Kalau manajemen telah menetapkan tujuan, telah menyusun organisasi yang tepat, dan telah menyerahkan tanggungjawab dengan maksud untuk dapat mencapai tujuan perusahaan, maka haruslah ada media, pertama, untuk pengawasan akuntansi terhadap operasi-operasi dan transaksi- transaksi yang ada dan, kedua, untuk mengklasifikasi data di dalam struktur rekening-rekening yang formal. Media yang terakhir ini umumnya dikenal dengan nama daftar susunan rekening (chart of accounts). Suatu susunan daftar rekening yang telah di susun dengan baik akan membantu
memberikan lebih banyak kegunaan daripada tanpa ada perencanaan sama sekali. Rekening-rekening yang telah dipilih beserta tata urutannya, minimal haruslah memenuhi hal-hal sebagai berikut :
1. Membantu mempermudah penyusunan laporan keuangan dan laporan lainnya secara ekonomis. 2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti aktiva
dan utang-utang dan pendapatan-pendapatan harga pokok dan biaya-biaya yang cukup diperinci dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
3. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening.
4. Memberikan garis batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva modal persediaan-persediaan dan biaya-biaya.
5. Menyediakan rekening-rekening (controlling accounts) apabila diperlukan.
Dalam hubungannya dengan poin (3) di atas, pada umumnya diharapkan adanya suatu petunjuk rekening (accounts manual) yang dapat digunakan secara luas yang menerangkan apa yang harus atau tidak harus dimasukkan di dalam rekening-rekening tertentu. Demikian juga harus dilengkapi dengan pemberian nama-nama rekening yang jelas dan pemberian nomor-nomor kode yang sesuai, agar dapat dihindari kesalahan-kesalahan klasifikasi dan distribusi.
Alat-alat yang digunakan untuk pengawasan operasi dan transaksi, berupa catatan-catatan yang asli, diciptakan melalui perancangan (the designing) catatan-catatan dan formulir-formulir yang tepat dan melalui perencanaan (planning) arus yang logis dalam melaksanakan pencatatan dan prosedur pengesahan di antara departemen-departemen dan bagian dalam departemen. Pada umumnya, formulir yang digunakan sebagai petunjuk yang berhubungan dengan arus pencatatan dan prosedur pengesahan itu sering sekali dikenal dengan sebutan “pedoman prosedur” (prosedur manuals). Dewasa ini telah banyak kemajuan yang telah dibuat di dalam rancangan (design) dan perencanaan (planning) prosedur-prosedur pencatatan itu, terutama bila dilihat dari segi penggunaan alat-alat mesin modern. Banyak perusahaan besar menyadari arti penting untuk selalu memperhatikan masalah ini, dan mereka telah membuat suatu bagian dalam departemen akuntansi yang mempunyai tugas mengurusi prosedur dan metoda. Apabila dikehendaki dan secara ekonomis dapat dijalankan, maka prosedur-prosedur di perusahaan itu pada umumnya dapat diperluas, yang meliputi pengawasan material dan produksi, sistem-sistem biaya yang sesuai, pengawasan melalui anggaran, pembuatan ringkasan-ringkasan (rekapitulasi) dan laporan-laporan secara periodik, dan di dalam perusahaan- perusahaan yang besar digunakan staf audit intern. Instruksi-instruksi yang menentukan berlakunya semua prosedur haruslah dimasukkan ke dalam pedoman prosedur. Instruksi-instruksi yang dipakai itu akan lebih berguna apabila jelas dan lengkap, akan tetapi harus cukup singkat, yaitu untuk menghindari instruksi yang menjadi bertumpuk-tumpuk, yang menyulitkan. Instruksi-instruksi lisan sejauh mungkin harus dihindari. Instruksi semacam itu biasanya menyebabkan adanya salah pengertian dan sering pula menyebabkan perasaan yang tidak baik di antara para auditor internal dengan karyawan yang diawasi.
Karakteristik Catatan dan Formuli-formulir (forms) yang Baik
Suatu pembahasan yang lengkap tentang semua formulir dan catatan yang diperlukan oleh berbagai macam perusahaan adalah tidak mungkin dilakukan, oleh karena tidak akan ada dua perusahaan pun yang mempunyai kebutuhan yang persis sama. Akan tetapi kita dapat mencatat beberapa prinsip yang dipergunakan di dalam pemakain formulir atau catatan tertentu.
