1
TUGAS AKHIR
PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL KOTAMEDAN
Oleh :
FAUZIYAH HASANAH
112102093
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : FAUZIYAH HASANAH
NIM : 112102093
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH
DAN GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
Tanggal : Juli 2014 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Drs. Rasdianto, M.Si, Ak, NIP. 19550908 198103 1 005
Tanggal : Juli 2014 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA NIP . 19511114 198203 1 002
Tanggal : Juli 2014 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
3
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : FAUZIYAH HASANAH
NIM : 112102093
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN
GAJI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
Medan, 2014
FAUZIYAH HASANAH
kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat sesuai dengan waktu yang
direncanakan. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Program Studi Diploma III Akuntansi
Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut maka
penulis menyusun tugas akhir ini dengan judul “Pengendalian Internal upah dan
Gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan”.
Dalam penulisan tugas akhir penulis banyak mendapatkan bantuan dan
dukungan dari berbagai pihak, baik dukungan moril maupun materil. Untuk itu
dari lubuk hati yang paling dalam, penulis menghaturkan rasa hormat dan ucapan
terima kasih atas bantuan dan bimbingan yang tiada terkira nilainya, kepada
semua pihak yang terlibat.
1. Bapak Dr.Azhar Maksum,M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi,
Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang
telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman
kepada penulis selama masa perkuliahan.
2. Bapak Rustam,M.Si,Ak,CA Selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Rasdianto, M.si, Ak selaku Dosen Pembimbing penulis yang yang
ii
4. dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini
dapat terselesaikan dengan baik.
5. Seluruh staff dan pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan
yang telah banyak membantu dalam mengumpulkan data sehingga Tugas
Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik
6. Ayahanda Zaifuddin dan ibunda Almh.Siti Umamah Lbs, juga Kepada ibunda
Hj. Nurmawati, SH yang telah menjadi penyambung kasih sayang kepada
penulis, penulis mengucapkan ribuan terima kasih. Kasih sayang kalian tidak
akan pernah terganti. Semoga penulis dapat menjadi anak yang
membanggakan. Tanpa kalian penulis bukan apa apa.
7. Terimakasih kepada seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan baik
moril maupun materil. Kepada paman Johanar, S.kom, udak Amir Syam Nst,
ujing Dr. Umi Kalsum Lbs, adik Khairunisa dan Jihan Nadirah dan seluruh
keluarga yang tidak dapat penulis tuliskan satu per satu. Penulis mengucapkan
banyak terima kasih.
8. Kepada seluruh teman teman group B terkhusus kepada Desy Maya Sari,
Syarifah Ainy Rambe, Trisna Handayani, Poppy rut, Pani Naibaho, Nurul
sakinah, Dini Novita, dan Marlina Ivanaly. Semoga ini awal dari kesuksesan
kita. Amin.
Hanya skripsi minor ini yang penulis persembahkan sebagai awal dari
keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin. Penulis menyadari tugas akhir
ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan
Medan, Juni 2014
Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. Manfaat Penelitian ... 4
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal survei/observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL ... 7
A. Sejarah Ringkas ... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job description ... 10
D. Jaringan Usaha/kegiatan ... 21
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA
MEDAN ... 24
A. Pengertian Upah dan gaji ... 24
B. Unsur-unsur upah dan gaji ... 26
C. Prosedur Pencatatan Upah dan Gaji ... 27
D. Pengawasan internal upah dan gaji ... 29
E. Prosedur perhitungan gaji dan upah ... 35
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
A. Kesimpulan ... 39
B. Saran ... 40
vi
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Jadwal Penelitian ... 5
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Tenaga kerja merupakan titik penting dalam perusahaan karena tenaga
kerja adalah penggerak utama yang menjalankan kebijakan perusahaan
termasuk didalamnya mengambil keputusan, memberikan jasa yang baik
kepada pelanggan dan masyarakat, hal ini berarti faktor tenaga kerja
merupakan masalah yang kompleks sehingga diperlukan usaha untuk
memelihara dan mengembangkannya agar dapat bekerja sesuai dengan yang
diharapkan perusahaan. Suatu perusahaan dapat dikatakan baik apabila tenaga
kerja didalamnya memiliki kompetensi serta profesional dalam menjalankan
tugas yang dilimpahkan kepadanya.
Dalam rotasi dunia kerja di Indonesia pada saat ini sedikit banyaknya telah
berpengaruh terhadap iklim ketenaga-kerjaan. Saat ini dalam dunia bisnis,
para tenaga kerja dituntut untuk lebih giat dan teliti serta memiliki keahlian
dalam bidang yang mereka jalani. Berbicara mengenai tenaga kerja maka
tidak lepas dari masalah gaji dan upah karena gaji dan upah merupakan
pembayaran perusahaan kepada tenaga kerja sebagai imbalan atas jasa yang
telah diberikan. Gaji dan upah juga merupakan kewajiban bagi perusahaan
kepada staff dan para pegawainya. Tanpa adanya gaji dan upah maka tenaga
kerja tidak akan bekerja sesuai harapan perusahaan
Jika tenaga kerja merasa bahwa perusahaan tidak cukup bijaksana dan
kegiatan - kegiatan yang terkadang bertentangan dengan ketentuan-ketentuan
perusahaan dan dapat merugikan perusahaan sehingga operasional perusahaan
terhalang misalnya, mogok kerja atau unjuk rasa, mengurangi kegiatan
kerjanya, meminta berhenti kerja dan lain-lain.
