TUGAS AKHIR
KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
O
L
E
H
ROBBANA TARIGAN
102101135
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : ROBBANA TARIGAN
NIM : 102101135
JURUSAN : DIPLOMA III KEUANGAN
JUDUL : KUALITAS PELAYANAN PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir,
( Dra. Friska Sipayung,M.Si) NIP. 19620117 198603 2 002
Tanggal : ... 2013 Sekretaris Program Studi D-III KEUANGAN
(Syafrizal Helmy,SE,M.Si) NIP. 19760214 200501 1 002
Tanggal : ... 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ROBBANA TARIGAN
NIM : 102101135
PROGRAM STUDI : D III KEUANGAN
JUDUL : KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Medan, 2013
ROBBANA TARIGAN
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Alhamdulillah, Puji syukur yang tiada terhingga penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang
direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Keuangan
Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka
penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Kualitas Pelayanan
Perpustakaan Universiatas Sumatera Utara’’
Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dukungan dan nasehat – nasehat dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi, Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf
2. Bapak Syafrizal Helmy, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma
III Keuangan Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan
bimbingan,dan arahan dalam proses penyelesaian tugas akhir ini.
3. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si selaku dosen pebimbing penulis yang telah
banyak meluangkan banyak waktu untuk memberikan bimbingan, arahan, dan
koreksi dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini, sehingga penulisan ini
dapat terselesaikan dengan baik,
4. Bapak Drs. Nurdin Salmi, M.Si selaku Ka.Sub. Bidang Pelayanan
Perpustakaan USU dan sekaligus sebagai Supervisi magang,
5. Teristimewa Ayahanda M. Arifin Tarigan dan Ibunda tercinta Masri Nasution
yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima
kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta
dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas,
hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari
keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin,
6. Kakak-kakakku tersayang Rika Tarigan, Spd., Rina Tarigan, SE. dan Rufina
Tarigan Amd, yang telah banyak memberikan dukungan, Doa sehingga
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik,
Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Halaman
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... VI DAFTAR GAMBAR ... V DAFTAR TABEL ... VI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Permasalahan ... 5
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.5 Sistematika Penelitian ... 6
1.5.1 Jadwal Penelitian ... 6
1.5.2 Laporan Penelitian ... 6
BAB II PROPIL PERPUSTAKAAN 2.1 Sejarah Perpustakaan USU ... 8
2.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara ... 11
2.2 Perencanaan dan Perjanjian Kinerja ... 12
2.2.1 Visi, Misi, Tujuan Perpustakaan ... 13
2.2.2 Rencana Strategis ... 14
2.3 Akuntibilitas ... 15
2.3.1 Pengukuran Pencapaian Sasaran ... 15
2.3.2 Pengukuran Kinerja Kegiatan ... 15
BAB III KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG 3.1 Pengertian Kualitas Pelayanan ... 20
3.2 Kualitas Pelayanan Pengunjung ... 21
3.3 Tujuan Pelayanan Pengunjun ... 24
3.4 Fungsi Pelayanan atau Pengguna ... 27
3.5 Sistem Pelayanan Pengunjung ... 27
3.5.1 Sistem pelayanan terbuka ... 28
3.5.2 Sistem pelayanan tertutup ... 29
3.6 Jenis Pelayanan Pengunjung ... 30
3.6.1 sirkulas ... 31
3.6.2 refrensi ... 51
3.6.3 pelayanan pandang dengar ... 59
3.6.4 pelayanan pendidikan pengguna ... 60
3.6.5 pelayana silang layan ... 61
3.6.6 pelayana dengan computer ... 63
3.7 Analisis dan Evaluasi ... 67
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 74
4.2 Saran ... 74
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Jumlah pengunjung Perpustakaan USU ... 23
Gambar 2 Perkembangan Jumlah Anggota ... 26
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah Pengunjung Perpustakaan USU ... 22
Tabel 2 Jumlah Pengguna Perpustakaan USU ... 26
Tabel 3 Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis ... 56
Tabel 4 Pelabelan Barcode dan Pita Magnetic Buku ... 57
Tabel 5 Bahan yang di Katalog ... 58
Tabel 6 Jumlah cantuman (database) Katalog ... 58
Tabel 7 Jumlah dan jenis peralatan komputer dan peripheral lainnya .. 64
Tabel 8 Jumlah komputer di perpustakaan cabang ... 65
Tabel 9 Pennguna peralatan komputer ... 65
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan
perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat informasi yang
diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan didaya gunakan untuk
keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang
menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti
perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan
laba bagi perusahaan.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara berorientasi pada bidang
penyediaan bahan untuk memudahkan mahasiswa dan dosen dalam
memenuhi kebutuhannya dalam proses belajar mengajar. Dengan di berikannya
fasilitas informasi pengetahuan para pengunjung akan lebih dapat
mengembangkan informasi yang didapat, atau memecahkan masalahnya di
bidang pendidikan
Membaca merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan.
Membaca juga merupakan ilmu yang tidak akan pernah habis dan akan selalu
berkembang. Ilmu lahir sejak keingintahuan manusia akan hal sesuatu, sehingga
ilmu akan terus berkembang. Pengetahuan yang diperoleh dalam membaca akan
meningkatkan harkat dan martabat, kinerja, dan produktivitas seseorang. Ilmu
masyarakat yang belum mengerti akan hal sesuatu yang anda miliki. Membaca
juga merupakan hal yang penting dalam meningkatkan kemajuan bangsa. buku
merupakan jendela dunia ilmu pengetahuan, tentunya untuk mengetahui apakah
buku itu berkualitas atau tidak, salah satu jalan adalah harus membaca buku
tersebut. Mengerti dan memahami isi bacaan adalah hal yang sangat penting
untuk mengetahui apa saja yang terdapat di dalam buku bacaan, tentunya bila
mengerti isi buku bacaan maka akan memberikan pengetahuan yang baru.
