PENDAPATAN BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – POTONGAN
3.5. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses, dijalankan oleh orang, dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi. Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian gaji menjadi tanggung jawab bagian.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accounting ). Dalam arti sempit “ prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem social yang mempunyai wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan dalam arti sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan intern meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. Pengawasan intern dalam arti
sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan intern.
Menurut Hermanto memberikan defenisi sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan ke dalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.” (2001: 110)
Sedangkan menurut Athur W. Holmes, David C. Burns adalah:
Pengawasan Intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen. (2005: 1112)
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa:
“Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.” (2002: 341)
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah menurut Zaki Bridwan adalah:
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan menyusun statistik gaji dan upah.
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman pegawai perusahaan
c. Advertensi d. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon karyawan dan berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selama masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan istirahat yang dikeluarkan kantor Depnaker setempat.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal Fakultas Ekonomi Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi dan komunikasi, dan monitoring.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat dengan jelas pada lampiran 2.
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan upah pada bab-bab terdahulu yaitu:
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam keluarga ini mempunyai fungsi
pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta, mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan para karyawan dengan memberikan tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan lainnya.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai
dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah, agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan maka pencatatan gaji dan upah dilakukan pada bagian terpisah.
4. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan sebaik
dilaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik. Yang dituangkan dalam daftar gaji dan upah.
5. Sistem pengawasan intern gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik dan
ditandai dengan adanya pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.
4.2. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka di sini penulis memberikan saran-saran kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah:
1. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan, mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi kebutuhan yang semakin tinggi.
2. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja, maka perlu
diadakan job training bagi para pegawai.
3. Rotasi pekerjaan karyawan hendaknya lebih ditingkatakan lagi agar tidak
terjadi kebosanan dan mencegah tindakan penyelewengan yang mungkin ada serta dapat memperluas wawasan karyawan tentang tujuan perusahaan secara menyeluruh.
