i
TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP PADA DINAS
KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
Oleh :
AHMAD SHADIQ HASIBUAN
122102074
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
18
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan/Instansi sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu
dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk
menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya,
memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap
perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat
dilakukan dengan menggunakan pengendalian intern untuk mengarahkan operasi perusahaan,
melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah dibentuk
oleh perusahaan.
Setiap perusahaan, baik perusahaan industri, jasa maupun perusahaan dagang tentu
memiliki aktiva tetap. Aktiva tetap adalah harta berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap
pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak
dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa
manfaat lebih dari satu tahun.Harta tetap terdiri dari peralatan, kendaraan, gedung, tanah dan
mesin.
Perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan berbagai cara, misalnya
pembelian tunai, pembelian cicilan, hadiah, tukar tambah, dibuat sendiri dan sebagainya.
Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk
berbagai macam aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi
atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa.
Seluruh aktiva tetap milik perusahaan/Instansi memerlukan biaya perawatan dan
19
Pengeluaran-pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut dapat
menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu
produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional
perusahaan demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung
pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan
internal yang begitu besar terhadap aktiva tetap.
Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari
pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak
tepat. Dalam hal ini, pengendalian terhadap aktiva tetap merupakan hal yang sangat penting
untuk diperhatikan oleh perusahaan, sebab jika terdapat kesalahan pengelolaan aktiva karena
kurangnya perhatian dari perusahaan akan membawa pengaruh pada kegiatan ekonomi dan
juga merugikan perusahaan.
Sebaliknya, apabila pengendalian terhadap aktiva dilaksanakan dengan baik akan
memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Kebenaran aktiva tetap harus
dipertanggungjawabkan, dipergunakan secara wajar, diasuransikan secukupnya dan ditangani
dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Dari segi akuntansi, pengendalian intern aktiva tetap dilakukan agar perlakuan
terhadap aktiva tetap sesuai dengan kebijaksanaan akuntansi yang lazim sehingga diharapkan
kesalahan – kesalahan pencatatan yang sehubungan dengan aktiva tetap dapat dihindari.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan juga memiliki berbagai macam
aktiva tetap seperti tanah, gedung, kendaraan, komputer, mesin fotokopi, mesin genset, air
conditioner dan peralatan lainnya. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan tidak
dapat menjalankan kegiatan operasional tanpa adanya aktiva tetap tersebut. Mengingat
pentingnya aktiva tetap (fixed assets) bagi sebuah organisasi/perusahaan khususnyaDinas
20
Sesuai dengan latar belakang masalah diatas, dapat dilihat begitu besarnya pengaruh
pengendalian aktiva tetap terhadap perusahaan/instansi, hal ini mendorong penulis untuk
membahas dan memaparkan penelitian yang berhubungan dengan aktiva tetap tersebut
dengan judul : “Sistem Pengendalian InternalAktiva TetapDinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan”.
B. Rumusan Masalah
Dalam hal ini yang ingin diketahui adalah apakah pengendalian dalam
perusahaan/instansi tersebut telah dilakukan dengan “benar” atau tidak. Oleh karena itu
penulis berkeinginan untuk membahas pengendalian yang berkaitan dengan aktiva tetap di
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, yaitu:
“Bagaimana Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menerapkan sistem
pengendalian internal terhadap aktivatetapnya?”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan hasil akhir yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian Internal Aktiva TetapDinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
a. Bagi perusahaan/instansi, Sebagai bahan masukan dan pertimbangan Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam menentukan kebijakan
dalam sistem pengendalian internal terhadap aktiva tetap pada masa yang akan
datang.
b. Bagi penulis, Sebagai bahan masukan kepada penulis agar dapat mengetahui
21
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dan dapat menambah ilmu
pengetahuan peneliti
c. Bagi pembaca, Sebagai bahan masukan dan pertimbangan yang nantinya dapat
bermanfaat sebagai referensi bagi rekan- rekan mahasiswa dalam membuat
penelitian ditahun-tahun mendatang yang berkaitan dengan sistem pengendalian
internal aktiva tetap.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survey/Observasi
Penelitian dilaksanakan diDinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Jl. Iskandar Muda No. 270 Medan. Untuk lebih jelas berikutJadwal kegiatan pada
tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
1 Pengesahan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul
3 Permohonan Izin Riset
4 Pengajuan Dosen Pembimbing
5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir
7 Bimbingan Tugas Akhir
22 2. Rencana Isi
Secara garis besar pembahasan yang dilakukan dibagi atas empat bab, dimana, setiap
babnya dibagai atas beberapa sub bab sesuai dengan pembahasannya. Adapun rencana isi
dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan. Adapun rencana
penulisan terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi.
BAB II : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA
MEDAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat, struktur
organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan
rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA
MEDAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang pengertian aktiva tetap jenis-
jenis aktiva tetap, cara perolehan aktiva tetap, penyusutan aktiva tetap ,
23
pengendalian internal aktiva tetap serta pengendalian internal aktiva tetap pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan
kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan juga beberapa saran
24 BAB II
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
A. Sejarah Singkat
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan instansi yang
sebelumnya dikenal sebagai Kantor Catatan Sipil Kota Medan.Tugas utamanya adalah
melaksanakan Catatan Sipil. Pencatatan Sipil sendiri merupakan suatu upaya hukum
pencatatan kelahiran, perkawinan , Status anak dan kematian.