Minat baca dikalangan masyarakat masih sangat rendah, kurangnya
minat baca dalam masyarakat dikarenakan tidak adanya waktu membaca dan
langkanya buku bacaan. Pada masyarakat di perkotaan, terdapat jenis hiburan
untuk menghabiskan waktu daripada membaca buku. Sedangkan pada masyarakat
di daerah terpencil tidak adanya sarana dan prasarana yang memadai untuk
membaca seperti buku dan perpustakaan yang masih kurang dalam hal
pembaharuan buku.
Peran perpustakaan dalam menyediakan buku bacaan sangat penting
keberadaannya, karena dengan adanya perpustakaan sebagian besar masyarakat
umum dapat menikmati buku bacaan mereka. Tak dapat dipungkiri bahwa tingkat
pengetahuan bangsa pada umumnya dan masyarakat khususnya sangatlah rendah,
salah satunya disebabkan oleh kurangnya minat serta perhatian masyarakat
mengenai pentingnya membaca. Tentunya hal ini dapat menjadi boomerang bagi
kelangsungan perkembangan pengetahuan masyarakat, dan sudah pasti menjadi
tolak ukur bagi keberadaan perpustakaan sebagai penyedia buku-buku yang
Menurut Arixs (2006) pada makalah yang berjudul “Enam Penyebab
Rendahnya Minat Baca”. Enam penyebabnya adalah sebagai berikut :
1. Sistem pembelajaran di Indonesia belum membuat
anak-anak/siswa/mahasiswa harus membaca buku (lebih banyak lebih baik),
mencari informasi/pengetahuan lebih dari apa yang diajarkan,
mengapresiasi karya-karya ilmiah, filsafat, sastra dan sebagainya.
2. Banyaknya jenis hiburan, permainan (game) dan tayangan TV yang
mengalihkan perhatian anak-anak dan orang dewasa dari buku, surfing di
internet walaupun yang terakhir ini masih dapat dimasukkan sebagai sarana
membaca. Hanya saja apa yang dapat dilihat di internet bukan hanya tulisan
tetapi hal-hal visual lainnya yang kadangkala kurang tepat bagi konsumsi
anak-anak.
3. Banyaknya tempat hiburan untuk menghabiskan waktu seperti taman
rekreasi, tempat karaoke, night club, mall, supermarket dan sebagainya.
4. Budaya baca memang belum pernah diwariskan nenek moyang kita. Kita
terbiasa mendengar dan belajar berbagai dongeng, kisah, adat-istiadat
secara verbal dikemukakan orangtua, tokoh masyarakat, penguasa pada zaman
dulu.
5. Para ibu, saudari-saudari kita senantiasa disibukkan berbagai kegiatan
upacara- upacara keagamaan serta membantu mencari tambahan nafkah
untuk keluarga, sehingga tiap hari waktu luang sangat minim bahkan
hampir tidak ada untuk membantu anak membaca buku.
bacaan, masih merupakan barang aneh dan langka.
Salah satu upaya untuk merangsang daya minat baca masyarakat yaitu
dengan adanya penyediaan perpustakaan yang memiliki sarana dan meningkatkan
kualitas pelayanannya. Perpustakaan merupakan pusat terkumpulnya berbagai
informasi dan ilmu pengetahuan baik yang berupa buku maupun bahan rekaman
lainnya yang diorganisasikan untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat
(Mudjito, 2008). Kualitas pelayanan pada sebuah Perpustakaan merupakan salah
satu factor penting dalam meningkatkan minat baca terhadap Pengunjung
perpustakaan. Perpustakaan Universitas Sumatera utara merupakan perpustakaan
pusat atau perpustakaan yang dikujungi oleh semua kalangan masyarakat
khususya Mahasiswa/i USU dan Para Pelajar SMP s/d SMA. Mengingat hal itu
penulis tertarik membuat tugas akhir dengan judul “Kualitas Pelayanan
pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara’’.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam rumusan masalah ini penulis membatasi ruang lingkup dan hanya
memfokuskan pada permasalahan Kualitas Pelayanan Pengunjung Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara. Dari beberapa uraian yang telah disebutkan diatas
maka dapat dirumuskan permasalahan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut: “Bagaimanakah Kualitas Pelayanan Pengunjung
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara?”
1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui kualitas pelayanan yang ada di Pepustakaan
Universitas Sumatera Utara,
b. Untuk mengetahui sistem kualitas pelayanan apakah yang
diterapkan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian dalm rangka penulisan tugas
akhir ini adalah :
a. Sebagai bahan masukan bagi penulis untuk memperdalam pengetahuan
penulis mengenai Kualitas Pelayanan,
b. Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan Kualitas
Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
c. Sebagai informasi bagi pembaca dan juga bahan referensi bagi pihak
lain yang ingin melakukan penelitian sejenis.
1.4 Sistematika Penelitian
1.4.1 Jadwal Penelitian
Dalam surat balasan izin melakukan riset yang dibuat oleh Pimpinan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, penulis dapat melakukan riset dimulai
pada tanggal 10 Maret s/d 21 Maret pada hari kerja yaitu Senin - Jumat dan
pada jam kerja yang dimulai pada pukul 08.00-16.00.
1.4.2 Laporan Penelitian
bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat
lebih terarah. Untuk itu penulis membagi pokok pembahasan dalam 4 bab yaitu
sebagai berikut :
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah, permasalahan,
tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penelitian dimana dalam
sistematika penelitian akan dijelaskan mengenai jadwal penelitian dan
laporan penelitian.
