Sistem Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Terintegrasi dengan Perpustakaan Cabang Fakultas

SISTEM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

SUMATERA UTARA

TERINTEGRASI DENGAN

PERPUSTAKAAN CABANG FAKULTAS

SUNDARI, S.SOS

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya jualah penulis

dapat mempersembahkan karya yang sederhana ini kepada pembaca. Shalawat dan salam

kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongan syafaat

beliau di kemudian hari. Aamiin.

Karya ini ditulis sebagai laporan pekerjaan sehari – hari. Penulis telah banyak

menerima bimbingan, saran, motivasi, dan doa dari berbagai pihak selama penulisan karya

ini. Penulis menyadari tulisan ini jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya.

Penulis masih berharap masukan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaannya. 3

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ……… 1

Daftar Isi ……… 3

I. LATAR BELAKANG ……….. 4

II. TUJUAN ……….. ……… 5

III. PRESTASI UNGGULAN ………. 5

IV. PEMBAHASAN………. 6

1. Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi) 2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi ……… 6

2.1 Pengelolaan Bahan Pustaka……….… 6

2.1.1 Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)……… ₇

2.1.2 Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi …… 7

2.2 SDM ……… 9

2.3SistemTeknologi………..9

2.3.1 Keanggotaaan……… 9

2.3.2 Sirkulasi ………. 10

3. Pencapaian Hasil ………... 11

V. DAFTAR BACAAN ……………… ₁₅

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Perpustakaan universitas dipandang sebagai komponen utama dari sistem pendidikan

tinggi . Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber belajar mempunyai peran penting dalam

pendidikan. Pendidikan tinggi tidak akan terselenggara dengan baik jika para dosen dan

mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang bermutu.

Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma Perguruan Tinggi

memiliki peran besar dalam mendukung visi d an misi perguruan tinggi. Berkaitan dengan itu,

perpustakaan terus berupaya dalam menyelaraskan perannya dalam mengikuti dinamika

perkembangan. Universitas Sumatera Utara (USU) memposisikan perpustakaan sebagai unsur

penunjang akademik. Sesuai dengan Statuta USU (PP no.16 Tahun 2014) pasal 25 ayat 4 dan

pasal 49 ayat 1 secara tegas menjelaskan bahwa perpustakaan menyelenggarakan pelayanan

sumber informasi keilmuan di USU.

Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar

6.090 m2 yang terletak ditengah tengah kampus. Gedung Perpustakaan Universitas saat ini hanya

dapat menampung sekitar 750 orang pembaca dalam waktu bersamaan. Pada masa kuliah

(Agustus s.d Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga

daya tampung ruangan tidak mencukupi. Inilah yang menjadi adalah salah satu indikator yang

mendorong perpustakaan untuk melakukan pengembangan dan memperluas layanannya dengan

membuka perpustakaan fakultas. Hingga sekarang ini telah ada 13 (tiga belas) Perpustakaan

Universitas Cabang di sejumlah fakultas dan Rumah Sakit USU. Adapun ketiga belas

perpustakaan tersebut terdiri dari : (1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang

mulai beroperasi pada akhir 2006, (2) Perpustakaan Universitas Fakultas MIPA yang mulai

beroperasi pada awal tahun 2007, (3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Gigi mulai

beroperasi awal tahun 2008 (4) Perpustakaan Universitas Cabang Kedokteran mulai beroperasi

bulan Agustus 2008, (5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai

beroperasi pada bulan Desember 2008; (6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai

beroperasi pada awal tahun 2011, (7) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Farmasi mulai

beroperasi pada Januari 2012, (8) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai

beroperasi Juni 2012, (9) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Psikologi mulai beroperasi

5 September 2011, (10) Perpustakaan Universitas Cabang Pertanian mulai beroperasi November

2012 (11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ekonomi mulai beroperasi Oktober 2014

(12) Perpustakaan Universitas Sekolah Pascasarjana mulai beroperasi maret 2016 dan, (13)

Perpustakaan Universitas Cabang Rumah Sakit Usu mulai beroperasi November 2016. Masih

ada 2 (dua) Fakultas yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan Universitas,

yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.

Agar pengelolaan manajemen dan layanan perpustakaan berjalan dengan baik,

perpustakaan USU telah merancang sebuah sistem manajeman pengelolaan yang terencana.

Sistem pengelolaan ini dilakukan secara integrasi yaitu segala pengelolaan koleksi, pengelolaan

SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di Perpustakaan Universitas atau

pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke Perpustakaan Cabang Fakultas. Sistem

integrasi ini juga mengorganisasikan semua aktivitas didalam suatu perpustakaan sehingga

semua tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuan. Perpustakaan Usu sudah membangun

sistem ini pada tahun 2006 bersama dibukanya layanan Perpustakaan Cabang Fakultas Ilmu

Hukum. Berdasar observasi penulis Perpustakaan USU adalah perpustakaan yang pertama yang

melakukan sistem pengelolaan secara Integrasi. Ini merupakan suatu inovasi didalam dunia

perpustakaan.

II. TUJUAN

Adapun tujuan perpustakaan membangun Sistem Pengelolaan dan Layanan

Berintegrasi antara Perpustakaan Universitas dengan Perpustakaan Cabang Fakultas yaitu :

1. Mendekatkan koleksi dengan Pengguna

2. Mengoptimalkan pemakaian koleksi perpustakaan

3. Menghindari antrian peminjaman dan pengembalian di perpustakaan pusat

4. Untuk melacak keberadaan koleksi

5. Meningkatkan citra perpustakaan

6. Mengontrol pelayanan

6

IV. PEMBAHASAN

1. Konsep Dasar Pengelolaan Berintegrasi (Koleksi, SDM, Sistem Informasi)

Pengelolaan berintegrasi pada kegiatan perpustakaan biasa disebut Integrated Library

System (ILS) atau seringkali juga disebut dengan Library Management System (LMS) suatu

sistem yang bermanfaat untuk mengelola kegiatan perpustakaan secara terpadu dari proses

pengadaan buku sampai siap dilayankan kepada pengunjung.

Adapun konsep sistem manajemen integrasi Perpustakaan Usu yaitu segala

pengelolaan koleksi, pengelolaan SDM, serta pengelolaan Sistem Teknologi dilakukan di

Perpustakaan Universitas atau pengelolaan terpusat kemudian akan didistribusikan ke

Perpustakaan Cabang Fakultas. Perpustakaan Cabang Fakultas hanya menjalankan layanan saja

seperti layanan Keanggotaan, Sirkulasi serta melakukan kegiatan sosialisasi maupun promosi

koleksi, baik koleksi tercetak maupun elektronik.

2. Pengelolaan Koleksi Berintegrasi

2.1Pengelolaan Bahan Pustaka

2.1.1. Akusisi (Pengadaan Bahan pustaka)

Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang diawali dengan kegiatan akusisi kemudian

katalogisasi dan klasifikasi serta diakhiri penataan atau penyusunan dirak buku. Adapun langkah – langkah

pengelolaan bahan pustaka yang dilakukan pada Perpustakaan USU dan Perpustakaan Cabang fakultas

Akusisi atau pengadaan bahan pustaka adalah serangkaian kegiatan menghimpun

dan menyeleksi bahan pustaka baik tercetak dan elektronik berdasarkan peraturan kebijakan

yang telah ditentukan agar dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pengguna

perpustakaan. Langkah awal dari pengadaan adalah menganalisis kebutuhan pengguna, dimana

kegiatan ini dipergunakan untuk pengusulan bahan pustaka . Perpustakaan Cabang Fakultas

memiliki hak sebatas melakukan pengusulan secara verbal maupun korespondensi terhadap

perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas. Pembelian koleksi

hanya dilakukan oleh Perpustakaan Universitas.

7

2.1.2 Klasifikasi , Katalogisasi dan Pendistribusian Koleksi

Proses klasifikasi dan katalogisasi adalah sebuah proses pengelompokan bahan

pustaka sesuai subjek yang disusun berdasarkan sistematik .

Secara teknis seluruh rangkaian kegiatan klasifikasi dan katologisasi koleksi

dilakukan di Perpustakaan Universitas kemudian didistribusikan ke Perpustakaan Cabang

Fakultas sesuai lokasi dalam sistem .