Adanya penetapan tentang peraturan yang berhubungan dengan
penggajian dari pemerintah akan membuat perusahaan/instansi akan lebih
memperhatikan penentuan tarif gaji dan upah sehingga dapat menghindari
kemungkinan terjadinya penyelewengan. Khususnya perusahaan yang
mempunyai tenaga kerja dalam jumlah yang besar, maka pembayaran gaji di
dalamnya harus di awasi. Walaupun demikian masih saja sering terjadi
kecurangan – kecurangan dalam penetapan sampai pendistribusian gaji dan
upah. Untuk mengatasi hal ini setiap perusahaan harus melakukan
pengendalian internal gaji dan upah agar tercipta hubungan yang harmonis
antara perusahaan/instansi dengan tenaga kerja.
Begitu juga halnya pada Dinas Kependudukan dan Ctatan Sipil Kota
Medan menginginkan setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan dapat
memberikan hal yang terbaik dan merasa nyaman selama berada ditempat
kerja. Banyaknya tenaga kerja yang digunakan maka biaya gaji dan upah
merupakan salah satu unsur utama dari pengeluaran yang dapat menyebabkan
banyak resiko kemungkinan terjadinya kecurangan. Bagian keuangan
merupakan bagian yang sangat rawan terhadap penyelewengan terutama
dalam hal pengeluaran kas seperti pembayaran gaji dan upah ini.
3
dengan sengaja jumlah penghasilan pegawai dengan menambah jumlah jam
kerja, sengaja tidak mencatat pengurangan atas gaji, dan tetap mencantumkan
nama mantan pegawai dalam daftar gaji, hal ini bisa saja membuat mereka
merasa kesulitan dalam mengadakan pengawasan atas gaji kepada para staff
pegawai. Mengingat masalah gaji dan upah merupakan masalah yang sensitif,
maka perlu mengembangkan suatu pengendalian bagi penggajian dan upah
untuk para pegawai.
Maka dari itu penulis tertarik membuat tugas akhir ini dengan judul
“Pengendalian Internal Gaji Dan Upah pada Dinas Pendudukan dan Ctatan
Sipil Kota Medan ”.
B . RUMUSAN MASALAH
Pengendalian internal gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk
menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan
sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi
itu sendiri. Dengan adanya pengawasan yang tegas dan objektif, diharapkan
dapat mendorong seluruh staff untuk semakin produktif lagi dan bertindak
jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal
tersebut di atas maka panulis mencoba untuk membahas permasalahan
“Apakah Pengendalian Gaji dan Upah yang Diterapkan Dinas Kependudukan
dan Catatan sipil Kota Medan telah berjalan efektif dan efisien?”.
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan Pengendalian Internal
Upah dan Gaji yang dilakukan oleh DINAS KEPENDUDUKAN
DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
b. Untuk dapat mengetahui apakah Pengendalian Internal Upah dan
Gaji pada DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KOTA MEDAN apakah sudah berjalan efektif dan efisien
2. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Sebagai bahan masukan agar dapat tercipta “ Pengendalian Internal
upah dan gaji ” yang baik pada masa yang akan datang sehingga
perusahaan menjadi lebih baik.
b. Sebagai pengembangan ilmu pengetahuan bagi penulis untuk
membandingkan teori-teori yang dipelajari selama perkuliahan dengan
masalah yang dihadapi langsung oleh perusahaan.
c. Sebagai bahan informasi dan referensi bagi penulis – penulis berikutnya
khusunya pada topik yang sama untuk meneyempurnakan penelitiannya
lebih baik pada masa yang akan datang.
D. RENCANA PENULISAN
1. Jadwal Penelitian
Pelaksanaan dilaksanaan di Dinas Kedinas Kependudukan dan Catatan Sipil
5
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Kegiatan
Juni
2014
Juli
2014
II III IV I II III
1 Pengesahan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul
3 Permohonan Izin Riset
4 Penunjukan Dosen Pembimbing
5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir
7 Bimbingan Tugas Akhir
8 Penyelesaian Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, Penulis membuat sistematika
pembahasan dalam 4 (empat) bab, dimana setiap bab saling bersangkutan ke
bab selanjutnya. Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab I ini, penulis akan menguraikan tentang latar belakang
masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
rencana penulisan yang terdiri dari jadwal penelitian dan rencana
BAB II : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
Pada bab II ini, penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan , struktur
organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja
terkini, dan rencana usaha/kegiatan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan.