Ia harus membantu suatu fungsi yang berguna dalam hubungannya dengan prosedur-prosedur yang telah dirancang dalam rangka melaksanakan tujuan manajemen. Misalnya, penjualan adalah tujuan pokok manajemen, dan dalam prosedur-prosedur penjualan itu haruslah digunakan faktur penjualan yang sah yang juga berguna untuk beberapa tujuan, diantaranya : (a) dasar pembukuan di buku besar ; (b) wewenang untuk melakukan pengiriman barang ; (c) merupakan dokumen asli untuk membuat semua ringkasan-ringkasan dan analisis-analisis yang berhubungan dengan penjualan, seperti; penjualan menurut daerah, menurut barang (produk), dan menurut penjual (sales/pramuniaga), dan jumlah total pendapatan yang berasal dari penjualan ; dan (d) merupakan dokumen asli untuk menghitung komisi para penjual.
Formulir harus cukup sederhana sehingga dapat dipahami dengan jelas oleh mereka yang akan menggunakannya, mempermudah penggunaan formulir dalam melakukan pancatatan data yang cepat, teliti, dapat dipertanggungjawabkan, dan dengan biaya yang rendah.
Formulir harus dirancang (designed) dalam rangka untuk semua kemungkinan penggunaan dan jumlah lembar berbagai formulir (forms) itu disesuaikan dengan departemen yang membutuhkan agar terdapat kondisi internal chek (saling uji), dengan jumlah yang minimum.
Formulir harus dirancang (contructed) dioperasionalkan/dimanfaatkan sedemikian rupa sehingga dapat dikerjakan dengan gampang sesuai dengan prosedur-prosedur pengawasan yang telah ditetapkan (SOP). Di dalam bagian formulir, boleh disediakan tempat yang kosong untuk catatan penting jika diperlukan dan nama/tanda tangan yang bertanggungjawaab atas transaksi tersebut, penempatan data yang tepat untuk mempermudah memeriksa perhitungannya, dan memberikan instruksi-instruksi pelaksanaan yang benar, semua itu merupakan contoh-contoh pengawasan yang dapat diciptakan melalui perancangan formulir yang benar.
Prinsip-prinsip Desain Formulir.
Suatu formulir (form) adalah dokumen yang dicetak lebih dulu dengan judul dan spasi/ruangan untuk pemasukan data. Data yang telah dicetak lebih dulu pada suatu formulir disebut data konstan, sedangkan data yang diisikan ke dalamnya disebut data variabel. Sekali data variabel telah dimasukkan ke dalamnya, maka formulir tersebut berubah menjadi satu catatan. Gambar 2, adalah contoh formulir nota (memorandum) kredit yang memenuhi prinsip desain formulir.
Gambar 2: Contoh Formulir Nota Kredit
No. 36082 Toko Elektronika
“SAHABAT” Jl. Tapanuli 21, Medan-20231 Email: [email protected] Distribsi Form: Putih : Langganan Kuning : Akuntansi Biru : Pengolahan Data
Kepada Yth Alasan kode retur :
1. Rusak dalam perjalanan 2. Tidak sesuai spesifikasi 3. Barang tidak dipesan Lain-lain lihat pernyataan di bawah NOMOR
AKTUR
TANGGAL FAKTUR
JUMLAH FAKTUR PENJUAL
NOMOR LANGGANAN
TANGGAL / / RETUR
NO. BERITA ACARA TERIMA KEMBALI LAGI
DITREIMA oleh : NOMOR
BARANG ALASAN RETUR KUANTITAS
HARGA SATUAN
JUMLAH HARGA
Disetujui Oleh :________________ Tanggal / / Dibubuhi stempel, nama, dan tandatangan
PPN Jumlah Pada umumnya formulir terdiri dari empat elemen pokok yaitu: 1. pengenalan/introduksi,
2. instruksi,
3. isi utama (main body), dan 4. kesimpulan.
__________________ ___________________
Pada introduksi harus disajikan dibagian atas formulir dan harus memuat judul formulir, nomor formulir sebagai alat control dan jika formulir didistribusikan ke pihak ekternal, nama dan alamat organisasi yang mengirimkan formulir harus jelas. Setiap elemen di atas ditunjukkan pada contoh formulir Gambar 2 di atas.
