TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERN GAJI PADA PEGAWAI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
AYU RINI FATIMAH 072102059
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Dengan segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas
limpahan rahmat dan karunia-Nya hingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi syarat untuk menyelesaikan
pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak menerima bantuan,
bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu izinkanlah penulis
mengucapkan terima kasih khususnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Iskandar Muda, SE, Ak, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Risanty, SE, M.Si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan,
dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas
akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Maslan, SE, selaku pegawai administrasi bagian bendaharawan gaji
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data
6. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda A. Yousrie Samad dan
Ibunda Hj. Surya Ningsih yang telah memberikan segalanya kepada ananda
dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga
penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis
dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal
dan pahala di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir
ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa
yang akan datang.
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI 2.1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU...10
2.6. Rencana Kegiatan...22
BAB III HASIL PENELITIAN 3.1. Pengertian Gaji dan Upah...23
3.2. Unsur-Unsur Gaji dan Upah...26
3.3. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah...33
3.4. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah...37
3.5. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah...42
BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan...50
4.2. Saran...51
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir...7
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perusahaan didirikan untuk memperoleh laba demi menjamin
kelangsungan perusahaan. Apa lagi di era globalisasi saat ini persaingan antara
perusahaan satu dengan yang lain sangatlah ketat, oleh karena itu perusahaan
harus dikelola dengan efekif dan efisien supaya tetap eksis dalam bidangnya.
Dalam menjalankan aktivitasnya tentu perusahaan menggunakan sumber
daya. Sumber daya terbagi atas dua yaitu sumber daya alam dan sumber daya
manusia. Sumber daya merupakan faktor untuk menghasilkan barang dan jasa.
Maka sumber daya ini akan dikontrol untuk melancarkan aktivitas perusahaan.
Kontrol itu sendiri merupakan suatu usaha sistematis manajemen perusahaan guna
pencapaian tujuan dengan cara membandingkan kinerja terhadap rencana serta
perbedaan diantara keduanya.
Tenaga kerja adalah faktor yang tidak pernah lepas dalam perusahaan.
Karena tenaga kerja sudah memberikan sumbangan kepada perusahaan sejak awal
dimulainya kegiatan perusahaan. Sumbangan tersebut diberikan dalam bentuk
tenaga, pikiran, ide-ide yang kreatif, pengalaman maupun keahlian. Sebagai
imbalan atas apa yang mereka sumbangkan maka mereka berhak mendapatkan
balas jasa berupa gaji dan upah. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat
Jika kebutuhan tenaga kerja dipenuhi perusahaan dengan semestinya, yaitu
dengan sistem gaji dan upah yang baik maka akan mendorong tenaga kerja itu
bekerja dengan baik pula dan pastinya akan merangsang tenaga kerja untuk
bekerja lebih baik. Sehingga hasil pekerjaannya akan lebih maksimal dan
berkualitas. Sejalan dengan itu maka tujuan perusahaan akan tercapai.
Gaji mempunyai pengaruh yang sangat besar karena dapat mempengaruhi
sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi
tanggung jawabnya.
Masalah di atas tidak hanya menyangkut berapa jumlah gaji yang diterima,
melainkan juga menyangkut beban pekerjaan maupun yang berkaiatan dengan
moral dan tanggung jawab organisasi terhadap kehidupan pegawai dan
keluarganya. Pada hakikatnya, tenaga kerja akan lebih produktif dan memiliki
rasa cinta terhadap perusahaan apabila tenaga kerja tersebut menerima gaji yang
seimbang dengan kontribusinya terhadap perusahaan, dan sebaliknya apabila
tenaga kerja tersebut tidak menerima gaji yang seimbang dengan kontribusinya
di perusahaan, maka akan ada kemungkinan tenaga kerja tersebut akan berupaya
melakukan tindakan-tindakan seperti : melakukan demo untuk kenaikan gaji,
mogok kerja, dan melakukan kegiatan-kegiatan yang tidak sesuai dengan
ketentuan perusahaan dan dapat merugikan perusahaan.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan penggajian
dari pemerintah akan membuat perusahaan lebih memperhatikan penentuan tarif
gaji sehingga dapat menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan.
maka pembayaran gaji di dalamnya harus diawasi. Walaupun demikian masih saja
sering terjadi kecurangan-kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian
gaji. Untuk mengatasi hal tersebut setiap perusahaan harus melakukan
pengawasan internal gaji agar tercipta hubungan yang harmonis antara perusahaan
dengan tenaga kerja.
Gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif bagi setiap perusahaan,
untuk mengatasi masalah tersebut perusahaan mengembangkan suatu kebijakan
yaitu pengawasan. Dengan adanya pengawasan intern gaji dan upah, sistem
penggajian tersebut bisa berjalan dengan baik tanpa ada kecurangan. Jadi
perusahaan harus membuat pengawasan khusus terhadap gaji dan upah dengan
menunjuk beberapa orang yang ahli, yang bertanggung jawab dalam pencatatan
gaji dan upah agar tidak terjadi penyelewengan yang merugikan perusahaan dan
karyawan karena itu bisa menjadi penghambat bagi tercapainya tujuan
perusahaan.
Sistem gaji dan upah yang baik adalah sistem yang dibantu dengan
pengawasan yang baik oleh pihak manajemen perusahaan dan dapat merangsang
motivasi kerja karyawan melalui pemberian gaji, tunjangan, bonus, dan lain
sebagainya. Sehingga diharapkan tenaga kerja semakin produktif.
Begitu juga halnya pada Fakultas Ekonomi USU Medan menginginkan
setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat memberikan hal yang
terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat kerja. Mengingat gaji dan
sangat penting, untuk menghindari akan penyelewengan atau kecurangan dana
sehingga dapat merugikan perusahaan.
Melihat begitu pentingnya suatu sistem pengendalian gaji dan upah dalam
kegiatan (aktivitas) suatu perusahaan, maka penulis tertarik membuat Tugas Akhir
ini dengan judul “ Sistem Pengawasan Intern Gaji pada Pegawai Fakultas
Ekonomi USU “
1.2. Rumusan Masalah
Pengawasan gaji dan upah sangatlah penting yaitu untuk menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap gaji dan upah yang dapat
merugikan perusahaan. Adapun masalah pokok yang dirumuskan penulis adalah,
“Apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah yang ditetapkan Fakultas Ekonomi USU sudah efektif ?”
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai
berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana manajemen Fakultas Ekonomi USU
dalam melaksanakan pengawasan internal gaji dan upah.
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji dan upah
1.3.2. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti
adalah:
1. Bagi peneliti, sebagai bahan masukan apabila diminta pendapat
mengenai sistem pengawasan internal gaji dan upah pada Fakultas
Ekonomi USU.
2. Bagi perusahaan dapat memberikan masukan sebagai bahan
perbandingan dalam menentukan kebijaksanaan di masa yang akan
datang.
3. Bagi peneliti lainnya dapat berguna sebagai bahan masukan untuk
menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.
1.4. Metode Penelitian
Penelitian merupakan suatu kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisa
data yang dilakukan dengan menggunakan metode penelitian secara ilmiah,
Adapun metode penelitian yang digunakan.
1.4.1. Sumber Data
a. Data Primer, yaitu yang diperoleh penulis langsung dari lembaga
pendidikan yang berhubungan dengan objek penelitian.
b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis dari sumber lain
seperti buku, surat kabar, dan media lainnya yang relevan dengan
1.4.2. Jenis Penelitian
a. Library Research, yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh
data berdasarkan bahan – bahan kepustakaan melalui buku – buku dan
majalah.
b. Field Research, yaitu penelitian yang berlangsung dilakukan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, data di sini bersifat primer yaitu
data yang paling mendekati permasalahan yang dilakukan dengan cara:
1) Observasi
Yaitu penulis secara langsung mengamati prosedur pencatatan
dan perhitungan gaji dan upah untuk mendapatkan gambaran
yang jelas.