Sebagai hasil absorbsi dari masa pemerintahan kolonial Belanda, pada awalnya
pelaksanaan catatan sipil oleh pemerintah Indonesia bersifat pluralis. Artinya catatan
sipil dilaksanakan dengan penggolongan-penggolongan warga Negara Indonesia
berdasarkan pasal 131 dan 163 Indische Satatregeling dengan ketentuan:
1. Untuk orang Eropa digunakan Reglament pencatatan sipil Eropa
Staatblad 1849
2. Untuk perkawinan campuran ditetapkan penetapan Raja tanggal 29
Desember 1896 No.158
3. Untuk Tionghoa digunakan Statblad 1917
4. Untuk orang Indonesia digunakan Staatblad 1920, dan bagi orang
Indonesia Kristiani, Jawa, Madura, Ambon, Staatblad digunakan 1933
5. KUH perdata pembagian ini berubah sejak tanggal 27 sedember 1966,
25
bahwa warga Negara dibedakan atas Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga
Negara Asing (WNA).
Sejalan dengan perkembangan tugas Kantor Catatan Sipil, terjadi pula
perkembangan hukum individu. Diantaranya berkaitan dengan pelaksanaan perkawinan
sesuai dengan UU No.1 Tahun 1974 tentang perkawinan yang kemudian dilaksanakan
berdasarkan Peraturan Pemerintah No . 9 Tahun 1975.
Sementara itu, berkaitan dengan peraturan dan peningkatan Pembina
penyelenggaraan catatan sipil lahirlah Kepres No.12/1983 dan Keputusan Mandagri
No.54/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Catatan Sipil Kabupaten
Kotamadya. Tugas lain yang dijalankan oleh Kantor Catatan Sipil berikutnya adalah
administrasi kependudukan yang dilaksanakan berdasarkan.
1. Keputusan Presiden No. 52 Tahun 1977 tentang pendaftaran penduduk.
2. Keputusan Mentri Dalam Negri No.2A/1995 tentang Prosedur dan Tata
Cara Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk;
3. Keputusan Mentri Dalam Negeri No.150/1998 tentang Pedoman
Organisasi dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk;
4. Peraturan Daerah No.1/1998 tentang Penyelenggaraan Penduduk dalam
Rangka Kotamadya Tingga II Medan;
5. Keputusan Walikota Medan No.474/1273/SK/1998 tentang Peraturan
Pelaksanaan
6. Menyusul Undang-undang No.22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan
Daerah dan diubah dengan Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang
Perintahan Daerah.
Maka berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.4 Tahun 2001, Keputusan
26
perlusasan tugas menjadi Dinas Kependudukan. Dengan demikian, disamping masih
melaksankan tugas-tugas pencatatan Sipil, Dinas Kependudukan juga melaksanakan
tugas-tugas kenpendudukan lainya.
Selanjutnya berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No.03 Tahun 2009
tentang Pembentukan Organisasi di Lingkungan Pemerintahan Kota Medan Dinas
Kependudukan Kota Medan Berubah Menjadi Dinas.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yaitu
berbentuk garis dan staf yang disusun berdasarkan atas pertimbangan untuk pencapaian
tujuan-tujuan organisasi baik jangka panjang maupun jangka pendek.Salah satu faktor
yang perlu diperhatikan dalam menyusun struktur adalah rentang pengawasan yaitu
jumlah orang yang diawasi oleh atasan tertentu.Gambar struktur organisasi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan CatatanSipil Kota Medan
27
Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota Medan
Dalam menjalankan programnya, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:
Visi : “Terciptanya tertib administrasi kependudukan dan catatan sipil
yang terpercaya”.
Misi :
1. Meningkatkan pelayanan prima bidang administrasi kependudukan dan catatan
sipil kepada masyarakat.
2. Meningkatkan kualitas data dan informasi yang akurat bidang kependudukan dan
catatan sipil.
3. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya dokumen Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
4. Meningkatkan kualitas aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan.
C. Job Description
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai
tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan
sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan dan
catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut:
• Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil.
• Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum
dibidangkependudukan dan catatan sipil.
• Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatansipil.
28
• Menjamin kerahasian dan keamana data atas peristiwa kependudukan
danperistiwa penting
• Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikanoleh
penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatansipil
• Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan sipil
• Melaksanajan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan
N0.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi
sebagai berikut. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun
2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Kota Medan terdiri atas :
a. SEKRETARIAT
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas.Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian administrasi kepegawaian,
keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan
tugas sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi:
• Menyusun rencana kegiatan kerja
• Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaanbarang
dinas
• Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umumdinas
• Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunanlaporan
keuangan Dinas
29
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya.
Sekretariat terdiri dari:
• Sub Bagian Umum
• Sub Bagian Keuangan
• Sub Bagian Penyusunan Program
Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seoarang Kepala Sub Bagian yang
dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada
Sekretaris.
• Sub bagian Umum mempunyai tugas mengelola surta menyurat,
suratketerangan Bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barangdan
perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidangkepegawaian
serta urusan umum lainnya.
• Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasikeuangan
serta rencana penyusunan laporan keuangan.
• Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulan dan
menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan
menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program
kerja dinas.
b. BIDANG KEPENDUDUKAN
Bidang Kependudukan dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang
yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
30
dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan
Orang Asing.Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi:
• Menyusun rencana kegiatan kerja
• Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asingdan
pemberian Nomor Induk Kependudukan(NIK)
• Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan adminstrasipenduduk
Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
• Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran pendudukWarga
Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
• Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu keluarga (KK) dan Kartu Tanda
Penduduk (KTP)
• Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga
NegaraIndonesia (WNI) dan Orang Asing
• Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya.
