UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH
PADA PT. MUTIARA KARYA MITRA HUMAN RESOURCES
DEVELOPMENT (DIVISI DALAM NEGERI)
SKRIPSI MINOR
OLEH :
RINA TARIGAN
052102133
AKUNTANSI D-III
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR
NAMA : RINA TARIGAN
NIM : 052102133
JURUSAN : AKUNTANSI D-III
JUDUL SKRIPSI MINOR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA PT. MUTIARA KARYA
MITRA HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT (DIVISI DALAM NEGERI )
TANGGAL………2008 Penanggung Jawab/ Pembimbing
( Drs. Firman Syarif, M.Si ) Nip :1320889424
TANGGAL…………2008 Ketua Program Studi DIII Akuntansi
( Drs.Hasan Sakti.S, M.Si,Ak ) Nip : 131568370
TANGGAL…………2008 Dekan Fakultas ekonomi
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrahiim
Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kesehatan, kesabaran serta kemampuan kepada penulis, sehinnga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi minor ini, penulis telah berusaha semaksimal mungkin dan menyadari bahwa di dalam skripsi ini masih terdapat kekuarangan-kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis tidak menutup diri akan kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun guna kesempurnaan skripsi ini di masa yang akan datang.
Dalam penulisan skripsi ini, banyak pihak yang telah membantu penulis. Baik itu bantuan berupa moril, materil, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.,selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si,Ak., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Diploma III Universitas Sumatera Utara.
4. Seluruh Staff Pengajar dan Para Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas ilmu pangetahuan dan informasi yang sangat bermanfaat bagi penulis.
5. Ibu Dra. Veronika Sitanggang selaku Direktur Utama dan Dra. Donda selaku Sekretaris Umum serta Seluruh Staff Karyawan PT. Mutiara Karya Mitra.
6. Teristimewa pada kesempatan ini, saya mengucapkan terima kasih dengan rasa hormat yang setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a restu kedua orang tua yang sangat saya sayangi, yaitu Ayahanda Mhd. Arifin Tarigan dan Ibunda Masri Nasution. Dan juga ucapan terima kasih tak terhingga untuk saudara-saudaraku tercinta, yaitu Kakaku Rika Tarigan dan Abangku Jasa Surbakti serta kedua Adikku Rupina Tarigan dan Robbana Tarigan (semoga kita semua bisa menjadi hamba pilihan Allah SWT), serta for my someone special Ayite S terima kasih yeach buat kepercayaannya (I miss’U).
7. Untuk saudara-saudara tercintaku, yaitu Abangku Amin Syahril, Amd., Abangku Tebe Holo Tarigan dan Kakaku Suryati serta saudara-saudara dan keluargaku yang lain yang tidak dapat disebut satu-persatu, terima kasih atas bantuan, perhatian dukungan dan doa tulus yang telah diberikan selama ini kepada penulis.
Yullie, Uchi, Melva, Novie, Ira dan Yunnie tetaplah menjadi sahabat terbaikku sampai akhir, Fiendship Forever.
9. Buat teman-temanku Lia, Memie, Novie, Nelvi, Ika A, dan rekan-rekan Akuntansi D-III Stambuk 2005 Khususnya Group C yang tidak dapat disebut satu persatu, terima kasih atas kebersamaanya.
10. Buat teman-teman SMU ku dan Anak-anak kos Berdikari No.59, yaitu Helevia, Montel, Auzy, Rina Hsb, Dear dan yang lainnya yang masih setia menjadi sahabatku.
Demikianlah pengantar yang penulis sampaikan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak. amin! Akhir kata saya ucapkan mohon maaf atas segala kesalahan dan terima kasih atas segala bantuan.
Medan, Mei 2008 Penulis
Bissmillahirrahmaanirrahiim
Oh Tuhanku, jadikanlah aku mampu untuk bersyukur atas nikmat dan
karunniamu yang telah kau anugerahkan kepadaku dan kepada kedua ayah
bundaku, dan jadikanlah aku orang yang selalu dapat berbuat baik, beramal
soleh yang Engkau ridhoi serta berikanlah aku kebaikan berkenaan dengan
keturunanku, sungguh aku bertaubat kepada-Mu dan sungguh aku termasuk
orang yang berserah diri. (Q.S AL-Ahqaf :15)
Pelajarilah olehmu ilmu, sebab mempelajari ilmu akan memberikan rasa takut
kepada Allah, menuntutnya merupakan ibadah, mengulang-ulangnya
merupakan tasbih, membahasnya adalah jihad, mengajarkan kepaada orang lain
yang belum mengetahui merupakan sedekah dan menyerahkannya kepada
ahlinya merupakan pendekatan diri kepada Allah
(H.R Ibnu Abduh)
Dengan rasa syukur kepada Allah AWT, Kupersembahkan Skripsi Minor ini
untuk kedua orang tuaku tercinta :
Ayahanda : Mhd. Arifin Tarigan
Ibunda : Masri Nasution
Dan buat saudara-saudara terkasihku yang selalu memberikan motivasi :
Kakakku Rika Tarigan dan Kedua Adikku
Rupina Tarigan dan Robbana Tarigan
Semoga apa yang kuperbuat dapat mendapat berkah dan rahmat dar Allah SWT
Dan semoga Allah m,embalas budi yang telah mereka perbuat.
DAFTAR ISI
Hal
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I : PENDAHULUAN………1
A. Alasan Pemilihan Judul………...1
B. Perumusan Masalah………...3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………...3
D. Metode Penelitian………...4
E. Sistematika Pembahasan………...6
BAB II : PT. MUTIARA KARYA MITRA HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT (DIVISI DALAM NEGERI)………8
A. Sejarah Singkat Perusahaan……….….………...8
B. Struktur Organisasi Perusahaan………..…..…….12
C. Pengertian Gaji dan Upah……….…...18
D. Unsur-Unsur Gaji dan Upah………...…...20
E. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah………..…….…...24
F. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah……..…...27
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI………33
A. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan……...33
C. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pencatatan
Gaji dan Upah………37
D. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah………40
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN………..43
A. Kesimpulan………43
B. Saran……….……..45
DAFTAR PUSTAKA………
BAB I
PENDAHULUAN
A. Alasan Pemilihan Judul
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan. Pada umumnya tujuan perusahaan adalah memp- eroleh laba, oleh sebab itu perusahaan harus bisa meneruskan kelangsungan hidup dan meningkatkan kinerja, kualitas dan citra baik perusahaan.
