BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Sistem dan Prosedur
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Sistem dan Prosedur
Dalam praktek administrasi perkantoran telah dikenal istilah “system and
procedure” dalam kaitannya dengan perencanaan sistem perkantoran tersebut. Setiap
sistem perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan sesuatu prosedur perkantoran biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran (office methods).
Sistem dan prosedur merupakan faktor yang sangat penting dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan, tidak hanya dalam bidang/ lapangan kegiatan operasionil, tetapi juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Bicara mengenai sistem dan prosedur akan lebih banyak berhadapan dengan bidang pekerjaan administratif perkantoran daripada di bidang lain, sebab dalam kegiatan perkantoranlah sistem dan prosedur itu dibuat atau diciptakan, untuk digunakan dalam setiap langkah kegiatan. Sebelum membahas mengenai sistem dan prosedur lebih jauh, perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan kedua istilah tersebut.
Secara sederhana, sistem adalah suatu cara yang ditempuh atau diambil oleh seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran, baik di dalam maupun sasaran keluar. Cara-cara yang diistilahkan sistem hanya yang berada di lingkungan organisasi, bukan cara yang diambil oleh seseorang dalam menempuh salah satu tujuan hidupnya. Jadi lapangan tempat berperannya sistem (dan juga prosedur) adalah di dalam organisasi tegasnya dalam manajemen, sesuai dengan yang dikemukakan oleh William A. Gill (Moenir, 1982: 108) sebagai berikut :
commit to user
“First, let us establish the fact that the field of system and procedures is in integral part of the job of every manager. By this is meant that every person who supervises direct, or administrates the activities of subordinates (few or many) has a responsibility inherent in this job for the system and procedures that he and his subordinates employ the how of getting things done the ways and means used to accomplish the task assigned, and the methodology of the work processes used.
System and procedures, than is a field of endeavor that should be classified as one of the several elements of management.”
Sistem menurut George R. Terry adalah ….a system is a network of procedures which are integrated and designed to carry out a major activity. Menurut Webster ….a system is a regularly interdependent group of items forming a unified whole.
Sistem sebagai suatu aturan tidak timbul sendiri melainkan harus diciptakan. Sebagai suatu aturan yang berhubungan erat dengan efisiensi usaha, maka harus diciptakan oleh orang yang memiliki cukup pengetahuan sebagai “system men”.
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Saat prosedur diperlukan untuk melengkapi pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
Prosedur terkadang diterjemahkan menjadi tata kerja atau tata cara, adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan akhir. Terry (dalam Liang Gie, 1988: 39) memberikan penegasan arti sebagai berikut :
Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi
commit to user
tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan pra-perencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.
Istilah metode menunjuk pada cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas yang terdiri dari satu atau lebih tindakan ketatausahaan oleh seorang pegawai. Sampai suatu derajat, metode-metode menjadi sangat rutin di bawah suatu pengaturan otomasi. Serangkaian metode yang terhimpun dan terpadukan membentuk suatu prosedur. Dan untuk mengulangi, beberapa prosedur yang bertalian dan terpadukan membentuk suatu sistem.
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. (Jogiyanto, 2005: 1-2)
Louis A. Allen mengatakan bahwa suatu prosedur ialah suatu metode yang dinormalisasikan untuk melakukan pekerjaan yang telah diperinci. Begitu juga dengan Harold Koontz dan Cyril O’Donnell menyatakan procedures are plans in that they establish a customary method of handling future activities.
Sistem dan prosedur tidak berdiri sendiri, artinya ia tidak dapat diketemukan sebagai suatu aturan tersendiri, melainkan hampir selalu berkait dengan aturan pokoknya. Sistem dan prosedur merupakan dwitunggal dalam usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Di mana ada sistem di situ harus ada prosedur, dan di mana ada prosedur di situ pasti ada sistem.