2) Wawancara
Yaitu penulis mengajukan pertanyaan kepada pihak – pihak yang
terkait dengan objek penelitian.
1.4.3. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
1.5. Sistematika Penelitian
Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.
1.5.1. Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari
persiapan pelaksanaan survei, pelaksanaan bimbingan untuk penulisan tugas
akhir. Jadwal kegiatan untuk lebih jelasnya dapat dilihat di tabel jadwal kegiatan
berikut ini.
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
Januari Februari Maret
III IV I II III IV I
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan
Tugas Akhir
1.5.2. Laporan Penelitian
Laporan penelitian ini terdiri dari empat bab, yaitu pendahuluan, profil
perusahaan/instansi, topik penelitian, dan penutup di mana satu sama lain saling
berkaitan.
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian
dan sistematika penulisan tugas akhir yang terdiri dari jadwal
penelitian dan pelaporan penelitian.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat
perusahaan, struktur organisasi dan personalia, job description,
jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang teori-teori yang
mendukung penyusunan tugas akhir ini, sehingga penulis dapat
membandingkan antara teori dengan praktek mengenai pengertian gaji
dan upah, unsur – unsur gaji dan upah, penghitungan gaji dan upah,
upah serta metode penyusutan yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan.
BAB IV : PENUTUP
Merupakan bagian akhir dari penyusunan tugas akhir yang terdiri dari
kesimpulan-kesimpulan serta saran-saran yang dihasilkan dari
penelitian ini. Dilengkapi dengan daftar pustaka sebagai referensi dari
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma
III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan
internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan /
perubahan.
2.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU
Rektor dan Pembantu Rektor
Dekan dan Pembantu Dekan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Dewan Pertimbangan Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
2.3. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
2.3.1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2.3.2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdian / pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian / pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
2.3.3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan
kerumah-tanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
2.3.4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan / pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap / tidak tetap / emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.3.5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan
kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.3.6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan
lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
2.4. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
2.5. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas
yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
2.6. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil / genap
b. Perkuliahan semester ganjil / genap
c. Ujian mid semester / ujian semester ganjil / genap
BAB III
HASIL PENELITIAN
Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga membutuhkan
tenaga yang ahli di dalam bidangnya. Untuk meningkatkan kualitas peserta didik
menjadi sumber daya yang mampu bersaing di era global nantinya. Sehingga
tenaga kerja mempunyai peran yang sangat penting di dalamnya. Pimpinan harus
berusaha merangsang pegawainya agar dapat melakukan tugasnya dengan baik.
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja pegawai yaitu
dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa yang bisa
diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan
masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan
pimpinan. Oleh karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan
peraturan yang dapat diterima semua pegawai. Untuk itu di dalam bab ini penulis
mencoba membahas yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pengawasan
internal gaji dan upah pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3.1. Pengertian Gaji dan Upah
Istilah penggajian sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa – jasa yang mereka berikan selama satu periode
perusahaan. Bagi setiap perusahaan gaji dan upah merupakan hal yang penting
karena untuk mempertahankan agar dedikasi pegawai terhadap pengawasan
kepada pegawai tentunya pegawai akan berusaha meningkatkan kinerjanya
sehingga perusahaan memperoleh nilai tambah di mata masyarakat. Pada
umumnya gaji merupakan penerimaan pegawai karena pemberian prestasinya
kepada perusahaan yang jumlahnya tetap.
Menurut penulis, istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran
kepada pegawai yang diberi tugas-tugas adminstratif dan para pemimpinya. Bagi
staff pengajar bertugas mendidik, serta melakukan penelitian dan pelayanan
kepada masyarakat. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap,
sedangkan imbalan diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan
kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah.
Jumlah gaji pada umumnya ditetapkan bulanan. Sedangkan jumlah upah
ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.
Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pelaksana (buruh) di
Fakultas Ekonomi Uneversitas Sumatera Utara mungkin memperoleh
manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan,
tunjangan umum, uang lembur, uang makan, dan lain-lain.
Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian tentang gaji
dan upah menurut pakar – pakar ekonomi:
Menurut Warren Reeve yaitu:
Menurut Mulyadi, Pengertian gaji dan upah yaitu:
Gaji umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang, jabatan manajer, dan dibayarkan secara perceraian bulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. (2001: 373)
Upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
buruh yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan. Upah meliputi upah harian yang dihitung berdasarkan
masa sehari dan upah mingguan yang dihitung berdasarkan masa seminggu.
Menurut Robert L. Malthis dan John H Jackson:
“Upah adalah bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan
jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak mengandung jumlah jam kerja. “(2002 : 119-378).
Menurut Sugiyurso dan F. Winarni:
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administrasi dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan. (2005:95) Pengertian di atas memiliki maksud yaitu upah merupakan balas jasa yang
diterima oleh pekerja dari pihak lain. Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji adalah
jasa yang diberikan kepada karyawan di bidang administrasi di perusahaan dan
Upah merupakan balas jasa yang diberikan diterima oleh pekerja kasar
yang pembayarannya didasarkan atas hasil kerjanya. Karena itu jumlah upah yang
diterima setiap pegawai atau karyawan bisa berfluktuasi antara satu periode.
Di samping itu tingkat upah juga dipengaruhi oleh hal–hal seperti
pendidikannya, pengalaman, kecakapan, inisiatif, kejujuran, serta keberanian
karyawan itu sendiri. Upah biasanya tidak ditetapkan dengan perbandingan
langsung terhadap faktor – faktor tersebut di atas. Dengan kata lain upah itu
dibayar pada tingkat yang memungkinkan produktifitas buruh yang
menguntungkan.
Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah adalah merupakan balas jasa
yang diberikan kepada karyawan yang telah memberikan jasanya kepada
perusahaan. Jumlah gaji yang dibayar biasanya secara berkala dan tetap
sedangkan besarnya upah tergantung kepada hasil kerja dan waktu kerja.
3.2. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Ada bermacam – macam unsur gaji dan upah yang sering kita jumpai
diberbagai macam buku, namun menurut Robert L. Malthis dan Jackson. (dalam
Krista, 2002; 118). Unsur – unsur gaji dan upah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kompensasi Langsung, terdiri dari:
a. Gaji Pokok
Yaitu kompensasi dasar yang diterima oleh karyawan biasanya sebagai
gaji atau upah.
i. Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode –
periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja.
ii. Upah yaitu bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan
jumlah waktu jam kerja
b. Gaji Variabel
Yaitu kompensasi dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok atau
organisasi.
Gaji variabel terdiri dari:
i. Bonus yaitu tambahan atas upah biasanya dimana dalam pemberiannya
tidak memperhatikan tingkat produktivitas masing – masing karyawan.
ii. Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena
prestasi kerjanya yang baik atau kinerjanya yang baik.
iii. Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada
pemilik saham
2. Kompensasi tidak langsung
a. Asuransi kesehatan
b. Dana pensiun
c. Libur pengganti
d. Kompensasi kinerja
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, gaji dan upah penting
bagi pegawai karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai
dan membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi
penyelewengan. Di dalam masyarakat masih banyak menganggap bahwa istilah
gaji dan upah mempunyai pengertian yang sama, terjadi karena gaji dan upah
sama-sama merupakan balas jasa yang diberikan oleh atasan atau majikan kepada
pegawai atau buruh. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara unsur –
unsur gaji dan upah adalah sebagai berikut :
1. Gaji pokok
Gaji pokok maksudnya sejumlah uang yang diterima karyawan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan yaitu menurut pangkat / golongan, jabatan, dan masa
kerja dalam bentuk gaji dan upah. Gaji pokok yang diberikan kepada pegawai
baik staff maupun non staff.
