BAB III : SISTEM ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS
B. Sistem Pembukuan dan Tata Arsip Kantor Notaris
Notaris sebagai seorang Pejabat umum yang diangkat oleh negara memiliki kewajiban yang diatur secara khusus dalam undang-undang tentang jabatan notaris.
Seorang notaris wajib bertindak jujur, saksama, dan tidak memihak. Kejujuran merupakan hal yang penting karena jika seorang notaris bertindak dengan ketidakjujuran maka akan banyak kejadian yang merugikan masyarakat. Bukan hanya itu, ketidakjujuran akan menurunkan tingkat kepercayaan masyarakat.97
Notaris selaku pejabat pembuat akta otentik dalam tugasnya melekat pula kewajiban yang harus dipatuhi, karena kewajiban tersebut merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan. Dalam menjalankan jabatannya, notaris berkewajiban:98
a. bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum
b. membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris
c. mengeluarkan grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta berdasarkan minuta akta
d. memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam undang-undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya
e. merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan
segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain
f. menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang
h. membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta setiap bulan
i. mengirimkan daftar akta sebagaimana dimaksud dalam huruf h atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke Daftar Pusat Wasiat Departemen
97 Ibid, hlm. 41
98 Pasal 16 UUJN
yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang kenotariatan dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya
j. mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan
k. mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan
l. membacakan akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris.
m. menerima magang calon notaris
Berkaitan dengan ketentuan Pasal 16 UUJN di atas, maka notaris dalam menjalankan jabatannya, selain memiliki kewajiban yang harus dipatuhinya, juga memiliki larangan-larangan yang harus dihindari dalam menjalankan tugasnya yaitu:99
a. menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya
b. meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah
c. merangkap sebagai pegawai negeri
d. merangkap jabatan sebagai pejabat negara e. merangkap jabatan sebagai advokat
f. merangkap jabatan sebagai pimpinan atau pegawai badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah atau badan usaha swasta
g. merangkap jabatan sebagai Pejabat Pembuatan Akta Tanah di luar wilayah jabatan notaris
h. menjadi notaris pengganti
i. melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan martabat jabatan notaris.
Berdasarkan pada pengertian notaris dan kewenangannya tersebut diatas maka suatu akta notaris lahir dan tercipta karena :100
99 Pasal 17 UUJN
100 Setiawan Rachmat, Pokok-Pokok Hukum Perikatan, Putra Abardin, Bandung, 1995, hlm.3
1. atas dasar permintaan atau dikehendaki yang berkepentingan, agar
perbuatan hukum mereka itu dinyatakan atau dituangkan dalam bentuk akta otentik.
2. atas dasar undang-undang yang menentukan agar untuk perbuatan
hukum tertentu mutlak harus dibuat dalam bentuk akta otentik dengan diancam kebatalan jika tidak, misalnya dalam mendirikan suatu Perseroan Terbatas, harus dengan akta otentik.
Menurut Pasal 15 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut UUJN) berbunyi : Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
Kewenangan pokok dari notaris berdasarkan UUJN adalah membuat akta otentik. Akta sebagai surat bukti yang sengaja diadakan sebagai alat pembuktian, dalam zaman yang semakin maju akan semakin penting mengingat fungsi akta sebagai dokumen tertulis yang dapat memberikan bukti akan peristiwa hukum yang menjadi dasar dari hak atau perikatan 6 Selain kewenangan pokok tadi, notaris juga diberikan kewenangan untuk memberikan penyuluhan hukum terhadap pihak-pihak yang terlibat dalam suatu transaksi, khususnya mengenai syarat-syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh seluruh pihak di dalam suatu transaksi yang akan di notarilkan, sehingga tidak atau terhindar dari kemungkinan transaksi tersebut
dilaksanakan dengan keadaan yang batal demi hukum atau dapat dimintakan pembatalan di depan pengadilan.
Kewenangan memberikan penyuluhan hukum ini diinterpretasikan dari Pasal 15 ayat (2) huruf f UUJN yang berbunyi : “Notaris berwenang pula memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta”.
Notaris juga dituntut untuk memiliki nilai moral yang tinggi, karena dengan adanya moral yang tinggi maka Notaris tidak akan menyalah gunakan wewenang yang ada padanya, sehingga Notaris akan dapat menjaga martabatnya sebagai seorang pejabat umum yang memberikan pelayanan yang sesuai dengan aturan yang berlaku dan tidak merusak citra Notaris itu sendiri.
Sebagaimana harapan Komar Andasasmita, agar setiap Notaris mempunyai pengetahuan yang cukup luas dan mendalam serta keterampilan sehingga merupakan andalan masyarakat dalam merancang, menyusun dan membuat berbagai akta otentik, sehingga susunan bahasa, teknis yuridisnya rapi, baik dan benar, karena disamping keahlian tersebut diperlukan pula kejujuran atau ketulusan dan sifat atau pandangan yang objektif.101
101 Komar Andasasmita, 1981, Notaris Dengan Sejarah, Peranan, Tugas Kewajiban, Rahasia Jabatannya, Sumur, Bandung, hlm. 14
Pasal 1365 KUHPerdata ini menentukan bahwa tiap perbuatan melanggar hukum yang mengakibatkan kerugian pada orang lain, mewajibkan orang yang melakukan perbuatan tersebut untuk mengganti kerugian.102
Apabila akta yang dibuat ternyata dibelakang hari mengandung sengketa maka hal ini perlu dipertanyakan, apakah akta ini merupakan kesalahan notaris dengan sengaja untuk menguntungkan salah satu pihak penghadap atau kesalahan para pihak yang tidak memberikan dokumen yang sebenarnya.
Apabila akta yang dibuat/diterbitkan notaris mengandung cacat hukum karena kesalahan notaris baik karena kelalaian maupun karena kesengajaan notaris itu sendiri maka notaris harus memberikan pertanggungjawaban secara moral dan secara hukum.
Dan tentunya hal ini harus terlebih dahulu harus dapat dibuktikan.
Oleh karena itu jika Notaris terbukti melakukan kesalahan-kesalahan baik yang bersifat pribadi maupun yang menyangkut profesionalitas dalam suatu pembuatan akta yang mengandung unsur melawan hukum maka beberapa tahap prosedur yang dapat dikemukakan dilapangan adalah antara lain.
Pemanggilan notaris sebagai saksi, kemudian ditingkatkan sebagai tergugat dipengadilan perdata menyangkut pertanggungjawaban akta yang dibuat untuk dijadikan alat bukti yang sebelumnya adanya toleransi dari Majelis Pengawas Notaris, selanjutnya ditindaklanjuti dengan pemidanaan yakni Notaris dapat dijadikan saksi
102 R. Subekti dan Tjitrosudibio, 2003, Kitab Undang -Undang hukum Perdata, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, hlm. 346.
dan tersangka dalam kasus pidana serta penyitaan bundel minuta yang disimpan oleh Notaris.103
Pasal 16 huruf a UUJN Nomor 30 Tahun 2004, Notaris diwajibkan bertindak jujur, seksama, mandiri tidak berpihak dan menjaga kepentingan para pihak yang terkait dalam perbuatan hukum.
Di samping itu Notaris sebagai Pejabat Umum harus peka, tanggap, mempunyai ketajaman berfikir dan mampu memberikan analisis yang tepat terhadap setiap fenomena hukum dan fenomena sosial yang muncul, sehingga dengan begitu akan menumbuhkan sikap keberanian dalam mengambil tindakan yang tepat.
Keberanian yang dimaksud adalah keberanian untuk melakukan perbuatan hukum yang benar sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku melalui akta yang dibuatnya dan menolak dengan tegas pembuatan akta yang bertentangan dengan hukum, moral dan etika.
Notaris yang merupakan suatu profesi tentunya memerlukan suatu aturan etika profesi dalam bentuk kode etik. Kedudukan kode etik bagi notaris sangatlah penting, bukan hanya karena notaris merupakan suatu profesi, melainkan juga karena sifat dan hakikat pekerjaan notaris yang berorientasi pada legalisasi, sehingga dapat menjadi fundamen hukum utama tentang status harta benda, hak dan kewajiban seorang klien yang menggunakan jasa notaris tersebut.104
103 Habib Adjie, Hukum Notaris Indonesia Tafsir Tematik terhadap UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Penerbit Refika Aditama, Bandung, 2009, hlm. 39
104 Munir Fuady, Profesi Mulia (Etika Profesi Hukum Bagi Hakim, Jaksa, advokat, Notaris, Kurator, dan Pengurus), PT. Citra Aditya Bakti, Bandung, 2005, hlm. 133.
Dalam melaksanakan tugas jabatannya seorang notaris harus berpegang teguh kepada kode etik jabatan notaris, karena tanpa itu, harkat dan martabat profesionalisme akan hilang sama sekali.105
Menurut Bertens, kode etik profesi merupakan norma yang ditetapkan dan diterima oleh kelompok profesi, yang mengarahkan atau memberi petunjuk kepada anggotanya bagaimana seharusnya berbuat dan sekaligus menjamin mutu moral profesi itu di mata masyarakat.106
Dalam Kode Etik Notaris Indonesia telah ditetapkan beberapa kaidah yang harus dipegang oleh notaris (selain UUJN), di antaranya adalah:107
1. Kepribadian Notaris, hal ini dijabarkan kepada :
a. Dalam melaksanakan tugasnya dijiwai Pancasila, sadar dan taat kepada hukum peraturan jabatan notaris, sumpah jabatan, kode etik notaris dan berbahasa Indonesia yang baik.
a. Memiliki perilaku profesional dan ikut serta dalam pembangunan nasional, terutama sekali dalam bidang hukum.
b. Berkepribadian baik dan menjunjung tinggi martabat dan kehormatan notaris, baik di dalam maupun di luar tugas jabatannya.
1. Dalam menjalankan tugas, notaris harus :
d. Menyadari kewajibannya, bekerja mandiri, jujur tidak berpihak dan dengan penuh rasa tanggung jawab.
e. Menggunakan satu kantor sesuai dengan yang ditetapkan oleh undangundang, dan tidak membuka kantor cabang dan perwakilan dan tidak menggunakan perantara.
f. Tidak menggunakan media massa yang bersifat promosi.
3. Hubungan notaris dengan klien harus berdasarkan :
a. Notaris memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan jasanya dengan sebaik-baiknya.
105 Suhrawardi K. Lubis, Etika Profesi Hukum, Sinar Grafika, Jakarta, 2008, hlm. 35.
106 Abdulkadir Muhammad, Etika Profesi Hukum, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung, 2006, hlm. 77.
107 Supriadi, Etika & Tanggung Jawab Profesi Hukum di Indonesia, Sinar Grafika, Jakarta, 2006, hlm. 52.
b. Notaris memberikan penyuluhan hukum untuk mencapai kesadaran hukum yang tinggi, agar anggota masyarakat menyadari hak dan kewajibannya.
c. Notaris harus memberikan pelayanan kepada anggota masyarakat yang kurang mampu.
4. Notaris dengan sesama rekan notaris haruslah : a. Hormat-menghormati dalam suasana kekeluargaan.
b. Tidak melakukan perbuatan ataupun persaingan yang merugikan sesama.
c. Saling menjaga dan membela kehormatan dan korps notaris atas dasar solidaritas dan sifat tolong menolong secara konstruktif.
Di dalam Pasal 16 ayat (1) huruf c yang menentukan “Dalam menjalankan jabatannya, Notaris wajib: ...c. melekatkan surat dan dokumen serta sidik jari penghadap pada Minuta Akta;”.Ketentuan ini banyak mendapat perhatian karena ada beberap hal yang belum jelas berkaitan dengan pelaksanaan kewajiban tersebut di dalam praktek notaris, walaupun penjelasan pasal tersebut telah menyatakan “cukup jelas”.