Instruksi-intruksi umumnya terdiri dari dua jenis yaitu: (1) bagaimana mengisi formulir dan (2) apa yang harus dikerjakan terhadap formulir tersebut setelah selesai pengisian. Dalam formulir yang sederhana seperti contoh nota kredit, data yang dicetak lebih dulu yang menunjukkan informasi apa yang harus dicatat pada formulir biasanya berfungsi sebagai instruksi mengenai bagaimana menyelesaikan formulir. Formulir khusus, yang jarang dipergunakan atau yang menyangkut informasi teknis mungkin memerlukan instruksi tertulis yang lebih spesiflk pada badan formulir atau kadang-kadang pada bagian muka sebaliknya. Instruksi-instruksi mengenai apa yang mesti dikerjakan terhadap formulir tersebut, harus menunjukkan, bila dapat diaplikasikan, urutan departemen pada mana formulir harus dilewatkan atau didistribusikan yang tepat dari copy formulir yang telah dilengkapi, sebagaimana telah diilustrasikan dalam contoh nota kredit.
Dalam badan utama formulir, tujuan desain yang penting adalah untuk menye-derhanakan sedapat mungkin dalam penggunaannya.Informasi yang berhubungan secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai lajur/kolom dan tanda batas persegi (box) yang dipergunakan sebanyak mungkin untuk me-nyediakan ruangan/spasi bagi data yang dicatat. Kita harus berhati-hati agar dapat me-nyediakan ruangan yang cukup besar untuk pencatatan data yang dibutuhkan oleh tiap spasi, Sebagai tambahan perlu diketahui bahwa urutan di mana muncul spasi data pada formulir harus konsisten dengan urutan di mana data itu sendiri akan dicatat pertama kali pada formulir dan atau urutan di mana data akan dipindahkan dari formulir ke media yang lain. Masalah berikutnya adalah sangat kritis bila formulir dipergunakan sebagai suatu dokumen sumber untuk mengerjakan data ke dalam sistem pengolahan data elektronik.Setiap prinsip ini adalah jelas dalam desain formulir pada Gambar 2. Suatu teknik yang berguna untuk memperkecil kemungkinan kesalahan para pemakai formulir, dilakukan dengan menulis penjelasan atau pernyataan lain yang panjang lebar pada suatu formulir dengan cara mencetak lebih dulu penjelasan atau pernyatan yang paling banyak dipergunakan pada muka formulir tersebut. Pemakai formulir selanjutnya memutuskan mana di antara data yang dicetak lebih dulu merupakan catatan yang sederhana dan dapat diaplikasikan nomor kode yang dihubungkan dengannya atau memberi tanda cek pada box sebelahnya.
Untuk menampung kasus-kasus yang tidak tercakup pada "daftar yang telah dicetak secara permanen dalam formulir, maka dibuat kategori lain-lain" dengan ruangan yang cukup untuk mencatat penjelasannya.
Prosedur Pengendalian tambahan, yang dapat dipakai secara bersama-sama Prakti-praktik yang Sehat
Apabila penyusunan suatu struktur organisasi dan perancangan arus prosedur sudah merupakan suatu rencana yang strategis, maka diperlukan adanya praktik-praktik yang sehat sebagai alat taktis untuk berjalannya suatu rencana. Praktik-praktik yang sehat yang harus dijalankan di dalam melaksanakan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap departemen dalam organisasi itu, sebagian besar akan menentukan efektivitas berlakunya internal control dan hasil operasi yang efisien.
Pengawasan melalui pembagian tugas
Prosedur-prosedur yang digunakan itu haruslah mengatur tentang langkah-langkah dalam transaksi-transaksi, yaitu supaya transaksi itu sah, dicatat dan ada tanggungjawab tentang penyimpan aktiva. Praktik yang sehat harus menciptakan alat yang dapat menjamin kejujuran/integritas dalam pengesahan transaksi, pencatatan dan penyimpanannya itu. Umumnya hal ini dilaksanakan dengan jalan pembagian tugas dan tanggungjawab sedemikian rupa sehingga tidak ada seorang pegawai pun yang akan mengerjakan secara lengkap suatu transaksi mulai dari awal sampai akhir. Seorang yang mempunyai wewenang melakukan atau memprakarsai suatu transaksi tidak diperkenankan melakukan pencatatannya atau melakukan penyimpanan barangnya. Akan tetapi apabila keadaan tidak memungkinkan pembagian atau pemisahan tugas-tugas semacam itu, maka harus diadakan cara-cara perlindungan atau pengawasan lainnya. Dengan jalan pemisahan semacam itu akan tercipta check secara otomatis terhadap ketelitian pekerjaan dan akan meningkatkan kemungkinan dapat
diketemukannya kesalahan-kesalahan atau penggelapan (fraude) secara tepat. Seperti yang telah disebutkan terdahulu, bahwa pemisahan tanggungjawab itu berlaku baik antar departemen maupun antar individu, demikian pula harus berlaku untuk seluruh organisasi pada semua jenjang tingkat wewenang.