Pada dasarnya setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan usahanya sangat membutuhkan sumber tenaga kerja dari manusia, hal ini dikarenakan sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Suatu perusahaan harus mampu bersaing dan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Dengan memiliki tenaga kerja yang berpotensi dan terampil, perusahaan akan lebih mudah mencapai dan meningkatkan kualitas perusahaan secara efektif.
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima secara langsung
oleh tenaga kerja. Gaji dan upah berkaitan langsung dengan sejumlah uang. Oleh karena itu perusahaan perlu menerapkan suatu sistem atau cara yang baik dalam melakukan pengawasan gaji dan upah, dimana sistem yang diterapkan oleh perusahaan dalam pembagian gaji dan upah dapat diterima dan masuk akal dalam pembagiannya.
Keseimbangan pembayaran gaji dan upah juga akan menciptakan kerja sama yang baik dan hubungan yang harmonis, baik antara sesama karyawan atau pegawai, antara karyawan atau pegawai dengan pemilik perusahaan maupun dengan perusahaan lain.
Berdasarkan uraian diatas penulis ingin membahas sejauh mana sistem pengawasan internal gaji dan upah yang diterapkan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) apakah telah sesuai
dengan yang diterapkan melalui judul “SISTEM PENGAWASAN INTERNAL
GAJI DAN UPAH PADA PT. MUTIARA KARYA MITRA HUMAN
B. Perumusan Masalah
Setiap perusahaan pasti memiliki masalah yang berbeda-beda sesuai dengan jenis dan kegiatan perusahaan. Masalah gaji dan upah merupakan suatu masalah yang pelik yang hampir dimiliki oleh setiap perusahaan. Dimana hal ini bisa menjadi salah satu faktor penghambat dalam hal pencapaian tujuan dan kelangsungan hidup perusahaan.
Oleh sebab itu penulis mencoba merumuskan masalah yang akan dibahas yaitu: Apakah sistem pengawasan gaji dan upah yang dilaksanakan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) telah sesuai diterapkan dan memenuhi syarat dalam menciptakan pengawasan intern yang baik?.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Dalam melakukan suatu penelitian harus ada tujuan dan manfaat yang jelas terhadap apa yang dibahas dan diteliti. Adapun tujuan penelitian penulis terhadap sistem pengawasan internal gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) adalah :
1. Penulisan skripsi minor ini sebagai salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk menambah dan memperdalam penerapan pengawasan internal gaji dan upah yang dipelajari selama masa perkuliahan.
pengawasan internal gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri).
Dari hasil penelitian ini diharapkan akan diperoleh manfaat penelitian sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan internal gaji dan upah diharapkan dapat dijadikan sebagai alat bantu bagi perusahaan dalam mengambil keputusan.
2. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang sistem pengawasan internal gaji dan upah.
3. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam pengambilan keputusan demi meningkatkan kinerja perusahaan, sehingga perusahaan dapat menilai kinerja perusahaannya dalam menangani pengawasan penggajian dan pengupahan.
C. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu cara yang sifatnya sistematis dan objektif dengan tujuan untuk mengumpulkan data-data atau informasi yang diteliti secara lebih efisien yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian.
1. Sumber Data
a. Data Primer, yaitu data yang diperoleh penulis langsung dari pihak internal perusahaan yang berhubungan dengan objek penelitian, kemudian diolah kembali oleh penulis.
b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis dari dokumentasi yang ada diperusahaan yaitu sejarah singkat dan struktur organisasi perusahaan serta dokumentasi lainnya.
2. Metode Pengumpulan Data
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan adalah :
a. Penelitian kepustakaan (Library Research), yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang sifatnya teoritis dengan cara membaca buku-buku teks dan bahan literatur lainnya yang relevan dari perpustakaan yaitu buku-buku yang berhubungan dengan skripsi minor yang disusun oleh penulis.
b. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penelitian langsung yang dilakukan penulis pada objek yang diteliti. Dalam penelitian ini penulis mengadakan tanya jawab langsung (wawancara) dengan pihak internal perusahaan.
3. Metode Analisis Data
a. Metode Deskriptif, yaitu metode yang mendiskripsikan atau menggambarkan mengenai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dengan mengumpulkan, menganalisis, menyusun dan mengklasifikasikan data, sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai masalah yang dibahas.
b. Metode Deduktif, yaitu metode yang digunakan untuk menganalisis data yang telah terkumpul dengan membuat kesimpulan yang berlaku umum. Dari kesimpulan ini diuraikan mengenai uraian yang akan dibahas.
E. Sistematika Pembahasan
Sistematika pembahasan merupakan suatu gambaran untuk meme- rmudah penyusunan dan perincian yang relevan serta lebih sistematisnya pembahasan dalam skripsi minor ini. Untuk itu penulis membagi skripsi minor ini menjadi empat bab, dengan urutan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan secara singkat alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika pembahasan.
BAB II : PT. MUTIARA KARYA MITRA HUMAN RESOURCES
DEVELOPMENT (DIVISI DALAM NEGERI)
yang meliputi: sejarah singkat perusahaan, stuktur organisasi perusahaan unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, dan sistem pengawasan internal gaji dan upah.
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
Dalam bab ini diuraikan analisa dan evaluasi terhadap struktur organisasi perusahaan, unsur-unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, serta analisis dan evaluasi sistem pengwasan internal gaji dan upah.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang meliputi kesimpulan dan saran yang berdasarkan atas penjelasan dari bab sebelumnya dan memberikan saran-saran yang mungkin berguna dalam meningkatkan sistem pengawasan internal gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri).
