BAB VIII SISTEM PEMANTAUAN DAN EVALUASI 8.1. Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi
Kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan rencana merupakan bagian bagian dari fungsi manajemen, yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Keempatnya saling melengkapi dan masing-masing memberi umpan balik serta masukan kepada yang lainnya. Sejalan dengan itu, dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas alokasi sumber daya, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program pembangunan, perlu dilakukan upaya pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman.
Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara periodik untuk memastikan suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan di sepanjang siklus program, dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan penerapan berkelanjutan. Hasil kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan. Pemantauan dilakukan untuk:
• Memastikan kemajuan pelaksanaan kegiatan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman • Memastikan proses fasilitasi kegiatan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman di daerah
Evaluasi adalah melihat aspek-aspek penerapan sekolah/ madrasah aman sesuai dengan indikator terkait pilar 1, pilar 2 dan pilar 3 dari konsep Sekolah Aman yang Komprehensif, dengan maksud untuk dapat mengetahui apakah pencapaian hasil, kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam pelaksanaan dapat dinilai dan dipelajari untuk perbaikan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman di masa yang akan datang.
Pemantauan dan Evaluasi dilakukan oleh multipihak baik pemerintah dengan lintas Kementerian, LSM/ NGO, Lembaga-lembaga PBB (UN Agencies) dan partisipasi masyarakat. Pemantauan ini juga dilakukan oleh pemerintah provinsi, dan kabupaten/ kota. Metode pemantauan oleh pemerintah ini dapat juga dilakukan melalui kunjungan lapangan. Mekanisme pengelolaan data dan informasi dilakukan secara terpadu dan terbuka. Keluaran data dan informasi yang dihasilkan akan dimanfaatkan dalam kegiatan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan penerapan sekolah/ madrasah aman. Pemantauan ini akan melihat perubahan yang terjadi di daerah terkait perubahan-perubahan pada indikator pada pilar 1 (Fasilitas Sekolah Aman), pilar 2 (Manajemen Bencana di Sekolah), dan pilar 3 (Pendidikan Pencegahan dan Pengurangan Risiko Bencana). Sumber data dari pemantauan ini berasal dari hasil pencatatan informasi tentang kemajuan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan program serta sistim pelaporan secara berkala dan sistematis.
Metode Pemantauan dan Evaluasi di daerah, merupakan data pemantauan yang diperoleh dari hasil pemantauan yang dilakukan oleh Tim Sekretariat Kabupaten/ Kota dan Provinsi terhadap capaian pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman.
Pemantauan dan Evaluasi dilakukan oleh semua pelaku yang terlibat dalam program dan dilakukan secara berjenjang sesuai dengan peran dan fungsinya.
Roadmap Sekolah/ Madrasah Aman – Kemendikbud 2015 52
1. Pemantauan dan Evaluasi oleh Pemerintah Pusat
Sekretariat Nasional berhak dan bertanggung jawab melakukan pemantauan terhadap proses dan pelaksanaan penerapan sekolah/ madrasah aman.
Dalam pelaksanaan pemantauan, Sekretariat Nasional Sekolah/ Madrasah Aman dibantu/ didukung oleh Tim Teknis. Pemantauan Sekretariat Nasional dilakukan melalui laporan Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat Provinsi dan Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat Kabupaten/ Kota dan juga melalui kunjungan lapangan. Hal-hal yang termasuk lingkup pemantauan pelaksanaan oleh Sekretariat Nasional Sekolah/ Madrasah Aman adalah:
a) Memantau pelaksanakan Rencana Aksi Sekolah/ Madrasah Aman dengan menggunakan Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Rencana Aksi.
b) Melakukan analisis perkembangan dan pencapaian penerapan Sekolah/
Madrasah Aman berdasarkan laporan Sekretariat Provinsi dan Sekretariat Kabupaten/ Kota.
2. Pemantauan dan Evaluasi oleh Pemerintah Provinsi
Pemerintah Provinsi melalui Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman Provinsi berhak dan bertanggung jawab melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman di kabupaten/kota.
Dalam pelaksanaan pemantauan, Sekretariat Provinsi dapat dibantu/ didukung oleh SKPD Provinsi masing-masing. Pemantauan dilakukan pada tahap:
a) Tahap proses seleksi Kabupaten/ Kota, di mana pemantauan ini dilakukan dalam bentuk daftar kabupaten/ kota yang berada daerah rawan.
b) Tahap pelaksanaan pemantauan, di mana pada tahap ini dilakukan melalui laporan Sekretariat Kabupaten/ Kota tentang pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman di wilayah kerjanya. Hal-hal yang termasuk lingkup pemantauan pelaksanaan oleh Pemerintah Provinsi adalah:
• Memantau kesesuaian data dan informasi sekolah terkait dengan kebencanaan. • Memantau progres dan pencapaian penerapan indikator Sekolah/ Madrasah
Aman.
• Memantau penerapan Sekolah/ Madrasah Aman terkait dengan tanggung jawab di tingkat provinsi.
Hasil pemantauan dilaporkan setiap tiga bulan kepada Sekretariat Nasional Sekolah/ Madrasah Aman.
