BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
6. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas
PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 1991. Nama lengkap perusahaan adalah PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, yang disingkat dengan PT. Pelabuhan I, berkantor pusat di Jalan Krakatau Ujung No. 100 Medan 20241, Sumatera Utara, Indonesia.
Struktur organisasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I menggunakan model struktur organisasi berbentuk garis, di mana struktur tersebut arahnya bergerak vertikal ke bawah. Setiap karyawan bertanggung jawab kepada pimpinan masing-masing sehingga tercipta kesatuan komando. Struktur model ini memperhatikan dengan jelas pembagian tugas, fungsi, tanggung jawab, dan wewenang setiap bagian dalam perusahaan, sehingga perusahaan dapat bertanggung jawab dengan uraian tugas yang ada. Organisasi perusahaan terdiri dari:
1) Kantor Pusat 2) Cabang Pelabuhan 3) Perwakilan
4) Unit Pelaksana Teknis 5) Anak Perusahaan 6) Perusahaan Patungan
8) Kerjasama Operasi Perusahaan dengan Pihak Lain Penjenjangan struktural pada Kantor Pusat terdiri dari: 1) Dewan Direksi yang dipimpin oleh Direktur Utama 2) Direktur sebagai Kepala Direktorat
3) Senior Manajer dan setingkatnya
4) Asisten Senior Manajer dan setingkatnya
Sedangkan Penjenjangan struktural pada cabang/unit terdiri dari: 1) General Manajer Cabang atau Manajer Cabang
2) Manajer Divisi dan setingkatnya
3) Asisten Manajer Divisi dan setingkatnya
Adapun pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I adalah sebagai berikut:
1) Direksi
Direksi adalah pimpinan dan pengurus perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan. Direksi mempunyai tugas:
a) Memimpin, mengurus, dan mengelola Perseroan sesuai dengan tugas pokok perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perseroan.
b) Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan.
c) Mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan, baik yang berhubungan dengan maupun yang timbul sebagai akibat dari pelaksanaan tugas.
d) Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan oleh RUPS. e) Merumuskan kebijakan perusahaan sesuai dengan kebijakan umum
yang telah ditetapkan oleh RUPS.
f) Menyiapkan rencana kerja tahunan perusahaan lengkap dengan anggaran keuangan tepat pada waktunya.
g) Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan perusahaan dan perhitungan hasil usaha menurut cara dan waktu yang telah ditetapkan oleh RUPS.
Direksi merupakan suatu kesatuan dewan yang terdiri atas: a) Direktur Utama
Direktur Utama memiliki tugas sebagai berikut:
(1) Untuk dan atas nama Direksi serta mewakili peeseroan menerima petunjuk dan bertanggung jawab kepada RUPS tentang kebijakan umum untuk menjalankan tugas pokok perusahaan dan tugas lain yang ditetapkan oleh RUPS.
(2) Mengendalikan pelaksanaan kebijakan direksi yang dilakukan oleh para direktur.
b) Direktur Pemasaran dan Pengembangan Usaha
Direktur Pemasaran dan Pengembangan Usaha mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan tugas pemasaran, penyusunan trafik produksi dan pendapatan (TPP), pengembangan usaha, perencanaan teknik dan konstuksi, serta peralatan sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Usaha membawahi bidang:
(1) Bidang Pemasaran
Bidang Pemasaran mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, menyusun program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan pengkajian pasar dan penyusunan TPP serta tarif, promosi, hubungan pelanggan, dan pengkajian kerjasama usaha. Bidang Pemasaran membawahi Sub bidang Pengkajian Pasar, Sub Bidang Promosi dan TPP, dan Sub Bidang Kerjasama Usaha.
(2) Bidang Perencanaan dan Pengembangan Usaha
Bidang Perencanaan dan Pengembangan Usaha mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan corporate plan dan
business plan, pelaksanaan penelitian bidang potensi usaha,
peluang bisnis serta penyusunan master plan dan tata guna lahan, serta analisis mengenai dampak lingkungan (AMDAL). Bidang Perencanaan dan Pengembangan Usaha membawahi Sub Bidang Perencanaan Perusahaan dan Sub Bidang Lingkungan Hidup dan
Master Plan.