Bidang Kependudukan terdiri dari:
• Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan
• Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
• Seksi Mutasi Penduduk
Setiap Seksi dipimpin oleh seoarang Kepla Seksi yang dalam
melaksanakantugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang.
• Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyaitugas
memverifikasi dan memvalidasi formulir bio data penduduk danmerekam data
31
• Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa danmeneliti/pindah
datang, merekam data ke dalam data base kependudukan,menertibkan surat
keterangan pindah/pindah datang antar kabupaten/kotadalam satu propinsi dan
pindah/pindah datang antar propinsi
• Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai
tugasmemverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan kelengkapan
berkaspersyaratan, merekam data kedalam database, menerbitkan KK dan
KTP.
c. BIDANG CATATAN SIPIL
Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang
pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
untuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi:
• Menyususn rencana kegiatan kerja
• Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti
berkaspencatatan,mengelola data serta penerbitkan Akta Kelahiran,
Aktakematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak.
• Melaksanakan pendaftran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti
berkaspencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak,
perubahannama Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
• Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti
berkaspencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan
• Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti
32
• Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya.
Bidang Catatan Sipil terdiri dari:
• Seksi Kelahiran dan Kematian
• Seksi Perkawinan dan Perceraian
• Seksi Perubahan Data
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BidangCatatan Sipil.
Seksi kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan
pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola
data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia
(WNI) dan Orang Asing
• Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan
bahanpencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas
pencatatanserta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta
perceraianbagi Warga Negara Indonesia (WNI) dan Orang Asing
• Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan
data,memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan
menerbitkanAkta Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan
danpengangkatan Anak, perubahan nama, perubahan status
kewarganegaraan,menerbitkan salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya
serta mencatatperistiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia (WNI)
dan OrangAsing.
33
Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh Kepala Bidang yang
dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesia
(WNI) dan Warga Negara Asing (WNA)Untuk melaksanakan tugas Bidang Data
Kependudukan mempunyai fungsi:
• Menyusun rencana kegiatan kerja
• Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan
sipildalam database kependudukan
• Menjaga kerahasian data Individu masyarakat
• Menyediakan Data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil sebagaidasar
pengolahan data Statistik dan laporan data Kependudukan
• Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan
AdmistrasiKependudukan dan Catatan sipil
• Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelumdiarsipkan
serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan danCatatan sipil
• Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaanpenyukuhan Bidang
Kependudukan dan Catatan Sipil WNI/Orang Asing
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya
Bidang Data Kependudukan terdiri dari:
• Seksi Data kependudukan
• Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan
34
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang kepala Seksi yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Bidang Data kependudukan
• Seksi Data kependudukan mempunyai tugas, menyiapkan danmemelihara
akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam databasekependudukan,
menjaga kerahasian data individu masyarakat,menyediakan data agregat
kependudukan dan catatan sipil sebagai dasarpengolahan bahan statistik dan
laporan data kependudukan, menyiapkanbahan dan data untuk pelaksanaan
penyuluhan administrasikependudukan dan catatan sipil
• Seksi penyimpanan dokumen kependudukan mempunyai tugasmelaksanakan
pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telahdikeluarkan sebelum
diarsipkan serta mengelola dan menyimpandokumen kependudukan dan
catatan sipil
• Seksi penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data
untukkegiatan pelaksanaan penyuluhan bidang kependudukan dan catatan
sipilWNI/Orang Asing.
e. BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI ADMINISTRASI
DANPENGENDALIAN KEPENDUDUKAN
Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan
dipimpin oleh seoarang kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang pengelolaan informasi
administrasi dan pengendalian kependudukan mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan
35
(WNA). Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan informasi Administrasi
Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi:
• Menyusun rencana kerja
• Pengolahan data dan menyusun grafik data statistik
• Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan
Sipilmelalui papan informasi mauoun secara lisan
• Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelumdiarsipkan
• Pengendalian,pemantauan,pengawasan dan penyelidikan
terhadappenyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil
• Pengendalian ,pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan
aruskomuter penduduk
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas
sesuaidengan bidang tugasnya.
Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian
kependudukan terdiri dari :
• Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan
• Seksi pengendalian kependudukan
Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan
tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan
Informasi Administrasi PengendalianKependudukan.
• Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyaitugas
melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistikserta
memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan CatatanSipil
36
• Seksi pengendalian penduduk mempunyai tugas melaksanakanpemeriksaan
data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan
pengendalian,pemantauan,penyelidikan terhadappenyelenggaraan admistrasi
kependudukan dan catatan sipil danmobilitas penduduk serta arus komuter
penduduk
f. KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan
keahlian dan kebutuhan
• Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiridari
sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagidalam
kelompok sesuai dengan keahliannya.
• Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarangtenaga
fungsional senior
• Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini,
ditentukanberdasarkan kebutuhan daerah
• Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatursesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Jaringan Kegiatan
Instansi pemerintah adalah sebuah kolektif dari unit organisasipemerintah yang
menjalankan fungsi dan tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. Begitu juga
halnya pada dinas Kependudukan dan Catatan SipilKota medan sebagai salah satu unsur
penunjang pemerintah kota medandimana kegiatan yang dilakukan adalah melaksanakan
kegiatan tugas catatan sipil dan bidang kependudukan. Termasuk didalamnya
37
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang berupaya Meningkatkan
penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia dan Warga
Negara Asing serta penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil,
memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah. Dengan
demikian diharapkan dapat mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam
bidang administrasi kependudukan.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harusdijalankan sesuai
dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itusemua, begitu juga pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medanyang terus berupaya agar tujuan yang telah
digariskan dapat tewujud. Tidakmudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yangtinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimaldiperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yangdijalankan oleh Dinas
Kependudukan dan Catatan sipil adalah denganmembuat website tersendiri agar
mempermudah masyarakat dalammemperoleh informasi, selain itu dinas kependudukan
dan catatan sipil kotamedan juga bekerjasama dengan dinas pendidikan dalam pembutan
KartuTanda Penduduk bagi siswa dan bekerja sama dengan Departemen Agamadalam
membuat akta Perkawinan. Disamping itu Dinas Kependudukan danCatatan Sipil juga
telah memiliki beberapa mobil keliling , serta telahmelakukan interaktif dengan
masyarakat melaui radio.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Kependudukandan Catatan
38
1. Revitalisasi pelatihan dan workshop pengembangan wawasan
terhadappengelolahan E-KTP, E-AKTA dan SIAK bagi pengelola sistem
Kependuduka di Kota Medan
2. Pameran pembangunan Administrasi Kependudukaan DinasKependudukan
dan Catatan Sipil Kota Medan
3. Peningkatan pelayanan publik dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
KotaMedan
39
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL AKTIVA TETAP DINAS
KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
Dalam BAB III ini penulis akan membuat pembahasan mengenai pengawasan internal
aktiva tetap yang dilakukan dengan cara membandingkan teori yang diperoleh dari hasil
tinjauan penulis ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan.
A. Pengertian Aktiva Tetap
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya termasuk data-data yang
dikumpulkan oleh penulis beserta hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan, maka pada
bab ini penulis akan mencoba membahas objek penelitian yang dititik beratkan pada
penerapan Standar Akuntansi Keuangan. Sesuai dengan apa yang telah diuraikan pada bab
sebelumnya bahwa dalam memperoleh aktiva tetap dapat dilakukan dengan beberapa cara.
Begitu juga halnya dengan yang dilakukan oleh .Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan.
Untuk memahami pengertian aktiva tetap perlu dikemukakan beberapa defenisi
mengenai aktiva tetap tersebut yang dikeluarkan oleh beberapa ahli dibidang akuntansi,
antara lain :
Menurut Akbar dalam buku Akuntansi Pengantar (2004 : 237) “ aktiva tetap
merupakan jenis aktiva yang digunakan untuk jangka panjang dan relative permanen dalam
operasi bisnis normal. Aktiva ini dikuasai oleh perusahaan dan tidak untuk dijual dalam
operasi normal perusahaan, aktiva yang dikategorikan sebagai aktiva tetap harus memberikan
manfaat lebih dari satu tahun ”.
Menurut Suharli (2006; 259) menyatakan aktiva tetap disebut juga plant asset atau
40
memiliki masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, benilai material, dan digunakan untuk
kegiatan operasi normal perusahaan ”.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam buku Standar Akunansi Keuangan
(2012 : 16.1) aktiva tetap adalah “ aktiva tetap adalah asset berwujud yang (1) dimiliki untuk
disediakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa untuk direntalkan kepada pihak
lain, atau untuk tujuan yang administrative : dan (b) diperkirakan untuk digunakan lebih dari
satu periode ”.
Menurut Firdaus dalam buku Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi (2010 : 177) “
aktiva tetap adalah asset yang diperoleh untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan untuk
jangka waktu yang lebih dari satu tahun, tidak dimaksudkan untuk dijual kembali dalam
kegiatan normal perusahaan, dan merupakan pengeluaran yang nilainya besar atau material “.
Dari pengertian di atas diperoleh suatu kesimpulan bahwa aktiva tetap mempunyai tiga sifat
utama, yaitu :
1. mempunyai kemungkinan masa manfaat di masa datang yang mempunyai
kemampuan sendiri maupun kombinasi dengan aktiva lainnya untuk menyumbangkan
aliran kas masuk di masa yang akan datang baik langsung maupun tidak
langsung,
2. suatu perusahaan dapat memperoleh manfaat dan mengawasi manfaat tersebut,
3. transaksi-transaksi menyebabkan timbulnya hak perusahaan untuk memperoleh dan
mengawasi manfaat tersebut.
Suatu aktiva yang memiliki nilai uang dan berbentuk fisik yang menjadi milik
perusahaan dinamakan aktiva berwujud misalnya tanah, gedung, mesin-mesin, peralatan
kantor, kendaraan, dan lainnya. Aktiva tetap mempunyai kriteria antara lain berwujud,
dimiliki oleh perusahaan, masa operasinya lebih dari satu tahun atau jangka waktu relatif
41 B. Jenis-jenis Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat dikelompokkan dalam beberapa segi, yaitu :
1. Substansi
Yaitu aktiva yang dapat digantikan dengan sejenisnya. Aktiva tetap dapat
dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
• Tangible fixed asset ( aktiva berwujud )
Contohnya : lahan, mesin, gedung, peralatan, dan lainnya.
• Intangible fixed asset ( Aktiva tidak berwujud )
Contohnya :goodwill, paten, copyright, franchise, lease hold, dan lainnya.