Gambar 1 : SIPus Pengolahan Buku

Gambar 2 : Sipus Pengolahan Lokasi Distribusi Koleksi

8

Gambar 2: SIPus Pengolahan Lokasi Koleksi Sudah Ditentukan

Gambar 3 :OPAC Menunjukan Lokasi Koleksi

9

3. SDM

Semua kegiatan ini akan berjalan dengan baik dan terencana , jika didukung oleh SDM

yang berkualitas. Standar BAN-PT mengisyaratkan bahwa setiap program studi harus dilayani

oleh minimal satu orang pustakawan dengan pendidikan minimal diploma tiga (D-3). Maka dari

itu Perpustakaan Universitas melakukan kebijakan dengan menempatkan pegawai yang

berpendidikan minimal diploma tiga (D-3) diPerpustakaan Cabang Fakultas . Setiap pegawai

yang ditempatkan pada Perpustakaan Cabang diberikan sebuah ID dan password untuk

menjalankan sebuah sistem perpustakaan terpadu guna mendukung kegiatan perpustakaan.

Gambar 4 : Tampilan SIPus ID dn Password

4. Sistem Teknologi

Sistem Teknologi adalah sebuah system pengelolaan secara terpadu yang berbasis

komputerisasi.

Perpustakaan Usu menggunakan sistem SIPus sebagai media teknologinya.

Keunggulan dari sistem ini adalah tampilannya yang sederhana dan sangat mudah dalam

penggunaan. Adapun bagian kegiatan pada Perpustakaan Cabang Fakultas yang menggunakan

system ini :

a. Keanggotaan

Mahasiswa yang terdaftar di USU otomatis terdaftar sebagai anggota perpustakaan

Universitas dan Perpustakaan Cabang Fakultas.

10

b. Sirkulasi

Pengertian layanan sirkulasi menurut Rahayuningsih, (2007: 95) adalah layanan

pengguna yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi.

Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman,

pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam

proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi.

Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah

layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian.

Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 98): Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai

berikut:

1. Peminjaman

2. Pengembalian

3. Perpanjangan

4. Penagihan

5. Sanksi

6. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman

Gambar 5 : Tampilan SIPus Layanan Sirkulasi

11

3 Pencapaian Hasil

Adapun Pencapaian yang dihasilkan setelah Perpustakaan Universitas melakukan

pengolahan koleksi secara integrasi dengan Perpustakaan Cabang yaitu

1. Sudah tidak terjadi antrian pada layanan sirkulasi pada Perpustakaan USU. Karena

sebahagian pengguna sudah melakukan peminjaman ,pengembalian serta perpajangan

pada Perpustakaan Cabang Fakultas. Ini bisa dilihat pada tabel kunjungan dan

Peminjaman Perpustakaan Cabang Fakultas.

Tabel 3.1 : Jumlah Pengunjung Perpustakaan

No Perpustakaan Universitas

dan Fakultas Jumlah

(1) (2) (3)

1 Perpustakaan Universitas 960.722

2 Kedokteran 6.518

9 Kesehatan Masyarakat 13.022

12 Gambar 6 : Grafik Pengunjung Perpustakaan

Tabel-3.2: Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada

Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas

No Cabang Peminjam Jumlah Pinjaman

(1) (2) (3) (4)

1 Fak. Kedokteran 392 633

2 Fak. Hukum 6.709 14.804

3 Fak. Pertanian 241 475

4 Fak. Ekonomi 3.359 5.175

5 Fak. Ked. Gigi 985 1.804

6 Fak. Ilmu Budaya 1.296 2.355

7 Fak. MIPA 968 1.408

8 Fak. Kesehatan Masy. 7.121 7.862

9 Fak. Psikologi 770 1.264

2012 2013 2014 2015 2016

1,472,602

945,651 988,659

1,060,668 1,057,669

Pengunjung

13

10 Fak. Farmasi 2.812 1.598

11 Fak. Keperawatan 1.587 2.911

12 Sekolah Pascasarjana 90 187

Total 26.330 40.476

Gambar 7 : Grafik Jumlah Peminjam dan Pinjaman Mahasiswa pada

Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas

(2012 - 2016)

2012 2013 2014 2015 2016

Peminjam Pinjaman

14 2. Pengadaan Bahan Pustaka mengalami kenaikan pada perolehan bahan pustaka karena

bertambahnya data usulan dari Perpustakaan Cabang Fakultas melalui dosen dn

Mahasiswa.

Gambar 8 : Grafik Jumlah Perolehan Bahan Pustaka

Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas

(2012 - 2016)

2012 2013 2014 2015 2016

Judul Eksemplar

15

V. DAFTAR BACAAN

I. DAFTAR PUSTAKA

Rahayuningsih, 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sjahrial-Pamuntjak, Rusina (2000). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta:

Djambatan