(3) Bidang Peralatan
Bidang Peralatan mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan pengadaan dan pemeliharaan, alat bongkar muat,
teknik mesin, instalasi listrik dan air, instalasi minyak, dan telekomunikasi, serta merencanakan kebutuhan peralatan dan bahan keperluan teknik dalam rangka menunjang kelancaran pelayanan dan pengusahaan jasa kepelabuhanan. Bidang Peralatan membawahi Sub Bidang Mesin, Listrik, Air, Telekomunikasi, dan Kapal dan Sub Bidang Alat Bongkar Muat.
(4) Bidang Fasilitas
Bidang Fasilitas mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan penyusunan kegiatan survey, rancang bangun, pemeliharaan bangunan, pemeliharaan alur dan kolam, pembangunan fasilitas serta memberikan rekomendasi teknis untuk mendirikan bangunan. Bidang Fasilitas membawahi Sub Bidang Rekayasa dan Sub Bidang Pemeliharaan.
c) Direktur Operasi
Direktur Operasi mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan kegiatan bidang operasi pelayanan jasa kepelabuhanan, yang meliputi pelayanan kapal dan barang, bina usaha, teknologi informasi, manajemen risiko dan jaminan mutu, sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Direktur Operasi membawahi bidang:
(1) Bidang Pelayanan Kapal dan Barang
Bidang Pelayanan Kapal dan Barang mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja,
menyelenggarakan serta mengendalikan pelayanan kapal, pelayanan barang, penyiapan armada, dan pelayanan terminal penumpang. Bidang Pelayanan Kapal dan Barang membawahi Sub Bidang Pelayanan Kapal, Sub Bidang Pelayanan barang, Sub Bidang Pelayanan Armada, dan Sub Bidang Pelayanan Terminal Penumpang.
(2) Bidang Bina Usaha
Bidang Bina Usaha mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan pengusahaan tanah, perairan, bangunan, air dan listrik, pengusahaan pada Unit Terminal Peti Kemas dan pada unit usaha lainnya serta anak perusahaan. Bidang Bina Usaha membawahi Sub Bidang Pelayanan Bina Usaha I, Sub Bidang Pelayanan Bina Usaha II, dan Sub Bidang Aneka Usaha.
(3) Bidang Teknologi Informasi
Bidang Teknologi Informasi mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan pengembangan perangkat keras, rekayasa sistem aplikasi perangkat lunak, jaringan LAN/WAN, e-mail, website, portal, serta penyajian data dan pelaporan simoppel. Bidang Teknologi membawahi Sub Bidang Pengembangan dan Penerapan Aplikasi, Sub Bidang Perangkat Keras dan Jaringan, Sub Bidang Penyajian Data dan Pelaporan Simoppel.
(4) Bidang Manajemen Risiko dan Manajemen Mutu
Bidang Manajemen Risiko dan Manajemen Mutu mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan kegiatan manajemen risiko, penerapan, pengembangan, pemeliharaan sistem manajemen mutu, implementasi kegiatan keselamatan dan kesehatan kerja (K3), dan penerapan sistem pengamanan pelabuhan secara internasional (ISPS Code). Bidang Manajemen Risiko dan Manajemen Mutu membawahi Sub Bidang Manajemen Risiko dan K3 dan Sub Bidang Manajemen Mutu dan ISPS Code.
d) Direktur Keuangan
Direktur Keuangan mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan bidang akuntansi manajemen, perbendaharaan, akuntansi keuangan, serta kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan perusahaan. Direktur Keuangan membawahi bidang:
(1) Bidang Akuntansi Manajemen
Bidang Akuntansi Manajemen mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan, pengendalian serta pelaporan anggaran, analisis biaya, kelayakan pendanaan investasi dan kinerja keuangan dalam rangka menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Bidang Akuntansi
Manajemen membawahi Sub Bidang Anggaran dan Sub Bidang Akuntansi biaya.
