BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.5 Standar Operasional Prosedur
Nama Jabatan : Komisaris Departemen/Divisi : -
Atasan : ASSA Holding
Bawahan : Direktur
Tugas-tugas Komisaris :
1. Memerintah organisasi dengan menetapkan kebijakan-kebijakan dan tujuan-tujuan luas dari perusahaan tersebut
2. Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dewan eksekutif
3. Memastikan keberadaan dan kecukupan sumber keuangan 4. Mengesahkan anggaran tahunan
5. Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan kepada para anggota pemegang saham
6. Menetukan gaji dan kompensasi mereka sendiri Tanggung jawab Komisaris :
1. Mengawasi dan member saran kepada direksi dalam pengelolaan dan strategi perusahaan
SEKRETARIS
Nama Jabatan : Sekretaris Departemen/Divisi : -
Atasan : Komisaris
Bawahan : -
Tugas-tugas Sekretaris :
1. Membangun jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder
2. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan perusahaan
3. Menyiapkan laporan perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku Tanggung jawab Direktur :
1. Terbinanya jaringan kerjasama yang saling menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder
2. Terselenggaranya kelancaran pelaksanaan agenda direksi
DIREKTUR
Nama Jabatan : Direktur Departemen/Divisi : -
Atasan : ASSA Holding
Bawahan : Manager
Tugas-tugas Direktur :
1. Membuat, merumuskan, menyusun, menetapkan konsep dan rencana umum perusahaan, mengarahkan dan memberikan kebijakan/keputusan
atas segala rancang bangun dan implementasi perusahaan ke arah pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
2. Melakukan pengawasan dan pengendalian atas seluruh kinerja perusahaan.
Tanggung Jawab Direktur :
1. Mengadakan pengawasan terhadap seluruh kinerja departemen/divisi. 2. Memerhatikan kesejahteraan sosial dan ekonomi karyawan dan
keluarganya.
3. Menerima/mempekerjakan dan memberhentikan karyawan.
4. Mengarahkan para manager untuk mengatur, membuat kebijakan, dan peraturan-peraturan perusahaan, melakukan implementasi dan kinerja tak terbatas bagi kepentingan perusahaan.
5. Melakukan kerja sama dalam bentuk apapun dengan pihak lain bagi kepentingan perusahaan.
INTERNAL AUDIT
Nama Jabatan : Internal Audit Departemen/Divisi : -
Atasan : Komisaris
Tugas-tugas Internal Auditor :
1. Memberikan informasi dan nasehat kepada manajemen dan menjalankan tanggung jawab ini dengan cara konsisten dengan kode etik
2. Mengkordinasikan kegiatan dengan orang lai agar berhasil mencapai sasaran audit dan sasaran perusahaan
GENERAL MANAGER
Nama Jabatan : General Manager Departemen/Divisi : -
Atasan : Direktur
Bawahan : Kepala Bagian Sumber Daya Manusia Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian Pembelian Kepala Bagian Penjualan Kepala Bagian Akuntansi Kepala Bagian Keuangan
Kepala Bagian Logistik & Umum Tugas-Tugas General Manager :
1. Mengarahkan karyawan untuk meningkatkan seluruh sumber daya yang ada secara optimal bagi kepentingan perusahaan.
2. Memberikan kemampuan profesional secara optimal bagi kepentingan perusahaan.
3. Menciptakan suasana tenang, damai dan enerjik terhadap seluruh aktivitas perusahaan.
4. Mengarahkan seluruh karyawan untuk bekerja secara profesional, efisien dan efektif.
5. Merealisasikan dan melaksanakan rencana-rencana serta prosedur-prosedur yang diterapkan melalui pendelegasian wewenang pada departemen/divisi di bawah tanggungjawabnya.
6. Menandatangani surat-surat dan dokumen-dokumen untuk kepentingan perusahaan atas pendelegasian Direktur.
7. Dapat mengambil keputusan berhubungan dengan lingkup tugasnya yang menjadi wewenang Direktur dengan persetujuan Direktur dalam hal Direktur berhalangan.
8. Mengkoordinir implementasi anggaran tahunan dengan kepala bagian di bawahnya guna mencegah defisit kas agar perusahaan mampu mencatat laba sesuai target.
9. Mengadakan rapat kerja secara periodik untuk melakukan review atas kondisi perusahaan.
Tanggung Jawab General Manager :
1. Mengadakan pengawasan terhadap seluruh kinerja departemen/divisi. 2. Memperhatikan kesejahteraan sosial dan ekonomi karyawan.
3. Mengelola keuangan perusahaan secara efektif dan efisien.
4. Mentaati seluruh kebijakan dan prosedur yang ditetapkan perusahaan. 5. Menerima/mempekerjakan dan memberhentikan karyawan.
6. Melakukan kerja sama dalam bentuk apapun dengan pihak lain bagi kepentingan perusahaan dengan persetujuan Direktur.
7. Mempergunakan dan melakukan implementasi keuangan perusahaan bagi kepentingan perusahaan.
KEPALA BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
Nama Jabatan : Kepala Bagian Sumber Daya Manusia Departemen/Divisi : Sumber Daya Manusia
Atasan : Manager
Bawahan : Staff Sumber Daya Manusia Tugas-tugas Kepala Bagian Sumber Daya Manusia :
1. Mengkoordinasikan dan membantu Manager dalam membuat keputusan, kebijaksanaan, dan melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya.
2. Membuat perencanaan, pendidikan dan pelatihan, pengembangan serta melakukan pemutakhiran data sumber daya manusia.
3. Menyusun kebijaksanaan serta pembagian sumber daya manusia berdasarkan perimbangan beban kerja dengan produktivitas.
4. Membuat perencanaan formasi, rekruitmen dan penempatan pegawai sesuai kebutuhan.
5. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan pegawai.
7. Memproses, mengevaluasi dan menetapkan daftar gaji rutin, kenaikan gaji berkala, honorarium, insentif, potongan dan Pph untuk pegawai tetap, serta uang duka cita.
8. Mengevaluasi dan menyusun program kesejahteraan pegawai, kesehatan dan keselamatan kerja, promosi/mutasi.
9. Menetapkan biaya perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
10. Menyusun program pembinaan pegawai dalam kerangka penegakan disiplin kerja berdasarkan administrasi unit kerja (cuti, sanksi, pemberhentian).
11. Mengambil data/informasi yang berkaitan dengan kepegawaian dari bagian-bagian unit kerja yang terkait.
12. Menetapkan jumlah calon pegawai yang dibutuhkan, tenaga harian lepas dan pegawai tetap berdasarkan beban kerja pada unit kerja yang telah mendapat rekomendasi dari atasan langsung.
Tanggung Jawab Sumber Daya Manusia :
1. Melakukan koordinasi dengan pihak kepala bagian lainnya sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan.
2. Melaporkan hasil pelaksanaan perencanaan, pendidikan dan pelatihan, pengembangan serta pemutakhiran data sumber daya manusia.
3. Penegakan disiplin dan pemberdayaan seluruh pegawai untuk kemajuan perusahaan.
4. Menyelenggarakan pendidikan & pelatihan guna mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Menjaga keselamatan dan kerahasiaan dokumen dan arsip kepegawaian.
6. Menyajikan laporan hasil analisis evaluasi secara periodik dan menyampaikan saran maupun pertimbangan kepegawaian kepada Manager dan Direktur.
7. Mengantisipasi berbagai masalah kepegawaian baik internal maupun eksternal.
8. Melakukan penyesuaian gaji dan upah berdasarkan ketentuan yang berlaku.
9. Mengajukan uang perjalanan dinas sesuai kebutuhan dan peraturan yang berlaku.
STAFF SUMBER DAYA MANUSIA
Nama Jabatan : Staff Sumber Daya Manusia Departemen/Divisi : Sumber Daya Manusia
Atasan : Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
Bawahan : -
Tugas-tugas Staff Sumber Daya Manusia :
1. Mengkoordinasikan dan membantu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dengan bagian lain yang berhubungan dengan tugasnya.
