainal, 2015). Kemudahan lain yang dapat kita pelajari tidak hanya terbatas pada kemudahan untuk menggunakannya tetapi kemudahan untuk mempelajari, mengontrol dan lain-lain.
a. SLiMS mudah untuk dipelajari
SLiMS adalah perangkat lunak yang mudah untuk dipelajari. Adapun cara yang dapat dilakukan untuk mempelajari SLiMS baik itu melalui pelatihan
30
yang banyak diadakan oleh komunitas SLiMS yang tersebar di berbagai daerah. Selain itu dapat juga dilakukan dengan belajar mandiri melalui slide presentasi yang banyak tersedia di web resmi SLiMS atau melalui slide presentasi yang banyak tersebar di internet.
b. Kemudahan pengontrolan
Kemampuan setiap orang menggunakan sebuah perangkat berbeda antara satu individu dengan individu lainnya. Perbedaan itu dapat dilihat dari perbedaan latar belakang pendidikan maupun perbedaan tingkat interaksi dengan perangkat lunak. Dari segi OPAC pemustaka tidak mengalami kesulitan apapun begitu juga dengan informan yang telah mengaku dapat memakai layanan fasilitas OPAC dengan baik.
c. SLiMS jelas dan mudah dipahami
Salah satu indikator penilai sebuah program dikatakan bagus adalah apabila program tersebut dirancang dengan jelas dan mudah dipahami oleh penggunanya. Tampilan dan tata letak menu dalam perangkat lunak yang digunakan merupakan dari sebuah kejelasan program SLiMS sebenarnya memiliki menu yang sangat banyak dan kompleks, namun si pengembang membuat tampilannya menjadi sesederhana mungkin agar tidak memusingkan pengguna dalam menggunakannya.
d. Fleksibel dalam penggunaan dan pemodifikasian
Salah satu keuntungan program dengan kode open source adalah fleksibel.
Modifikasi dapat dilakukan pada pencetakan kartu anggota, label buku dan tampilan halaman OPAC. Untuk melakukan modifikasi kartu anggota dan penggabungan label dan barcode dapat dilakukan dengan pemanfaatan plugin yang disediakan oleh komunitas SLiMS. Sisi fleksibel tidak hanya dilihat dari tampilannya melainkan dapat dilihat dari segi pemakaian.
e. Dapat dikuasai dengan cepat
Kemampuan setiap individu dalam menggunakan sebuah perangkat sangat dipengaruhi oleh faktor tinggih rendahnya interaksi dengan perangkat lunak.
31
Semakin tinggi seseorang menggunakan perangkat teknologi semakin membuat orang itu lebih mudah dalam menggunakan satu perangkat yang baru.
2.5 Kelebihan SLiMS
SLiMS diciptakan sebagai aplikasi software yang tujuannya untuk membantu pengguna mencari informasi dengan mudah tanpa hambatan apapun.
Oleh karena itulah SLiMS dapat dilihat baik dengan adanya kelebihan yang dimiliki. Berikut kelebihan-kelebihan SLiMS menurut Ilham Arnomo (2016 : 156) adalah :
1. SLiMS dapat diperoleh dan digunakan secara gratis
Perangkat lunak merupakan salah satu komponen penting dalam implementasi otomasi perpustakaan. Sayangnya tidak semua perpustakaan mampu menyediakan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan karena harga untuk perangkat lunak automasi sulit dijangkau oleh banyak perpustakaan di Indonesia. Kehadiran SLiMS sebagai salah satu perangkat lunak automasi berbasis FOSS menjadi solusi terkait sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak automasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis.
2. Mampu memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan
Perangkat lunak automasi perpustakaan minimal memiliki fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi secara Online Public Access Catalog (OPAC). SLiMS juga menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak barcode, penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital.
3. SLiMS dibangun dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman.
PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter yang memungkinkan untuk dimodifikasi.
32
4. SLiMS dikembangkan oleh sumber daya manusia lokal atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia.
Kondisi ini memberikan keuntungan bagi perpustakaan dan pengguna SLiMS. Keuntungan tersebut adalah SLiMS sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di Indonesia dan pengguna SLiMS dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang SLiMS dapat berkomunikasi dengan mudah.
