21.1 Sumber dana: Sumber dan kecukupan dana, upaya Universitas/Fakultas/ Program dalam menyikapi kondisi pendanaan saat ini dan upaya-upaya penanggulangannya jika terdapat kekurangan.
Persentase perolehan dana dari mahasiswa dibandingkan dengan total penerimaan dana (= PDMHS).
PDMHS ≤ 37% (PDMHS kurang atau sama dengan 37%).
Penggunaan dana untuk operasional (pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat). S-1 Dana bagi mahasiswa sesuai dengan standar yang ditentukan universitas
Dana penelitian dosen dalam tiga tahun terakhir.
S-1 Dana tiap penelitian dosen sesuai dengan standar yang ditentukan universitas.
S-2 S-3
Dana yang diperoleh dalam rangka pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam tiga tahun terakhir
S-1
Dana tiap pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen sesuai dengan standar yang ditentukan universitas.
S-2 S-3
Kecukupan dana yang diperoleh Universitas/Fakultas/Program.
Jika SDM, sarana dan prasarana sudah sangat baik, dan pembiayaan operasional memadai, maka skor pada butir ini = 4.
Jumlah dana mencukupi seluruh keperluan operasional dan pengembangan. Upaya pengembangan dan penanggulangan kekurangan dana.
Upaya dan hasilnya sangat baik.
Universitas/Fakultas/Program memiliki laporan audit keuangan yang memuat keandalan sumber pendanaan dan pemanfaatannya.
Pemilikan laporan audit keuangan yang transparan dan dapat di akses oleh semua pemangku kepentingan.
Ada bukti laporan audit keuangan yang dilakukan secara berkala oleh auditor yang kompeten dan hasilnya dipublikasikan dan ditindaklanjuti oleh Universitas/Fakultas/ Program.
144
21.2 Universitas/Fakultas/Program memiliki bukti mengenai proporsi dana yang dialokasikan untuk pengembangan program akademik dibandingkan dengan investasi pada aspek fisik, sarana dan prasarana.
Perbandingan alokasi dana pengembangan akademik dibanding dana untuk aspek lain digunakan sebagai patokan untuk efisiensi dan efektivitas pemanfaatan dana institusi.
Ada laporan auditor yang kompeten mengenai proporsi dana yang dialokasikan untuk pengembangan akademik >25%.
21.3 Universitas/Fakultas/Program mempunyai sistem monitoring dan evaluasi pendanaan secara internal yang akuntabel terhadap semua unit kerja dengan persetujuan dari pimpinan yang berwenang.
Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku.
Ada mekanisme monitoring dan evaluasi pendanaan serta kinerja yang akuntabel dengan persetujuan pimpinan yang berwenang, dilakukan secara berkala, hasilnya didokumentasikan dan ditindaklanjuti.
21.4 Universitas/Fakultas/Program memiliki mekanisme penetapan biaya pendidikan yang dibebankan kepada mahasiswa serta laporan proses pengambilan keputusan.
Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikut sertakan semua pemangku kepentingan termasuk perwakilan mahasiswa.
Ada mekanisme yang terdokumentasi tentang penetapan biaya pendidikan yang dibebankan pada mahasiswa berdasarkan hasil analisis kebutuhan yang mempertimbangkan kemampuan pemangku kepentingan.
21.5 Universitas/Fakultas/Program mampu memperoleh dukungan dana untuk program akademik dari dana masyarakat diluar Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP).
Perolehan dana dari luar institusi merupakan upaya untuk mendorong partisipasi aktif masyarakat dalam peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia.
145
21.6 Universitas/Fakultas/Program memiliki sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, menggunakan teknologi informasi yang mencakup sistem inventarisasi, pola pelaporan berkala.
Kepemilikan sistem informasi yang terintegrasi untuk pengelolaan sarana dan prasarana yang transparan, akurat dan cepat.