(2) Bidang Perbendaharaan
Bidang Perbendaharaan mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan persediaan dan kassa, kegiatan tata usaha keuangan, analisis pengelolaan dana, lalu lintas keuangan, dan hutang piutang dalam rangka menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Bidang Perbendaharaan membawahi Sub Bidang Persediaan dan Kassa, Sub Bidang Tata Usaha Keuangan, dan Sub Bidang Hutang Piutang.
(3) Bidang Akuntansi Keuangan
Bidang Akuntansi Keuangan mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan akuntansi umum, verifikasi dan perpajakan dalam rangka menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Bidang Akuntansi Keuangan membawahi Sub Bidang Akuntansi Umum, Sub Bidang Verifikasi, dan Sub Bidang Perpajakan.
(3) Bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan
Bidang Kemitraan dan Bina Lingkungan mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan kemitraan dan bina lingkungan dalam rangka menunjang pencapaian tujuan
perusahaan. Bidang kemitraan dan bina lingkungan membawahi Sub Bidang Pembinaan Kemitraan dan Bina Lingkungan dan Sub Bidang Administrasi dan Pelaporan.
e) Direktur Personalia dan Umum
Direktur Personalia dan Umum mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan bidang perencanaan dan pengembangan organisasi dan sumber daya manusia, memelihara hubungan ketenagakerjaan, administrasi sumber daya manusia dan kesejahteraan sumber daya manusia serta administrasi umum sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan perusahaan. Direktur Personalia dan Umum membawahi bidang:
(1) Bidang Perencanaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia
Bidang Perencanaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan perencanaan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, program pelatihan, dan penegembangan sumber daya manusia dalam rangka menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Bidang Perencanaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia membawahi Sub Bidang Perencanaan dan Pengembangan Organisasi dan Sub Bidang Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Bidang Administrasi dan Kesejahteraan Sumber Daya Manusia mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan hubungan ketenagakerjaan, administrasi dan kesejahteraan sumber daya manusia dalam rangka menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Bidang Administrasi dan Kesejahteraan Sumber Daya Manusia membawahi Sub Bidang Hubungan Ketenagakerjaan, Sub Bidang Administrasi SDM, dan Sub Bidang Kesejahteraan SDM.
(3) Bidang Umum/Kepala Kantor Pusat
Bidang Umum/Kepala Kantor Pusat mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, penyusunan program kerja, menyelenggarakan serta mengendalikan kegiatan umum yang meliputi administrasi perkantoran, keprotokolan perusahaan, inventaris perusahaan dan kerumahtanggaan, keamanan perusahaan, serta keuangan kantor pusat. Bidang umum membawahi Sub Bidang Tata Usaha Perkantoran, Sub Bidang Kerumahtanggaan dan Keamanan Perusahaan, dan Sub Bidang Administrasi Kantor Pusat.
2) Satuan Pengawasan Intern (SPI)
Satuan Pengawasan Intern mempunyai tugas membantu Direktur Utama dalam melakukan penilaian secara independen atas sistem pengendalian pengelolaan perusahaan dan penilaian atas pelaksanaan pengelolaan melalui pemeriksaan keuangan dan operasional pada Kantor Pusat, Cabang-cabang pelabuhan, dan Unit-unit di lingkungan perusahaan serta memberikan laporan dan
saran-saran perbaikan kepada Direktur Utama dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang efisien, efektif, dan ekonomis dalam rangka mendorong perwujudan Good Corporate Governance. Kepala Satuan Pengawasan Intern membawahi Pengawas Bidang dan Tata Usaha Satuan Pengawasan Intern. Struktur organisasi SPI dapat dilihat pada lampiran i.
a) Visi
Diakui luas oleh stakeholders sebagai auditor internal yang profesional, mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan, dan membantu terciptanya Good
Corporate Governance.
b) Misi
SPI dibangun dengan misi utama untuk membantu komisaris, direksi, dan manajemen PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dalam memenuhi kewajibannya memastikan pencapaian tujuan operasional perusahaan. Untuk pencapaian misi ini, SPI melakukan review dan evaluasi terhadap proses pengendalian kegiatan operasi, pengelolaan risiko, dan corporate governance. SPI melakukan audit, konsultasi, serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan proses pengelolaan perusahaan.