3. Pemantauan oleh Pemerintah Kabupaten/ Kota
Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman Kabupaten/ Kota bertanggung jawab dalam pemantauan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman. Dalam pemantauan, Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman dapat dibantu/ didukung oleh SKPD Kabupaten/ Kota. Hal-hal yang termasuk lingkup pemantauan oleh kabupaten/ kota adalah:
• Memantau kesesuaian data dan informasi sekolah terkait dengan kebencanaan. • Memantau progres dan pencapaian penerapan indikator Sekolah/ Madrasah Aman
sesuai pilar 1, pilar 2, dan pilar 3 Sekolah Aman yang Komprehensif. • Memantau penerapan roadmap Sekolah/ Madrasah Aman nasional.
Hasil pemantauan dilaporkan setiap tiga bulan kepada Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman Provinsi.
Roadmap Sekolah/ Madrasah Aman – Kemendikbud 2015 53
Alur Pemantauan dan Pelaporan
ü Setiap sekolah melakukan penilaian mandiri terhadap penerapan Sekolah/ Madrasah Aman sesuai dengan format penilaian yang telah ditentukan. ü Hasil penilaian mandiri tesebut diserahkan ke Sekretariat Sekolah/
Madrasah Aman tingkat kabupaten/ kota untuk selanjutnya dilakukan kompilasi, verifikasi dan pengecekan sebelum disampaikan ke tingkat provinsi dan tingkat pusat.
ü Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat provinsi melakukan
pemantauan terhadap pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman di kabupaten/ kota yang berada di wilayah provinsi serta melakukan verifikasi terhadap laporan yang diberikan oleh Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat kabupaten/ kota.
ü Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat pusat melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman yang ada di Indonesia dengan mengambil beberapa sample sekolah di beberapa Kabupaten/Kota untuk melakukan verifikasi dan melihat sejauh mana penerapan Sekolah/ Madrasah Aman serta untuk memberikan advokasi dalam penerapan Sekolah/Madrasah Aman. 8.2. Mekanisme Pelaporan Pelaporan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman merupakan proses penyampaian data dan/ atau informasi mengenai perkembangan atau kemajuan setiap pelaksanaan, kendala atau permasalahan yang terjadi, penerapan dan pencapaian dari sasaran Sekolah/ Madrasah Aman.
Semua pelaku pelaksanaan kegiatan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman, mulai dari tingkat kabupaten/ kota sampai dengan tingkat pusat bertanggungjawab untuk menyusun laporan atas pelaksanaan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman sesuai tingkatannya. Hal ini untuk membantu dalam evaluasi kinerja pelaku program Sekolah/Madrasah Aman.
Roadmap Sekolah/ Madrasah Aman – Kemendikbud 2015 54
1. Pelaporan Tingkat Pusat
Pelaporan bertujuan sebagai pertanggungjawaban dari kegiatan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman baik secara formal struktural maupun sebagai pertanggungjawaban kepada publik. Pelaporan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman dari bencana di tingkat pusat dikoordinasikan oleh Sekretariat Nasional Sekolah/ Madrasah Aman sesuai dengan perannya sebagai koordinator utama Tim Pemantauan dan Evaluasi Sekolah/ Madrasah Aman. Laporan Pemantauan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman yaitu dokumen analisis hasil pemantauan pelaksanaan Sekolah/ Madrasah Aman yang diperoleh dari Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Rencana Aksi Sekolah/ Madrasah Aman (Lampiran 2).
Laporan Pencapaian Penerapan Indikator Sekolah/ Madrasah Aman yaitu dokumen analisis penerapan Indikator Sekolah/ Madrasah Aman yang merupakan kompilasi dari laporan Sekretariat Provinsi dan Sekretariat Kabupaten/ Kota berdasarkan Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Penerapan Sekolah/ Madrasah Aman berdasarkan Pilar 1, Pilar 2, dan Pilar 3 Sekolah Aman yang Komprehensif (Lampiran 2).
Selanjutnya Sekretariat Nasional Sekolah/ Madrasah Aman merangkum seluruh laporan penerapan Sekolah/ Madrasah Aman berdasarkan data tersebut di atas dan melaporkannya kepada Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Pelaporan Tingkat Provinsi
Di daerah, pelaporan penerapan sekolah/ madrasah aman mengikuti sistem pelaporan yang ada sesuai dengan ketentuan yang berlaku baik dalam bentuk laporan cetak dan/ atau elektronik. Laporan berupa dokumen yang memuat data dan informasi sekolah terkait dengan kebencanaan dan capaian penerapan indikator Sekolah/ Madrasah Aman berdasarkan laporan Sekretarian Sekolah/ Madrasah tingkat kabupaten/ kota dan berkoordinasi dengan SKPD. Selanjutnya Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman tingkat provinsi melaporkan kepada Seknas Sekolah/ Madrasah Aman, Gubernur, Kementerian Dalam Negeri, SKPD, dan pihak terkait lainnya.
3. Pelaporan Tingkat Kabupaten/ Kota
Laporan berupa dokumen yang memuat data dan informasi sekolah terkait dengan kebencanaan dan capaian penerapan indikator Sekolah/ Madrasah Aman yang diperoleh dari Laporan Mandiri Sekolah dan/ atau kunjungan lapangan dengan menggunakan Instrumen Pemantauan dan Evaluasi Penerapan Sekolah/Madrasah Aman berdasarkan Pilar 1, Pilar 2, dan Pilar 3 (Lampiran 2). Laporan disampaikan kepada Sekretariat Sekolah/ Madrasah Aman Provinsi, Bupati/ Walikota, SKPD, dan pihak terkait lainnya.