2. Menginventarisir biodata seluruh pegawai secara kontinue,menyimpan dan mengamankan seluruh arsip perusahaan yang berhubungan dengan kepegawaian.
3. Membuat daftar gaji rutin, kenaikan gaji berkala, honorarium, insentif, potongan Pph untuk pegawai tetap, serta uang duka cita dan bantuan formal.
4. Menyiapkan dokumen perjalanan dinas dan lain-lain yang berkaitan dengan kegiatan bagiannya.
Tanggung Jawab Staf Sumber Daya Manusia :
1. Menyediakan data/informasi untuk membuat laporan kepada Kepala Bagian Sumber Daya Manusia.
2. Menjaga keselamatan dokumen dan arsip kepegawaian.
3. Menyelenggarakan rekruitmen pegawai sesuai strategi yang ditetapkan.
SECURITY
Nama Jabatan : Security
Departemen/Divisi : Sumber Daya Manusia Atasan : Staff Sumber Daya Manusia
Bawahan : -
Tugas-tugas Security :
1. Melakukan koordinasi dengan sub bagian lain yang berhubungan dengan sub bagiannya.
3. Melaksanakan pengawasan terhadap pekerja, tamu, dan kenderaan yang masuk dan keluar ke area perusahaan.
4. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, ataupun tugas-tugas lainnya yang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
Tanggung Jawab Security :
1. Memastikan keamanan lingkungan perusahaan.
KEBERSIHAN
Nama Jabatan : Kebersihan
Departemen/Divisi : Sumber Daya Manusia Atasan : Staff Sumber Daya Manusia
Bawahan : -
Tugas-tugas Kebersihan :
1. Melakukan koordinasi dengan sub bagian lain yang berhubungan dengan sub bagiannya.
2. Melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan perusahaan. 3. Menyediakan konsumsi karyawan dan tamu perusahaan.
4. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan Kepala Bagian Sumber Daya Manusia, ataupun tugas-tugas lainnya yang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
Tanggung Jawab Kebersihan :
KEPALA BAGIAN PRODUKSI
Nama Jabatan : Kepala Bagian Produksi Departemen/Divisi : Produksi
Atasan : Manager
Bawahan : Quality Control Seksi Produksi Seksi Cold Storage Tugas-tugas Kepala Bagian Produksi :
1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan produksi yang meliputi kegiatan sorting, pemrosesan, packing, dan penyimpanan produk.
2. Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan produksi.
3. Mengkoordinasikan pengawasan terhadap produk dalam hal kuantitas dan kualitas.
4. Mengkoordinasikan kegiatan penyimpanan dan keluar masuk barang pada bagian cold storage.
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan bagian produksi seperti laporan penerimaan raw material, laporan persediaan segar, laporan packing, dan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan produksi secara berkala dan tepat waktu.
Tanggung Jawab Kepala Bagian Produksi :
1. Terlaksananya kegiatan produksi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Terjaminnya kondisi produk perusahaan baik secara kualitas dan
3. Tersusunnya laporan kegiatan unit (Laporan penerimaan raw material, Laporan persediaan ikan segar, Laporan packing, dan Laporan lainnya) secara berkala dan tepat waktu.
4. Menyetujui atau menolak raw material sesuai dengan standar produksi.
SEKSI PRODUKSI
Nama Jabatan : Seksi Produksi Departemen/Divisi : Produksi
Atasan : Kepala Bagian Produksi Bawahan : Group Leader
Adm & Tally Tugas-tugas Seksi Produksi :
1. Melaksanakan proses produksi yang meliputi kegiatan sorting hingga packing produk.
2. Membuat laporan hasil sorting ikan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan serta laporan sorting per jenis ikan.
3. Membuat laporan hasil packing ikan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan serta laporan sorting per jenis ikan.