BAB III : PENGENDALIAN INTERNAL UPAH DAN GAJI PADA
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA
MEDAN
Pada bab III ini, penulis akan menguraikan tentang pengertian
Upah dan gaji, Unsur-unsur Upah dan Gaji, Prosedur Pencatatan
Upah dan Gaji, Pengendalian Internal Upah dan Gaji, Serta
Perhitungan Upah dan Gaji pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab IV ini merupakan bab terakhir dari penulisan Tugas
Akhir ini, dimana bab IV ini berisi kesimpulan dari penelitian
yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan dan saran yang saling berhubungan dengan kesimpulan
penelitian yang mungkin bermanfaat bagi Dinas Kependudukan
7
BAB II
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
A. Sejarah singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan
instansi yang sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan.
Tugas utamanya adalah melaksanakan Catatan Sipil. Pencatatan Sipil sendiri
merupakan suatu upaya hukum pencatatan kelahiran, perkawinan , Status
anak dan kematian.
Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada
awalnya pelaksanaan catatan sipil oleh pemerintah Indonesia bersifat pluralis.
Artinya catatan sipil dilaksanakan dengan penggolongan-penggolongan
warga Negara Indonesia berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische
Satatregeling dengan ketentuan:
1. Untuk orang Eropa digunakan Reglament pencatatan sipil Eropa
Staatblad 1849
2. Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29
Desember 1896 No.158
3. Untuk Tionghoa digunakan Statblad 1917
4. Untuk orang Indonesia digunakan Staatblad 1920, dan bagi orang
Indonesia Kristiani, Jawa, Madura, Ambon, Staatblad digunakan 1933
berdasrkan Instruksi Presidium Kebinet No.31/u/IN/122/1966 yang
mengatur bahwa warga Negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia
(WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).
Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula
perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan
perkawinan sesuai dengan UU No.1 Tahun 1974 tentang perkawinan yang
kemudian dilaksanakan berdasarkan Peraturan Pemerintah No . 9 Tahun
1975.
Sementara itu, berkaitan dengan peraturan dan peningkatan Pembina
penyelenggaraan catatan sipil lahirlah Kepres No.12/1983 dan Keputusan
Mandagri No.54/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Catatan
Sipil Kabupaten Kotamadya. Tugas lain yang dijalankan oleh Kantor
Catatan Sipil berikutnya adalah administrasi kependudukan yang
dilaksanakan berdasarkan.
1. Keputusan Presiden No. 52 Tahun 1977 tentang pendaftaran penduduk.
2. Keputusan Mentri Dalam Negri No.2A/1995 tentang Prosedur dan Tata
Cara Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk;
3. Keputusan Mentri Dalam Negeri No.150/1998 tentang Pedoman
Organisasi dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk;
4. Peraturan Daerah No.1/1998 tentang Penyelenggaraan Penduduk dalam
Rangka Kotamadya Tingga II Medan;
5. Keputusan Walikota Medan No.474/1273/SK/1998 tentang Peraturan
9
6. Menyusul Undang-undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan
Daerah dan diubah dengan Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang
Perintahan Daerah .
Maka berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001,
Keputusan Walikota Medan No.24 Tahun 2001, Kantor Catatan Sipil
mengalami perubahan dan perlusasan tugas menjadi Dinas Kependudukan.
Dengan demikian, disamping masih melaksankan tugas-tugas pencatatan
Sipil, Dinas Kependudukan juga melaksanakan tugas-tugas kenpendudukan
lainya.
Selanjutnya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.03 Tahun
2009 tentang Pembentukan Organisasi di Lingkungan Pemerintahan Kota
Medan Dinas Kependudukan Kota Medan Berubah Menjadi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan .
B. Struktur Organisasi
Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun
2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur
penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seoarang kepala
Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah. Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan
Dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Dinas
o Sub Bagian Umum;
o Sub Bagian Keuangan;
o Sub Bagian Penyusunan Program.
Bidang Kependudukan terdiri dari :
o Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;
o Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
o Seksi Mutasi Penduduk.
Bidang Catatan Sipil terditi dari :
o Seksi Kelahiran dan Kematian;
o Seksi Perkawinan dan Perceraian;
o Seksi Perubahan Data.
Bidang Data Kependudukan terdiri dari :
o Seksi Data Pendudukan;
o Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan;
o Seksi Penyuluhan
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian
Kependudukan terdiri dari:
o Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
o Seksi Pengendalian Kependudukan.
Kelompok Jabatan Fungsional.
C. Job Description
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas
melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan
11
Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut:
Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil.
Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang
kependudukan dan catatan sipil.
Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan
sipil.
Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
Menjamin kerahasian dan keamana data atas peristiwa kependudukan dan
peristiwa penting
Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan
oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil
Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan sipil
Melaksanajan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan N0.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri
atas :
SEKRETARIAT
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan
Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian administrasi
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat
mempunyai fungsi:
Menyusun rencana kegiatan kerja
Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan
barang dinas
Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum
dinas
Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan
laporan keuangan Dinas
Mengevaluasi dan melaporkan pelaksaan rencana program kerja dinas
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya.
