Data Pelayanan Pengguna Perpustakaan USU
3.4 Fungsi Pelayanan Pengunjung atau pengguna
3.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )
Simemstem terbuka adalah suatu cara ungkinkan pengguna untuk masuk keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai. Untuk itu pengguna harus mengetahui sistem pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan.
Menurut Soeatminah (2000:135) “Sistem pelayanan terbuka merupakan suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang”.
Keuntungan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. Kartu-kartu catalog tidak segera rusak, karena sedikit yang
menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih bahan pustaka yang dibutuhkan,
b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku
yang diinginkan pengunjung. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku pustaka yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu,
c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak akan segera
diketahui judul buku yang sedang dipinjam,
d. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari,
maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan,
e. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
1. Frekuensi kerusakan besar
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan rak
yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus
sering mengadakan reshelving.
4. Pemula yang datang keperpustakaan untuk mencari buku sering
bingung.
3.5.2 Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access )
Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Perpustakaan harus dapat menyediakan sarana dan prasarana dimana pustakawan dan pengguna perpustakaan dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke Internet. Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang bersumber dari Web, yang diperlukan untuk mendukung kegiatan proses belajar- mengajar, pencarian data, penelitian dan lain sebagainya. Penggunaan jasa internet ini perlu pengontrolan dari pustakawan, agar pengguna internet ini tidak membuka situs-situs yang merusak moral.
Menurut Soeatminah (2000:137) “Sistem pelayanan tertutup adalah suatu sistem pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung masuk ke ruangan
koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mengambilnya’’.
Menurut Trimo (2004:147), kelebihan sistem pelayanan tertutup adalah:
a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang
lebih dekat.
b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila
dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.
e. Tidak diperlukan petugas khusus yang mengawasi pengunjung yang
masuk dan keluar ruang koleksi buku atau bahan pustaka.
Sistem Pelayanan perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah system pelayanan yang terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang”.
3.6Jenis Pelayanan Pengunjung
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:33) jenis jenis pelayanan pengguna sebagai berikut :
a. Pelayanan sirkulasi
c. Layanan majalah
d. Layanan pandang dengar (audio – visual )
e. Jasa kesiagaan informasi
f. Pelayanan dengan computer g) Kerjasama silang layanan
Melalui jenis pelayanan pengguna diatas. maka pengguna perpustakaan akan memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dalam memperoleh mamfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakan kepada pengguna perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.
Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers
service yang bertugas memberikan servis kapada pembaca. Sehingga bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang.
Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.
Menurut Lasa (1994 : 1), “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”. Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999: 34), “Layanan sirkulas adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar perpustakaan”.
Menurut Sulistyo-Basuki ( 1991 : 257-259), Fungsi dan tugas pelayanan sirkulasi adalah sebagai berikut :
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota perpustakaan.
c. Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang dikembalikan pada
waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang
atau rusak
g. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman
h. Membuat ststistik peminjaman
i. Peminjaman antara perpustakaan
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik
k. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman. Kadang-kadang bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, dan sebagainya. Sedangkan menurut Sumardji (1988 : 72 ), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada pengguna (pengunjung) dengan berbagai macam kegiatan, seperti antara lain :
a. Membuat peraturan mengenai pemakai/peminjaman koleksi misalnya
mengatur:
1) Siapa saja yang boleh memakai koleksi perpustakaan
2) Syarat-syarat apa saja
3) Hak-hak apa saja
4) Lamanya jangka waktu peminjam
5) Banyaknya koleksi pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap
orang/anggota
6) Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka
ataupun jika terjadi pelanggaran terhadap tata tertib perpustakaan.
7) Dan lain sebagainyA
b. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan
(pengguna fasilitas perpustakaan) langsung tertulis di perpustakaan atau lewat iklan mass media.
c. Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan
d. Memproses kartu kartu keanggotaan perpustakaan misalnya dengan kegiatan :
a) Membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri
b) Membuat kartu arsipnya
c) Membuat blanko kartu bon pinjaman
d) Menyimpan dengan teratur dan sistematis
e) semua kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan.