Praktik-Praktik yang Sehat Lainnya
Tidaklah menjadi maksud kita dalam pembahasan ini untuk menyebutkan semua praktik di perbagai departemen, yang dalam suatu keadaan tertentu, dapat disebut sehat. Akan tetapi, akan diberikan beberapa gambaran untuk menerangkan arti praktik-praktik yang sehat itu dan untuk membedakan praktik-praktik yang sehat dengan wewenang dan prosedur-prosedur pencatatan.
Di dalam hal upah (pay rolls), prosedur-prosedur harus menyediakan berbagai formulir (forms) misalnya dokumen yang berhubungan dengan pengangkatan pegawai dan penetapan besarnya upah, kartu-kartu catatan hadir (jam masuk-pulang kerja (clock cards) pegawai, kartu-kartu catatan jam kerja di pabrik (job time tickets atau hourly time tickets), daftar upah dan check upah (pay check) atau amplop. Prosedur-prosedur itu juga harus mengatur pembagian dan pengurusan yang teratur terhadap catatan-catatan yang bersangkutan dengan upah itu di berbagai departemen. Praktik-praktik yang dipakai dalam melaksanakan prosedur-prosedur itu pada umumnya akan merupakan penentu apakah terdapat pengawasan intern yang memuaskan atau tidak. Jadi memasukkan kartu hadir kerja ke dalam alat pencatat waktu (punching clock cards) itu, akan merupakan pengendalian intern yang efektif apabila dilakukan di bawah pengawasan petugas pengawas waktu (time keepers), yang menyaksikan serta mengesahkan bahwa kartu-kartu yang sah dimasukan oleh pegawai-pegawai yang berhak. Proses produksi pada pabrik yang sehat mengharuskan/mensyaratkan adanya:
1) pemeriksaan kartu-kartu jam kerja (job time tickets) dengan kartu-kartu hadir kerja (clock cards), 2) berdasarkan hasil kerja masing-masing pejabat secara tidak memihak, maka jumlah total biaya
tenaga kerja yang berasal dari perhitungan kartu-kartu jam kerja (job time tickets) dari departemen akuntansi biaya harus sama dengan jumlah upah yang dibuat oleh departemen upah berdasarkan kartu-kartu hadir kerja (clock cards) pegawai,
3) mengenai penyerahan check-check upah atau amplop-amplop harus sering tetapi tidak boleh secara terus menerus dilakukan oleh orang yang tidak mempunyai tugas atau kepentingan membuat daftar upah, dan
4) pengawasan secara tidak memihak (independent) terhadap check-check atau amplop-amplop yang tidak diambil.
Contoh-contoh lain mengenai praktik-praktik yang sehat dibidang yang lain dapat meliputi: pembuatan daftar rekanan (suppliers) yang telah mendapat pengesahan, dalam hal pembelian harus ada penawaran-penawaran harga yang mempunyai sifat bersaing, penghitungan secara tidak memihak terhadap barang-barang yang diterima, pemeriksaan faktur-faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya, pemakaian gudang-gudang yang tertutup, mempertanggungkan pegaai terhadap kerugian yang mungkin terjadi yang disebabkan karena perbuatan curang pegawai tersebut (bending of employees), dan lain-lainnya.
.
Integrasi Sistem (Integreated System)
Suatu hal yang penting dalam sistem pengendalian yang baik ialah penyatuan seluruh bagian- bagiannya dalam suatu unit agar dapat berfungsi dengan lancar. Penggunaan suatu sistem yang nampak sudah cukup baik, belum menjamin bahwa sistem itu akan berfungsi dengan efisian dan efektif atas kekuatannya sendiri. Kerjasama antara departemen-departemen itu sebagian besar ditentukan oleh hubungan-hubungan manusia, misalnya hubungan dua orang pejabat, walaupun masing-masing mempunyai wewenang, mungkin sekali tidak selalu dalam keadaan cocok. Jadi manajemen harus selalu memperhatikan jalannya organisasi untuk menemukan setiap perselisihan (perbedaan pendapat) yang mungkin timbul diantara departemen-departemen misalnya, yang disebabkan karena perbedaan interpretasi terhadap wewenang atau karena keseganan melakukan wewenangnya yang disebabkan oleh karena soal harga diri perorangan. Mengadakan pertemuan- pertemuan atau rapat-rapat manajemen secara periodik akan dapat memberikan suatu perbedaan- perbedaan memungkinkan tidak hanya untuk menemukan perbedaan-perbedaan yang ada, akan tetapi juga untuk usaha perbaikannya.