BAB II
PT. MUTIARA KARYA MITRA HUMAN RESOURCES
DEVELOPMENT (DIVISI DALAM NEGERI)
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Mutiara Karya Mitra merupakan salah satu perusahaan swasta yang selain bergerak dibidang pengembangan sumber daya manusia (Human Resources Development) dan menempatkan tenaga kerja tersebut pada
perusahaan-perusahaan pelanggan (Outsourcing), PT. Mutiara Karya Mitra juga bergerak dibidang Pengiriman Jasa Tenaga Kerja Indonesia (TKI).
Masing-masing dari kedua bidang ini dibagi dalam dua divisi yaitu Divisi luar negeri dan divisi dalam negeri. Divisi luar negeri merupakan bagian perusahaan yang bergerak dalam pengiriman jasa tenaga kerja (TKI), sedangkan divisi dalam negeri yaitu bagian perusahaan yang bergerak dalam pengembangan sumber daya manusia (Human Resources Development) dimana divisi inilah yang menjadi objek penelitan dan pembahasan dalam skripsi minor ini.
perusahaan pelanggan, sedangkan PT. Trikomsel Multimedia sebagai penyedia barang atau produk yang akan dipasarkan oleh tenaga kerja PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development.
Karena cerahnya prospek dibidang pengembangan sumber daya manusia (Human Resources Development) maka PT. Mutiara Karya Mitra-Trikomsel
Multmedia membuka jaringan usaha dengan perusahaan-perusahaan lain yang berada di Jakarta, Batam, Pekan Baru, Padang, Aceh, dll.
Kegiatan utama dari PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Depvelopment (Divisi Dalam Negeri) adalah menciptakan suatu ketenangan kerja
dan ketenangan berusaha melalui jasa recruitment, supply tenaga kerja dan outsourcing yang pada gilirannya akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas
kerja serta mengantisivasi dan menangani masalah-masalah ketenaga kerjaan yang selama ini menjadi beban pemikiran dari pimpinan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri, jasa serta bidang-bidang lain yang banyak menggunakan tenaga kerja.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh PT.Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) adalah sebagai berikut :
1) Recruitment & Supply Tenaga Kerja.
sangat cermat melalui skill test dengan test tertulis, wawancara kemudian di ikuti dengan psikotest.
2) Outsourcing Tenaga Kerja.
Dengan sistem ini PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) dapat menyiapkan
tenaga-tenaga yang terampil setelah melalui job yang dibutuhkan, dan kemudian penempatan tenaga kerja tersebut pada perusahaan pelanggan, pengawasan serta penanganan masalah tenaga kerja sepenuhnya menjadi tanggung jawab PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri).
3) Pelatihan dan Pengembangan
Peningkatan kualitas sumber daya manusia merupakan target utama perusahaan ini, oleh karena itu senantiasa berusaha untuk mengembangkan keterampilan dan kepribadian tenaga kerja sehingga mampu beradaptasi dengan perkembangan globalisasi masa kini.
Dalam pelaksanaan pelatihan dan pengembangan PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) memiliki fasilitas Balai Latihan dan bekerja sama dengan Balai Latihan Kerja Disnaker dengan instruktur yang qualified.
Gambar dan Makna Logo PT. Mutiara Karya Mitra
Setiap perusahaan atau instansi baik pemerintah maupun swasta tertentu mempunyai logo yang melambangkan ciri khas dari perusahaan atau instansi tersebut. Dimana setiap instansi memiliki makna logo yang berbeda-beda yaitu sesuai dengan tujuan dan jenis kegiatan perusahaan.
Adapun gambar dari logo PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) adalah sebagai berikut :
Gambar Logo PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources
Development (Divisi Dalam Negeri)
Makna Logo :
1. Majikan 2. Agent
3. TKI
Tenaga Kerja Indonesia (TKI) memberikan makna bahwa semua pihak yang terlibat dalam perusahaan PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) harus bekerja sama dengan tekat yang bulat
untuk mencapai tujuan bersama.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar atau susunan kesatuan teknis yang terdiri dari bagian dalam suatu ikatan yang saling berhubungan dan mempersatukan fungsi-fungsi dari suatu organisasi serta menerapkan hubungan yang baik dan harmonis sesuai dengan tujuan perusahaan. Struktur organisasi dapat mencerminkan arus/garis perintah, tugas, kewajiban dan tanggung jawab suatu perusahaan. Salah satu syarat untuk merancang pengawasan intern adalah adanya stuktur yang jelas agar dalam pelaksanaan tugas dan wewenang dalam organisasi dapat berjalan lancar dan setiap bagian dapat melaksanakan tugas dan kewajiban sesuai dengan yang diatur dan ditetapkan dalam organisasi.
1. Komisaris Utama (Pemilik Saham)
Meminta pertanggungjawaban mengenai jalannya kegiatan perusahaan
Mengangkat dan memberhentikan dewan komisaris, direktur utama
dan direktur keuangan.
Mengambil keputusan yang sangat penting bagi perusahaan.
2. Dewan Komisaris
Memberikan pertimbangan dan nasihat kepada direktur utama dalam
mencapai tujuan perusahan. 3. Direktur Utama
Menetapkan rencana kerja dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan rencana kerja secara keseluruhan.
Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab pada masing-masing bagian.
Mengkoordinasikan dan mempertanggungjawabkan kepada dewan komisaris seluruh aktivitas perusahaan sesuai dengan rencana dan tujuan serta kebijakan yang digariskan oleh dewan komisaris.
Menjaga kelancaran operasional untuk jangka panjang.
Bertanggung jawab atas segala akibat dari pengambilan keputusan atau kebijakan.
4. Direktur Keuangan
Menentukan kebijakan-kebijakan keuangan perusahaan untuk mencapai fungsi pembelanjaan yang efektif dan efesien.
Memimpin dan mengawasi seluruh urusan administrasi didalam perusahaan.