2. Umur
Pengkategorian aktiva tetap dari segi ini berguna untuk mengetahui perlu
tidaknya dilakukan penyusutan terhadap harga perolehan, mengingat aktiva tetap
memiliki masa manfaat yang berbeda-beda.Beradasarkan umurnya aktiva tetap terdiri
dari :
• Aktiva tetap yang umurnya tidak terbatas, seperti : tanah
• Aktiva tetap yang umurnya terbatas dan apabila sudah habis masa penggunaannya
biasanya diganti dengan jenis aktiva sejenis. Misanya : bangunana, mesin,
alat-alat, mebel, dan kendaraan.
• Aktiva tetap yang umurnya terbatas dan apabila sudah habis masa penggunaannya
tidak dapat diganti denga aktiva lain yang sejenis. Contohnya : sumber-sumber
alam seperti tambang dan hutan.
Menurut Mulyadi, ( 2001 : 151 ) aktiva tetap berwujud yang dimiliki oleh suatu
perusahaan dikelompokkan sebagai berikut :
42 b. gedung dan perbaikan gedung,
c. mesin,
d. meubel,
e. kendaraan-kendaraan,
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan mengkategorikan jenis aktiva
tetapnya ke dalam lima kategori yang masing-masing harga perolehan dan masa manfaatnya
telah ditetapkan sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan, yaitu :
1. tanah,
2. bangunan/gedung,
3. kendaraan,
4. peralatan,
5. Inventaris Kantor, seperti : komputer, meja, lemari.
Sesuai dengan pengertian yang dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia diatas
terkait ciri-ciri aktiva tetap, maka seluruh kategori yang ada pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan telah disesuaikan dengan Standar Akuntansi Keuangan dimana
aktiva tetap yang ada memiliki ciri-ciri sesuai dengan yang dimaksudkan oleh Ikatan
Akuntan Indonesia yaitu aktiva yang berwujud, dimiliki oleh Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan Medan serta tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.
C. Cara Perolehan Aktiva Tetap
Setiap aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi seluruh jumlah biaya
yang dikeluarkan atau hutang yang timbul untuk memperoleh aktiva tersebut.
Biaya perolehan dicatat sebesar harga perolehannya yaitu harga beli aktiva tersebut
ditambah biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tetap tersebut dapat digunakan oleh
43
Ikatan Akuntan Indonesia, (2006) berpendapat bahwa : Biaya perolehan suatu aktiva
tetap terdiri dari harga belinya, termasuk bea impor dan PPh masukan tidak boleh retribusi (
non refundable ), dan setiap biaya yang dapat diretribusikan secara langsung dalam
membawa aktiva tersebut dapat bekerja untuk penggunaan yang dapat dimasukkan setiap
potongan dikurangkan dari harga pembelian. Dalam menjalankan aktivitasnya suatu
perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan beberapa cara dengan pembelian,
disumbangkan (hadiah), dan dibangun sendiri.
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dalam perolehan aktiva tetapnya
dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
1. Pelelangan.
2. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara
menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
3. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia
Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.
D. Penyusutan Aktiva Tetap
Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva dalam menyediakan manfaat dalam
rangka aktivitas operasional perusahaan.Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus,
sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari.Menurut
Ikatan Akuntan Indonesia, (2006) penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat
disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat.
Hal-hal yang menyebabkan penyusutan biasa diidentifikasikan sebagai penyusutan
fisik atau penyusutan fungsional.Penyusutan fisik terjadi disebabkan kerusakan ketika
digunakan, dan karena cuaca.Sedangkan penyusutan fungsional terjadi karena aktiva tetap
yang dimaksud tidak lagi mampu menyediakan manfaat dengan tingkat seperti yang
44
Di samping pengeluaran dalam masa penggunaan, masalah penyusutan merupakan
masalah yang penting selama masa penggunaan aktiva tetap. Menurut Harahap (2005; 53)
Yang dimaksud dengan penyusutan adalah : “Pengalokasian harga pokok aktiva tetap selama
masa penggunaannya”. Beberapa istilah-istilah khusus didalam akuntansi sesuai dengan
pengkategorian aktiva terkait dengan proses harga alokasi harga perolehan aktiva tetap,
antara lain :
a. Depresiasi
Yaitu yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan untuk aktiva tetap
berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.
b. Deplesi
Yaitu istilah yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk
aktiva tetap berupa sumber-sumber alam (wasting asset) yang dibebankan ke
penghasilan secara periodik.
c. Amortisasi
Yaitu istilah yang dipakai pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk
aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan guna menetapkan besar beban penyusutan
setiap periode adalah :
1. Harga perolehan aktiva
Yaitu seluruh pengeluaran atau pengorbanan yang dilakukan untuk memperoleh
aktiva sampai keadaan siap pakai.
2. Estimasi nilai pada akhir umur manfaat ( nilai residu),
Yaitu taksiran realisasi (penjualan) melalui kas aktiva tetap tersebut setelah akhir
45
operasi.Biaya yang disusutkan (depreciable cost ) adalah jumlah yang harus
disebarkan sepanjang umur manfaat aktiva sebagai beban penyusutan.