Bab II Gambaran Perusahaan
Pada bab ini dijelaskan gambaran umum mengenai kualitas pelayanan
pengunjung Perpustakaan yang efektif dan baik, selain itu penulis juga
menjelaskan sedikit mengenai fungsi atau manfaat Perpustakaan.
Bab III Sejarah Perpustakaan
Pada bab ini penulis menceritakan tentang sejarah Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Bab IV Penutup
Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan
kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga beberapa
saran sebagai bahan masukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan
BAB II
PROFIL PERPUSTAKAAN USU
2.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan
ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah
perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2
Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali
sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah
Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh
Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah
Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai
Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan
luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU
berubah status mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT
BHMN), Perpustakaan USU mulai mendekatkan pelayanannya kepada pengguna
dengan membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.
Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang ini didasarkan kepada
Pasal 31 ayat 2 Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah
Tangga USU. Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang
yaitu: 1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai
MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas
Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan
Agustus 2008, 5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan
Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang
Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan
Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan
Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan
Cabang Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
Pertanian mulai beroperasi Nopember 2012.
Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar Ha.
Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang
pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember
dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya
daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198
pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi
dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna
perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak
tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323
M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran
gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur
yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan
akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau sekurang-
kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.
Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami
perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991,
Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek
pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas
akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan
mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang
mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan
pelayanan.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma
Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan
USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang
berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu
mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang
mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat
konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu,
Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti
2.1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 126 orang staf yang
terdiri dari 4 orang tenaga Dosen (Kepala Perpustakaan, Wakil Kepala
Perpustakaan dan Staf Ahli), 25 orang tenaga Fungsional Pustakawan dan 38
orang PNS dan 59 orang adalah tenaga honorer.
Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN
(PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja
Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan
dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari
2005.
Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan
dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh
Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang
Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Kepala Perpustakaan juga dibantu oleh dua orang
staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem dan perencanaan, dan
pengelola American Corner. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang baru
Kepala Perpustakaan
KetuaTim Pengadaan Ketua Tim Sirkulasi
Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan per 12 September 2012
2.2 Perencanaan Dan Perjanjian Kinerja
Rencana Strategis Perpustakaan USU Tahun 2011-2015 digunakan sebagai
2.2.1 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan
Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut:
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan
terhadap sivitas akademikanya”.
Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh
Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan
informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi
Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta
membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
Berdasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan
sebagai berikut:
a. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,
mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia
dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan
terpelihara,
b. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi
informasi dan komunikasi.
c. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
d. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan
mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat di lingkungan USU.
e. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
f. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk
memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja
yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.
g. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
h. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di
dalam maupun ke luar perpustakaan.
i. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional,
nasional dan internasional.
2.2.2 Rencana Strategis
Untuk tahun 2012, kedelapan program pengembangan utama tersebut
dijabarkan dalam bentuk implementasi program berupa uraian sasaran yang dapat
dianalisis persentase pencapaiannya dalam kurun waktu satu tahun dengan
merumuskan indikator sasaran pencapaian. Penjabaran rencana strategis
Perpustakaan tahun 2012 dituangkan dalam Penetapan Kinerja dapat dilihat pada
2.2.3 Rencana Kinerja Tahunan
Rencana kerja Perpustakaan USU Tahun 2012 disusun dengan
berpedoman kepada Rencana Strategis Perpustakaan 2011-2015. Rincian
Rencana Kinerja Perpustakaan USU tahun 2012 dapat dilihat pada Lampiran 2.
2.3 Akuntabilitas Kinerja
2.3.1 Pengukuran Kinerja Kegiatan
Pemaparan akuntabilitas kinerja dalam laporan ini dimulai dengan
pengukuran kinerja kegiatan yang berupa persentase antara rencana tingkat
capaian dengan realisasi kegiatan yang dilakukan oleh Perpustakaan USU selama
tahun 2012, kemudian dilakukan analisis terhadap pengukuran tingkat capaian
sasaran. Pengukuran kinerja kegiatan Perpustakaan 2012 dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Tingkat capaian yang tercantum dalam laporan ini dapat menggambarkan
keadaan yang sebenarnya dari kinerja Perpustakaan USU.
2.3.2 Pengukuran Pencapaian Sasaran
Realisasi pencapaian kinerja untuk berbagai kegiatan yang dilaksanakan
Perpustakaan USU pada tahun 2012 pada umumnya berada dalam kategori yang
berhasil. Walaupun beberapa indikator kinerja tingkat capaiannya melebihi tingkat
penggunaan sumberdaya informasi elektronik maupun tercetak. Untuk memaknai
hal ini Perpustakaan akan terus meningkatkan penyediaan sumberdaya informasi
elektronik baik melalui langganan database online maupun melakukan digitalisasi
terhadap berbagai dokumen khususnya dokumen USU, serta terus berupaya untuk
menambah dan memutakhirkan buku-buku teks dan bahan bacaan lainnya.
Capaian realisasi jumlah anggota Perpustakaan pada tahun 2012 sebesar
99%, sedang capaian jumlah pengunjung sebesar 128% dari yang direncanakan
terutama terjadi pada penggunaan beberapa perpustakaan cabang antara lain:
Cabang Kedokteran, Hukum, MIPA, Kedokteran Gigi, Kesehatan Masyarakat,
Ilmu Budaya, dan Pertanian. Selain jumlah pengunjung, juga terjadi peningkatan
jumlah pinjaman buku, dengan data seperti pada Lampiran 6. Oleh karena itu,
penguatan perpustakaan cabang akan terus ditingkatkan dan pembukaan cabang
pada fakultas yang belum memiliki perpustakaan akan dilanjutkan. Data ini
mengindikasikan bahwa pelayanan perpustakaan yang dekat dengan pengguna,
akan meningkatkan pemanfaatan perpustakaan.