Sekretariat terdiri dari:
Sub Bagian Umum
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Penyusunan Program
Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seoarang Kepala Sub Bagian yang
dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris.
Sub bagian Umum mempunyai tugas mengelola surta menyurat, surat
13
kepegawaian serta urusan umum lainnya.
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasi
keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.
Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulan dan
menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas,
menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan
pelaksanaan rencana program kerja dinas.
BIDANG KEPENDUDUKAN
Bidang Kependudukan dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas.Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan
sebagai tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga
Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing.Untuk melaksanakan tugasnya
Bidang Kependudukan mempunyai fungsi:
Menyusun rencana kegiatan kerja
Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
dan pemberian Nomor Induk Kependudukan(NIK)
Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan adminstrasi
penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk
Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Penduduk (KTP)
Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara
Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya.
Bidang Kependudukan terdiri dari:
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan
Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
Seksi Mutasi Penduduk
Setiap Seksi dipimpin oleh seoarang Kepla Seksi yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai
tugas memverifikasi dan memvalidasi formulir bio data penduduk dan
merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan
NIK.
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan
meneliti/pindah datang, merekam data ke dalam data base kependudukan,
menertibkan surat keterangan pindah/pindah datang antar kabupaten/kota
dalam satu propinsi dan pindah/pindah datang antar propinsi
Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas
memverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan kelengkapan berkas
15
BIDANG CATATAN SIPIL
Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang
dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Dinas.Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga
Negara Indonesia (WNI) dan Orang AsingUntuk melaksanakan tugas
Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi:
Menyususn rencana kegiatan kerja
Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan,mengelola data serta penerbitkan Akta Kelahiran, Akta
kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak.
Melaksanakan pendaftran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan
nama Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan
Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan dan perceraian
Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
Bidang Catatan Sipil terdiri dari:
Seksi Kelahiran dan Kematian
Seksi Perkawinan dan Perceraian
Seksi Perubahan Data
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang
Catatan Sipil.
Seksi kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan
pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta
mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi
Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan
pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan
serta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraian
bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data,
memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan menerbitkan
Akta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan dan
pengangkatan Anak, perubahan nama, perubahan status kewarganegaraan,
menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya serta mencatat
peristiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang
17
BIDANG DATA KEPENDUDUKAN
Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh Kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk
Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA)Untuk
melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan mempunyai fungsi:
Menyusun rencana kegiatan kerja
Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil
dalam database kependudukan
Menjaga kerahasian data Individu masyarakat
Menyediakan Data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai
dasar pengolahan data Statistik dan laporan data Kependudukan
Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan Admistrasi
Kependudukan dan Catatan sipil
Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum
diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan
Catatan sipil
Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan
penyukuhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil WNI/Orang Asing
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Seksi Data kependudukan
Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan
Seksi Penyuluhan
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang kepala Seksi yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bidang Data kependudukan
Seksi Data kependudukan mempunyai tugas, menyiapkan dan
memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam database
kependudukan, menjaga kerahasian data individu masyarakat,
menyediakan data agregat kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar
pengolahan bahan statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkan
bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasi
kependudukan dan catatan sipil
Seksi penyimpanan dokumen kependudukan mempunyai tugas
melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telah
dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan
dokumen kependudukan dan catatan sipil
Seksi penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data untuk
kegiatan pelaksanaan penyuluhan bidang kependudukan dan catatan sipil
WNI/Orang Asing
BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI ADMINISTRASI DAN
PENGENDALIAN KEPENDUDUKAN
19
kependudukan dipimpin oleh seoarang kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Dinas. Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian
kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas
dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran
penduduk Warga Negara Indonesia(WNI )dan Warga Negara Asing
(WNA). Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan informasi
Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi:
Menyusun rencana kerja
Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil
melalui papan informasi mauoun secara lisan
Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum
diarsipkan
Pengendalian,pemantauan,pengawasan dan penyelidikan terhadap
penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil
Pengendalian ,pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan arus
komuter penduduk
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya.
Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian
kependudukan terdiri dari :
Seksi pengendalian kependudukan
Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam
melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian
Kependudukan.
Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyai
tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
serta memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan
Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan
Seksi pengendalian penduduk mempunyai tugas melaksanakan
pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan
dan melaksanakan pengendalian,pemantauan,penyelidikan terhadap
penyelenggaraan admistrasi kependudukan dan catatan sipil dan
mobilitas penduduk serta arus komuter penduduk
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan
keahlian dan kebutuhan
Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri
dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi
21
Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarang
tenaga fungsional senior
Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan
berdasarkan kebutuhan daerah
Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
Instansi pemerintah adalah sebuah kolektif dari unit organisasi
pemerintah yang menjalankan fungsi dan tugasnya berdasarkan ketentuan
yang berlaku. Begitu juga halnya pada dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota medan sebagai salah satu unsur penunjang pemerintah kota medan
dimana kegiatan yang dilakukan adalah melaksanakan kegiatan tugas catatan
sipil dan bidang kependudukan. Termasuk didalamnya Menyediakan data
agregat Kependudukan dan akta-akta Catatan Sipil.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang berupaya
Meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA) serta penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil,
E. Kinerja Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu
semua, begitu juga pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
yang terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan dapat tewujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal
diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang
dijalankan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan sipil adalah dengan
membuat website tersendiri agar mempermudah masyarakat dalam
memperoleh informasi, selain itu dinas kependudukan dan catatan sipil kota
medan juga bekerjasama dengan dinas pendidikan dalam pembutan Kartu
Tanda Penduduk bagi siswa dan bekerja sama dengan Departemen Agama
dalam membuat akta Perkawinan. Disamping itu Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil juga telah memiliki beberapa mobil keliling , serta telah
melakukan interaktif dengan masyarakat melaui radio.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kota medan adalah antara lain sebagai berikut :
23
pengelolahan E-KTP, E-AKTA dan SIAK bagi pengelola sistem
Kependuduka di kota medan
2. Pameran pembangunan Administrasi Kependudukaan Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
3. Peningkatan pelayanan publik dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan
A. Pengertian Upah dan Gaji
Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja para pegawai
yaitu dengan memberi imbalan dalam bentuk uang atau barang. Balas jasa
yang diterima dalam bentuk uang disebut sebagai gaji. Pembayaran gaji dan
upah merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga
kerja dengan pimpinan. Untuk itu dalam bab ini penulis mancoba membahas
yang menjadi topik penelitian yaitu bagaimana pelaksanaan pengendalian
internal gaji dan upah pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kota Medan.
ada beberapa definisi menurut para ahli ekonomi mengenai gaji dan
upah, antara lain :
Menurut Hadi Poerwono ( 2002:54) :
“ gaji merupakan pengganti jasa tenaga kerja dengan tugas yang sifatnya lebih
konstan, sedangkan upah merupakan jumlah keseluruhan yang ditetapkan
sebagai pengganti jasa yang telah dikeluarkan oleh tenaga massa atau syarat
tertentu”.
Menurut Malthis dan Jakson (2002: 119,378)
“Gaji merupakan bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode lain
25
secara langsung dihitung berdasarkan jumlah jam kerja.
Menurut Mulyadi (2001:377) :
“ gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja atau jumlah suatu produk yang dihasilkan oleh karyawan”.
Menurut Michel Amstrong (1983:212) :
“ gaji merupakan bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak
termasuk unsur-unsur variable dan tunjangan lainnya.
Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (1999:17) :
“ istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial,
administrasi dan jasa yang lama, sedangkan upah biasanya digunakan untuk
pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik
maupun yang tidak terdidik.
Dari pengertian upah dan gaji diatas penulis mencoba
membandingkannya dengan pengertian upah dan gaji pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan.
Pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota medan, imbalan yang
diberikan kepada pegawai terbagi menjadi dua yaitu gaji dan honorarium.
gaji merupakan penghasilan yang diterima setiap bulannya yang diberikan
oleh pemerintah kepada semua PNS baik staff maupun honor. Gaji ini tidak
pegawai tergantung pada golongan. Sedangkan honorarium adalah
penghasilan yang diterima yang bersumber dari APBD (Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah) yang ditetapkan oleh peraturan walikota
(PERWAL). Honor ini tergantung pada apa yang dilakukan oleh staff
pegawai, jadi apabila staff pegawai tersebut tidak mengikuti kegiatan diluar
kegiatan operasional kantor maka ia tidak mendapatkan honorarium.
B. Unsur – unsur Upah dan Gaji
Karyawan adalah aset perusahaan, oleh karena itu harus diperhatikan
sebaik-baiknya tenaga dan keahlian yang diberikan karyawan harus sesuai
dengan imbalan atau penilaian. Perusahaan membeli jasa para karyawan
maka dapat menjamin kesejahteraan dan kelangsunganhidup keluarganya
dengan pemberian berupa gaji,upah dan tunjangan-tunjangan lainnya. Selain
penting bagi karyawan, gaji dan upah penting pula bagi perusahaan karena
merupakan komponen biaya yang besar dan membutuhkan tenaga ekstra
untuk menghindari terjadinya penyelewengan.
Berikut ini merupakan unsur-unsur upah dan gaji pada dinas
kependudukan dan catatan sipil kota medan :
1. Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada PNS/ CPNS yang
diangkat dalam satu pangkat/ golongan ruang atau masa kerja sesuai
dengan ketentuan yang berlaku,
2. Tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/
27
berlaku,
3. Tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada PNS/ CPNS
yang mempunyai anak ( anak kandung, anak tiri, dan anak angkat ) yang
belum berusia 21 tahun dan tidak atau belum pernah menikah dan tidak
mempunyai penghasilan sendiri.