3. Umur tekhnis,
Umur manfaat yang diperkirakan (expected useful life) atas aktiva tetap juga harus
diestimasi pada saat aktiva tersebut mulai digunakan. Beberapa faktor yang
menyebabkan suatu aktiva tetap berwujud dapat memberi manfaat dalam waktu yang
terbatas, yaitu :
i. Faktor Fisik
Aus karena dipakai (wear and tear ), aus karena umur (deteroralitation and
deacay ), dan kerusakan merupakan factor fisik yang dapat mengurangi fungsi
aktiva tetap.
ii. Faktor Fungsional
Faktor fungsional yang membatasi umur aktiva berupa ketidakmampuan aktiva
memenuhi kebutuhan produksi sehingga perlu diganti, perubahan permintaan
terhadap barang maupun jasa yang dihasilkan, kemajuan tekhnologi yang
menyebabkan suatu aktiva tidak ekonomis lagi apabila dipakai.
iii. Pola Pemakaian
Pola pamakaian harus dipertimbangkan dalam kaitannya dengan pembebanan
penyusutan terhadap produksi.
Diperlukan suatu metode untuk menghitung besarnya pengalokasian pembebanan
penyusutan aktiva tetap.Tiga metode penyusutan yang paling umum digunakan adalah
metode garis lurus, metode unit produksi, dan metode saldo menurun berganda.
a. Straight Line Methode ( metode garis lurus )
Metode ini menghitung penyusutan berat beban penyusutan dibebankan secara
46
tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.Beban penyusutan menurut metode
ini dihitung sebagai berikut (Harahap, 2005):
Keterangan :
D = Beban Penyusutan (Depresiasi)
C = Harga Pokok Aktiva (cost)
S = Salvage Value (nilai residu)
N = Useful Life (umur teknis)
Contoh :
Sebuah peralatan dibeli dengan harga Rp15.000.000 nilai residu ditaksir Rp 1.500.000
dan estimasi umurnya adalah 5 tahun. Penyusutan tahunan aktiva tersebut dihitung
sebagai berikut :
000
Penyusutan Menurut Metode Straight Line
(Metode Garis Lurus)
(Dalam jutaan rupiah)
Akhir
Tahun
Harga Pokok Penyusutan
47
Sumber : Data diolah (2015)
b. Unit of production method (Metode unit produksi)
Jika tingkat pemanfaatan aktiva tetap bervariasi dari tahun ke tahun, maka metode
unit produksi lebih tepat dipakai dari pada metode garis lurus.Dalam hal ini, metode
unit produksi mampu membandingkan lebih baik beban penyusutan dengan
pendapatan terkait.
Metode unit produksi (Unit-of-Production Method) menghasilkan jumlah beban
penyusutan yang sama bagi setiap unit kapasitas yang digunakan oleh aktiva. Untuk
menerapkan metode ini umur manfaat aktiva diekpresikan dalam istilah unit kapasitas
produktif seperti jam atau mill. Total beban penyusutan untuk setiap periode
48
jumlah unit yang dihasilkan atau digunakan selama periode dimaksud. Beban
penyusutan per jam dihitung sebagai berikut :
Contoh :
Dengan menggunakan ilustarasi contoh sebelumnya jam kerja aktiva tetap dimisalkan
75.000 jam maka penyusutan per jam adalah sebagai berikut :
perjam
Dengan mengasumsikan bahwa aktiva tetap dioperasikan 15.000 jam selama 1 tahun
maka beban penyusutan dalam 1 tahun adalah 15.000 × 180 = Rp 2.700.000
Tabel. 3.2
Penyusutan Menurut Unit of production method
(Metode unit produksi)
(Dalam jutaan rupiah)
49
Sumber : Data diolah (2015)
c. Double declining balance method (Metode saldo menurun berganda)
Metode saldo menurun berganda (double declining balance method) menghasilakan
beban periodik yang terus menurun sepanjang estimasi umur manfaat aktiva.Untuk
menerapkan metode ini tarif penyusutan garis lurus tahun terlebih dahulu harus
digandakan.
Contoh :
Dengan menggunakan ilustrasi contoh sebelumnya maka tarif penyusutan
saldomenurun adalah :
= 100% / 5 tahun = 20%
Digandakan menjadi 20% × 2 = 40 %
Tabel. 3.3
Pentusutan Menurut Double declining balance method
(Metode saldo menurun berganda)
50
Tahun Beban Penyusutan Akumulasi Penyusutan Nilai Buku
1
Sumber : Data diolah (2015)
E. Penggantian Aktiva Tetap
Perusahaan/instansi mengambil suatu kebijakan terkait dengan pengguaan aktiva tetap
dikarenakan aktiva tersebut aktiva tersebut tidak lagi dapat dipergunakan dalam kegiatan
operasional perusahaan. Aktiva tetap yang sudah tidak terpakai lagi dapat ditarik dari
pemakaian. Cara penggantian aktiva tetap yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medanyaitu :
1. Penghapusan Aktiva
Harus Mengusulkan Penetapan Status Penggunaannya ke Kantor Wilayah
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Sumut.Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil sumut meneruskan Ke Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan
Lelang (KPKNL) stelah melakukan PSP dan membentuk TIM penilaian
Barang , TIM KPKNL datang untuk Melakukan Penilaian (Executive
Summary) ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, keluar lah
Surat Persetujuan Pemindahtangan dengan tindak lanjut Penjualan BMN
selain Tanah dan / atau Bangunan pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Republik Indonesia, Satker Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
51
SipilMengusulkan Penghapusan Barang Milik Negara Secara Lelang dan
Melengkapi Dokomen-dokumen / Persyaratan untuk Lelang. Dan Menunggu
Proses Jadwal Pelelangan dari Pejabat Lelang KPKNL.