5. Instalasi mudah dilakukan
Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi SLiMS mudah dilakukan baik itu untuk sistem operasi windows maupun sistem operasi linux.
6. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows.
Windows ataupun Linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. SLiMS mampu berjalan stabil di dua sistem operasi tersebut.
7. Memiliki dokumentasi yang lengkap.
Dokumentasi memiliki peranan penting dalam pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam mempelajari sebuah perangkat lunak.
8. Memiliki prospek pengembangan yang jelas
Perkembangan SLiMS terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 2 tahun perangkat lunak tersebut terus melakukan perubahan. Perubahan ini terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke publik
9. Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang SLiMS SLiMS memiliki forum komunikasi antar sesama pengguna dan pengembang. Keberadaan forum pengguna ini memungkinkan pengguna saling bertukar pengalaman terkait dengan pemanfaatan tersebut adalah SLiMS sesuai kebutuhan perpustakaan
33 2.6 Kekurangan SLiMS
Menurut Ilham Armono (2016 : 156) adanya kekurangan dari SLiMS sebagai perangkat lunak automasi perpustakaan berbasis free open source software dapat kita lihat di bawah ini ::
1. Kompatibilitas web browser untuk mengakses SLiMS diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web browser mampu menjalankan aplikasi ini dengan sempurna, perangkat lunak ini merekomendasikan mozila firefox sebagai web browser. Sehingga jika penggunaan web browser selain mozila firefox, mampu tampilan SLiMS tidak akan muncul secara sempurna.
Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan internet explore sebagai web browser.
2. Otoritas akses file SLiMS menyediakan fasilitas upload file. Dengan fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat menyajikan koleksi digital dan koleksi digital lainnya. Namun fasilitas upload file tidak dilengkapi dengan pembagian otoritas akses file. Akibatnya setiap koleksi digital yang telah diupload ke dalam SLiMS dapat diakses oleh semua orang.
34 BAB III
SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
Gambar-1 Gedung Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
Lahirnya Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) kampus III dilatar belakangi oleh lahirnya kampus III UMSU. Pada awalnya UMSU hanya memiliki dua kampus pada lokasi yang berbeda, yaitu kampus I yang terletak di jalan Gedung Arca, sedangkan kampus II terletak di jalan Demak Medan.
35
Usaha mendirikan gedung pada kampus III didasari oleh tuntutan kebutuhan dengan meningkatnya jumlah mahasiswa yang mendaftar pada tahun 1982. Hal ini didasari oleh pihak pimpinan UMSU Medan dengan berupaya untuk menyediakan dan mendirikan kampus baru.
Atas bantuan dari H. Probo Sutedjo selaku dewan kurator UMSU Medan, berdirilah kampus III yang terletak di jalan Kapten Muchtar Basri, BA No.3 (Kampus Marcubuana) dengan luas bangunan ± 2 hektar. Pada tahun 1992 kampus III UMSU diresmikan pemakaiannya oleh Menteri Penerangan Harmoko yang sekaligus meresmikan tiga unit gedung Rektorat, gedung Fakultaas Ekonomi dan gedung Fakultas Hukum yang tergabung dengan Fakultas ISIPOL serta Rektorat UMSU Medan yang semula berada pada kampus I pindah ke kampus III.
Perpustakaan UMSU mulanya telah berdiri di lingkungan kampus I sejak tahun 1957 tepatnya pada tanggal 17 Februari bersamaan dengan berdirinya Fakultas Filsafat. Sebagaimana yang telah diuraikan di atas, oleh karena meningkatnya jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan dimulai pada tahun 1982, pusat penyelenggaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya berada pada kampus I pindah ke kampus III termasuk gedung Rektorat UMSU Medan.
Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan di lingkungan kampus III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan baru.
Perpustakaan didirikan dengan tujuan untuk mendukung dan menunjang misi pendidikan yang diemban lembaga induknya. Di samping itu, untuk mempermudah pengguna memanfaatkan perpustakaan. Dengan berdirinya perpustakaan di