5. Manager Operasional
Bertanggung jawab dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan perusahaan serta mengawasi kegiatan operasi perusahaan.
a. Unit Seleksi dan Wawancara
Unit Seleksi dan Wawancara bertugas untuk mewawancari dan melakukan seleksi terhadap calon tenaga kerja. Seleksi dilakukan dengan cara menyelenggarakan ujian yang
mencakup Matematika dan Bahasa Inggris dasar. b. Unit Medical TKI
Bagian ini bertugas sebagai tempat pendaftaran calon tenaga kerja, untuk meminta dan mengembalikan formulir pendaftaran. Unit Medical bertugas mengarahkan calon tenaga kerja untuk melakukan kesehatan ke rumah sakit yang sudah ditentukan oleh PT. Mutiara Karya Mitra.
c. Unit Imigrasi TKI
Unit ini bertanggung jawab atas keimigrasian dari masing-masing calon tenaga kerja. Dimana tempat untuk melaku- kan pengurusan imigrasian di Polonia dan di Kantor Keimigrasian Belawan.
d. Unit Visa dan Bebas Fiskal
Bagian ini bertanggung jawab dalam mengurus izin dari departemen tenaga kerja dan melakukan pengurusan visa untuk calon tenaga kerja.
e. Unit Pemberangkatan
6. Manager Keuangan
Menganalisis laporan keuangan secara periodik.
Membuat laporan pertanggungjaawaban kepada direktur utama. Mengadakan hubungan koordinasi dengan manajer lainnya. Untuk mempelancar tugasnya Manager Keuangan dibantu oleh Kasir, dengan tugas yaitu mengatur penerimaan dan pengeluaran tunai.
7. Manager Pemasaran
Menentukan kebijaksanaan pokok dalam bidang pemasaran dan memimpin pelaksanaanya.
Mewakili perusahaan dalam bidang pemasaran untuk mencapai sasaran organisasi.
Mengadakan hubungan koordinasi dengan manager lainnya. Untuk memperlancar tugasnya, manager pemasaran dibantu oleh :
a) Perencanaan Pemasaran
Bagian ini mengurus perencanaan pemasaran dan menyimpan data-data dari calon tenaga kerja dan tenaga kerja.
b) Pelaksanaan Pemasaran
Bagian ini berungsi untuk mencari pelanggan baru dan menjaga relasi dengan pelanggan yang telah ada. Menangani protes dan keluhan dari pelanggan serta melakukan pemasaran terhadap calon tenaga kerja.
8. Staff Operasional
kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mengatur pembagian kerja karyawan.
Mengawasi kelancaran pekerjaan karyawan. 9. Staff Administrasi & Keuangan
Menghitung gaji dan membuat daftar slip gaji karyawan.
Membagikan atau mentransfer gaji dan upah karyawan ke masing-masing rekening karyawan.
Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan atas perhitungan dan pembayaran gaji dan upah.
10. Supervisor
Melakukan penyeleksian bagi para calon karyawan.
Meninjau secara langsung pembagian kerja dan kinerja karyawan. Mengawasi tingkat kehadiran karyawan.
STRUKTUR ORGANISASI PT. MUTIARA KARYA MITRA
Unit Visa & B. Fiskal
C. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif. Sebab besar kecilnya jumlah gaji dan upah dapat mempengaruhi bersedia tidaknya karyawan bekerja dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini karyawan menjual jasa tenaga kerja yang dimilikinya untuk memperoleh imbalan disebut dengan gaji dan upah.
Pada umumnya jumlah gaji ditetapkan secara harian maupun bulanan. Imbalan yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih mengandalkan fisik biasanya disebut upah.
Gaji dan upah tidak memiliki defenisi yang baku. Para ahli akuntansi banyak memberikan definisi tentang gaji dan upah yang berbeda-beda menurut sudut pandang mereka masing-masing. Namun pada prinsipnya keseluruhan definisi yang diberikan mempunyai tujuan yang sama. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan gaji dan upah, penulis telah mengutip beberapa definisi gaji dan upah yang dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut :
Menurut Sugiyarso dan F. Winarni (2005: 95)
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan management. Jumlah pembayaran gaji biasanya ditetapkan secara bulanan. Upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh, yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mangandalkan kekuatan fisik. Jumlah upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang terselesaikan.
Menurut Robert L. Malthis dan Jhon H. Jackson (2002 : 370)
“Upah adalah pembayaran yang secara langsung dihitung
yang konsisten dari satu periode ke periode lainnya dengan tidak
memandang jumlah kerja”.
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2000 : 17)
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa
manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Istilah upah (wages)
biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja
kasar), baik yang terdidik maupan tidak terdidik”.
Selanjutnya Mulyadi (2001 : 373 ) mengemukakan sebagai berikut:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umunya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasar- kan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Dari beberapa defenisi diatas, terlihat bahwa antara gaji dan upah memiliki perbedaan antara lain :
1) Gaji adalah balas jasa yang diberikan kepada karayawan yang mempunyai jenjang jabatan tertentu yang bersifat tetap, sedangkan upah diberikan kepada karyawan pelaksana (buruh) yang bersifat tidak tetap.
3) Gaji merupakan balas jasa yang diterima karyawan karena tugas administratif dan mengement, sedangkan upah adalah imbalan yang diberikan kepada buruh, yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih mengandalkan kekuatan fisik.
4) Gaji biasanya diberikan secara bulanan, sedangkan upah biasanya diberikan secara harian atau berdasarkan unit yang terselesaikan.
D. Unsur-Unsur Gaji dan Upah
Gaji dan upah tidak lain adalah harga yang dibayar dari penggunaan sumberdaya manusia, atau kompensasi yang diberikan kepada karyawan yang melaksanakan kegiatan produksi. Untuk menentukan biaya jumlah tenaga kerja secara akurat, maka harus diketahui unsur-unsur atau elemen-elemen yang mempengaruhinya. Banyak faktor mempengaruhi gaji dan upah, seperti sistem penggajian, jenis tenaga kerja, kontrak kerja antara perusahaan dengan karyawan yang mempunyai banyak hal perbedaan pada masing-masing perusahaan.
Pada umumnya biaya tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan tidak terbatas kepada gaji, upah, dan macam-macam tunjangan yang diberikan kepada karyawan, melainkan juga meliputi berbagai pengeluaran untuk karyawan yang diterima langsung oleh karyawan, seperti misalnya: tunjangan pengobatan, pajak penghasilan karyawan yang ditanggung oleh perusahaan.
pembayaran gaji dan upah atas balas jasa tenaga kerja terdiri dari gaji (upah) dikurangi dengan berbagai potongan.
