Organisasi secara umum dapat diartikan memberi struktur atau susunan yakni orang-orang dalam satu kelompok kerjasama, dengan maksud menempatkan masing- masing/penentuan struktur, hubungan tugas, dan tanggung jawab itu dimaksudkan agar tersusun suatu pola kegiatan untuk menuju kepadatercapainya tujuan bersama.Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan yang didalamnya terdapat kepala sekolah, guru-guru, pegawai tata usaha, dan murid- murid, memerlukan adanya organisasi yang baik agar jalannya sekolah itu lancar menuju kepada tujuannya.
Perlunya organisasi sekolah yang baik adalah karena tugas-tugas di sekolah tidak hanya mengajar saja, juga pegawai-pegawai tata usaha, pesuruh dan penjaga sekolah, dan lain-lain, semuanya harus bertanggung jawab dan diikutsertakan dalam menjalankan roda sekolah itu secara keseluruhan.Dengan demikian agar jangan terjadi overlapping (tabrakan) dalam memegang atau menjalankan tugasnya masing-masing, diperlukan organisasi sekolah yang baik dan teratur.Dengan organisasi sekolah yang baik dimaksudkan agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat merata kepada semua orang sesuai dengan kecakapan dan fungsinya masing-masing. Tiap orang mengerti dan menyadari tugasya dan tempatnya dalam struktur organisasi itu.Dengan demikian, dapat dihindari pula adanya tindakan yang sewenang-wenang atau otoriter dari kepala sekolah, dan sebaliknya dapat diciptakan adanya suasana yang demokratis didalam menjalankan roda sekolah itu.
Struktur organisasi sekolah adalah susunan komponen- komponen (unit-unit kerja) yang ada di sekolah. Struktur organisasi tersebut menunjukkan adanya pembagian kerja dari berbagai unit kegiatan yang berbeda-beda dapat dikondisikan, digerakkan dan diserasikan sesuai dengan sumber daya
pendidikan di sekolah. Dengan adanya Struktur Organisasi Sekolah, semua pimpinan, pendidik, dan tenaga kependidikan lainnya mempunyai tugas wewenang, dan tanggung jawab yang jelas tentang keseluruhan penyelenggaraan manajemen sekolah.
Sebuah sekolah terdiri dari berbagai bagian-bagian yang keseluruhannya memerlukan pengaturan dan uraian pekerjaan pada masing-masing bagian tersebut.Oleh karenanya diperlukan uraian kerja masing-masing. Job descrip- tion (uraian pekerjaan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan pekerjaan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian pekerjaan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi.
Pada hakikatnya, uraian pekerjaan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu pekerjaan dijelaskan dan diberikan batasan. Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan (agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut), perekrut (agar mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya), alasan (supaya memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemegang jabatan). Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstruktur pula yang dikenal dengan analisis jabatan.
Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang adalam melakukan proses analisis jabatan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiapjabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari kebiasaan menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metode kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu dianalisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.Ketiga, kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan.Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan
mudah untuk diperkirakan munculnyabanyak masalah mengenai tumpang tindih tanggung jawab antar jabatan, atau rangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban yang tanggungjawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam job de- scription (uraian pekerjaan) diantaranya sebagai berikut : 1. Perumusan fungsi, tugas atau kegiatan yang jelas dan tegas, 2. Penempatan orang secara tepat yaitu atas dasar pertim- bangan yang obyektif. 3. Kejelasan dan ketegasan wewenang serta tanggung jawab. 4. Kejelasan pertanggungjawaban dari masing-masing anggota seperti laporan kegiatan, keuangan dan lain-lain. 5. Membebaskan pucuk pimpinan (top man- agement).