4. Tunjangan jabatan adalah tunjangan yang diberikan kepada pegawai
negeri sipil yang menjabat dengan jabatan tertentu menurut ketentuan
yang berlaku,
5. Tunjangan jabatan struktural adalah tunjangan yang berdasarkan pada
sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya,
6. Tunjangan jabatan fungsional adalah tunjangan jabatan yang diberikan
kepada pegawai negeri sipil yang menjabat jabatan fungsional
sebagaimana diatur dalam keputusan menteri yang membidangi
pendayagunaan aparatur negara,
7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi
oleh pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan,
8. Tunjangan beras adalah tunjangan pangan yang diberikan kepada
pegawai negeri sipil dalam bentuk natura ( beras ) sebesar 10 kg per
jiwa dalam bentuk natura ( uang ).
9. Lembur adalah upah yang dibayarkan karyawan yang melebihi jam
kerja biasa yang telah ditetapkan sebelumnya.
C. Prosedur Pencatatan Upah dan Gaji
Sistem penggajian yang baik pula. sistem penggajian yang baik adalah sistem
penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur yang saling berkaitan. Dimana
prosedur memiliki fungsi masing-masing dan dilakukan oleh bagian-bagian
yang berbeda di dalam perusahaan..
Menurut Mulyadi (2001) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur
yaitu :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur ini bertujuan untuk mencatat
waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi
atau pabrik,
2. Prosedur pencatat waktu kerja, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan di funsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gji karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji, dalm prosedur ini fungsi pembuatan
daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
4. Prosedur distribusi biaya gaji, dalam prosedur ini biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati menfaat
tenaga kerja.
5. prosedur pembayaran gaji, prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan
fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
Menurut penulis Prosedur pencatatan gaji dan upah pada dinas
29
ada. Karena pada dinas kependudukan , pencatatan gaji tidak dilakukan
sendiri, melainkan pencatatan gaji dilakukan oleh kantor walikota medan
karena pada dasarnya dinas kependudukan merupakan bagian dari pemko
medan. Pada akhir bulan kantor walikota medan menginformasikan
bahwasanya pencatatan gaji sudah selesai dilakukan.
Namun hal tersebut bukanlah hal yang salah mengingat perusahaan
tersebut merupakan salah satu instansi pemerintah sehingga menggunakan
sistem penggajian pemerintahan, sedangkan teori yang dikemukakan di atas
merupakan prosedur umum yang digunakan dalam perusahaan swasta.
D. Pengawasan Internal Upah dan Gaji
Pengawasan internal upah dan gaji merupakan bagian dari sistem
pengendalian internal dalam perusahaan. Pengawasan internal menurut
penulis merupakan alat pengendalian yang sangat membantu manajemen
dalam melaksanakan tugas. Sehingga mempunyai peranan yang sangat
penting dalam suatu instansi.
Menurut Mulyadi (2001 : 163) tujuan pengawasan intern adalah
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhi kebijakan
manajemen.
Menurut tujuan, sistem pengawasan intern tersebut dibagi menjadi dua
administratif. Pengawasan intern akuntansi yang merupakan bagian dari
sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran
yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengawasan intern
administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang
dikoordinasi terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhi kebijakan
manajemen.
Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu
manejemen dalam melaksnakan tugasnya., sehingga peranannya sangat
penting dalam perusahaan. Suatu pengawasan intern dapat dikatakan baik
apabila didalam perusahaan itu tidak seorang pun diberikan wewenang untuk
melakukan transaksi dari awal hingga akhir tanpa adanya campur tangan
orang lain. Didalam perusahaan harus terdapat pemisahan tugas yang jelas
dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang.
Ada beberapa pengertian pengawasan intern menurut para ahli :
1. Menurut Mulyadi,(2001 ; 373)
“ Suatu proses yang dijalankan oleh dewan Komisaris, manejemen dan
karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai
tentang pencapaian tujuan berikut :
a. Laporan keluarga yang dapat diandalkan.
b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
c. Efektivitas dalam efisiensi perusahaan “
31
perlu adanya suatu pengawasan intern yang didalamnya terdapat pemisahan
tugas atau fungsi dimana kegiatan penerimaan pegawai, pencatatan jam kerja
atau kehadiran dan penghitungan gaji tiap bulannya tidak boleh dikerjakan
oleh satu orang saja. Hal ini digunakan untuk menghindari adanya tugas
rangkap karyawan atau pegawai yang dapat memungkinkan terjadinya
penyelewengan.
Unsur-unsur pengawasan intern terdiri dari lingkungan perusahaan,
sistem akuntansi dan prosedur penggajian. Ketiga unsur ini sangat besar
pengaruhnya bagi manejemen. Lingkungan perusahaan yang sehat akan
membantu pihak manejemen dalam menjalankan tugasnya sehingga suatu
sistem akuntansi pada perusahaan akan berjalan dengan efektif. Dan prosedur
penggajian yang telah dibuat oleh perusahaan dapat berjalan dengan lancar
dan baik. Sehingga akan tercipta suatu sistem kerja yang penuh tanggung
jawab dan rasa kepercayaan.