Sistem dan prosedur secara implisit tercantum di dalam aturan-aturan pokok atau umum. Kemudian untuk memudahkan semua pihak yang berkepentingan, sering dibuat petunjuk prosedur secara tersendiri, terutama apabila hal itu menyangkut pekerjaan-pekerjaan yang penting dan tidak berulang, seperti halnya dalam penelitian ini yaitu prosedur pelaksanaan Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin
commit to user
Usaha Industri, Izin Perluasan dan Tanda Daftar Industri (Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia No. 41/M-IND/PER/6/2008). Pada dasarnya semua jenis prosedur dinyatakan dalam petunjuk khusus dengan menggunakan bentuk-bentuk diagram, gambar, sketsa dan lain-lain, sehingga memperjelas dan mempermudah dalam pelaksanaan.
Berbagai metode, prosedur, dan sistem dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya, karena dapat meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J.C Denyer (The Liang Gie, 1988: 41) menyebutkan pentingnya sistem direncanakan secara baik karena berbagai manfaat berupa :
a. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;
b. Pengurangan keterlambatan;
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan; d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha; e. Koordinasi berbagai seksi;
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai.
Senada dengan itu, beberapa manfaat penggunaan sistem menurut Quible (Sukoco, 2007: 31) adalah :
a. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien; b. Salah satu alat pengendali biaya;
c. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor; d. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi;
commit to user Adapun kerugiannya adalah :
a. Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak berfungsi secara optimal;
b. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau subsistem diubah maka seluruh metode dan prosedur akan ikut berubah;
c. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang akan diterapkan;
d. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
Selain memiliki berbagai manfaat, sistem juga memiliki karakteristik. Menurut McLeod dan Schell (2001) dalam Sukoco, 2007: 32, sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Fleksibel
Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah;
2. Mudah diadaptasikan.
Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya;
3. Sistematis
Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada;
commit to user 4. Fungsional
Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan;
5. Sederhana
Sebuah sistem seharusnya lebih sedehana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan;
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal
Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
Di samping sistem dan prosedur harus memiliki karakteristik, suatu sistem yang ideal harus memiliki unsur (Laudon dan Laudon, 2004; Odgers, 2005) sebagai berikut :
1. Input
Dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Kelancaran aliran input akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari sistem menjadi input untuk sistem yang lain.
2. Processing
Perubahan dari input menjadi output pada saat pemrosesan melibatkan metode dan prosedur dalam sistem. Biasanya aktivitas ini akan secara otomatis mengklasifikasikan, mengkonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
commit to user 3. Output
Output berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output akan didistribusikan pada bagian atau pegawai yang membutuhkan. Kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi output pada suatu sistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain.
4. Feedback
Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada menjadi lebih baik lagi. Umpan balik akan membuat sistem mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua, yaitu umpan balik positif dan umpan balik negatif. Umpan balik positif berarti reaksi yang menunjukkan adanya persetujuan dengan sistem yang dijalankan. Umpan balik negatif berarti reaksi yang menunjukkan adanya ketidaksepakatan terhadap sistem karena diketahui adanya penyimpangan. Umpan balik yang harus diperhatikan adalah umpan balik negatif dengan harapan timbulnya perbaikan pada masa berikutnya.
5. Pengawasan
Seperti elemen sistem yang lain, pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal adalah kebijakan organisasi dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral. (Sukoco, 2007: 32)
commit to user Gambar 1.1
Gambaran umum suatu sistem
Dari beberapa pendapat di atas, penulis berpendapat bahwa sistem dan prosedur adalah serangkaian tindakan, langkah, maupun kegiatan yang menjadi satu kesatuan yang saling berkaitan, saling mempengaruhi dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan organisasi yang biasanya tercantum dalam aturan-aturan pokok atau umum. Sistem dan prosedur merupakan satu kesatuan yang utuh yang juga memiliki fungsi dan tujuan tertentu, yaitu mengefektifkan dan mengefisiensikan aktivitas dalam hal kepengurusan penyelenggaraan publik, yang diantaranya adalah memperlancar pekerjaan, menghemat tenaga, biaya dan waktu dalam proses pekerjaan. Dengan demikian, semakin baik suatu prosedur, maka suatu sistem akan dapat berjalan dengan lancar.