Capain jumlah peminjam buku sebesar 130% dan buku terpinjam
102%. Selain itu, capain jumlah buku yang difotokopi sebesar 233%. Data ini
menunjukkan adanya kecenderungan pengguna memilih memfotokopi sendiri
bahan perpustakaan dari pada membawa pulang.
Jumlah koleksi digital (USU Repository) yang dipublikasikan di Situs Web
repositpry.usu.ac.id pada tahun 2012 adalah 31.919 judul, meningkat sebanyak
3.731 judul (13,24%). Dalam Renstra Perpustakaan 2011-2015 ditargetkan
pembentukan Kepanitian/Tim Ad Hock tidak dimungkinkan lagi sehubungan
dengan kebijakan pimpinan universitas.
Jurnal cetak yang dilanggan tahun 2012 adalah 12 judul, berkurang
dibandingkan tahun lalu sejumlah 22 judul (64%). Terjadinya penurunan ini
disebabkan Langganan jurnal cetak nasional yang telah terakreditasi Dikti
sebanyak 245 judul setelah dikonfirmasi oleh Perpustakaan tidak sesuai dengan
data lapangan, jurnal yang tersedia hanya 12 judul, selebihnya tidak teratur
penerbitannya. Sedangkan pengadaan jurnal luar negeri cetak tidak diprioritaskan
kecuali atas permintaan khusus program studi/departemen, mengingat telah cukup
besar dilanggan melalui database elektronik. Langganan database online jurnal
adalah pada tahun 2012 adalah 20 databases, berarti pencapaiannya dari target
Renstra adalah 100%.
Realisasi jumlah cantuman database katalog hanya 77%, hal ini disebabkan
pertambahan jumlah koleksi hanya dari hadiah atau sumbangan. Sampai akhir
bulan November 2012, belum ada realisasi pengadaan buku baik buku dalam
negeri maupun buku luar negeri. Usulan pengadaan buku telah diajukan 18 Juni
2012, beberapa bulan sebelumnya.
Dasar kebijakan pengadaan buku telah digariskan dalam Renstra
Perpustakaan USU 2011-2015, bahwa kebutuhan penambahan koleksi buku
didasarkan pada perhitungan rasio antara buku dengan mahasiswa serta
pencapaian mutu dan akreditasi program studi, maka pada tahun 2012
direncanakan akan diadakan sejumlah 8.750 eksemplar buku dalam negeri dan
Perpustakaan tahun 2012 kepada Pimpinan Universitas, berdasarkan kebijakan
penganggaran tahun berjalan jumlah tersebut kemudian dikurangi menjadi 2.000
eksemplar buku dalam negeri dan 300 eksemplar buku luar negeri dan alokasi
pendanaannya bersumber dari PNBP. Untuk merealisasikan jadual yang telah
tertuang dalam RKAT, Usulan Pemrosesan Pengadaan yang diajukan
Perpustakaan ternyata direview kembali oleh Pimpinan Universitas pada bulan
Oktober 2012 yang mana sumber pendanaan untuk pengadaan buku dan
e-jurnal dialihkan dari PNBP kepada APBN-P dan jumlahnya berkurang menjadi
hanya 1.800 eksemplar buku dalam negeri dan 183 eksemplar buku luar negeri.
Apabila dibandingkan dengan kebutuhan yang telah direncanakan dalam Renstra
Perpustakaan 2011-2015, maka realisasi pengadaan buku pada tahun 2012 hanya
tercapai 21% untuk buku dalam negeri dan 11% untuk buku luar negeri, dengan
cacatan pengadaan dapat terlaksana.
Daya serap Anggaran tahun 2012 rendah. Rendahnya daya serap
anggaran ini adalah karena proses pengadaan barang dan jasa ternyata tidak
berlangsung tepat waktu sesuai jadwal yang telah direncanakan. Untuk
melaksanakan program yang telah dijadwalkan dalam RKAT, Perpustakaan
mengajukan permintaan pemrosesan pekerjaan/pengadaan barang kepada Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) USU yang ditembuskan juga kepada PPK dan
Pejabat Pengadaan dengan melampirkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.
Proses selanjutnya surat permintaan yang disampaikan tidak dibalas secara
tertulis oleh ULP USU apakah permintaan disetujui, ditolak atau adanya hambatan
yang telah direncanakan dan menyebabkan kinerja pengadaan barang dan jasa
menjadi menurun. Apabila dibandingkan dengan keadaan dua tahun yang
lampau secara umum program kerja perpustakaan dapat dicapai >90% bahkan
untuk program tertentu melebihi target 100% dan kinerja pengadaan barang dan
jasa lebih lancar dan maksimal. Untuk tahun mendatang Perpustakaan berharap
BAB III
KUALITAS PELAYANAN PENGUNJUNG
3.1Pengertian Kualitas Pelayanan
Kualitas Pelayanan merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh
dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi
atau melebihi harapan (Tjiptono, 2001). Sehingga definisi kualitas pelayanan
dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen
serta ketepatan penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen
(Tjiptono, 2007).
Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara
membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka
terima/peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka
harapkan/inginkan terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan. Jika jasa
yang diterima atau dirasakan (perceived service) sesuai dengan yang diharapkan,
ma
diterima melampaui harapan konsumen, maka kualitas pelayanan dipersepsikan
sangat baik dan berkualitas.Sebaliknya jika jasa yang diterima lebih rendah
daripada yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan buruk.