Ada bukti tentang sistem pengelolaan sarana dan prasarana berbasis sistem informasi yang terintegrasi atau secara manual yang akurat, mencakup :(1) Perencanaan; (2) Pengadaan; (3) Pemeliharaan; (4) Pemutakhiran; (5) Penghapusan; (6) Resource sharing dengan sistem pelaporan berkala dan dapat diakses oleh pemangku kepentingan.
21.7 Universitas/Fakultas/Program memiliki kebijakan, pedoman, panduan, dan peraturan yang jelas tentang keamanan dan keselamatan penggunaan sarana dan prasarana untuk semua unit kerja.
Memiliki kebijakan tentang keamanan dan keselamatan penggunaan sarana dan prasarana.
Ada bukti berupa dokumen tertulis mengenai:(1) Kebijakan;(2) Peraturan;(3) Pedoman atau buku panduan yang jelas berkaitan dengan keamanan dan keselamatan penggunaan sarana dan prasarana serta tersosialisasi dengan baik serta dijadikan acuan untuk menyusun pedoman oleh semua unit kerja dibawahnya.
21.8 Universitas/Fakultas/Program mempunyai dokumen kepemilikan, hibah, sewa, atau pinjam melalui kesepakatan atau perjanjian sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku antara Universitas/Fakultas/ Program dan pihak terkait.
Pemilikan dokumen yang sah tentang kepemilikan dan penggunaan menggunaan sarana dan prasarana.
80% - 100% sarana dan prasarana dimiliki institusi/negara/ yayasan, yang dibuktikan dengan dokumen yang sah, di mana sisanya dibuktikan dengan dokumen perjanjian sewa/pinjam yang sah.
21.9 Universitas/Fakultas/Program menyediakan sarana dan prasarana pembelajaran yang terpusat dan dapat diakses serta dimanfaatkan dengan optimal.
Penyediaan sarana dan prasarana pembelajaran tingkat terpusat untuk mendukung interaksi akademik antara mahasiswa, dosen, pakar, dan narasumber lainnya dalam kegiatan-kegiatan pembelajaran.
Ada bukti bahwa Universitas/Fakultas/Program menyediakan sarana dan prasarana pembelajaran yang terpusat, antara lain perpustakaan, ruang multimedia, laboratorium bahasa, pusat komputer, self access learning, dll, dan dapat diakses serta dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen.
146
Investasi untuk pengadaan sarana dalam tiga tahun terakhir dibandingkan dengan kebutuhan saat ini.
Sangat memadai, sehingga tidak hanya untuk pengadaan sarana pendukung proses pembelajaran, juga untuk sarana kegiatan ekstra kurikuler.
MANUAL MUTU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER
2015
ii
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER MANUAL MUTU
iii
MANUAL MUTU
No. Dok.: 00007 18000
No. Revisi : 01 Tgl. Terbit : 20 Desember 2015 Halaman iiidari 50
DAFTAR REVISI
No.Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi
1. 20 Desember
2015
1 - 50 Menggunakan
header disetiap halaman
Tidak menggunakan header disetiap halaman
Lampiran Tidak ada lampiran kebijakan mutu
iv
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT., akhirnya dokumen Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Jember ini dapat kami selesaikan. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam penyusunan Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.
Universitas Muhammadiyah Jember menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada stakeholders. Layanan akademik yang bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu akademik yang baik. Salah satu sistem manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai aspek termasuk layanan akademik di perguruan tinggi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diharapkan mampu mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif serta mampu bersaing di tingkat nasional dan internasional.
Manual Mutu ini menjadi salah satu pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember.
Jember, 20 Desember 2015
Rektor Universitas Muhammadiyah Jember
v
KOMITMEN MANAJEMEN
Universitas Muhammadiyah Jember menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders).
Sehubungan dengan itu maka Universitas Muhammadiyah Jember berkomitmen untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu terintegrasi dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember, sehingga tercapai peningkatan mutu secara berkelanjutan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini akan mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten, kompetitif, dan berakhlak mulia, serta dapat bersaing di tingkat global.