F. Jenis-jenis Pengendalian Internal Aktiva Tetap
Adapun pengendalian dalam Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
dapat meliputi:
1. Pengendalian Administratif
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan dua tujuan, yaitu :
a. terkait dan berhubungan dengan masalah sistemdan prosedur penyelenggaraan
inventarisasi,
b. terkait dan berhubungan dengan masalah teknis atau materi inventarisasi, buku
induk barang atau buku lainnya.
2. Pengendalian Fisik,
Pengendalian fisik dilakukan untuk mengetahui keberadaan sekaligus keadaan fisik
suatu aktiva tetap, apakah sudah sesuai catatan inventaris atau belum.Pengendalian ini
dilakukan dengan mengawasi jumlah maupun kuantitas sekaligus kualitas aktiva tetap
yang sebenarnya.
3. Pengendalian Penggunaan.
Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui apakah suatu barang atau
inventaris sudah benar dalam penggunaannya.Hal ini dilakukan dengan
memperhatikan aspek efisiensi penggunaan.
Pengendalian ini penting artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap, seperti
keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang
52
KotaMedan menjalankan berbagai pengendalianbaik pengendalian administratif, fisik
maupun penggunaan. Bentuk pengendalian lain diantaranya juga dilakukan dengan
cara mengansuransikan aktiva tetap, termasuk pengendalian dalam hal manajemen
kepegawaian dengan menempatkan karyawan yang ahli pada bidangnya supaya
tercipta suatu spesifikasi kerja yang baik.
Pada dasarnya pengendalian internal bertujuan untuk mengamankan harta benda
perusahaan yang dalam hal ini adalah aktiva tetap, memperoleh data akuntansi yang tepat
dan dipercaya dapat meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong kepatuhan terhadap
kebijaksanaan kepemimpinan.
G. Unsur Pengendalian Internal Aktiva tetap
Unsur pengendalian internal dalam aktiva tetap mencakup organisasi, sistem otorisasi,
prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.
1. Organisasi
Fungsi pemakai harus terpisah dari dari fungsi akuntansi aktiva tetap.Untuk
mengawasi aktiva tetap dan pmakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang
bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisahkan dari fungsi pemakaian aktiva
tetap.
Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus
dilaksanakan oleh lebih dari unit yang organisasi yang bekerja secara
independen.Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi dibentuk
sedemikian rupa sehingga tidak ada satupu transaksi yang mengubah aktiva tetap
yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu organisasi saja.
53
Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham karena investasi
dalam aktiva pada umumnya melipiti jumlah yang besar dan menyebabkan
keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran
investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam
aktiva tetap. Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh pemilik
perusahaan sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva
tetap.Surat permintaan otorisasi investasi diotorisasi oleh direktur yang
bersangkutan.Setiap investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus
mendapat pesetujuan direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaannya
oleh direktur utama perusahaan. Surat permintaan otorisasi reparasi oleh direktur
utama, surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya, pengeluaran
modal harus mendapat otorisasi oleh direktur utama. Surat perintah kerja diotorisasi
oleh kepala departemen yang bersangkutan.
Work Order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk
pembangunan reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh
kepala departemen yang bersangkuan.Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order
pembelian berada ditangan direktur utama. Laporan penerimaan barang otorisasi oleh
fungsi penerimaan.Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan
dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang di beli
harus mendapat otorisasi oleh direjtur utama.Bukti kas keluar diotorisasi oleh
fungsi-fungsi akuntansi.Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya
pengeluaran kas untuk pembelian harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat
54
persetujuan dilaksanakannya up dating terhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum
harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan kartu aktiva tetap harus diberikan pada bukti kas keluar dan bukti
memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi
oleh pejabat yang berwenang.Setiap pemutakhiran data yang dicacat dalam kartu
aktiva tetap harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada
dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri oleh
dokumen pendukung yang sah.
4. Praktik Yang Sehat
Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva
tetap.Pengawasan internal dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakannya dengan
menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran inverstasi.Anggaran
investasi ini disusun setelah telaah terhadap dan studi kelayakan terhadap usulan
investasi.Penutupan investasi aktiva tetap terhadap kerugian untuk mencegah
kerugian yang timbul sebagai akibat kebaikan dan kecelakaan, aktiva tetap harus
diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.
Dalam melaksanakan pengawasan terhadap aktiva tetap perlu diperhatikan dan
dijadikan pedoman hal-hal sebagai berikut :
1. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga
administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.
2. Aktiva tetap harus diberi kode pada setiap jenis aktiva tetap.
3. Perolehan aktiva tetap harus atas dasar persetujuan yang diberikan pejabat yang
berwenang dan sebelumnya ada permintaan bahwa aktiva tetap tersebut benar-benar
55
4. Penjualan atas aktiva tetap harus mendapat persetujuan lebih dahulu oleh pejabat yang
berwenang dan dibukukan oleh bagian pembukuan atas dasar pemberitahuan tertulis
yang diterimanya.
Aktiva yang merupakan barang-barang kecil yang mudah dipindahkan harus berada
dibawah pengawasan pejabat tertentu sedikit mungkin dan harus disimpan di tempat yang
aman agar barang tersebut dapat terjamin keamanannya dan terpelihara dengan baik.