• Melakukan assessment independent terhadap kecukupan dan efektivitas sistem, prosedur, dan pengendalian yang ada di perusahaan.
• Membantu kemitraan yang proaktif dengan manajemen dan membantunya mewujudkan pencapaian tujuan bisnis perusahaan.
• Memberikan nilai tambah kepada klien dengan: 1. Mengembangkan fokus kepada klien.
2. Merekomendasikan solusi-solusi atas risiko yang teridentifikasi. 3. Menyajikan feedback yang tepat waktu.
4. Melakukan evaluasi terhadap efektivitas, efisiensi, dan kehematan operasi.
5. Berbagai pengalaman, pengetahuan, dan best practices.
6. Mengarahkan proses audit agar memenuhi kebutuhan dan tujuan dari klien.
7. Melaksanakan audit yang cost-effective dengan memanfaatkan penggunaan teknologi dan teknik audit yang sudah maju. 8. Melaksanakan review quality assurance atas proses audit. 9. Membantu pencegahan dan deteksi kecurangan dan KKN. • SPI PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) melakukan setiap aktivitas
penugasan dengan penuh integritas dan obyektivitas. c) Sasaran SPI
Fungsi assurance dan konsultasi SPI dilakukan dengan sasaran teridentifikasinya risiko perusahaan, tersedianya pengendalian intern yang memadai dan bekerja secara efisien dan efektif, dan terwujudnya good governance dalam perusahaan. d) Wewenang SPI
SPI mempunyai wewenang untuk:
1. Memperoleh informasi, dalam waktu layak, dari seluruh pegawai dalam rangka menjalankan fungsinya sebagai assurance.
2. Mengalokasikan sumber daya audit, menentukan fokus, ruang lingkup dan jadwal audit, serta menerapkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit.
3. Melakukan konsultasi dan menyampaikan laporan kepada Direktur Utama secara langsung.
e) Kewajiban SPI SPI berkewajiban untuk:
a. Membantu direksi dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaan dengan memonitor kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian internal perusahaan.
b. Membantu direksi dalam meningkatkan corporate governance perusahaan, terutama dengan mendorong efektivitas organ-organ corporate governance, serta efektivitas proses pengendalian internal, manajemen risiko, implementasi etika bisnis, dan pengukuran kinerja organisasi.
c. Memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan perusahaan mengarah pada pencapaian tujuan dan sasarannya secara efektif, efisien, dan ekonomis.
d. Memberikan masukan kepada manajemen mengenai perubahan lingkungan, risiko bisnis yang muncul, dan hal-hal lain yang mempengaruhi hasil dan kinerja perusahaan.
e. Menciptakan nilai tambah dengan mengidentifikasi peluang-peluang untuk meningkatkan penghematan, efisiensi, dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan.
f. Menilai kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh setiap penanggung jawab anggaran di perusahaan.
f) Ruang Lingkup SPI
Ruang lingkup pekerjaan SPI mencakup:
a. Meyakinkan bahwa sistem manajemen pengendalian internal telah memadai, bekerja secara efisien dan ekonomis serta berfungsi secara efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.
b. Mengevaluasi ketaatan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan kebijakan serta prosedur perusahaan.
c. Mengevaluasi kehandalan dan integritas informasi keuangan dan informasi operasional.
d. Menilai kecukupan sarana untuk menjaga dan melindungi kekayaan perusahaan.
e. Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dengan ruang lingkup pekerjaan.
f. Menyiapkan laporan assurance dan rekomendasi perbaikan. g) Tanggung jawab (akuntabilitas) SPI
Kepala SPI bertanggung jawab kapada Direktur Utama untuk:
a. Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektivitas proses manajemen PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dalam mengendalaikan kegiatannya dan pengelolaan risiko.
b. Melaporkan hal-hal penting berkaitan dengan proses pengendalian intern, termasuk melaporkan kemungkinan melakukan peningkatan pada proses tersebut.
c. Memberikan informasi mengenai perkembangan (progress) dan hasil-hasil pelaksanaan rencana audit tahunan dan kecukupan sumber daya audit.
d. Berkoordinasi dengan institusi pengendalian dan governance lainnya, seperti Komite Audit dan auditor eksternal.
h) Standar Pelaksanaan Pekerjaan
Dalam melaksanakan pekerjaannya, SPI PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) mengacu pada Standar Profesi Audit dan Kode Etik SPI PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero). Standar tersebut telah sesuai dengan Kode Etik dan Standar Internal Audit dari The Institute of Internal Auditor Inc., sebagaimana telah di-endorse oleh Konsorsium Profesi Audit Internal Indonesia.