Menurut Kotler (2002:83) definisi pelayanan adalah setiap tindakan atau
kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada
dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
definisi-definisi tentang kualitas pelayanan tersebut dapat diambil kesimpulan
bahwa kualitas pelayanan adalah segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan guna memenuhi harapan konsumen. Pelayanan dalam hal ini
diartikan sebagai jasa atau service yang disampaikan oleh pemilik jasa yang
berupa kemudahan, kecepatan, hubungan, kemampuan dan keramahtamahan yang
ditujukan melalui sikap dan sifat dalam memberikan pelayanan untuk kepuasan
konsumen. Kualitas pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara
membandingkan persepsi para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka
terima/peroleh dengan pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan/inginkan
terhadap atribut-atribut pelayanan suatu perusahaan.
3.2 Kualitas Pelayanan Pengunjung
Salah satu kegiatan utama perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan
pelayanan pengunjung yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan
informasi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Melalui pelayanan
perpustakaan tersebut pengguna akan memperoleh informasi secara optimal serta
memanfaatkan berbagai sarana penelusuran yang tersedia, seperti katalog dan
OPAC (Online Public Access Cataloging).
Menurut Lasa (2000:42) “Pelayanan pengunjung atau pengguna adalah
mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan
pemamfaatan, pengguna koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu
untuk kepentingan pengguna perpustakaan”.
termasuk ke dalam kategori kualitas pelayanan yang sangat baik, hal itu ditandai
dengan Koleksi buku yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah
termasuk sebagai standard Nasional ataupun standard Internasional, disamping
itu ditandai dengan banyaknya jumlah pengunjung yang datang, baik dari
kalangan mahasiswa/i Universitas Sumatera utara sendiri maupun dari kalangan
masyarakat umum sekitar dan siswa-siswi pelajar SMP s/d SMA yang rajin
berkunjung ke Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Berikut adalah tabel
yang akan menjelaskan tingkat jumlah pengunjung Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara setiap tahunnya.
Tabel-1: Jumlah Pengunjung Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
8 Agustus 90.511 3.101 4.256 3.101 4.287 3.538 3.175 3.864 3.443 3.479 4.529 127.28
Jumlah 977.956 46.665 69.380 46.695 47.549 44.844 45.306 47.173 48.877 46.295 51.862 1.472.
602
pengunjung Perpusatakaan Universitas Sumatera Utara pada tahun 2007-2008
mengalami peningkatan sekitar 30.000 pengunjung, sedangkan pada tahun 2008-
2009 mengalami penurunan, pada tahun 2009-2010 jumlah pengunjung
Perpustakaan Universitas Sumatera utara kembali meningkat sekitar 20.000
pengunjung, dan pada tahun 2011-2012 mengalami peningkatan juga sekitar
3.3 Tujuan Pelayanan Pengunjung atau pengguna
Setiap perpustakaan diharapkan dapat memberikan pelayanan kepada
pengguna perpustakaan agar bahan pustaka yang ada dapat dimampaatkan baik
bahan koleksi umum maupun koleksi rujukan sesuai dengan jenis pelayanan yang
ada. Sulistyo-Basuki (2004:53) menyatakan bahwa, “Perpustakaan adalah sebuah
ruangan, bagian dari sebuah gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan
buku dan terbitan yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual’’.
Perpustakaan hendaknya dapat memberikan pelayanan kepada pengguna
perpustakaan dengan sebaik baiknya, dan pelayanan yang diberikan dapat
memberikan kepuasan kepada pengguna perpustakaan dalam mencari informasi
yang diinginkan. Sehingga pengguna perpustakaan tidak merasa bosan untuk
berkunjung pada perpustakaan tersebut. Pada umumnya tiap tiap perpustakan
mempunyai tujuan yang sama, baik ini perpustakaan umum maupun perpustakaan
khusus, juga baik perpustakaan besar maupun perpustakaan kecil. Pelayanan
merupakan kegiatan terdepan, sebab pada kegiatan ini petugas langsung
berhubungan dengan pengguna atau pengunjung perpustakaan, dan juga
merupakan proses pekerjaan akhir dari seluruh pekerjaan perpustakaan, sebab
kegiatan pelayanan pengguna ini pustakawan memberikan pinjaman koleksi
kepada pengguna perpustakaan.
Pelayanan pengunjung merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan.
a. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal
mungkin.
b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dmna alamatnya
serta kapan kolesi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu
diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam dan
dinantikan pada waktu pengembalian.
c. Terjamin pengembalian peminjam dalam waktu yang jelas. Dengan
demikian keamanan bahan pustaka akan terjamin.
d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan
pemanfaatan koleksi: Apabila terjadi pelanggaran akan diketahui. Dari
uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pelayanan adalah untuk
memberikan pelayanan kepada pengunjung perpustakaan dalam hal
mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia di perpustakaan.
Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan
untuk memperoleh informasi yang dicari. Berikut adalah tabel dan gambar
yang akan sedikit menjelaskan Pelayanan Pengguna yang ada di
Data Pelayanan Pengguna Perpustakaan USU
Tabel 2: Jumlah Anggota Perpustakaan
(Januari s.d Desember 2012)
No Kategori Jumlah Terdaftar Jumlah Anggota
Perpustakaan Persentase
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Mahasiswa 35013 35013 100%
2 Dosen 1571 1167 74,2 %
3 SPs 9233 9233 100 %
Jumlah 45.817 45.413 99.1%
Sumber : Perpustakaan USU
50000
40000
30000 Dosen
20000
Mahasiswa & SPs
10000
0
2007 2008 2009 2010 2011 2012
3.4 Fungsi Pelayanan Pengunjung atau pengguna
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004:3),
“Perpustakaan adalah sebagai tempat mengumpulkan, melestarikan, mengolah,
menyediakan, pemanfaatan menyebarluaskan informasi”.