4. Membuat laporan pemakaian barang produksi.
5. Berkoordinasi dengan bagian pembelian dan cold storage sehubungan dengan penerimaan dan penyerahan barang produksi.
6. Berkoordinasi dengan bagian quality control sehubungan dengan kualitas produksi.
Tanggung Jawab Seksi Produksi :
1. Terlaksananya kegiatan produksi sesuai kebutuhan perusahaan. 2. Terjaminnya kondisi produksi perusahaan.
3. Tersusunnya laporan kegiatan unit (Laporan penerimaan raw material, Laporan persediaan ikan segar, Laporan packing, dan Laporan lainnya) secara berkala dan tepat waktu.
4. Tersedianya dokumen yang berhubungan dengan proses produksi.
QUALITY CONTROL
Nama Jabatan : Quality Control Departemen/Divisi : Produksi
Atasan : Kepala Bagian Produksi Bawahan : Staff QC
Tugas-tugas Quality Control :
1. Melakukan pengawasan terhadap kualitas produk mulai dari saat penerimaan raw material sampai dengan produk siap untuk dijual.
2. Melakukan pengawasan terhadap kondisi tempat produksi yang meliputi kebersihan, kelayakan sarana produksi, dan lainnya sesuai dengan standar perusahaan.
3. Membuat laporan atas kegiatan kerja secara berkala dan tepat waktu. 4. Menyimpan seluruh dokumen yang berhubungan dengan kegiatan
Tanggung Jawab Quality Control :
1. Memastikan bahwa produk hasil produksi telah sesuai dengan standar yang berlaku.
2. Memastikan seluruh area produksi telah sesuai dengan standar perusahaan.
3. Tersusunnya laporan kegiatan kerja seperti laporan pemeriksaan harian, mingguan, bulanan serta laporan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan kerja secara berkala dan tepat waktu.
4. Memastikan ketersediaan dokumen yang berhubungan dengan kegiatan kerja.
SEKSI COLD STORAGE
Nama Jabatan : Seksi Cold Storage Departemen/Divisi : Produksi
Atasan : Kepala Bagian Produksi Bawahan : Staff & Adm Stock Tugas-tugas Seksi Cold Storage :
1. Melakukan koordinasi dengan bagian produksi dan penjualan yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang cold storage. 2. Melaksanakan pengawasan terhadap produk selama berada dalam cold
storage.
4. Membuat Laporan Operasional seperti laporan mutasi persediaan, sisa persediaan cold storage dan Laporan pemeriksaan kondisi cold storage secara berkala dan tepat waktu.
5. Melaksanakan tugas lainnya sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. Tanggung Jawab Seksi Cold Storage :
1. Memastikan kondisi persediaan cold storage selama penyimpanan. 2. Memastikan pencatatan mutasi persediaan cold storage (penerimaan,
pengeluaran, dan sisa persediaan).
KEPALA BAGIAN PEMBELIAN
Nama Jabatan : Kepala Bagian Pembelian Departemen/Divisi : Pembelian
Atasan : Manager
Bawahan : Seksi Pembelian Tugas-tugas Kepala Bagian Pembelian :
1. Mengkoordinasikan kegiatan pembelian raw material sesuai kebutuhan dan strategi perusahaan.
2. Merumuskan kualitas produk yang akan dibeli. 3. Memonitor saldo hutang kepada pemasok.
4. Mengkoordinir laporan bagian pembelian seperti laporan pembelian per periode dan produk.
Tanggung Jawab Kepala Bagian Pembelian :
2. Tersusunnya laporan kegiatan pembelian per periode dan perjeni produk.
3. Tersedianya database pemasok secara lengkap dan telah terupdate pada sistem accurate.
4. Menginformasikan kepada Manager dan Direktur dan bagian terkait sehubungan dengan harga raw material.
SEKSI PEMBELIAN
Nama Jabatan : Seksi Pembelian Departemen/Divisi : Pembelian
Atasan : Kepala Bagian Pembelian Bawahan : Adm dan Tally 4 orang Tugas-tugas Seksi Pembelian :
1. Melaksanakan proses transaksi pembelian.
2. Menginput data pemasok ke dalam system dengan lengkap dan detail. 3. Menginput data pembelian ke dalam system dengan lengkap dan detail. 4. Membuat laporan pembelian seperti laporan pembelian harian,
mingguan, bulanan, dan tahunan serta laporan pembelian per produk. 5. Berkoordinasi dengan bagian produksi pada saat penyerahan raw
material kepada bagian produksi. Tanggung Jawab Seksi Pembelian : 1. Terlaksananya pembelian.