2. Insentif
Sejumlah uang yang diberikan kepada karyawan yang telah mencapai
target tertentu dil luar gaji tetapnya. Insentif akan diberikan kepada karyawan
apabila bekerja di atas standar yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan
yang telah diatur oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Tunjangan – tunjangan
Tunjangan adalah bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan, yang tujuannya adalah untuk menambah
semangat kerja karyawan setiap bulan, namun ada juga beberapa tunjangan yang
diberikan pada waktu tertentu saja. Pada perusahaan ini terdapat tunjangan antara
lain tunjangan pokok yaitu tunjangan yang besarnya ditetapkan sesuai dengan
a. Tunjangan jabatan
Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai
negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan yang
berlaku. Adapun penjabaran persentase tunjangan yang diperoleh karyawan
pada golongan IIIA-IVD sebagai berikut:
i. Golongan IIIA: 146% x gaji pokok
ii. Golongan IIIB: 139% x gaji pokok
iii. Golongan IIIC: 133% x gaji pokok
iv. Golongan IIID: 127% x gaji pokok
v. Golongan VIA: 114% x gaji pokok
vi. Golongan VIB: 107% x gaji pokok
vii. Golongan IVC: 107% x gaji pokok
viii. Golongan IVD: 101% x gaji pokok
b. Tunjangan Struktural
Tunjangan Jabatan Sturktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada
sektariat daerah, dinas daerah dan lembag teknis lainnya. Adapun penjabaran
persentase tunjangan struktural yang diperoleh karyawan yaitu:
i. Dekan
ii. Kepala bagian
c. Tunjangan khusus
i. Tunjangan tambahan
Yaitu tunjangan yang diberikan pada waktu tertentu dan kondisi tertentu,
tunjangan lebaran dan natal, tunjangan PPh pasal 21, dan tunjangan
Jamsostek.
Adapun unsur-unsur pengeluaran pada perusahaan ini adalah sebagai berikut:
a. Jamsostek pensiun
Pengenaan potongan atas tujangan hari tua kepada karyawan perusahaan
dengan maksud akan diberikan kembali kepada karyawan pada saat karyawan
tersebut pensiun.
b. PPh Pasal 21
Pengenaan PPh pasal 21 dari Undang – undang perpajakan ditetapkan
sebelumnya. Penggunaan pajak ini langsung dikurangi dengan pendapatan gaji
yang diperoleh pada bulan bersamaan.
c. Hutang para karyawan
Potongan-potongan yang ada pada daftar gaji Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yaitu :
i. PFK Beras
ii. Simpanan wajib 10%
iii. Sewa rumah
iv. Tunggakan
v. Hutang kelebihan
vi. Penghasilan lain-lain
vii. Pajak penghasilan
Sumber gaji lain pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
adalah :
i. Honorarium Program S-1 Ekstensi
ii. Honorarium Program S-1 Reguler
iii. Honorarium Program D-3
Unsur-unsur pengawasan intern gaji berdasarkan committee on auditing
procedure antara lain :
1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat,
jelas dan tegas.
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang
memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta
milik, hutang, pendapatan serta biaya.
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di
setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang
diminta oleh tanggung jawabnya.
Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi (1999; 11) adalah :
1. Berlaku secara nasional,
2. Dikeluarkan oleh pemerintah pusat,
3. Biasanya ditinjau 5 tahun sekali,
4. Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan,
6. Diikuti dengan sistem tunjangan.
Perbedaan antara gaji dan upah :
1. Gaji
a. Berlaku secara nasional
b. Dikeluarkan oleh pemerintah pusat
c. Biasanya ditinjau 5 tahun sekali
d. Ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan
e. Dasar pemberian adalah golongan / tingkat pekerjaan
f. Diikuti dengan sistem tunjangan
2. Upah
a. Dapat berlaku secara local
b. Dikeluarkan pemerintahan daerah
c. Ditinjau setiap 1 tahun sekali
d. Dasar pemberian adalah hasil dan waktu
e. Tidak ada sistem kenaikan
f. Tidak ada sistem tunjangan
3.3. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Sebelum membahas masalah prosedur pencatatan gaji dan upah, ada
baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut S.