Menurut (Sumardji 2002:27), Fungsi pelayanan pengguna harus dapat
melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan pengguna antara lain:
a. Membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi atau
sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.
b. Memberikan kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku
yang diperlukan dengan cepat dan tepat
c. Mengetahui bahan pustaka yang sedang dipinjam.
d. Mengetahui siapa peminjam bahan pustaka tersebut
e. Menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan
f. Mengetahui volume kegiatan peminjaman
g. Mengetahui siapa yang dapat memakai ataupun meminjam bahan tersebut
3.5Sistem Pelayanan Pengunjung Perpustakaan
Menurut Soeatminah (2000:130), dalam proses kegiatan di perpustakaan
dikenal dengan dua sistem pelayanan yang umum digunakan. Kedua sistem
pelayanan ini adalah:
a. Sistem pelayanan terbuka ( open access )
3.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )
Simemstem terbuka adalah suatu cara ungkinkan pengguna untuk masuk
keruang koleksi untuk memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang sesuai.
Untuk itu pengguna harus mengetahui sistem pengelompokan buku yang dianut
oleh perpustakaan.
Menurut Soeatminah (2000:135) “Sistem pelayanan terbuka merupakan
suatu sistem pelayanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk
keruangan koleksi untuk melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari
tempat menyimpan untuk dibaca di tempat atau di bawa pulang”.
Keuntungan sistem pelayanan terbuka adalah :
a. Kartu-kartu catalog tidak segera rusak, karena sedikit yang
menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku
untuk memilih bahan pustaka yang dibutuhkan,
b. Menghemat tenaga. Dalam system ini petugas tidak perlu mengambil buku
yang diinginkan pengunjung. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian
mengembalikan buku-buku pustaka yang telah dibaca di tempat maupun
yang dikembalikan hari itu,
c. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak akan segera
diketahui judul buku yang sedang dipinjam,
d. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari,
maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan,
e. Kecil kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
1. Frekuensi kerusakan besar
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak satu rak dengan rak
yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus
sering mengadakan reshelving.
4. Pemula yang datang keperpustakaan untuk mencari buku sering
bingung.
3.5.2 Sistem Pelayanaan Tertutup ( Closed Access )
Sistem tertutup adalah salah satu cara peminjaman yang tidak
memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi
perpustakaan yang diinginkannya. Koleksi yang ingin dipinjam harus terlebih
dahulu melihat melalui katalog yang tersedia. Perpustakaan harus dapat
menyediakan sarana dan prasarana dimana pustakawan dan pengguna
perpustakaan dapat menggunakan Internet. Dalam hal ini, perpustakaan
menyediakan sejumlah komputer sebagai terminal yang terhubung ke Internet.
Penyediaan layanan akses ini bertujuan untuk memperoleh informasi yang
bersumber dari Web, yang diperlukan untuk mendukung kegiatan proses belajar-
mengajar, pencarian data, penelitian dan lain sebagainya. Penggunaan jasa
internet ini perlu pengontrolan dari pustakawan, agar pengguna internet ini tidak
membuka situs-situs yang merusak moral.
Menurut Soeatminah (2000:137) “Sistem pelayanan tertutup adalah suatu
koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui catalog
perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada
petugas untuk mengambilnya’’.
Menurut Trimo (2004:147), kelebihan sistem pelayanan tertutup adalah:
a. Daya tampung lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan rak yang
lebih dekat.
b. Susunan buku ini akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila
dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
d. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi.
e. Tidak diperlukan petugas khusus yang mengawasi pengunjung yang
masuk dan keluar ruang koleksi buku atau bahan pustaka.
Sistem Pelayanan perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah system
pelayanan yang terbuka (opened access), yaitu suatu sistem pelayanan yang
memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk keruangan koleksi untuk
melihat-lihat, membuka pustaka dan mengambilnya dari tempat menyimpan untuk
dibaca di tempat atau di bawa pulang”.
3.6Jenis Pelayanan Pengunjung
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud
(2004:33) jenis jenis pelayanan pengguna sebagai berikut :
a. Pelayanan sirkulasi
c. Layanan majalah
d. Layanan pandang dengar (audio – visual )
e. Jasa kesiagaan informasi
f. Pelayanan dengan computer g) Kerjasama silang layanan
Melalui jenis pelayanan pengguna diatas. maka pengguna perpustakaan akan
memperoleh informasi yang dibutuhkan secara optimal dalam memperoleh
mamfaat dari berbagai sarana pelayanan yang diberikan oleh perpustakan kepada
pengguna perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahas inggris “circulation” yang mempunyai arti
perputaran dan pengedaran. Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi
dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di
perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal,
kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.
Bagian sirkulasi merupakan bagian yang termasuk unit readers
service yang bertugas memberikan servis kapada pembaca. Sehingga
bagian sirkulasi ini merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan
pengguna atau pengunjung yang selalu terus berkembang.
Kegiatan sirkulasi dapat dipakai untuk mengukur kegiatan suatu
perpustakaan. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku
selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu
Menurut Lasa (1994 : 1), “Pelayanan sirkulasi adalah mencakup semua
bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pengguna
koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan
pengguna jasa perpustakaan”. Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999:
34), “Layanan sirkulas adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan diluar
perpustakaan”.