3) Corporate Secretary
Corporate Secretary mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, menyusun
program kerja dan menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan direksi, hubungan masyarakat, serta hubungan antar lembaga dan hubungan internasional. Untuk menyelenggarakan tugasnya tersebut, Corporate
Secretary mempunyai fungsi sebagai berikut:
a) Sebagai pejabat penghubung (Liason Officer) antara perusahaan dengan pemegang saham, regulator, lembaga lain, dan publik serta
sebagai penanggung jawab sekretariat perusahaan maupun sekretariat direksi dan menatausahakan dokumen-dokumen perusahaan.
b) Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja, dan penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan Direksi.
c) Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja, dan penyelenggaraan kegiatan hubungan masyarakat.
d) Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja, dan penyelenggaraan kegiatan hubungan antar lembaga dan hubungan internasional.
e) Pemantauan penerapan Good Corporate Governance.
f) Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja, dan penyelenggaraan kegiatan pameran dan eksibisi perusahaan.
g) Pelaksanaan program kerja dan penyelenggaraan penerapan sistem informasi manajemen di lingkungan kerja.
Corporate Secretary membawahi:
a) Asisten Corporate Secretary Kesekretariatan Direksi b) Asisten Corporate Secretary Hubungan Masyarakat
c) Asisten Corporate Secretary Hubungan antar Lembaga dan Hubungan Internasional
4) Biro Hukum
Biro Hukum mempunyai tugas menyiapkan pembinaan, menyusun program kerja dan menyelenggarakan sosialisasi peraturan
perusahaan/perundangan yang berlaku, penelaahan peraturan perusahaan, perlindungan kepentingan perusahaan, penyimpanan dokumen, pemberian bantuan dan pertimbangan hukum di dalam pengelolaan perusahaan. Biro Hukum membawahi Bidang Penelaahan Hukum dan Peraturan Perusahaan dan Bidang Penanganan Masalah Hukum. Biro Hukum mempunyai fungsi:
a) Perlindungan kepentingan perusahaan dan pemantauan atas kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perusahaan/perundangan yang berlaku. b) Penelaahan peraturan perusahaan.
c) Pemberian bantuan dan pertimbangan hukum di dalam pengelolaan perusahaan.
d) Penyimpanan dokumen hukum dan sosialisasi peraturan perusahaan/perundangan yang berlaku.
e) Pelaksanaan program kerja dan menyelenggarakan penerapan sistem informasi manajemen di lingkungan kerja.
5) Biro Logistik
Biro Logistik mempunyai tugas menyiapkan pembinaan dan pengembangan sistem Logistik perusahaan, menyusun program kerja serta menyelenggarakan kegiatan logistik perusahaan, yang meliputi pengadaan, perbekalan, pendistribusian, dan pengendalian pengadaan bidang teknik dan non teknik serta pengelolaan administrasi pengadaan barang dan jasa. Biro Logistik membawahi Logistik Bidang Teknik dan Logistik Bidang Non Teknik dan Administrasi. Biro Logistik mempunyai fungsi:
a) Pembinaan dan pelaksanaan program kerja pengembangan sistem Logistik perusahaan.
b) Pembinaan dan pelaksanaan program kerja bidang pengadaan dan perbekalan bidang teknik dan non teknik.
c) Pembinaan dan pelaksanaan program kerja bidang administrasi dan ketatausahaan pengadaan barang dan jasa.
d) Pembinaan dan pelaksanaan program kerja dan menyelenggarakan penerapan penerapan sistem informasi manajemen di lingkungan kerja.