Jember, 20 Desember 2015
Rektor Universitas Muhammadiyah Jember
vi
DAFTAR ISI
Halaman Sampul ... i Halaman Pengesahan ... ii Daftar Revisi ... iii Kata Pengantar ... iv Komitmen Manajemen ... v Daftar Isi ... vi BAB I PENDAHULUAN
1.1. Visi dan Misi ... 1 1.1.1. Visi ... 1 1.1.2. Misi ... 1 1.1.3. Tujuan ... 1 1.2. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Jember ... 2 1.3. Manual Mutu ... 2 1.3.1. Latar Belakang ... 2 1.3.2. Ruang Lingkup Manual Mutu ... 3 1.3.3. Tujuan Manual Mutu ... 3 1.3.4. Pengendalian Dokumen Manual Mutu ... 4 BAB II KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU
2.1. Istilah dan Definisi ... 6 2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu ... 7 2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu ... 8 2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu ... 8 2.5. Landasan Sistem Penjaminan Mutu ... 8 2.6. Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu ... 9 2.7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi ... 9 2.7.1. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi ... 9 2.7.2. Tujuan Penjaminan Mutu ... 10 2.7.3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember... 10 2.7.4. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah
Jember ... 11 2.7.5. Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Jember ... 14 2.7.6. Proses Manajemen Mutu ... 15 2.7.7. Model SPM Universitas Muhammadiyah Jember... 16 BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU
3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember ... 17 3.2. Badan/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember ... 17 3.2.1. Visi LPM Universitas Muhammadiyah Jember. ... 19 3.2.2. Misi LPM Universitas Muhammadiyah Jember ... 19 3.2.3. Lingkup Kerja UPM Universitas Muhammadiyah Jember ... 20 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab UPM ... 20
vii
3.3.1. Tugas Manajerial Ka UPM ... 20 3.3.2. Wewenang Ka. UPM ... 21 3.3.3. Tanggung Jawab Ka. UPM ... .. 22 3.3.4. Tanggung Jawab Ka. UPM ... .. 23 BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Persyaratan Umum . ... 24 4.2. Persyaratan Dokumentasi . ... 24 4.2.1. Umum ... 24 4.2.1.1. MM (Manual Mutu). ... 24 4.2.1.2. PM (Prosedur Mutu). ... 24 4.2.1.3. IK (Instruksi Kerja). ... 25 4.2.1.4. R (Rekanan). ... 25 4.2.1.5. F (Formulir). ... 25 4.2.2. Manual Mutu ... 26 4.2.3. Pengendalian Dokumen ... 26 4.2.4. Pengendalian Rekaman ... 26 BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 Komitmen Manajemen ... 27 5.2. Fokus Pada Mahasiswa ... 27 5.3. Kebijakan Mutu ... 28 5.4. Perencanaan ... 28 5.4.1. Sasaran Mutu ... 28 5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ... 29 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi ... 29 5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang ... 29 5.5.2. Wakil Managemen ... 29 5.5.3. Komunikasi Internal ... 30 5.6. Tinjauan Manajemen ... 30 5.6.1. Umum ... 30 5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen ... 30 5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen ... 31 BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumberdaya... 32 6.2. Sumberdaya Manusia ... 32 6.2.1. Umum ... 32 6.2.2. Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan ... 32 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja ... 33 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik ... 33 BAB VII REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI
7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT ... 35 7.1.1. Pendidikan/Pengajaran ... 35 7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat ... 36
viii
7.2. Proses Terkait Mahasiswa ... 37 7.2.1. Penetapan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT ... 38 7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT ... 38 7.2.3. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Universitas
Muhammadiyah Jember ... 39 7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian
dan Pengabdian Kepada Masyarakat ... 39 7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan ... 39 7.3.2. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT ... 40 7.3.3. Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT ... 41 7.3.4. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT ... 41 7.3.5. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT ... 41 7.3.6. Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT ... 41 7.3.7. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT .. 42 7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Jember ... 42 7.4.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa ... 42 7.4.2. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa ... 43 7.4.3. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan ... 43 7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat ... 44 7.5.1. Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT ... 44 7.5.2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT... 44 7.5.3. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT ... 45 7.5.4. Barang dan Informasi Milik Pelanggan / Stakeholder ... 45 7.5.5. Penyimpanan Barang dan Informasi ... 45 7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan ... 46 BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1. Panduan Umum ... 47 8.2. Pemantauan Dan Pengukuran ... 47 8.2.1. Kepuasan Pelanggan ... 47 8.2.2. Audit Internal ... 47 8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses ... 48 8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Pendidikan ... 48 8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai ... 48 8.4. Analisa Data ... 49 8.5. Perbaikan ... 49 8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan ... 49 8.5.2. Tindakan Korektif ... 50 8.5.3. Tindakan Pencegahan ... 50 Lampiran
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Jember
1.1.1 Visi
UM Jember menjadi Perguruan tinggi yang unggul dalam IPTEKS bernafaskan nilai-nilai Keislaman.
1.1.2 Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan yang bermutu dan mutakhir.
2. Menyelenggarakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka meningkatkan kesejahteraan umat.
3. Menyelenggarakan pengelolaan Universitas yang amanah dan transparan.
4. Menyelenggarakan interaksi Islami antar sivitas akademika.
5. Menyelenggarakan kerjasama dengan pihak lain yang saling memberi manfaat.
1.1.3 Tujuan
1. Menghasilkan lulusan yang berakhlak mulia, kompetitif dan inovatif.
2. Menghasilkan IPTEK untuk meningkatkan kesejahteraan umat. 3. Terwujudnya tata kelola universitas yang produktif, efektif, efisien,
transparan, akuntabel dan berkelanjutan.
4. Terwujudnya sivitas akademika yang mampu menjadi teladan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5. Terlaksananya jalinan kerjasama dengan berbagai pihak sebagai implementasi caturdarma universitas.
2
1.2 Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Jember
Struktur organisasi Universitas Muhammadiyah Jember digambarkan pada gambar berikut ini :
1.3 Manual Mutu
1.3.1 Latar Belakang
Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Jember disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan memenuhi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008 dan Standar Akreditasi BAN PT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi Universitas Muhammadiyah Jember, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal di Universitas Muhammadiyah Jember.
3
Universitas Muhammadiyah Jember melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan Universitas Muhammadiyah Jember secara berkelanjutan, dengan demikian mutu penyelenggaraan pendidikan di Universitas Muhammadiyah Jember diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau Badan Akreditasi Internasional.
Dalam penerapan SPMI, Universitas Muhammadiyah Jember memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Universitas Muhammadiyah Jember akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Oleh karena itu, Universitas Muhammadiyah Jember menyusun dokumen SPMI sebagai berikut:
Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan Universitas Muhammadiyah Jember.
Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Jember, Standar dan Sasaran Mutu, Prosedur Sistem, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan Borang-borang.
1.3.2 Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu Universitas Muhammadiyah Jember dan merupakan persyaratan Sistem Manajemen Mutu. yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Universitas Muhammadiyah Jember. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dengan pedoman implementasinya
4
dalam layanan pendidikan, peraturan-peraturan pemerintah RI, persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan profesi akreditasi BAN-PT.
1.3.3 Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu bertujuan untuk:
Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di Universitas Muhammadiyah Jember, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.
Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001 : 2008.
Mencerminkan komitmen Universitas Muhammadiyah Jember dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.
1.3.4 Pengendalian Dokumen Manual Mutu
Dokumen Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Jember disusun dalam delapan (8) bagian sesuai persyaratan ISO 9001:2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Koordinator Mutu (KM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan Universitas Muhammadiyah Jember. Selanjutnya konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh pimpinan Universitas Muhammadiyah Jember. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen
5
terkendali dan mengikuti Prosedur Pembuatan dan Pengendalian Dokumen Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dan Prosedur Pengendalian Rekaman SPM.