Menurut Sulistyo-Basuki ( 1991 : 257-259), Fungsi dan tugas pelayanan
sirkulasi adalah sebagai berikut :
a. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri
anggota perpustakaan.
c. Meminjam serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman
d. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
e. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang dikembalikan pada
waktunya.
f. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang
atau rusak
g. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman
h. Membuat ststistik peminjaman
i. Peminjaman antara perpustakaan
j. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik
k. Tugas lainnya terutama berkaitan dengan peminjaman. Kadang-kadang
bagian sirkulasi mendapat tugas tambahan seperti mengembalikan
buku ke rak, jasa peminjaman antara perpustakaan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut Sumardji (1988 : 72 ), “Pelayanan sirkulasi adalah
kegiatan melayankan koleksi perpustakaan kepada pengguna (pengunjung)
dengan berbagai macam kegiatan, seperti antara lain :
a. Membuat peraturan mengenai pemakai/peminjaman koleksi misalnya
mengatur:
1) Siapa saja yang boleh memakai koleksi perpustakaan
2) Syarat-syarat apa saja
3) Hak-hak apa saja
4) Lamanya jangka waktu peminjam
5) Banyaknya koleksi pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap
orang/anggota
6) Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka
ataupun jika terjadi pelanggaran terhadap tata tertib perpustakaan.
7) Dan lain sebagainyA
b. Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan
(pengguna fasilitas perpustakaan) langsung tertulis di perpustakaan atau
lewat iklan mass media.
c. Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan
d. Memproses kartu kartu keanggotaan perpustakaan misalnya dengan
kegiatan :
a) Membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri
b) Membuat kartu arsipnya
c) Membuat blanko kartu bon pinjaman
d) Menyimpan dengan teratur dan sistematis
e) semua kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan.
Dan lain sebagainya.
e. Melayani permintaan koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar
atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), teruama koleksi
text book (buku-buku teks).
f. Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan
dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut.
g. Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum
mengembalikan pijamannya padahal sudah habis waktu pinjmannya,
dengan cara ditagih langsung atau pun melalui surat panggilan.
h. Menarik denda terhadap anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan
pinjamannya sesuai dengan peraturan
i. Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran
anggota perpustakaan maupun atau denda keterlambatan pengembalian
koleksi pustaka,untuk kemudian menyetorkannya kepada pejabat atau
j. Melayani permintaan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP) kepada para
anggota yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lain
sebagainya,
k. Membuat laporan tertuli secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah
dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi
Menurut Noerhayati (1998 : 190), fungsi pelayanan sirkulasi adalah :
1. Melayani pendaftaran anggota,
2. Melayani pinjaman dan pengembalian buku-buku,
3. Menarik denda bagi anggota-anggota yang terlambat dalam mengembalikan
buku-buku pinjaman,
4. p enagihan buku-buku,
5. Memberi surat keterangan bebas pinjam,
6. Membuat laporan harian,
7. Bertanggung jawab atas kerapian buku-buku di rak.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi
adalah melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan dengan pengawasan
dan pemanfaatan koleksi perpustakaan.
Untuk dapat melaksanakan fungsi diatas, maka bagian pelayanan
sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengolahan,
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan,
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan,
e. Melayani calon dan anggota perpustakaan,
f. Melayani pengguna perpustakaan,
g. Melayani peminjaman dan penagihan,
h. Mengenakan denda pada anggota,
i. Secara berkala meneliti dan mengumpulkan bahan pustaka yang
rusak untuk diperbaiki,
j. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala k. Menyampaikan
laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas pelayanan sirkulasi diatas, diharapkan
pustakawan dapat memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik,
sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
Faktor utama yang perlu mendapat perhatian dalam menjalankan pekerjaan
pelayanan sirkulasi ini adalah terciptanya hubungan dengan baik antara
petugas dengan pengunjung, suasana tenang, sikap yang ramah dan suka
membantu serta tidak lekas bosan sehingga pengunjung perpustakaan merasa
senang berkunjung ke perpustakaan.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis
tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai
berikut:
1. Keanggotaan,
2. Peminjaman,
4. Perpanjangan,
5. Penagihan,
6. Pemberian sanksi,
7. Bebas pustaka,
8. Statistik pengunjung,
1. Keanggotaan
Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi. Setiap
perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak
menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga
menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk
menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan
pencatatan anggota dalam pendaftaran anggota dan membuat kartu
anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.
Menurut Martoatmodjo (1994 : 38), kegunaan daripada pendafataran
anggota adalah :
a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggungjawab untuk
mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang
lain yang mungkin ingin mempergunakannya dengan baik.
b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya
c. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku
d. Menegetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan
mereka, selera yang sesuai, dapatdi gunakan sebagai data perbandingan
dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatkannya.
Dari uraian diatas menggambarkan bahwa perpustakaan dapat mengambil
kebijakan sesuai dengan kondisi kemampuan perpustakaan, sehingga anggota
yang akan mendafatar dapat memnuhi persyaratan yang ditentukan oleh
perpustakaan.
2. Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas anatara lain memberikan informasi
kepada mayarakat yang membutuhkan dan berusaha membangkitkan
kegairahan membaca ditengah-tengah masyarakat. Untuk memenuhi tugas
tersebut, pihak perpustakaan hendaknya berusaha mempertemukan bahan
pustaka dengan pengunjung atau pembaca. Apabila pengunjung atau pembaca
tidan mempunyai waktu yang cukup untuk membaca di perpustakaan, pihak
perpustakaan sebaiknya memberi kesempatan kepada mereka untuk dapat
meminjam bahan pustaka untuk dibawa pulang. Dilatar belakangi hal
tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi
pengguna.
Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau
sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca
di dalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”
pencatatan bahan pustakayang dipinjam oleh anggota”. Layanan ini hanya
terbuka kepada pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota.
Sistem peminjaman sering kali disebut dengan sistem kendali sirkulasi atau
sistem sitkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, tetapi
sistem apapun yang digunakan, hendaknya dipilih sistem yang memerlukan
waktu sesingkat mungkin dalam hal peminjaman dan pengembalian buku, serta
ekonomis.