PEGAWAI YANG CUKUP CAKAP
Suatu sistem internal control yang dapat berfungsi dengan tepat itu tidak hanya bergantung pada perencanaan organisasi yang efektif, prosedur-prosedur dan praktik-praktik yang cukup baik saja, akan tetapi juga bergantung pada pemilihan pegawai-pegawai dan kepala-kepala departemen yang mampu dan berpengalaman, tenaga operasional yang cakap menjalankan prosedur-prosedur yang ditetapkan dengan cara yang efektif dan ekonomis. Untuk menggunakan seorang akuntan yang berpengalaman sebagai tenaga administrasi utang itu akan dapat menjamin efisiensi, akan tetapi secara ekonomis tidak dapat dibenarkan, oleh karena kecakapan tenaga semacam itu akan lebih menguntungkan bila dipergunakan dalam kedudukan yang mempunyai tanggung jawab yang lebih besar; sebaliknya, menempatkan seorang pegawai yang tidak berpengalaman dalam kedudukan yang tidak bertanggung jawab yang memerlukan kebijaksanaan untuk mengambil keputusan, adalah sembrono. Masalah ini akan dapat teratasi sendiri, apabila manajemen mempunyai perhatian tentang perlu adanya analisa yang teliti mengenai posisi dan syarat-syarat yang diminta untuk mengisi posisi bersangkutan, dan suatu program latihan pegawai yang cukup baik, serta penggunaan alat-alat untuk mengukur mutu atau kualitas pelaksanaan pegawai.
Praktik-praktik penerimaan pegawai
Kesadaran tentang pentingnya mengadakan pemilihan pegawai pada waktu penerimaan dengan maksud untuk menghindari masuk-keluarnya pegawai atau perputaran (turnover) pegawai yang cepat yang berakibat pemborosan, maka pada umumnya menghendaki adanya suatu tindak atas dasar permintaan-permintaan yang sah dari berbagai departemen, dan dengan menggunakan berbagai macam alat-alat penilai untuk menilai kepribadian, kecakapan, dan lain sebagainya, departemen ini memilih diantara para pelamar yang menurut pendapatnya memenuhi syarat-syarat yang diminta untuk jabatan bersangkutan. Suatu hal yang dianggap sebagai praktik yang baik juga, ialah meminta kepala departemen yang meminta pegawai tersebut untuk melakukan pemilihan yang terakhir diantara pada pelamar yang sudah dipilih. Praktik ini meniadakan kemungkinan adanya sikap kepala departemen, untuk mengelak dari tanggungjawab karena hasil pekerjaan pegawai tersebut tidak baik, dengan alasan bahwa pegawai-pegawai yang diserahkan kepadanya itu, semata-mata hasil pemilihan departemen personalia saja.
Praktik penerimaan pegawai yang sehat memerlukan penelitian yang mendalammengenai watak semua pelamar itu. Faktor “resiko relatif” haruslah dipertimbangkan dan tingkat penelitian yang lebih mendalam harus dilakukan untuk pegawai-pegawai yang dipertimbangkan akan menduduki jabatan yang menurut sufatnya atau tanggungjawab yang melekat pada jabatan itu, ada kemungkinan besar akan berbuat penggelapan (fraude). Telah diakui adanya kebutuhan mempertanggungjawabkan kerugian kerena perbuatan penggelapan pegawai (fidelity bond) atau jabatan-jabatan semacam itu, sehingga tidak akan dibebaskan secara panjang lebar disini. Salah satu keuntungan tambahan yang diperoleh sebagai akibat dari kebijaksanaan yang sehat itu, yaitu mempertanggungjawabkan kerugian terhadap tindak penggelapan pegawai. Dalam hal ini penanggung pasti akan mengadakan penyelidikan tentang masa lampau pegawai yang dipertanggungjawabkan itu. Penyelidikan- penyelidikan ini merupakan kesempatan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang lebih mendalam dan yang belum pernah diketahui oleh departemen personali pada waktu mengumpulkan keterangan-keterangan dari pegawai.