“Prosedur adalah merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang
biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak
dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi”. (1984: 10)
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan
gaji dan upah menurut Milthon F. Usry adalah sebagai berikut:
a. Time keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data
tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
b. Payroll Departement
Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan
fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu
waktu kerja berdasarkan komputer.
c. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus
ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa – jasa
untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing –
masing jenis produk (1999: 305).
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji dan
upah bagian – bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sebagai berikut:
1. Bagian Umum
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern
gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan
perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai
kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama,
nomor pegawai, status karyawan tersebut (kawin, tidak kawin, anak yang
dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan
keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan
untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan
juga menggunakan sistem komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah
karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan
2. Kepala Bagian Masing – masing Unit
Kepala bagian masing – masing unit mencek kehadiran para pegawai
sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan (promosi).
Bagian keuangan
a. Kasir
Kasir bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah
terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan.
Setiap karyawan harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima
pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut kemudian dikirimkan kasir ke
bagian pembukuan akuntansi.
b. Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti – bukti dari pembayaran gaji
yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam
buku besar gaji dan upah.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas
yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam
hal pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah
prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana
yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah
yang sedang dijalankan.
Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada pada Fakultas
gaji yang dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya
penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan
departemen-departemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah sesuai.
3.4. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk
setiap karyawan dan dapat berubah–ubah di masa yang akan datang, tergantung
pada tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing-masing karyawan. Terjadinya
perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh faktor
pendidikan, pengalaman, kemampuan perusahaan, kondisi pekerjaan. Besarnya
gaji dan upah antar suatu perusahan dengan perusahaan lain juga berbeda–beda.
Faktor–faktor penting yang mempengaruhi tingkat upah itu antara lain:
a. Penawaran permintaan tenaga kerja
b. Organisasi Buruh
c. Kemampuan perusahaan untuk membayar gaji dan upah
d. Produktivitas
e. Biaya hidup
f. Sistem pemerintahan
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang
dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan
Menurut Malayu S. P Hasibuan sistem perhitungan gaji dan upah dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu
Dibedakan atas upah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatuan hasil
Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan
diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang
memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat
diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dari kegiatan kerja.
3. Sistem borongan
Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa
didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya. (2005: 124)
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu
para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan
diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja yang berlaku pada Fakultas Ekonomi USU antara lain
sebagai berikut:
1. Hari kerja
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memberikan 6 ( enam ) hari
jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai pada hari senin sampai
Senin – kamis
Pukul : 08.00 – 12.00 kerja
Pukul : 12.00 – 13.00 Istirahat
Pukul : 13.00 – 14.00 kerja
Jumat
Pukul : 08.00 – 11.00 kerja
Sabtu
Pukul : 08.00 – 13.00 kerja
2. Hari istirahat
Pada hari istirahat setiap pegawai dibebaskan dari pekerjaan dalam batas
tertentu dan istirahat makan siang terhitung 1 jam pukul 12:00 – 13:00 wib.
Istirahat mingguan jatuh pada hari Minggu dan untuk hari libur nasional, semua
pegawai berhak untuk libur dengan pembayaran gaji penuh.
3. Cuti
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara cuti memiliki dua bagian
yaitu cuti tahunan selama 2 minggu dan cuti melahirkan selama 2 bulan.
Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada
hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan
1. Pegawai Staff
Yang termasuk pegawai staff pada perusahaan ini adalah pegawai yang
mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau
pengalaman kerja.
2. Pegawai Nonstaff
Gaji dan upah yang dibayarkan kepada paegawai non staff jumlahnya tidak
sama, karena pegawai non staff digolongkan sebagai berikut:
a. Karyawan bulanan
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan
ini. Gaji dan upah karyawan bulanan yang dibenarkan, jumlahnya tetap
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Karyawan harian tetap
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan.