2. Menjamin kondisi raw material (kualitas dan kuantitas) selama perjalanan dari tempat pembelian sampai diserajikan ke bagian produksi.
3. Tersedianya laporan kegiatan pembelian harian, mingguan, bulanan, tahunan dan pembelian per jenis produk.
4. Tersedianya database pemasok.
5. Tersedianya arsip dokumen yang berhubungan dengan bagian pembelian.
KEPALA BAGIAN PENJUALAN
Nama Jabatan : Kepala Bagian Penjualan Departemen/Divisi : Penjualan
Atasan : Manager
Bawahan : Seksi Penjualan Seksi Jasa Pelabuhan Tugas-tugas Kepala Bagian Penjualan :
1. Mengkoordinasikan kegiatan pemasaran produk perusahaan, dalam rangka pencapaian target yang ditetapkan.
2. Merumuskan segmentasi, target bagi produk perusahan sesuai dengan strategi yang ditetapkan.
3. Merumuskan kegiatan promosi.
4. Mengkoordinir laporan bagian penjualan seperti laporan penjualan per periode dan per produk.
5. Mengoptimalisasikan pendapatan dari sector jasa seperti pelabuhan, titip proses ikan, dan lain-lain.
6. Berkoordinasi dengan Manager sehubungan dengan batasan jumlah besarnya piutang per konsumen
Tanggung jawab Kepala Bagian Penjualan :
1. Tercapainya target penjualan, baik dalam volume maupun dalam pendapatan rupiah.
2. Tersusunnya laporan kegiatan penjualan dan per jenis produk. 3. Tersedianya database pembeli/konsumen.
4. Mengusulkan kepada Manager dan Direktur untuk penetapan target penjualan, harga jual, dan diskon produk/jasa perusahaan kepada Manager dan Direktur.
5. Memonitor saldo piutang konsumen dan menjaga kualitas piutang konsumen agar tetap lancar dan sehat.
SEKSI PENJUALAN
Nama Jabatan : Seksi Penjualan Departemen/Divisi : Penjualan
Atasan : Kepala Bagian Penjualan Bawahan : Adm dan Tally 4 orang Tugas-tugas Seksi Penjualan :
1. Memonitor persediaan produk siap jual. 2. Mengawasi proses transaksi penjualan.
3. Menerima pesanan dari pembeli/konsumen 4. Memonitor saldo piutang konsumen
5. Menginput data pembeli/konsumen ke dalam sistem 6. Menginput data penjualan ke dalam sistem
7. Membuat laporan penjualan seperti laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan serta laporan penjualan per produk.
8. Berkoordinasi dengan baik bagian cold storage pada saat penyerahan barang kepada konsumen.
Tanggung Jawab Seksi Penjualan : 1. Terlaksananya pelayanan penjualan
2. Tersedianya laporan kegiata penjualan harian, mingguan, bulanan, tahunan dan per jenis produk
3. Tersedianya database pembeli/konsumen
4. Tersedianya arsip dokumen yang berhubungan dengan penjualan
KEPALA BAGIAN AKUNTANSI
Nama Jabatan : Kepala Bagian Akuntansi Departemen/Divisi : Akuntansi
Atasan : Manager
Bawahan : Staff Akuntansi 1 orang Tugas-tugas Kepala Bagian Akuntansi :
1. Memberikan pengarahan atas pelaksanaan tugas pada bagian lingkup tugasnya dalam implementasi standar akuntansi keuangan agar laporan keuangan telah disajikan dengan wajar.
2. Pelaksanaan dan koordinasi dalam penyusunan laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya, dan dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukam untuk kepentingan internal dan eksternal. 3. Melaksanakan pengwasan harta bergerak dan tidak bergerak perusahaan
yang disajikan dalam laporan keuangan perusahaan melalui pengawasan sistem intern yang memadai.