Berkaitan dengan hal tersebut diatas ada beberapa tentang arti sidik adalah sebagai berikut:
a. Arti Sidik Jari adalah hasil reproduksi tapak jari baik yang sengaja diambil, dicapkan dengan tinta maupun bekas yang ditinggalkan pada benda karena pernah tersentuh kulit telapak tangan atau kaki. Kulit telapak adalah kulit pada bagian telapak tangan mulai dari pangkal pergelangan sampai kesemua ujung jari, dan kulit bagian dari telapak kaki mulai dari tumit sampai ke ujung jari yang mana pada daerah tersebut terdapat garis halus menonjol yang keluar satu sama lain yang dipisahkan oleh celah atau alur yang membentuk struktur tertentu.
Dari pengertian tersebut yang berkaitan dengan sidik jari dapat berarti tapak dari salah satu jari pada tangan atau kaki atau dapat juga berarti keseluruhan tapak
dari jari-jari tangan maupun jari-jari kaki atau tapak dari kulit tangan kanan dan/atau kiri, atau tapak dari bagian telapak tangan mulai dari pangkal pergelangan sampai kesemua ujung jari dan atau tapak dari bagian kulit dati telapak kaki mulai dari tumit sa,pai ke ujung jari. Jadi bisa bersifat tunggal maupun jamak.
b. Maksud ditetapkannya pasal mengenai sidik jari, Pasal 16 ayat 1 huruf c yang mewajibkan notaris untuk melekatkan sidik jari penghadap pada minuta akta tersebut.
Jika hal tersebut yang menjadi alasan maka menurut penulis makud dan tujuan dicantumkannya kewajiban untuk melekatkan sidik jari pada minuta akta tersebut adalah agar dapat dilakukan pembuktian di kemudian hari apakah seorang penghadap tersebut benar hadir secara fisik dihadapan Notaris untuk menandatangani suatu akta atau tidak.
Dalam hal ini jika penghadap yang bersangkutan menyangkal perihal kehadirannya dihadapan Notaris atau menyangkal tandatangannya yang ada pada minuta akta maka sidik jari tersebut akan dipakai untuk membantah sanggahan yang dilakukan oleh penghadap. Notaris dapat membuktikannya dengan sidik jari ketika terjadi persoalan hukum dihadapan penyidik kepolisian, bila hal itu ada pemalsuan tanda tangan dan sidik jari maka terhadap notaris dapat menuntut kepada penghadap atas dasar penipuan.
c. Sidik jari yang mana yang wajib dilekatkan oleh Notaris,
UUJN tidak menyebutkan secara tegas sidik jari yang mana yang wajib dilekatkan pada minuta akta. Karena UUJN tidak menyebutkan hal tersebut maka
banyak pendapat yang bermunculan mengenai hal ini ada yang berpendapat yang dilekatkan adalah 10 (sepuluh) jari tangan, ada yang berpendapat 5 (lima) jari tangan kanan atau tangan kirin, ada yang berpendapat cukup cap ibu jari kanan/kiri saja.
Untuk mengatasi perbedaan pendapat tersebut tentunya diharapkan pemerintah segera mengeluarkan peraturan yang mengatur hal tersebut agar terjadi keseragaman di dalam praktek pengambilan sidik jari penghadap sehingga tidak akan menimbulkan penolakan-penolakan dari penghadap berkaitan dengan hal tersebut.dan juga pilihan penggunaan sidik jari yang mana menjadi mempunyai dasar hukum yang jelas.
d. Dimana sidik jari tersebut harus dilekatkan
e. Pengambilan sidik jari penghadap yang membuat beberapa akta
Dengan melihat bahwa Pasal 16 ayat (1) huruf c UUJN yang menentukan bahwa Notaris wajib melekatkan sidik jari penghadap pada Minuta Akta maka berarti kewajiban Notaris untuk melekatkan sidik jari penghadap berlaku untuk setiap pembuatan minuta akta, baik untuk akta yang pertama dibuat maupun untuk akta-akta berikutnya, baik untuk akta yang dibuat pada hari yang sama maupun untuk akta yang dibuat pada hari berbeda.