Dokumen- dokumen penting menurut Tunggal (1955;15) dalam
pengawasan intern gaji antara lain :
a. Laporan absensi atau buku harian
Buku harian ini berfungsi sebagai pencatat daftar hadir setiap pegawai
instansi yang dapat digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji
pegawai. Buku daftar hadir pegawai ini berupa daftar hadir biasa yang
b. Daftar/ surat keterangan gaji
Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji. Daftar ini
berisi jumlah gaji bruto pegawai dikurangi dengan potongan gaji ( PPh 21,
iuran, dan lain-lain ).
c. Amplop gaji
Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama pegawai,
nomor identitas pegawai, dan jumlah gaji yang diterima pegawai dalam
jumlah tetentu.
d. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
Accounting Chief ke bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji.
Dalam perusahaan sistem penggajian dan pengupahan melibatkan
personalia dan umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi. Bagian
Akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribiusi
biaya tenaga kerja. Untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan
tenaga kerja.
RUMUS SECARA SISTEMATIS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA :
Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut:
Upah pokok xxx
Tunjangan- tunjangan tetap xxx
Gaji bulanan xxx
Upah lembur + tunjangan tidak tetap (kalau ada) xxx
Pendapatan kotor
Potongan – potongan :
Pajak Penghasilan xxx
Jamsostek xxx
Pengurangan lainnya xxx
Jumlah potongan xxx
Pendapatan bersih xxx
Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari
pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah
yang diterima karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah
memang karyawan perusahan.
3.5. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan
berlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses,
dijalankan oleh orang, dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai
bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk
mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan
operasi. Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan yang sangat
membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga
mempunyai peranan penting bagi Fakultas, yang secara keseluruhan bertujuan
untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan,
penyelewengan dan manipulasi lainnya pada Fakultas Ekonomi USU. Pemberian
gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern telah
dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan. Hasil pemberian
gaji menjadi tanggung jawab bagian.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas
menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accounting ). Dalam arti
sempit “ prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data
administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem social yang mempunyai
wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan
dalam arti sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan
intern meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang
dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya
sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur
yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi
yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh
bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai
kontrol intern atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau
pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan – kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum
membahas lebih lanjut penulis memberikan beberapa pengertian dari pengawasan
intern.
Menurut Hermanto memberikan defenisi sebagai berikut:
“Sistem Pengendalian Intern adalah suatu tipe pengawasan yang dirancang dengan diintegrasikan ke dalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan.” (2001: 110)
Sedangkan menurut Athur W. Holmes, David C. Burns adalah:
Pengawasan Intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen. (2005: 1112)
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standard Profesi Akuntan
“Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.” (2002: 341)
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan
semua cara – cara dan alat – alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut
dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka
perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal
sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting
untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang
membutuhkan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji
dan upah menurut Zaki Bridwan adalah:
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai atau
melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah untuk
seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan upah dan
3. Bagian Personalia
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti kebenaran
nama – nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan
daftar potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalam pengawasan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara, sistem pengawasan gaji dan upah
bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu:
1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan
baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian
personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang
membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru
dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang
sudah ada.
Tetapi bila permohonan belum ada masuk, bagian personalia mencari
karyawan baru dengan menghubungi sumber tenaga kerja seperti:
a. Teman – teman pegawai perusahaan
c. Advertensi
d. Dan lain-lain
Berdasarkan surat permohonan yang masuk tersebut, kemudian bagian
personalia menyelenggarakan test untuk kemampuan calon-calon karyawan dan
berdasarkan hasil test diumumkan beberapa karyawan yang diterima. Dan mereka
diminta untuk mengikuti test kesehatan, calon karyawan yang dinyatakan lulus
test dan pemeriksaan kesehatan diserahkan kepada bagian-bagian yang
membutuhkan untuk selanjutnya diwawancarai. Berdasarkan hasil wawancara ini,
bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan karyawan yang diterima.
Bagi calon karyawan yang telah memenuhi pernyataan tersebut akan
diangkat sebagai karyawan dengan mata percobaan paling lama 3 bulan, selama
masa percobaan kepada karyawan diberikan kedudukan yang sesuai dengan
ketentuan penggajian yang berlaku.