H. Pengendalian Internal Terhadap Aktiva Tetap
Pengendalian yang baik atas aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting
yang harus diperhatikan oleh perusahaan.Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan
pengendalian yang tetap agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun
penyelewengan tersebut.Penetapan sistem pengendalian intern yang baik dapat
menunjung peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional
perusahaan.Perencanaan dan pengendalian pengeluaran untuk barang modal merupakan
hal yang kritis bagi kesehatan keuangan jangka panjang perusahaan/instansi.
Beberapa tujuan dari pengendalian internal aktiva tetap adalah :
1. Melakukan Pemeliharaan / Perawatan Kendaraan, Perawatan Gedung dan
Barang-barang Mobiler lainnya.
2. Membatasi pengeluaran modal dalam limit yang disetujui kebutuhan perusahaan.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam
menjalankan aktivitas perusahaan,
4. Menetapkan prosedur-prosedur perlindungan dan pemeliharaan fisik suatu aktiva
tetap.
5. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam
56
6. Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan
berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap.
7. Menetapkan bahwa seluruh pengeluaran untuk barang modal yang direncanakan
berada dalam batas-batas keuangan perusahaan/isntansi .
8. Menetapkan tanggung jawab yang wajar untuk aktiva tetap.
9. Merencakan waktu yang tepat untuk melakukan pengeluaran modal.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab terdahulu serta hasil
penelitian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, maka pada bab IV ini
penulis akan mencoba mengambil kesimpulan yang Penulis anggap penting bagi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan:
1. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan memperoleh aktiva tetap dengan
cara pelelangan, penunjukkan langsung, pengadaan langsung
2. Besarnya penyusutan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan setiap
tahunnya dihitung dengan menggunakan metode garis lurus yang menghasilkan
jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahunnya sepanjang umur manfaat suatu
aktiva tetap, dan nilai sisa aktiva tetap dianggap Rp 0. perhitungan dilakukan oleh
bagian akuntansi setiap akhir tahun buku,
3. Penggantian aktiva tetap pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
dilakukan dengan cara penghapusan aktiva,
4. pengendalian internal terhadap aktiva tetap sudah dijalankan dengan cukup baik
57
Setelah mengemukakan kesimpulan diatas sebagai penutup Tugas Akhir ini Penulis
akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis, yang
kiranyan dapat menambah manfaat dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun saran-saran yang
penulis kemukakan adalah sebagai berikut :
1. Pengendalian internal terhadap akiva tetap yang dijalankan Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Medan sebaiknya dipertahankan karena sudah sesuai dengan
prosedur dan Standar Akuntansi Keuangan. Bila perlu dibuat prosedur-prosedur yang
lebih efektif dan efisien untuk memper kecil kesalahan maupun penyelewengan
terhadap aktiva,
2. Kebijakan manajemen menyangkut besar batasan biaya yang merupakan pengeluaran
modal maupun pengeluaran penghasilan perlu diterapkan,
3. Perusahaan perlu memperhatikan jenis dan golongan aktiva tetap sebelum
manajemen mengambil kebijakan mengenai metode penyusutan yang akan dipakai
dalam menghitung besar penyusutan seluruh aktiva tetap.
Perusahaan perlu memperhatikan tingkat pemeliharaan terhadap aktiva tetap
dikarenakan pengeluaran untuk biaya penggantian terhitung cukup besar.Hal ini dilakukan
agar aktiva tidak cepat rusak, sehingga pengeluaran biaya dapat diminimumkan sekecil
58
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Erwin, 2001,Jurnal Ekonomi, Pertimbangan Intern Dalam Mengaudit Laporan Keuangan Perusahaan Kecil, Edisi April, BPFE USU ; Medan
Harahap, Sofyan Syafri, 2002, Akuntansi Aktiva Tetap, Cetakan keempat Penerbit PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standar Akuntansi Keuangan, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Mulyadi,2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, SR, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Buku I, Edisi Kelima, Cetakan Kelima, Penerebit Salemba Empat, Jakarta.
Warrant, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fees,2006. Accounting Salemba Empat, Jakarta.
LAMPIRAN
59 A. Proses pengajuan barang
1. melalui proses perencanaan anggaran yang dibutuhkan
2. dilakukan pengajuan ke Kementerian untuk dibahas secara Nasional antara
Pemerintah Pusat dan DPR
Setelah Anggaran Masuk dalam Dipa Kantor Kementerian lalu Mekanisme Pengadaan
Barang antara lain Melalui :
1. Pelelangan
2. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara
menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
3. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia
Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.
2. Pengendalian internal aktiva tetap
1. pemeliharaan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan dalam satu Tahun Anggaran
2. pengawasan terhadap penggunaan dan fungsi barang
3. Jenis pengendalian Internal Aktiva Tetap
1. pengawasan fisik
4. Penggantian Aktiva Tetap
a) Kendaraan Dinas Roda 4 dan Roda 2 Milik Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Medan : Langkah-langkanya Pertama Harus Mengusulkan Penetapan Status
Penggunaannya ke Kantor Wilayah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Sumut br
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sumut meneruskan Ke Kantor Pelayanan
60
penilaian Barang , selanjutnya TIM KPKNL datang untuk Melakukan Penilaian
(Executive Summary) ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, keluar lah
Surat Persetujuan Pemindahtangan dengan tindak lanjut Penjualan BMN selain Tanah
dan / atau Bangunan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Republik Indonesia,
Satker Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan dari KPKNL. Baru pihak
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Mengusulkan Penghapusan Barang Milik Negara
Secara Lelang dan Melengkapi Dokomen-dokumen / Persyaratan untuk Lelang. Dan