Sidik jari yang dilekatkan tersebut adalah sidik jari setiap penghadap, siapapun yang menjadi penghadap dalam pembuatan akta tersebut, baik penghadap bertindak untuk diri sendiri, selaku kuasa atau dalam jabatan atau kedudukan tertentu, termasuk
sidik jari dari Direksi bank maupun pejabat lainnya, tanpa terkecuali semuanya berlaku sama.
f. Cara pengambilan sidik jari
Pada umumnya sidik jari yang sengaja diambil untuk keperluan tertentu diambil dengan menggunakan tinta basah yang kemudian dicapkan pada kertas/media tertentu dan diambil dengan cara-cara tertentu sehingga alur-alur yang terdapat pada sidik jari tersebut mudah terlihat/terbaca. Namun dengan perkembangan jaman sidik jari juga dapat diambil secara elektronik seperti yang digunakan pada sistem absensi secara elektronik.
g. Hal-hal yang harus diperhatikan agar maksud diterapkannya ketentuaan mengenai sidik jari dapat dipenuhi.
Jika melihat latar belakang atau maksud diadakannya ketentuan mengenai sidik jari di dalam UUJN seperti yang diuarikan di atas maka untuk tercapainya maksud tersebut menurut penulis sekurang-kurangnya harus ada 4 (empat) hal yang harus dipastikan berkaitan dengan pelekatan sidik jari tersebut, yatiu:
1) Sidik jari tersebut benar beralas dari jari penghadap yang bersangkutan;
2) Sidik jari tersebut bersumber langsung dari jari tangan penghadap, dalam arti tidak melalui prantara media lainnya;
3) Sidik jari tersebut diambil berkaitan dengan pembuatan akta tertentu (diambil pada setiap pembuatan akta yang dibuat dalam bentuk minuta akta ), yang
diambil pada lembaran tersendiri dengan memuat uraian yang jelas judul akta, tanggal akta, nomor akta, nama penghadap dan bila dirasa perlu dikuatkan dengan tandatangan dari penghadap;
4) Sidik jari tersebut diambil pada hari dan tanggal yang sama dihadapan notaris dan saksi-saksi pada saat berlangsungnya proses pembuatan akta dan sebelum penandatanganan akta.
Keempat hal ini harus dipenuhi agar penghadap tidak dapat menyangkal atau sekurang-kurangnya dapat meminimlisir penyangkalan penghadap berkaitan kehadirannya dihadapan notaris untuk pembuatan akta yang bersangkutan.
Dalam Pasal 16A yang mengatur mengenai kewajiban calon notaris. Dalam Pasal-pasal sebelumnya maupun secara keseluruhan dalam Undang-Undang No. 2 Tahun 2014 Jo. UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris tidak terdapat Pasal yang mengatur mengenai kewenangan yang dimiliki oleh calon notaris.
Padahal dalam Pasal 16A ayat (1) dijelaskan bahwa calon notaris yang sedang melaksanakan magang wajib melaksanakan ketentuan sebagaimana notaris dalam Pasal 16 ayat (1) huruf a yaitu bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum.