Dan lain sebagainya.
e. Melayani permintaan koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar
atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), teruama koleksi text book (buku-buku teks).
f. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan
dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut.
g. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum
mengembalikan pijamannya padahal sudah habis waktu pinjmannya, dengan cara ditagih langsung atau pun melalui surat panggilan.
h. Menarik denda terhadap anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan
pinjamannya sesuai dengan peraturan
i. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran
anggota perpustakaan maupun atau denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka,untuk kemudian menyetorkannya kepada pejabat atau petugas yang berwenang atau pimpinan perpustakaan.
j. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP) kepada para anggota yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lain sebagainya,
k. Membuat laporan tertuli secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah
dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi Menurut Noerhayati (1998 : 190), fungsi pelayanan sirkulasi adalah :
1. Melayani pendaftaran anggota,
2. Melayani pinjaman dan pengembalian buku-buku,
3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan
buku-buku pinjaman,
4. p enagihan buku-buku,
5. Memberi surat keterangan bebas pinjam,
6. Membuat laporan harian,
7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan.
Untuk dapat melaksanakan fungsi diatas, maka bagian pelayanan
sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan,
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan,
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan,
e. Melayani calon dan anggota perpustakaan,
f. Melayani pengguna perpustakaan,
g. Melayani peminjaman dan penagihan,
h. Mengenakan denda pada anggota,
i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang
rusak untuk diperbaiki,
j. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k. Menyampaikan
laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat. Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa senang berkunjung ke perpustakaan.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan, 2. Peminjaman, 3. Pengembalian,
4. Perpanjangan, 5. Penagihan, 6. Pemberian sanksi, 7. Bebas pustaka, 8. Statistik pengunjung, 1. Keanggotaan
Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.
Menurut Martoatmodjo (1994 : 38), kegunaan daripada pendafataran anggota adalah :
a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk
mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik.
b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya
c. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku
d. Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapatdi gunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatkannya.
Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan.
2. Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Apabila pengunjung atau pembaca tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”
pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota. Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta ekonomis.
Menurut Buku (1999: 34), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai berikut :
1. Sistem Buku Besar
Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang peminjam meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam.
2. Sistem Browne
Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket (kantong) pembaca, jumlahnya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut dari kantong buku dan dimasukkan kedalam kantong anggota pada waktu
buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku dikembalikan.
3. Sistem Newark
Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat, nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan menggunakan program khusus untuk sirkulasi.
Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi(1982 : 5), adalah sebagai berikut:
a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai
anda pengenal pamakai perpustakaan,
b. Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemakai
c. 1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerahkan buku yang telah
dipilih dan diambilnya,
2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam
Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan permintaan peminjam.
d. Petugas melakukan pencatatan :
1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil
dari kantong buku,
2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang
bertempel pada buku,
3. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu
peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman.
e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan
tanda tangan/paraf/inisial nama pada lembar tanggal
f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai
g. Petugas menyusun :
1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut :
a) Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali
buku,
b) Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu
disusun menurut urutan klasifikasinya.
2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut
urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna.
Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman (2004 : 74), prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna,
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut:
- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah
diisi
- Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b .Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut :
i . Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya
i i . Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku
i i i .Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu
harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
i v . Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :
a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutran kode bahan perpustakaan.
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalamkotak kartu pinjam menurut nama
3. Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing- masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.
Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 :9), “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya”.
Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman (2004 :81), langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah :
a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal
kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku.
d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk
dikembalikan ke dalam rak
h. Memilih buku
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan,
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain
untuk disiangi.
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :
a. menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu
dan waktu pengembaliannya
c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
4. Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa
pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin
pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku
(1994:59),“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada pengguna lain menempah buku tersebut”.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820), prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:
a. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan
b. Petugas memeriksa formulir pemesanan
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali
yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku).
d. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan. Untuk
melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:
1) kartu pinjam
2) kartu buku
3) stempel tanggal kembali
Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.
5. Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan kepada peminjam”.
Menurut Soeatminah (1992 :148), dalam surat tagihan dicantumkan :
a. Judul-judul buku yang ditagih
b. Biaya pengiriman surat
c. Jumlah denda yang harus dibayar
Buku (1994 : 59), menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan adalah :
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:83), prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut :
a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
b. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
c. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
pengembalian,
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah:
a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui
batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui :
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan
yang memuat :
1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian
4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3)
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan pengguna kapada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.