Menurut Buku (1999: 34), sistem peminjaman sirkulasi adalah sebagai
berikut :
1. Sistem Buku Besar
Pada sistem ini setiap peminjaman mendapat jatah satu halaman atau
lebih. Buku besar disertai indeks nama peminjam pada bagian akhir
halaman untuk memudahkan pencarian nama peminjam. Setiap kali seorang
peminjam meminjam buku, maka biografi buku beserta tanggal pinjam
dan kembali dicatat dalam buku besar dan ditanda tangani oleh peminjam.
2. Sistem Browne
Setiap anggota perpustakaan mendapat tiket (kantong) pembaca, jumlahnya
sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam dalam satu waktu. Jumlah
buku yang boleh dipinjam tergantung pada masing- masing kebijakan
perpustakaan. Kantong pembaca berisi nama anggota, nomor serta alamat
dicatat pada masing-masing kantong. Kartu buku yang berisi nomor
panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi dan tahun terbit dicabut
buku dipinjam. Kantong buku kemudian dijajarkan menurut tanggal
kembali, dan akan berada pada jajaran tersebut sampai buku
dikembalikan.
3. Sistem Newark
Anggota perpustakaan mendapat kartu peminjam yang berisi nama, alamat,
nomor, tanggal berlakunya anggota, tanda tangan serta kolom tanggal pinjam
dan tanggal kembali. Peminjam membawa buku yang akan dipinjamnya
beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap
kembali pada kartu peminjam, slip tanggaal dan kartu buku. Anggota
diminta memberi paraf pada kartu buku disamping nomor buku dan
kartu anggota diserahkan kepada peminjam, kartu buku dijajarkan menurut
tanggal kembali. Pencatatan pustaka yang dipinjam oleh anggota
dapat dilakukan secara manual atau bantuan komputer dengan
menggunakan program khusus untuk sirkulasi.
Prosedur peminjaman menurut Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan
Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi(1982 : 5), adalah sebagai berikut:
a. Pemakai menunujukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai
anda pengenal pamakai perpustakaan,
b. Petugas pelayanan memeriksa tanda pengenal pemakai
c. 1. Pada sistem pelayanan terbuka, pemakai menyerahkan buku yang telah
dipilih dan diambilnya,
2. Pada sistem pelayanan tertutup, pemakai menyerahkan permintaan pinjam
Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang ditulis dengan
permintaan peminjam.
d. Petugas melakukan pencatatan :
1. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang akan diambil
dari kantong buku,
2. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang
bertempel pada buku,
3. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu
peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman.
e. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan
tanda tangan/paraf/inisial nama pada lembar tanggal
f. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai
g. Petugas menyusun :
1. Kartu buku dalam kotak kartu buku sebagai berikut :
a) Kartu buku itu pertama-tama disusun menurut tanggal kembali
buku,
b) Di dalam susunan masing-masing tanggal tadi kartu-kartu itu
disusun menurut urutan klasifikasinya.
2. Kartu peminjaman dalam kotak kartu peminjaman dengan susunan menurut
urutan nomor tanda pengenal dalam kelompok tanda pengguna.
Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman
(2004 : 74), prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna,
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut:
- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah
diisi
- Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b .Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga
berlangsung sebagai berikut :
i . Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya
i i . Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku
i i i .Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu
harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
i v . Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna
6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :
a. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutran kode bahan perpustakaan.
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalamkotak kartu pinjam menurut nama
3. Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada
waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka
yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian
bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-
masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah
dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan
jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.
Dalam Buku Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan
Perguruan Tinggi (1982 :9), “Pengembalian adalah kegiatan sirkulasi yang
berupa kaegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan
pustaka yang dipinjamnya”.
Menurut perpustakaan perguruan tinggi ; buku pedoman (2004 :81), langkah
kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan
perpustakaan adalah :
a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal
kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan
dikembalikan.
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor
anggota yang tertera pada kartu buku.
d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Meneglompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk
dikembalikan ke dalam rak
h. Memilih buku
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu
tempat untuk dikirim ke unit perawatan,
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain
untuk disiangi.
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan
pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya.
Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :
a. menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu
dan waktu pengembaliannya
c. menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
4. Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah
batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin
pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum
selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin
pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Buku
(1994:59),“Memperpanjang masa pinjam adalah ijin untuk memperpanjang masa
pinjam buku setelah habis masa pinjamnya diberikan jika tidak ada
pengguna lain menempah buku tersebut”.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820),
prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:
a. Pengguna membawa bahan pinjam ke meja layanan
b. Petugas memeriksa formulir pemesanan
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali
yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem
manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan
kartu buku).
d. Jika ada yang memsan, petugas tidak memberikan perpanjangan. Untuk
melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:
1) kartu pinjam
2) kartu buku
3) stempel tanggal kembali
Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman
bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan
5. Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan
bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya
dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahawa ”Apabila buku yang dipinjam
tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan, prpustakaan perlu
mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman surat dibebankan
kepada peminjam”.
Menurut Soeatminah (1992 :148), dalam surat tagihan dicantumkan :
a. Judul-judul buku yang ditagih
b. Biaya pengiriman surat
c. Jumlah denda yang harus dibayar
Buku (1994 : 59), menyatakan tahapan penagihan yang dilakukan
oleh perpustakaan adalah :
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004:83),
prosedur penagihan berkangsung sebagai berikut :
a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
b. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai
pertinggal
c. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
pengembalian,
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah:
a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui
batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui :
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam d. Formulir penagihan
yang memuat :
1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian
4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3)
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat
mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum
dikembalikan pengguna kapada perpustakaan, sehingga perpustakaan