4. Menjamin proses penyiapan laporan keuangan terlaksana dengan akurat yang mencakup akurasi kode perkiraan input, proses posting sampai tersajinya laporan keuangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan setiap bulannya.
5. Menyiapkan data-data pendukung secara rinci setiap jenis menurut mutasi akun tersebut.
6. Menyiapkan data menyajikan file data atau umur piutang secara rinci setiap bulannya dan sumber pendapatan lainnya.
7. Mengupdate saldo hutang dan piutang secara rinci dan mutasi akun tersebut.
8. Melakukan verifikasi seluruh dokumen dasar, meliputi validitas dan akurasi mengklarifikasikan data biaya atas penggunaan sumber daya manusia dan sumber beban lainnya.
9. Menghitung, memungut dan membayar pajak sesuai peraturan yang berlaku juga mengurus hal-hal yang berhubungan dengan perpajakan. 10. Mengkoordinir sistem pengarsipan data-data yang berhubungan dengan
laporan keuangan perusahaan.
Tanggung Jawab Kepala Bagian Akuntansi :
1. Mengawasi dan mengarahkan langsung staff akuntansi
2. Meyakinkan bahwa verifikasi dokumen penerimaan/pembayaran telah memenuhi prinsip kebenaran account code, ketelitian perhitungan dan kelengkapan dokumen/validitas.
3. Mematuhi ketentuan kode akun agar analisa biaya dan analisa keuangan dapat dilaksanakan secara akurat, serta mengawasi pertambahan, pengurangan aset tetap dan perhitungan penyusutan asset tetap secara administrasi akuntansi.
4. Bertanggung jawab atas kelancaran dan keandalan pengoperasian komputer baik perangkat lunaknya maupun perangkat kerasnya agar laporan keuangan terbit tepat waktu.
5. Mengatur dan mengawasi sistem file laporan dan print out komputer sebagai permanen file meliputi buku besar dan buku pembantu hutang dan piutang.
6. Melayani lembaga/badan pemeriksaan eksternal dalam hal pemeriksaan yang berkaitan dengan tugas yang bersangkutan.
7. Melakukan kontrol biaya terhadap asset tetap sekaligus membuat perhitungan beban penyusutan dan nilai buku asset tetap.
8. Mengontrol nilai persediaan bahan-bahan pembantu dan alat tulis dan analisa umur piutang usaha mengenai latar belakang tidak tertagih. 9. Mengawasi bahwa pembayaran dan dokumen pajak serta penerimaan
pajak telah disetor setiap bulan dengan benar. 10. Mengawasi pengarsipan data-data perusahaan.
11. Menjamin tersajinya laporan keuangan dan laporan pendukung lainnya tepat waktu untuk kepentingan top management.
12. Verifikasi atas dokumen pembayaran terkait dengan penetapan akun perkiraan yang layak, dan menjamin pembayaran telah valid, akurat dan lengkap.
STAFF AKUNTANSI
Nama Jabatan : Staff Akuntansi Departemen/Divisi : Akuntansi
Atasan : Kepala Bagian Akuntansi
Bawahan : -
Tugas-tugas Staff Akuntansi :
1. Berkoordinasi dan membantu Kepala Bagian Akuntansi dan bagian lainnya dalam hal yang berkaitan dengan tugas bagiannya.
2. Melaksanakan fungsi administrasi akuntansi sesuai dengan posedur yang telah ditetapkan dan telah memenuhi standar akuntansi keuangan. 3. Memeriksa kelengkapan dokumen hasil kerja bagian pembelian,
4. Membantu menyiapkan dokumen pajak. Tanggung Jawab Staff Akuntansi :
1. Meyakinkan bahwa dokumen dari bagian produksi, pembelian, penjualan, logistik, SDM, dan keuangan telah memenuhi prinsip kebenaran account code, ketelitian dan kelengkapan dokumen /validitas.
SEKSI PENGADAAN & RUMAH TANGGA
Nama Jabatan : Seksi Pengadaan & Rumah Tangga Departemen/Divisi : Logistik & Umum
Atasan : Kepala Bagian Logistik & Umum Bawahan : Staff 1 orang
Tugas-tugas Seksi Pengadaan & Rumah Tangga :
1. Melakukan koordinasi dengan sub bagian lain yang berhubungan dengan sub bagiannya.
2. Melaksanakan pembelian/pemesanan bahan pembantu dan penyerahannya untuk kebutuhan perusahaan.
3. Melaksanakan seluruh kegiatan Logistik yang meliputi kegiatan pengadaan/pemesanan, pergudangan/penyimpanan, dan pendistribusian persediaan bahan pembantu.
4. Membuat Laporan Operasional seperti laporan pembelian, pemakaian, dan sisa persediaan bahan pembantu, dan Laporan pemeriksaan kondisi gedung secara berskala dan tepat waktu.
5. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan Ka. Bag Logistik & Umum, ataupun tugas-tugas lainnya yang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
Tanggung Jawab Seksi Pengadaan & Rumah Tangga :
1. Memastikan ketersediaan bahan pembantu sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Memastikan pencatatan mutasi barang pembantu (penerimaan, pemakaian, dan sisa bahan pembantu).
3. Memastikan kelayakan kondisi gedung perusahaan.
KEPALA BAGIAN KEUANGAN
Nama Jabatan : Kepala Bagian Keuangan Departemen/Divisi : Keuangan
Atasan : Manager
Bawahan : Kasir
Debt Collector Tugas-tugas Kepala Bagian Keuangan :
1. Mengkoordinasikan dan membantu Manager dengan bagian lain yang berhubungan dengan tugasnya.
2. Mengalokasikan dan menata kelola sumnber dana yang tersedia untuk keperluan modal kerja (biaya operasi), angsuran hutang jatuh tempo dan pembiayaan investasi sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
3. Meyakinkan validasi dan akurasi atas perjanjian maupun kontrak dengan pihak ketiga.
4. Memprediksi perbulan dan mengalokasikan sumber dana yang tersedia untuk keperluan modal kerja (biaya operasi) unit-unit, angsuran hutang yang sudah jatuh tempo dan pembiayaan investasi sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
5. Mengkoordinasi pengumpulan (collection) pendapatan dari kegiatan penjualan.
6. Memeriksa dan menyetujui penerimaan dan pembayaran dan memastikan akurasi atas data-data transaksi untuk informasi keuangan dan sistem pelaporan keuangan (terutama untuk laporan kasus kas harian, mingguan dan bulanan).
7. Menyusun dan membuat prediksi arus kas untuk jangka pendek maupun jangka panjang sebagai informasi kepada Manager dan Direktur.
8. Mengumpulkan data/informasi dari bagian-bagian kerja yang terkait terutama dalam menyusun usulan anggaran.
9. Memberi rekomendasi terhadap rencana mencari pinjaman baru bagi perusahaan, kepada Manager dan Direktur.
10. Menyampaikan informasi jumlah dan jadwal pembayaran lingkup modal kerja hutang jangka panjang, menengah dan jangka pendek.
Tanggung Jawab Bagian Keuangan :
1. Mengendalikan likuiditas dan cash flow terutama yang terkait dengan beban pegawai, administrasi, umum dan lainnya, pembayaran hutang kepada rekanan, kewajiban kepada pihak lain dengan cara pembelanjaan yang tertib menurut prioritas.
2. Mengelola secara baik dan menyetujui informasi keuangan yang ditertibkan, serta menganalisis laporan keuangan guna penyampaian menyusun proyeksi perhitungan laba rugi dan cash flow untuk jangka panjang pendek maupun jangka panjang kepada Manager.
3. Mengawasi pengeluaran dana, sesuai petunjuk Manager dan Direktur dan koordinasi dengan kabag lainnya guna mencegah defisit kas agar perusahaan mampu mencatat laba, efisiensi biaya, juga upaya penekanan biaya operasional pada unit-unit.
4. Mengambil tindakan atas ketepatan/keterlambatan penerimaan piutang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Merekomendasikan atas rencana usulan pengadaan barang dan jasa