Gaji (upah kotor) biasanya terdiri dari gaji (upah) pokok termasuk lembur ditambah dengan berbagai macam tunjangan, misalnya: uang makan, transport, premi, bonus, asuransi, pensiun, dan lain sebaganya.
Unsur-unsur atau elemen-elemen gaji dan upah merupakan pendapatan atau penghasilan yang dimasukan kedalam daftar gaji karyawan pada setiap bulannya. Adapun unsur-unsur gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) adalah sebagai berikut :
1) Gaji pokok
Gaji pokok adalah gaji yang dibayarkan kepada karyawan dalam jumlah tetap dan jumlahnya telah ditetapkan dengan standar gaji pokok yang dilakukan secara periodik. Standar gaji pokok pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development disusun menurut pangkat, golongan, dan masa
kerja karyawan. 2) Tunjangan harian
Tunjangan harian adalah tunjangan yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan jumlah ship atau jumlah jam karya-
wan bekerja.
Perhitungan : 1 ship = 7 jam
Tunjangan kerajinan dibayarkan kepada setiap karyawan sesuai dengan tingkat kerajianan dan kehadiran karyawan. Tunjangan ini diberikan kepada setiap karyawan. Besarnya jumlah tarif tunjangan kerajinan yang diberikan kepada karyawan setiap bulanya adalah sebesar Rp 200.000,-/bulan. 4) Lembur
Lembur biasanya diberikan kepada karyawan yang melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, untuk jam kerja lembur ini tarifnya lebih tinggi dibandingkan jam kerja biasa. a. Perhitungan upah lembur :
Pekerja Jam Ke I =
5) Tunjangan Kesehatan
Tunjangan ini diberikan guna menjaga kesehatan karyawan. Setiap karyawan yang bekerja di PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) akan
Potongan penjualan ini sifatnya mengurangi gaji atau upah karyawan. Potongan ini diberikan jika terjadi kelalaian oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya.
Pembayaran atau pembagian gaji dan upah kepada karyawan PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development biasanya dilaksanaka atau dibagikan pada tanggal 20 dalam bentuk cek. Dimana dalam pembagian gaji dan upah tersebut bagian administrasi dan keuangan PT. Mutiara Karya Mitra langsung memasukkan atau mentransfer sejumlah dana sebesar gaji dan upah karyawan tersebut ke No. rekening masing-masing karyawan. Adapun perhitungan pembagian gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra adalah sebagai berikut :
Daftar Perhitungan Gaji dan upah
PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development
Rincian Gaji
E. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Pada umumnya dalam suatu perusahaan terdapat banyak unsur atau faktor yang menentukan besar-kecilnya gaji dan upah yang harus dibayar kepada karyawan secara individual pada setiap jatuh temponya pembayaran gaji dan upah. Untuk sampai kepada jumlah gaji dan upah yang dibayar kepada karyawan, terlebih dahulu harus ditentukan jumlah gaji dan upah masing-masing karyawan.
Dalam perhitungan gaji dan upah serta jumlah yang terutang kepada karyawan, perusahaan sangat memebutuhkan informasi atau prosedur pencatatan yang berhubungan dengan kehadiran (presensi), jumlah jam kerja, tarif dasar upah, dan rincian dari berbagai macam potongan terhadap gaji dan upah masing-masing. Dalam perhitungan gaji dan upah, umumnya paling tidak diperlukan dua macam formulir atau dokumen pencatatan waktu, yaitu : 1). Kartu Hadir/ presensi (Attendance Times Tickets) atau Clock Cards, 2). Kartu Jam Kerja (Labour Job
Tickets atau Job Times Tickets).
Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja, diselenggarakan oleh bagian tersendiri yang disebut bagian pencatat waktu yang umumnya termasuk salah satu fungsi personalia. Pelaksanaan pengawasan intern dilakukan melalui prosedur-prosedur yang telah ditentukan perusahaan.
Didalam prosedur pencatatannya PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development memiliki 3 (tiga) dokumen sumber utama yang berkaitan
dengan tugas langsung dalam pelaksanaan pencatatan dan perhitungan gaji dan upah. Adapun ketiga sumber tersebut adalah sebagai berikut :
2) Kartu Jam Kerja, dan 3) Slip Gaji dan Upah
Ad.1. Kartu Hadir (Absensi)
Kartu Hadir (Absensi) merupakan daftar yang berisikan nama dan tingkat kehadiran karyawan yang bekerja pada setiap hari jam kerja. Pencatatan kartu hadir dilakukan dengan bantuan mesin penncatat waktu (komputer) dan secara manual.
Dengan mesin pencatat waktu, diperlukan sebuah kartu untuk setiap karyawan yang harus dimasukkan kedalam mesin pencatat waktu secara berulang kali pada saat hadir, dan meninggal-kan tempat kerja baik untuk istirahat, mameninggal-kan siang, pulang. Secara manual setiap karyawan harus menandatangani daftar hadir pada saat masuk dan pulang selesai kerja.
Ad.2. Kartu Jam Kerja
Kartu Jam Kerja merupakan catatan waktu kerja per hari yang diselenggarakan untuk setiap karyawan. Kartu ini digunakan
a. Kesesuaiannya dengan kartu hadir dari masing-masing karyawan. Pada dasarnya, jumlah jam kerja seorang karyawan harus sama dengan atau kurang dari jumlah keberadaanya dikantor atau pabrik.
b. Kebenaran pengisian tarif dan perhitungan upahnya.
c. Kebenaran pengisian jumlah jam kerja ke dalam daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Ad.3. Slip/ Daftar Gaji dan Upah
Gaji dan upah untuk tenaga kerja harian biasanya tidak dibayarkan setiap hari melainkan secara periodik, misalnya: mingguan, tengah mingguan, bahkan bulanan. Ini semua tergantung pada kebijakan manajemen pada maing-masing perusahaan. membayarkan gaji dan upah karyawan secara bulanan.
Slip/ Daftar gaji dan upah dibuat berdasarkan catatan waktu kerja masing-masing karyawan. Jumlah jam kerja masing-masing
Secara periodik tanggal jatuh tempo pembayaran gaji dan upah serta berbagai macam utang yang timbul dari pembayaran gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) seperti pada daftar gaji dan upah dicatat kedalam jurnal umum, untuk kemudian diposting kedalam rekening-rekening pembukuan yang bersangkutan.
Gaji dan upah karyawan pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) dibayar dalam bentuk cek.
Dimana perusahaan membuka rekening khusus dibank untuk pembayaran gaji dan upah, secara periodik pada tanggal jatuh tempo yang ditentukan perusahaan, gaji dan upah dimasukkan ke No. rekening PT. Mutiara Karya Mitra sejumlah dana yang diperlukan kemudian dimasukkan atau ditransfer ke No. rekening masing-masing karyawan untuk pembayaran gaji dan upah tersebut.
F. Sistem Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Pada umumnya perusahaan menggunakan pengawasan internal untuk mengarahkan operasi dan mencegah penyalahgunaan sistem. Dimana pengawasan internal dapat melindungi aktiva dengan mencegah pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat.
Pengawasan internal (internal control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan informasi usaha akurat, dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.
harus memiliki sistem pengawasan yang baik dan akurat guna melindungi dan menghindari penyalahgunaan harta perusahaan. Pengawasan internal dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel entitas lainnya, yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut, yaitu : 1). Keandalan laporan keuangan, 2). Efektifitas dan efisiensi operasi, 3). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Adapun tujuan dari pengawasan internal adalah sebagai berikut : a. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha. b. Sebagai informasi bisnis yang akurat.
c. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Menurut Standar Profesional Akuntan Publik, struktur
pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk
memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang
spesifik akan dapat dicapai.
Menurut Michell Suharli (2006 : 174)
Sistem pengawasan internal adalah (internal control system) adalah
seluruh sistem dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk mejaga
harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan (error), kecurangan (frauds)
ataupun kejahatan (irregularities).
pengawasan internal gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development adalah terdiri dari :
1) Melakukan seleksi dan penerimaan karyawan yang sangat cermat melalui skill test dengan test tertulis, wawancara kemudian di ikuti dengan psikotest.
2) Menempatkan tenaga kerja pada perusahaan pelanggan dan mengganti tenaga kerja yang dinilai tidak cocok oleh user. 3) Menyiapkan daftar hadir, kartu jam kerja, daftar gaji, dll. 4) Memonitor kehadiran dan disiplin tenaga kerja serta melakukan
supervisi atas keberadaan tenaga kerja pada masing-masing lokasi kerja.
5) Mengelola dan menghitung administrasi tenaga kerja sesuai dengan jumlah jam kerja dan jumlah kehadiran masing-masing karyawan.
6) Mengajukan tagihan gaji dan upah pada PT. Trikomsel Multimedia dan membayarkan gaji dan upah tersebut kepada tenaga kerja sesuai dengan jumlah, waktu dan kehadiran mereka bekerja.
7) Memberikan teguran/ surat peringatan kepada tenaga kerja yang indisipliner dan memberhentikan tenaga kerja yang melakukan
pelanggaran kategori berat, kemudian menyiapkan calon tenaga kerja pengganti.
pada setiap periode tertentu yang telah di tentukan perusahaan. Prosedur pengawasan inilah yang akan menjadi bahan penulis untuk meneliti pelaksanaan pengawasan internal gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra tidak mengalami kesulitan, hal ini disebabkan adanya struktur pembagian tugas dan sistem yang jelas oleh perusahaan. Untuk itu memperoleh sistem pengawasan yang baik perusahaan juga harus memeprhatikan unsur-unsur pengawasan internal dan mempunyai pedoman dalam melaksanakan sistem pengawasan.
Adapun unsur-unsur struktu pengawsan internal adalah sebagai berikut : 1) Lingkungan Pengawasan
Lingkungan pengawasan merupakan pengaruh gabungan dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat, atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Lingkungan ini mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik dan pihak lain mengenai pentingnya pengawasan dan tekanannya pada satuan usaha yanng bersangkutan.
2) Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan tersebut :
b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi semestinya untuk laporan keuangan.
c. Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan. d. Menentukan terjadinya periode transaksi pada periode akuntansi
yang semestinya.
e. Menyajikan dengan semestinya transaksi dan pengungkapannya dalam laporan keuangan.
3) Prosedur Pengawasan
Prosedur pengawasan adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pegawasan dan sistem akuntansi yang diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai.
Dapat diterapkan atau tidaknya dan pentingnya faktor-faktor khusus lingkungan, metode dan catatan sistem akuntansi, serta prosedur pengawasan yang diciptakan harus dipertimbangkan hubungannya dengan :
a. Besarnya satuan usaha dan karakteristik organisasi dan pemilikan. b. Sifat kegiatan usahanya dan keanekaragaman dan komplesitas
operasinya.
Dalam mencapai tujuan dan memajukan kinerja dari perusahaan, suatu perusahaan akan lebih memperhatikan dan melaksanakan metode-metode tersebut diatas dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang diterapkan didalam suatu perusahaan.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi.
Cara manajer menggabungkan sumber daya manusia dan bahan baku melalui satu struktur formal tugas dan wewenang sangat berperan dalam mencapai tujuan perusahaan.dengan adanya pengklasifikasian dan pembagian tugas atau pekerjaan ke dalam unit-unit yang dapat dikelola berdasarkan penentuan tugas-tugas tertentu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, mengelompokkan tugas-tugas kedalam suatu pola atau struktur yang logis, dan menugaskan mereka ke orang-orang yang spesifik.
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara komponen bagian dan posisi yang menunjukkan hirarki perusahaan dan menggambarkan adanya pemisahaan fungsi dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang yang jelas didalam suatu perusahaan.
Struktur memberikan stabilitas dan aktivitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup serta mengkoordinasi hubungan dengan lingkungan organisasi yang lain. Dengan adanya tanggung jawab dan pendelegasian wewenang yang jelas akan menciptakan kegiatan yang harmonis dan kerja sama yang baik antara pelaksana perusahaan.
Struktur organisasi yang digunakan PT. Mutiara Karya Mita Human Resources Development adalah garis dan staf (Line and Staff Organization).
pimpinan tertinggi atau pemilik perusahaan dan kemudian dilanjutkan kepada bagian-bagian atau unit yang bersangkutan yang ada didalam perusahaan sesuai dengan tanggung jawab meliputi semua bidangnya.
Setelah menganalisa dari bab-bab sebelumnya adapun struktur yang digunakan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources development sudah cukup baik, hal ini terlihat jelas pada sistem pembagian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing fungsi atau bagian yang telah terlaksana dengan baik dan telah sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.
B. Analisa Dan Evaluasi Unsur-Unsur Gaji Dan Upah
Unsur-unsur gaji dan upah merupakan pendapatan atau penghasilan serta jumlah terutang yang dimasukkan kedalam daftar gaji karyawan sesuai dengan jasa tenaga kerja yang diberikan oleh karyawan terhadap perusahaan. Menurut G. Sugiyarso dan F. Winarni dalam buku dasar-dasar Akuntansi perkantoran, unsur gaji dan upah dapat dibagi atas beberapa bagian, antara lain :
1. Upah Pokok (Original Wages) 2. Premi (incentive)
3. lembur (over time) 4. Bonus
5. Catu
Ad.1. Upah pokok
Upah pokok merupakan gaji dan upah yang dibayarkan kepada setiap karyawan sesuai dengan kontraknya.
Ad.2. Premi (incentive)
Premi (incentive) merupakan upah tambahan yang diberikan kepada karyawan oleh karena karyawan tersebut telah menunjukkan prestasi yang baik. Misalnya perusahaan menetapkan out put standar yang harus diselesaikan sebanyak 10 unit/hari, maka bagi karyawan yang melebihi standar tersebut akan diberikan upah tambahan sebesar jumlah kelebihan atas out put standar.
Ad.3. Lembur (over time)
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja normal yang telah ditetapkan sebelumnya, untuk jam lembur ini tarifnya lebih tinggi dibandingkan jam kerja biasa.
Ad.4. Bonus
Bonus adalah upah yang diberikan perusahaa pada suatu tahun fiskal memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultasi dengan pemerintah dari serikat kerja.
Ad.5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk barang. Misalnya: Beras, gula, minyak, dan lain-lain. Ad.6. Perlengkapan dan sarana lain
dalam bentuk jasa perusahaan, seperti : pelayanan kesehatan, hiburan, dan transportasi. Yang diterima tidak dalam bentuk uang.
Unsur-unsur diatas merupakan unsur dasar dalam menentukan gaji dan upah pada suatu perusahaan. Pada bab sebelumnya telah dibahas bahwa unsur-unsur gaji dan upah pada PT, Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri ) adalah sebagai berikut :
1) Gaji pokok 2) Tunjangan harian 3) Tunjangan kerajinan 4) Lembur
5) Tunjangan kesehatan 6) Potongan kasus
Dari uraian-uraian diatas terlihat jelas bahwa antara unsur-unsur gaji dan upah yang telah digunakan PT. Mutiara Karya Mitra sudah cukup baik jika dibandingkan dengan menurut beberapa para ahli. Dimana perusahaan telah memperhatikan kesehatan dan kerajinan karyawan yang bekerja pada perusahaan mereka.
C. Analisa Dan Evaluasi Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karywan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan guna mempermudah perusahaan dalam melakukan perhitungan gaji dan upah. Misalnya untuk mengetahui jumlah biaya tenaga kerja untuk suatu periode dapat diketahui dari daftar gaji dan upah karyawan.
Pada umumnya suatu perusahaan tidak hanya menggunakan daftar gaji dan upah sebagai sumber dalam prosedur pencatatan dan perhitungan gaji dan upah, hal ini dikarenakan daftar gaji dan upah tidak memuat rincian biaya tenaga kerja secara lengkap. Dalam hal ini perusahaan juga membutuhkan dokumen-dokumen yang lain sebagai dokumen-dokumen dasar pencatatan dan perhitungan gaji dan upah tenaga kerja
Setiap akhir periode pembayaran gaji dan upah, akan dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut guna memperoleh rincian tentang gaji dan upah yang dibayarkan dalam periode pembayaran gaji dan upah. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
2) Kartu jam hadir 3) Kartu jam kerja
4) Daftar gaji dan daftar upah
5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6) Surat pernyataan gaji dan upah
7) Amplop gaji dan upah 8) Bukti kas keluar.
Ad.1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Ad.2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan dari perusahaan.
Ad.3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Ad.4. Daftar Gaji dan Daftar Upah
karyawan, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
Ad.5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar upah
Dokumen ini merupakan tingkatan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
Ad.6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Ad.7. Amplop Gaji dan Upah
Amplop gaji dan upah digunakan sebagai tempat uang gaji dan upah yang diserahkan kepada setiap karyawan.
Ad.8. Bukti Kas Keluar
Bukti ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Pada bab sebelumnya telah dibahas tentang dokumen-dokumen sumber yang di gunakan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri), yaitu :
1) Kartu Jam Kerja
Dokumen sumber yang berisikan berisikan nama dan tingkat kehadiran karyawan yang bekerja pada setiap hari jam kerja.
Kartu Jam Kerja merupakan catatan waktu kerja per hari yang di selenggarakan untuk setiap karyawan.
3) Slip/ Daftar Gaji dan Upah
Daftar Gaji dan upah digunakan sebagai bukti pembayaran sejumlah gaji dan upah kepada karyawan. Untuk tenaga kerja harian biasanya tidak dibayarkan setiap hari melainkan secara periodik, misalnya: mingguan, tengah mingguan, bahkan bulanan.
Dari beberapa penjelasan tersebut diatas terlihat jelas bahwa dokumen dasar yang dijadikan sebagai sumber pencatatan gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) belum mengalami kelengkapan sepenuhnya jika dibandingkan dengan dokumen-dokumen yang dikemukakan oleh ahli tersebut diatas.
Dalam pengawasan internal gaji dan upah, dokumen dasar sebagai sumber pencatatan gaji dan upah sangat dibutuhkan guna memudahkan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah didalam suatu perusahaan.