Dalam sistem pembukuan dan tata arsip Kantor Notaris terletak pada penyimpanan dokumen yang berkaitan dalam dunia Notaris di samping dibuat diatas kertas dan agar dapat bertahan lama dapat juga dibuat secara elektronik dengan bahan
tertentu, misalnya minuta akta di samping dibuat di atas kertas, dapat juga di-scan untuk kemudian disimpan sehingga menjadi Dokumen Elektronik suatu saat jika diperlukan dapat dibuka dan dapat dibuatkan salinannya seperti biasa. Cara penyimpanan Minuta seperti itu dapat dilakukan oleh Notaris sebagai bentuk pengamanan.108 Salah satu bentuk pengamanan yang dilakukan oleh Ibu Elly Safiana adalah menyimpan minuta akta ke dalam beberapa flasdisk yang diletakkan di beberapa tempat sehingga bila terjadi bencana alam yang menimpa kantor notaris masih ada pertinggalnya.109
Minuta akta adalah merupakan bagian dari protokol notaris. Minut-minut akta yang selalu di simpan dan menjadi bagian dari protokol notaris di kantor Notaris adalah milik pribadi notaris yang membuatnya, bukanlah hal yang baru. Menurut Vellema, yang secara luas mempelajari sejarah notariat di Belanda dan di Indonesia menyatakan bahwa di Indonesia sebelum tahun 1695 ada anggapan bahwa protokol adalah milik notaris yang bersangkutan. Ini terbukti dari suatu larangan yang dikeluarkan pada tahun itu oleh pemerintah Belanda untuk menjual protokol tanpa izin Raad (Raad ini sudah lama dihapus).110
Protokol terdiri atas semua minut akta (minuut akte), daftar-daftar (registers) dan daftar tahunan akta notaris (repertoria). Undang-Undang Peraturan Jabatan Notaris menentukan dalam Pasal 62 ayat (1) mengenai hal yang harus dilakukan jika
108 Habib Adjie, Op Cit., hlm. 153
109 Hasil wawancara dengan Ibu Rahmiatani, selaku notaris di Medan pada tanggal 05 Mei 2015
110 Tan Thong Kie, Op. Cit., hlm. 243
seorang Notaris meninggal dan dalam Pasal 62 ayat (2) mengatur jika Notaris diberhentikan atau pindah. Dalam hal-hal itu para ahli waris atau notaris sendiri harus melaporkan kejadian itu kepada pengadilan negeri atau gubenur. Pasal 63 menentukan bahwa pejabat yang menerima pemberitahuan itu harus segera mengangkat penggantinya. Penggantinya ini harus segera berangkat ke tempat protokol berada untuk menerima semua minut, daftar-daftar, repertoria dan klapper.111 (Pasal 62 dan 63 telah dicabut dengan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 tentang Wakil Notaris dan Wakil Notaris Sementara). Dahulu urutan pengambilalihan protokol adalah sebagai berikut: ahli waris Notaris yang meninggal dunia atau Notaris yang berhenti mengoperkan protokol kepada pengganti, kemudian pengganti kepada Notaris yang baru diangkat. Kemudian menurut Pasal 6 dan 7 Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 dan Pasal 64 PJN ditentukan dalam hal seorang Notaris meninggal atau berhenti, hal itu harus dilaporkan kepada pengadilan dan pengganti mengalihkan protokol kepada Notaris yang baru diangkat. Dari ketentuan dalam undang-undang tersebut mengenai pengalihan protokol dapat diketahui bahwa protokol bukanlah milik notaris yang membuatnya atau menguasainya.112
Berkaitan dengan pengalihan dan notaris penerima protokol, Notaris penerima protokol tidak mempunyai cukup tempat untuk menampung bundel-bundel minut.
111 Yang dimaksudkan dengan Klapper adalah indeks para penghadap.
112 Tan Thong Kie, Ibid., hlm.245
Setiap tahun menurut PJN dibuat 12 buku.113 Bila seorang Notaris bekerja di suatu tempat selama 15 tahun, maka jumlah buku-buku yang harus diserahkan adalah 180 buah, bahkan dalam satu bulan ada beberapa Notaris yang membuat lebih dari 100 akta atau lebih. Dapat dibayangkan betapa tebalnya satu bundel minut akta dan kesulitan penerima protokol untuk menampungnya. Menurut PJN untuk satu bulan satu buku dan tidak boleh dua buku atau lebih. Setelah UUJN berlaku, dibolehkan dua buku atau lebih. Hal ini terlihat dalam Pasal 16 ayat (1) huruf f UUJN yang menyatakan bahwa menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku.
Hilangnya minuta akta tersebut selain menyulitkan Notaris juga menyulitkan masyarakat (Klien) yang telah membuat akta notaris yang bersangkutan yang meminta salinan dari akta tersebut karena akta si klien juga ikut musnah karena
Hilangnya minuta akta tersebut selain menyulitkan Notaris juga menyulitkan masyarakat (Klien) yang telah membuat akta notaris yang bersangkutan yang meminta salinan dari akta tersebut karena akta si klien juga ikut musnah karena