Dari hasil pengamatan penulis pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Medan melihat bahwa perusahaan telah menjalankan pengawasan
intern dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari :
1. Pembayaran gaji para pegawai dibayarkan dengan uang tunai.
Setiap transaksi pembayaran gaji pada terjadi pada awal bulan. Para
pegawai memperoleh pembayaran gaji mereka secara tunai tanpa perlu
melakukan penukaran ke bank. Jadi jika gaji yang diterima oleh
karyawan ada yang tidak sesuai maka dapat langsung dilaporkan pada
2. Pada saat penerimaan gaji ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi
pegawai.
Setiap pegawai harus menunjukkan tanda identitas pengenal atau suatu
bukti yang menyatakan bahwa pihak tersebut adalah pegawai dari Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan. Dan setiap pegawai harus
membubuhkan tanda tangan sebelum gaji tersebut diterima. Hal ini
dimaksudkan agar semua gaji yang dibayarkan telah sampai pada orang
yang tepat.
3. Adanya hubungan komunikasi yang baik antara Kepala Dinas dan para
pegawai lannya.
Hal tersebut terlihat ketika para pegawai berbicara atau menyampaikan
sarannya kepada pimpinan. Mereka tidak mersa canggung atau takut
sehingga terlihat adanya suatu hubungan keluarga yang baik.
4. Pengawasan internal dengan mempergunakan finger print dan absen
manual.
Untuk pengawasan internal dalam pencairan uang makan pegawai,
dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota medan juga mempunyai
pengawasan internal. Adapun pengawasan yang dilakukan adalah dengan
menggunakan finger print dan absen manual. Sehingga dapat diketahui
daftar absen pegawai dengan benar.
Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, maka pihak manajemen
33
intern sebagai berikut (Mulyadi, 2001:164):
1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas,
2. sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekeyaan, utang, pendapatan dan
biaya,
3. praktek yang sehat harus dijalankan didalam melaksanakan tugas dalam
fungsi setiap unit organisasi,
4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
Secara Tegas.
Struktur organisasi merupakan keranka pembagian tanggung jawab
pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang
dibenduk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini berdasarkan pada
prinsip-prinsip sebagai berikut: harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan
penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk penyimpanan aktiva perusahaan, suatu fungsi
tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap
suatu transaksi.
Perlindungan Yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan
Biaya
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam perusahaan
merupakan alat bagi manajemen mengadakan pengawasan terhadap operasi
dan transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data akuntansi yang
tepat. Klasifikasi data akuntansi dapat dilakukan dalam rekening buku besar.
Menurut AICPA susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal
sebagai berikut: membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan lain
dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk
menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, utang, pendapatan, harga
pokok dan biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi
manajemen di dalam melakukan operasi, menguraikan dengan teliti dan
singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening, memberi batas
sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan dan biaya.
Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan Didalam Melaksanakan Tugas
Dalam Fungsi Setiap Unit Organisasi
Adapun cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktek yang sehat adalah: menggunakan formulir bernomor
urut cetak yang pemakiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang, pemeriksaan mendadak, setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan
dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari
organisasi lainnya, keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,
35
unsur-unsur sistem pengawasan intern.
Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu
sistem pengawasan intern. Apabila sudah disusun stuktur organisasi yang
tepat, prosedur-prosedur yang baik tapi tingkat kecakapan pegawai tidak
memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem
pengawasan intern tidak akan berhasil dengan baik. Dalam memilih pegawai
yang cakap dapat ditempuh dengan cara: seleksi calon karyawan yang sesuai
dengan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan
mengadakan analisa jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan
syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki
jabatan tersebut, pengembangan pendidikan karyawan selam menjadi
karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan jabatannya.
E. Prosedur Perhitungan Upah dan gaji
Istilah internal control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia
sebagai control intern atau sering juga di tulis sebagai pengawasan intern atau
pengendalian intern. Secara umum pengendalian intern bertujuan untuk
meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan.
Sebelum menulis lebih lanjut penulis akan memberikan beberapa pengertian
dari pengawasan intern.
Hermanto (2001:110) memberikan definisi sebagai berikut: “Sistem
diintegrasikan kedalam sistem pembagian pendelegasian tugas, tanggung
jawab, wewenang dalam struktur organisasi perusahaan”.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi
dan semua cara-cara dan alat –alat yang dikoordinasikan terutama yang
menyangkut dan berhubungan dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengendalian intern gaji dan upah dengan baik
maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan
mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikrjakan oleh satu orang,
hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapt memungkinkan
trjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh
bagian yang membutuhkan.