D. Analisa dan Evaluasi Sistem Pengnawasan Internal Gaji dan Upah
Pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode, catatan dan prosedur yang terkoordinasi yang ditetapkan oleh perusahaan untuk menjaga/melindungi hartanya, mengecek ketelitian data dan kepercayaan terhadap data akuntansi perusahaan, serta mendorong kegiatan agar efisien dan efektif.
transaksi sejak awal sampai akhir transaksi tanpa adanya campur tangan dari pihak lain atau dengan kata lain adanya suatu pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas sehingga dapat menghindari terjadinya penyelewengan dalam pekerjaan.
Jika struktur pengendalian intern satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidakakuratan ataupun kecurangan dalam perusahaan sangat besar. Sumber-sumber yang digunakan dalam melaksanakan pengendalian intern dapat diperoleh dari struktur organisasi, wawancara dengan anggota manajemen dan pegawai klien, prosedur operasi standar, uraian tugas, dokumen perencanaan dan pengendaliannya.
Adapun sistem pengendalian internal gaji dan upah yang digunakan oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri adalah sebagai berikut :
1) Supervisor
Bagian ini berfungsi mencatat dan memeriksa daftar hadir dan kartu jam kerja karyawan apakah telah sesuai dengan jumlah kehadiran dan jumlah kerja karayawan selama periode yang ditentukan perusahaan, kemudian mengirimkan hasil pemeriksaan tersebut ke bagian staff administrasi dan keuangan.
2) Staff administrasi dan keuangan
dan upah kepada PT. Trikomsel Multimedia sejumlah total gaji karyawan keseluruhan sesuai dengan data yang diperoleh dari supervisor.
3) PT. Trikomsel Multimedia
Setelah memperoleh surat tagihan dan data atas pembayaran gaji dan upah dari bagian staff administrasi dan keuangan, PT. Trikomsel Multimedia akan melakukan survei kembali atas tingkat kehadiran dan jumlah jam kerja karyawan kebagian supervisor, hal ini untuk memastikan apakah data yang dikirimkan oleh bagian administrasi dan keuangan telah benar atau terjadi kesalahan. Jika data yang dikirimkan telah sesuai maka PT. Trikomsel Multimedia akan mengirimkan cek sejumlah tagihan yang ditagih oleh bagian administrasi dan keuangan ke direktur keuangan PT. Mutiara Karya Mitra.
4) Direktur keuangan
Direktur keuangan akan mencatat dan memasukkannya kedalam laporan keuangan PT. Karya Mutiara Karya Mitra, kemudian akan memberikan cek tersebut ke bagian administrasi dan keuangan untuk ditransfer ke No.rekening masing-masing karyawan sesuai dengan kehadiran dan jumlah jam kerja karyawan dan membuat daftar gaji serta laporan keuangan atas pembayaran gaji dan upah tersebut.
Dari uarian-uraian tersebut diatas sistem pengawasan gaji dan upah pada PT. Mutiara Karya Mitra sudah cukup baik, yaitu telah sesuai diterapkan dan memenuhi syarat dalam menciptakan pengawasan intern yang baik.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan penelitian, penulis dapat menarik baberapa kesimpulan sebagai berikut :
1) PT. Mutiara Karya Mitra merupakan perusahaan jasa yang bergerak dibidang pengiriman jasa tenaga kerja (TKI) dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resources Development) sekaligus menempatkan sumber daya manusia tersebut pada perusahaan-perusahaan pelanggan (outsourcing).
2) Srtuktur organisasi perusahaan berbentuk garis dan staf (Line and Staff Organization) yaitu pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal,
dimulai dari pimpinan tertinggi kemudian dilanjutkan kepada bagian-bagian atau unit yang bersangkutan yang ada didalam perusahaan sesuai dengan tanggung jawab meliputi semua bidangnya.
3) Upah adalah pembayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, sedangkan gaji merupakan pembayaran yang konsisten dari satu periode ke periode lainnya dengan tidak memandang jumlah kerja.
a. Upah pokok (Original Wages) b. Premi (Incentive)
c. Lembur (Over time) d. Bonus
e. Catu
f. Perlengkapan dan sarana lainnya g. Dan lain-lain.
5) Unsur-unsur gaji dan upah yang dimiliki oleh PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development adalah sebagai berikut :
a. Gaji pokok b. Tunjangan harian c. Tunjangan kerajinan d. Lembur
e. Tunjangan kesehatan f. Potongan kasus
6) Prosedur pencatatan gaji dan upah terdiri dari beberapa dokumen sumber, yaitu :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja
d. Daftar gaji dan daftar upah
g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar.
7) Struktur pengawasan internal yang baik adalah pengawasan internal yang mencakup struktur organisasi dan seluruh metode, catatan dan prosedur yang terkoordinasi baik, akurat dan jelas.
8) Sistem pengawasan internal gaji dan upah yang diterapkan ole PT. Mutiara Karya Mitra Human Resources Development (Divisi Dalam Negeri) telah sesuai diterapkan dan memenuhi syarat dalam menciptakan pengawasan intern yang baik.
B. Saran
1) Struktur pembagian tugas dan tanggung jawab sudah cukup baik, sehingga hal ini perlu untuk dipertahankan atau bahkan ditingkatkan lagi.
2) Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan gaji dan upah perlu ditambahkan lagi guna mempermudah dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah.
3) Unsur-unsur gaji dan upah perusahaan sudah di nilai cukup baik, unsur-unsur gaji dan upah sangat perlu diperhatikan dan ditingkatkan karena hal ini sangat berpengaruhi dalam kinerja karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Sri Muliyani, Erlina, 2007, Metodelogi Penelitian Bisnis, Cetakan Pertama, USU Press, Medan.
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Niswonger, Rollin, C., Fess, E., Philip, Warren, S., Call, 2000, Prinsip – Prinsip
Akuntansi, Edisi ke-19, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Romney, Marshall B, Palul Jhon Steinbart, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Auditing, Edisi ke Enam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
- , 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Firdaus, 2005, Auditing, Edisi Pertama, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sunarto, 2002, Akuntansi Biaya, Edisi Revisi, Penerbit Pena Persada, Yogyakarta.