Latihan pegawai
Suatu daerah yang relatif kritis terhadap internal kontrol agar dapat bekerja efektif ialah bahwa untuk menjalankan prosedur-prosedur itu memerlukan latihan bagai pegawai, dan suatu masa yang sulit dalam proses indoktrinasi ini ialah usaha menanamkan pengertian kepada pegawai mengenai keharusan mematuhi prosedur-prosedur dan pengawasan-pengawasan yang telah ditetapkan. Untuk menegakan disiplin harus dijalankan tanpa merusak atau mengurangi daya berfikir dan memahi bagi setiap individu. Apabila suatu tugas itu telah menjadi masalah rutin seperti mesin, maka inisiatip akan hilang, ini menyebabkan tiada ketertiban lagi dengan akibat penurunan efektivitas internal control.
Program latihan pegawai itu akan berbeda-beda dari perusahaan yang satu dengan yang lain. Beberapa perusahaan yang besar mempunyai kursus-kursus dalam program latihannya, yang harus diikuti oleh setiap pegawai sampai selesai, sebelum ia melakukan tugas yang akan diberikan. Program-program lainnya dapat dilakukansecara bersamaan, yaitu dengan jalan bekerja pada siang
hari dan memperoleh pendidikan sore hari. Cara-cara yang telah direncanakan secara teliti dan sistematik guna memilih dan melatih pegawai sangat diperlukan, bilamana secara ekonomis memang dapat dibenarkan. Seharusnya memeng demikian, oleh karena umumnya dalam program ini tidak hanya meliputi prosedur-prosedur dan pengawasan-pengawasan yang berhubungan dengan tugas tertentu secara individu saja, akan tetapi juga meliputi petunjuk yang berhubungan dengan tugas tertentu keseluruhan kegiatan operasi, termasuk prosedur-prosedur dan pengawasan-pengawasannya. Latihan-latihan semacam ini dapat memperluas pandangan individu, menumbuhkan minat yang lebih besar terhadap pekerjaannya, memberikan contoh konkrit bagi yang menerima latihan, dan menanam arti penting disiplin di dalam organisasi.
Di banyak perusahaan pada umumnya, latihan pegawai ditugaskan pada kepala departemen yang dapat mengawasi secara langsung latihan itu, atau juga yang sering terjadi, tanggungjawab latihan itu diserahkan kepada berbagai pengawas seksi. Latihan pada tingkat ini diperlukan tanpa memandang latihan pendahuluan, akan tetapi, adalatihan pegawai diserahkan kepada HDR (human depelopment recourses) bukan pada berbagai tingkatan latihan pendahuluannya. Apabila latihan yang dijalankan oleh para pengawas itu merupakan satu-satunya cara latihan, maka tekanan kesibukan pekerjaan harian yang normal dapat menyebabkan latihan semacam itu dilalaikan. Apabila tekanan semacam itu ada, maka merupakan kelemahan yang umum dari tugas para pengawas ialah bahwa ia tidak menguraikan/menjelaskan masalah “mengapa” suatu prosedur atau pengawasan itu dijalankan. Seorang pegawai yang diberitahu untuk menjalankan dasar alasannya, boleh jadi atas inisiatip sendiri memutuskan untuk tidak menjalankan prosedur-prosedur tertentu, oleh karena menurut pendapatnya nampak tidak perlu.
Pemeriksaan terhadap pelaksanaan
Latihan yang telah cukup, belum menjamin bahwa pelaksanaannya dengan sendirinya akan baik. Hasil pekerjaan pegawai itu harus diperiksa dengan teliti untuk menentukan apakah prosedur-prosedur itu diikuti secara teliti, dan apabila tidak, maka dengan segera harus dicari sebab-sebabnya dan tindakan untuk memperbaikinya. Pemeriksaan ini harus dilakukan terhadap semua tingkat pertanggungjawaban, dan dapat dijalankan dengan berbagai cara:
Apabila pekerjaan yang dilakukan dua orang atau lebih itu bersifat komplementer, maka pekerjaan terhadap ketelitian pekerjaan yang lain. Tugas pemeriksaan dilakukan oleh para pengawas atau para kepala departemen terhadap operasi bawahannya.
Suatu sistem laporan kepada manajemen yang direncanakan dengan bawahan apabila laporan itu disajikan dengan tepat dan dianalisis, akan menunjukkan kelemahan-kelemahan didalam rantai pertanggungjawaban.
Penggunaan alat-alat pengawasan khusus seperti biaya-biaya standart suatu sistem pengawasan melalui anggaran, atau sebuah staf audit intern dan pada bidang produksi, penyelidikan tentang waktu