6
BAB II
KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU
2.1. Istilah dan Definisi
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
b. Jaminan Mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat
tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji
kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya. e. Kebijakan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap,
pandangan Universitas Muhammadiyah Jember tentang suatu hal.
f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Universitas Muhammadiyah Jember.
g. Prosedur adalah dokumen yang berisi ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan operasional dan tahap-tahap pelaksanaan kegiatannya.
h. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan Universitas
7
Muhammadiyah Jember dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pendidikan dan pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pendidikan dan pelatihan; serta pengguna lulusan.
i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Universitas Muhammadiyah Jember, Fakultas/Program studi dan unit pendukung baik di tingkat Universitas Muhammadiyah Jember maupun Prodi yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
j. Unit pendukung adalah unit yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan.
k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.
l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
n. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu
Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/ pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM ada sembilan prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah:
1. Komitmen terhadap mutu.
2. Fokus kepada pelanggan/Stakeholder. 3. Kepemimpinan.
4. Melibatkan semua orang. 5. Pendekatan proses.
6. Pengelolaan manajemen menggunakan pendekatan sistem. 7. Perbaikan/peningkatan berkelanjutan.
8. Pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan. 9. Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan.
8
2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu
Ruang lingkup penerapan SPM adalah pada seluruh bagian dalam lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses bisnis ini dan proses-proses kegiatan penunjang lainnya.
Gambar 2.1 Proses Pendidikan Universitas Muhammadiyah Jember
2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu
Tujuan mengimplementasikan SPM adalah:
1. Untuk Peningkatan kualitas akademik berkelanjutan.
2. Untuk Memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif dan efisien.
3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
2.5. Landasan Sistem Penjaminan Mutu
Rujukan yang digunakan adalah:
1. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 Jo. No. 32 Tahun 2013, Perubahan Kedua No. 13 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.
9
2. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
4. Akreditasi Program Studi Sarjana, dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009.
5. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Jember. 6. Statuta Universitas Muhammadiyah Jember. 7. Renstra Universitas Muhammadiyah Jember. 8. Persyaratan SMM ISO 9001 : 2008.
9. Panduan SPMI Depdiknas Republik Indonesia
2.6. Perangkat dan Dokumen dalam Sistem Penjaminan Mutu
Membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan harus tersedia /memiliki perangkat sistem dari SPM yang terdokumentasi .
Perangkat sistem dalam SPM terdiri : 1. Manual Mutu
2. Kebijakan Mutu 3. Sasaran Mutu 4. Prosedur Sistem
5. Standar Operasional Prosedur 6. Instruksi Kerja
7. Formulir dan dokumen pendukung lainnya
2.7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
2.7.1. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila : a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan
misinya (aspek deduktif).
b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa:
10
Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs)
Kebutuhan dunia kerja (industrial needs)
Kebutuhan professional (professional needs)
Dengan demikian, Perguruan Tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan di atas.
2.7.2. Tujuan Penjaminan Mutu
Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan
stakeholders melalui penyelenggaraan Tri Dharma. Pencapaian tujuan
penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh Perguruan Tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui kegiatan Audit Mutu Internal, sehingga obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di Perguruan Tinggi dapat diwujudkan.
2.7.3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember
Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember, selanjutnya disebut SPM Universitas Muhammadiyah Jember, merupakan bagian dari manajemen Universitas Muhammadiyah Jember yang tidak terpisahkan dengan tanggung jawab pimpinan Universitas Muhammadiyah Jember, Fakultas, Lembaga dan pimpinan unit. Desain dan Implementasi SPM Universitas Muhammadiyah Jember didasarkan dan menggunakan Konsep Quality Manajemen
System (QMS) ISO 9001, Quality Assurance System (QAS) dan Total Quality Manajement (TQM) dengan berorientasi pada Misi, Visi dan
Tujuan Universitas Muhammadiyah Jember serta persyaratan dan harapan pelanggan/ stakeholders Universitas Muhammadiyah Jember.
Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Jember dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan pengajaran/akademik,
11
penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan.
Penerapan SPM di tingkat Universitas Muhammadiyah Jember, Prodi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Jember, yang mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu, Prosedur Sistem, SOP, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses pembelajaran, sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan kepuasan pelanggan/ stakeholders Universitas Muhammadiyah Jember.
Penerapan SPM di Universitas Muhammadiyah Jember