Adapun bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern
gaji dan upah menurut Zaki Bridwan (2002:125)adalah :
1. Mandor
Tugas seorang mandor dalam pengawasan gaji dan upah untuk mencapai
atau melunasi jam kerja dari setiap pekerja setiap hari.
2. Bagian Gaji dan Upah
Fungsi atau tugas bagian gaji dan upah dalam pengawasan gaji dan upah
untuk seluruh karyawan, membuat formulir dan laporan tentang gaji dan
upah dan menyusun statistic gaji dan upah.
37
Tugas bagian personalia dalam pengawasan gaji dan upah meneliti
nama-nama yang tertera dalam daftar gaji dan upah, daftar tariff gaji dan
potongannya.
4. Auditor
Tugas auditor dalm pengawassan gaji dan upah adalah mengawasi
pelaksanaan prosedur pembayaran gaji dan upah.
5. Kasir
Tugas kasir dalam pengawasan gaji dan upah adalah untuk melakukan
pembayaran gaji dan upah kepada setiap pekerja.
Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Mean, sistem
pengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara membuat daftar gaji
yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan
masing-masing pegawai.
Di bawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar
Tabel 3.1
Contoh Slip Gaji Pegawai
SLIP GAJI PEGAWAI
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
A. NAMA : xxxxxxxx
B. GAJI BULAN : Juli 2014 Rp. xx C. POTONGAN – POTONGAN :
1. Iuran korpri Rp. xx 2. Simpanan koperasi / bantuan
Kemalangan Rp.xx
3. Dharma wanita Rp.xx
4. Kurban Rp.xx
5. Bank sumut Rp.xx
6. Bank BRI Rp.xx
7. KPN Medan Rp.xx
8. STM Rp.xx
9. Potongan beras jimpitan Rp.xx
Jumlah potongan Rp.xx
Jumlah gaji bersih Rp.xx
Bendahara pengeluaran
Disduk dan capil kota Medan
39
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis sampaikan pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik kesimpulan dan mengajukan
saran-saran yang mungkin akan bermanfaat dan berguna bagi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil data dan hasil riset (survey), penulis mencoba
memberikan kesimpulan yang berhubungan dengan pengawasan internal gaji
pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
1. Sistem pengendalian internal gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan sipil
Kota Medan telah efektif,
2. Setiap pembayaran didasarkan pada bukti pembayaran gaji dilakukan secara
tunai dan slip pembayaran gaji harus ditanda tangani oleh pegawai yang
bersangkutan,
3. Catatan-catatan dan dokumen penting tentang kepegawaian disimpan dalam
lemari dalam bundel-bundel dalam satu tahun anggaran yang termasuk daftar
hadir para pegawai.
4. Sistem pengendalian internal gaji telah dilaksanakan dengan baik dan
melibatkan beberapa bagian fungsi yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab terpisah, antara lain bagian keuangan.
5. Sistem perhitungan gaji yang diterapkan harus berdasarkan apa yang berlaku
6. Unsur-unsur gaji pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
telah dipenuhi dengan baik ditandai dengna pemberian kesejahteraan para
pegawainya dengan memberikan tunjangan-tunjangan.
B. Saran
Saran yang penulis sampaikan dibawah ini berdasarkan kesimpulan yang
telah dibuat pada bagian sebelumnya. Saran-saran yang mungkin bermanfaat
bagi kepentingan perusahaan dimasa mendatang adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan intern gaji telah efektif, sebaiknya dipertahankan dan bila
perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari.
2. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji pegawai beserta tunjangan yang
diberikan pihak instansi terhadap pegawai harus lebih efektif agar
terhindar penyelewengan dari para pegawai.
3. Sebaiknya unsur-unsur gaji yang telah dilaksanakan dapat dipertahankan
agar tercapainya tujuan instansi secara menyeluruh,
4. Perusahaan harus memelihara hubungan komunikasi dan koordinasi yang
baik diantara bagian yang satu dengan bagian yang lain agar tidak terjadi
kesalah pahaman diantara masing-masing karyawan atau
41
DAFTAR PUSTAKA
Amstrong, Michael, 1983, Sistem Penggajian, Cetakan Pertama, Penerbit Pustaka
Binaman Pressindo, Jakarta.
Baridwan, Zaki, 2002, Sistem Akuntansi Penyususunan Prosedur dan Metode,
Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.
Hermanto, 2001, Sistem Akuntansi Survei dan Teknik Analisa, edisi Pertama,
Penerbit BPFE, UGM, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Profesional Akuntan Publik, Cetakan
Kedua, Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Malayu, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Ediisi Revisi, Penerbit Bumi
Aksara, Jakarta.
Malthis, Robert L, Jhon H Jackson, 2002, Manajemen Sumber Daya
Manusia,Buku Dua, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Poerwono,Hadi,2002,Tata Personalia, Djambatan,Edisi ke-III, Jakarta.
Usry, Milthon F, Hammer Lawrence H, 1994, Akuntansi gaji dan Upah, Penerbit