2. Bagian Pengawasan waktu
Semuanya pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib
hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi
karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan
mempunyai jam kerja 12 jam sehari dan 96 jam seminggu. Untuk hal ini terlebih
dahulu diperlukan waktu 1214 jam khusus tentang penyimpangan waktu kerja dan
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan
mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan.
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian
pembukuan.
5. Bagian Pembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya
dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Gaji dan upah xxx
Hutang gaji dan upah xxx
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah
telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
Hutang gaji dan upah xxx
Kas xxx
6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan sistem pengawasan intern gaji dan upah ada lima
komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko,
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sistem pengawasan
intern gaji dan upah dilakukan dengan cara, membuat daftar gaji yang dilakukan
oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian
diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan
dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh
Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh
bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan
ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin. Bagan Alir
Dokumen sistem Pengawasan Intern gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah
serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis akan menarik
kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang internal kontrol gaji dan
upah pada bab-bab terdahulu yaitu:
1. Struktur organisasi yang terdapat di dalam keluarga ini mempunyai fungsi
pemisahan secara tepat. Sistem tersebut mampu menjaga keamanan harta,
mampu membuat operasi perusahaan menjadi lebih efisien serta dapat
membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan.
2. Unsur-unsur gaji dan upah pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara telah dipenuhi dengan baik ditandai dengan pemberian kesejahteraan
para karyawan dengan memberikan tunjangan-tunjangan dan bantuan-bantuan
lainnya.
3. Prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilakukan dengan baik ditandai
dengan tidak adanya penyelewengan dan kecurangan terhadap gaji dan upah,
agar tidak terjadi penyelewengan dan kecurangan maka pencatatan gaji dan
upah dilakukan pada bagian terpisah.
4. Prosedur perhitungan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan sebaik
dilaksanakan perhitungan gaji dan upah dengan baik. Yang dituangkan dalam
daftar gaji dan upah.
5. Sistem pengawasan intern gaji dan upah telah dilaksanakan dengan baik dan
ditandai dengan adanya pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai
dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta
tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja.
4.2. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka di sini penulis memberikan saran-saran
kepada perusahaan. Adapun saran yang akan diberikan penulis adalah:
1. Sebaiknya perhatian terhadap internal kontrol agar dapat lebih ditingkatkan,
mengingat perkembangan zaman yang semakin maju diiringi kebutuhan yang
semakin tinggi.
2. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisien kerja, maka perlu
diadakan job training bagi para pegawai.
3. Rotasi pekerjaan karyawan hendaknya lebih ditingkatakan lagi agar tidak
terjadi kebosanan dan mencegah tindakan penyelewengan yang mungkin ada
serta dapat memperluas wawasan karyawan tentang tujuan perusahaan secara
DAFTAR PUSTAKA
Djarwanto, 1999, Petunjuk Teknis Penyusunan Skripsi, Edisi Ketiga, BPFE,
Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Hall, JamesA, 201, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit
Salemba empat, Jakarta.
Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survey dan Teknis Analisa, Edisi Pertama,
Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.
Holmes Arthur W, David C Burns, 2005, Auditing Norma dan Prosedur, Alih
Bahasa Moh. Badjuri, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan
kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonoi YKPN, Yogyakarta.
Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Penerbit Bumi
Aksara, Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia,
Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Niswonger, Warren, Reeve, Fees, 1993, Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi 19,
Penerbit Erlangga, Jakarta.
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Senat Akademik
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembangunan
Dosen Dosen Dosen
Ekonomi Pembangunan S1 Reguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstensi
BAGAN ALIR SISTEM PENGAWASAN INTERN GAJI DAN UPAH
Mulai
Membuat Daftar
Gaji
Diperiksa oleh Kuasa Pembuat Komitmen
Diajukan oleh Pejabat Penanda
Tangan
Mengeluarkan SPM
KPPN
Diperiksa Bendaharawan