Perlunya Job Description Dalam Organisasi Sekolah. Tidak dapat dipungkiri bahwa di lingkungan sekolah adalah lingkungan orang-orang yang memiliki sumber daya manusia yang cukup dalam bidang masing-masing, namun tidak dapat dielakkan juga kenyataan bahwa dengan perbedaan latar belakang pengetahuan dan disiplin ilmu tersebut mengakibatkan lingkungan sekolah rentan dengan konflik yang tidak perlu.Ini bisa saja diakibatkan oleh mis manajemen.Oleh karenanya manajemen sumber daya manusia sangat dibutuhkan di sekolah, dimana dalam MSDM tersebut berbicara tentang seni mengatur dan mengelola SDM.
Sumber daya manusia memiliki perbedaan-perbedaan meskipun latar belakang spesialisasi ilmu yang sama apalagi
jika berangkat dari spesialisasi dan latar belakang disiplin ilmu yang berbeda. Sebagai ilustrasi bahwa pemberian perintah kepada dua orang dengan perintah yang sama dan penyampaian yang sama akan dapat ditafsirkan berbeda oleh dua orang tesebut menurut tingkat pemikiran dan kehalusan perasaan masing-masing dan hal ini tentunya akan sangat berpengaruh dalam mencapai tujuan organisasi sekolah tersebut. Oleh karenanya maka benar bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan seni dan sekaligus ilmu, karena itu menuntut bagaimana dapat melakukan suatu pengelolaan dengan cara yang dapat diterima oleh semua orang dengan pemahaman yang diharapkan sama sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Kenyataan ini menguatkan bahwa dalam sebuah organisasi sekolah yang di dalamnya terdapat berbagai tugas manajemen, diantaranya manajemen kurikulum, manajemen kesiswaan, manajemen personalia, manajemen keuangan, dan manajemen perawatan preventif sarana dan prasarana, semua harus dapat memastikan bahwa pembagian tugas dapat terdistribusi dengan baik. Karena job description (uraian pekerjaan) adalah sebagai dokumen formal organisasi sekolah yang memuat uraian kerja maka ini menjadi sangat perlu adanya sehingga dapat dijadikan sebagai dokumen kontrol pelaksanaan pekerjaan bagi masing-masing pegawai, yang sekaligus juga dapat dijadikan sebagai kontrol keberhasilan pekerjaan karyawan atau pegawai tersebut.Selain itu, bagi organisasi sekolah sendiri ini dapat dijadikan sebagai pegangan apabila terjadi rolling atau mutasi pegawai sehingga pegawai baru dapat melaksanakan tugasnya dengan mudah. Berikut, beberapa contoh pembagian tugas dan job de- scription Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, dan Kepala Tata Usaha:
Kepala sekolah, bertugas memimpin dan mengkoor- dinasikan semua pelaksanaan rencana kerja harian, mingguan, bulanan, semester, dan tahunan.Juga mengadakan hubungan dan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha pembinaan sekolah. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum, bertugas membuat perencanaan dan mengkoor- dinasikan pembagian tugas guru-guru per semester merekap daya serap dan target pencapaian kurikulum per semester dan per tahun pelajaran, serta segala kegiatan yang berhubungan dengan urusan kurikulum dan pengajaran bidang intra-kurikuler. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan bertugas membuat perencanaan penerimaan siswa baru, mutasi siswa dan pendaftaran ulang siswa, membina dan membimbing OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah) dan mengkoordinasikan semua yang berkaitan dengan kegiatan siswa di bidang ekstra kurikuler. Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan, bertugas mengkoordinasikan segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang-barang inventaris/non inventaris baik fisik maupun non-fisik milik sekolah.Kepala Tata Usaha, bertugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan manajemen sekolah, meliputi penyusunan program tahunan, kepegawaian, keuangan, pelaporan, inventaris dan kesiswaan.
Semua gambaran ini memperjelas bahwa job decription dalam sebuah sekolah sangat diperlukan adanya, oleh karenanya pihak sekolah harus benar-benar memperhatikan dan merumuskan dengan baik tentang uraian pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diinginkan, serta selalu terbuka dengan pengaruh perkembangan teknologi sehingga dapat menyesuaikan diri dengan arus globalisasi di era teknologi yang lebih pesat sekarang ini.