Orang terlalu aktif berbicara: Dalam kasus adanya orang yang selalu ingin bersuara dalam rapat, Anda harus tegas untuk dapat memotong pembicaraannya dengan sopan dan mengingatkan semua orang untuk tetap fokus pada poin-poin agenda dan menyetir diskusi agar kembali ke pokok bahasan semula itu. Juga Anda sebutkan pula target waktu dan perkembangan rapat dalam kaitannya Anda perlu memotong pembicaraannya.
Orang terlalu berhasrat: Hal yang sama dapat Anda lakukan pada orang-orang yang sangat berhasrat ingin menyampaikan gagasannya agar bisa diterima dan merasa bahwa orang lain kurang begitu menunjukkan dukungan kepadanya. Sekali lagi, pastikan bahwa mereka mendapatkan
kesempatan untuk menyuarakan pendapatnya, namun juga tegaskan bahwa orang lain juga punya hak yang sama, berkesempatan menyampaikan pandangannya. Potong pembicaraannya dengan sopan dan simpulkan saja isi pandangannya tatkala dia masih ingin mengulangi lagi gagasan- gagasannya. Ingatlah, bahwa rapat bukanlah forum yang memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk bermonolog panjang lebar.
Orang pemarah: Bila topik yang Anda diskusikan berpotensi menjadi bahan perdebatan sengit, artinya amarah siap meledak. Jika Anda merasa situasi memanas dan cacian—bukan gagasan— yang mendominasi perdebatan, maka Anda harus segera bersikap untuk meredam situasi. Sarankan suatu rehat di luar ruang rapat selama sekitar 15 menit, sehingga memberi peluang bagi semua peserta untuk menenangkan diri dan mengevaluasi apa yang telah terjadi. Bila nada suara-suara itu tinggi, maka samakan nada suara Anda, lalu menurunkan volume kembali ke nada orang berbicara normal. Ini akan membuat alur diskusi kembali ke trek awal yang stabil.
Orang pembuat masalah: Beberapa orang bisa menjadi mimpi buruk untuk diajak kerja sama.
Mereka merasa terancam dengan eksistensi orang lain, sehingga lalu menyembunyikan
kekurangannya dengan mencoba menyuarakan gagasan-gagasan murahan atau lebih memilih berfokus pada bagaimana mereka mengatakannya ketimbang apa esensi dari yang dikatakannya (berdalih tentang pilihan kata, sebagai contoh). Para orang pembuat masalah mungkin akan menggunakan rapat sebagai forum untuk
menyeruakkan keluhan-keluhan baru dan lama, sehingga Anda perlu untuk mempersiapkan diri menghadapi mereka. Lakukan sedikit riset sehingga dapat Anda menggunakan fakta-fakta nyata untuk meredam komentar-komentar basi yang mungkin mereka luncurkan. Pastikan bahwa Anda terlihat netral (walau dalam hati mungkin amarah Anda bergejolak), dan sapu perilaku para pembuat masalah sedini mungkin. Bersikaplah tegas karena orang-orang akan cepat lelah mendengar celotehan yang tidak jelas poinnya. ✔Pastikan bahwa hanya satu diskusi per sesi. Rapat seringkali menjadi melenceng dari agenda karena orang-orang justru seakan membuat „rapat sendiri‟ saat sesi utama dimulai. Ini bisa terjadi dari seseorang yang ngobrol berbisik-bisik dan kasak- kusuk, bertukar sobekan catatan, hingga memang benar-benar membuat rapat tandingan. Anda tidak akan dapat menyelesaikan rapat dengan tepat waktu jika semua itu Anda biarkan. Jadi, ambil inisiatif untuk menghentikan hal-hal yang dapat mengalihkan masalah ini dengan menyapa orang yang terkait dan menanyakan apa ada gagasan-
gagasan yang ingin mereka sampaikan. Sebagai contoh, Anda dapat mengatakan: “Maaf,
kelihatannya ada yang kurang pas di mata Anda. Mungkin ada yang ingin Anda sampaikan sebelum kita lanjutkan? Karena perjalanan rapat kita masih panjang hari ini.” Bersikaplah tegas, bukan agresif, sopan tapi lugas.
✔Buatlah kesimpulan di tiap interval rapat dan dengan jelas pertegas kembali poin-aksi yang sudah disepakati dalam rapat.
Kesalahan Umum
✗Anda tidak melakukan persiapan dengan baik
Rapat dapat menjadi hal yang membosankan, namun jika Anda mengetahui akan memimpin atau mengikuti rapat yang berpotensi ricuh, maka akan lebih baik jika Anda mempersiapkan diri dengan benar. Pastikan bahwa Anda mampu memacu rapat dengan agenda yang relevam sehingga Anda punya waktu menjawab hal-hal remeh dengan fakta. Jika Anda mengetahui bahwa para peserta rapat terlihat kurang semangat, maka coba perhatikan sisi lain, logistik, seperti tempat duduk rapat dan makan siang. Ini memang terlihat seperti detail-detail kecil, namun benar-benar
memperhatikan sisi ini akan dapat membedakan mana rapat produktif meski diwarnai tensi, dan mana rapat yang benar-benar hanya memunculkan perselisihan.
✗Anda tidak dapat mengatasi para pembuat masalah
Akan sangat penting, dalam posisi Anda sebagai pimpinan rapat, untuk meredam situasi yang
berpotensi meledak. Jika ada satu orang (atau satu kelompok) bersikap tidak membiarkan orang lain menyampaikan aspirasinya, membuat komentar- komentar tak perlu, atau selalu menganggu saat presentasi laporan, maka dipastikan tujuan rapat tidak akan dapat Anda capai. Untuk itu Anda perlu bertindak.
Tundalah rapat untuk sementara waktu sambil Anda berusaha mengatasi para biang masalah ini dengan berbicara dengan mereka baik-baik. Mintalah kepada mereka, untuk menyampaikan aspirasi mereka secara formal jika memang ada. Lalu jelaskan kembali agenda dan tujuan rapat. Pertegas bahwa kontribusi mereka dengan cara seperti itu tidak dapat diterima dalam rapat. Jika memang dibutuhkan, mintalah rehat selama 10 menit atau lebih untuk memberi kesempatan kepada semuanya agar lebih tenang sebelum melanjutkan rapat kembali.
LANGKAH SUKSES
✔Adakanlah rapat bila hanya memang membutuhkannya.
✔Bila sebuah rapat memang perlu diadakan, berikan semua peserta pengumuman sejelas mungkin.
✔Persiapkan waktu untuk mempersiapkan diri sebaik mungkin dan telaah kembali tujuan rapat. ✔Pastikan hanya satu topik diskusi di tiap sesi rapat.
✔Berikan semua orang kesempatan untuk menyampaikan poin-poin pandangan mereja dan jangan biarkan percakapan “dibajak” oleh segelinir orang saja.
Link Penting
Meeting Wizard:
