BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
4.1.2 Struktur Organisasi
Pihak-pihak yang mengatur perusahaan diatur dalam satu struktur
organisasi. Struktur organisasi merupakan hasil proses dari proses
pengorganisasian. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dasar tertentu
yang menunjukkan satuan hubungan organisasi dan individu-individu yang
berada dalam satu organisasi. Melalui struktur organisasi maka tugas, wewenang
dan tanggung jawab setiap pejabat dapat diketahui dengan jelas dan tegas,
sehingga diharapkan setiap satuan-satuan organisasi dapat bekerja bersama-sama
secara harmonis.
Struktur organisasi perusahaan yang disusun dengan baik dan jelas akan
mencerminkan sumber-sumber yang dimiliki oleh perusahaan digerakkan untuk
mencapai suatu tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari bagan
organisasi juga akan mudah dilihat jenjang dari masing-masing bagian, garis
komando dan informasi yang dihubungkan dari bagian organisasi tersebut.
Struktur organisasi penting mengingat pembentukan struktur organisasi
akan membantu melaksanakan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas
antara satu bagian dengan bagian lainnya baik pada tingkat manajemen atas,
menengah maupun tingkat bawah. Suatu perusahaan harus mempunyai struktur
organisasi yang sesuai dengan sifat dan jenis kegiatan usaha.
Struktur organisasi harus sederhana dari sudut pandang ekonomi dan
susunan-susunan bagian organisasi. Struktur tersebut juga harus memungkinkan pekerjaan
semua bagian terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik.
Struktur organisasi PT. Astra International Tbk-TSO Regional Parts Depo
Medan dapat dijelaskan sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawab dari
1. Kepala Parts Depo Uraian tugas:
1. Melakukan koordinasi dan pembinaan kerja karyawan di bagian
masing-masing.
2. Membuat perencanaan kerja sehubungan dengan penyediaan,
penyaluran dan penjualan TGP, TGMO dan Aksesoris.
3. Melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kerja inventory.
4. Melakukan pengawasan dan evaluasi kelancaran dan ketepatan
penyediaan TPG, TGMO dan Akssesoris.
5. Mengatur kualitas distribusi ke seluruh cabang dan cabang pemasaran
dengan baik.
6. Melakukan koordinasi terhadap kegiatan administrasi dengan Kepala
Administrasi.
7. Melakukan penilaian dan pengembangan karyawan bawahannya.
8. Melaksanakan perencanaan fasilitas dan tenaga kerja.
9. Membuat usulan sistem dan prosedur kerja untuk lebih meningkatkan
efisiensi kerja.
10.Membina suasana motivasi kerja karyawan dan melaksanakan tinjauan
2. Inventory Control
Uraian tugas:
1. Melakukan analisa data demand (dengan memperhatikan pula pesanan yang bersifat incidental).
2. Menentukan jumlah yang harus diorder untuk persediaan sesuai
dengan kebijakan yang ditetapkan.
3. Menampung dan menganalisa informasi dari bagian pemasaran dan
cabang sehubungan dengan pengelolaan persediaan barang.
4. Mengatur informasi pendistribusian ke masing-masing saluran
penjualan meliputi: parts bulletin, subsitusi, price list, supplement price list, price report, surat-surat ketentuan dan sebagainya.
5. Mengawasi nilai persediaan tiap bulan.
6. Mengawasi dan menganalisa service rate berdasarkan jumlah dan kualitas.
3. Proses Order (Ordering) Uraian tugas:
1. Menerima pemesanan dari cabang direct dan indirect atau dari cabang lain.
2. Memproses pemesanan tersebut dengan memperhatikan kondisi
persediaan yang ada.
3. Mencetak picking list berdasarkan jadwal leveling.
4. Menyimpan bukti-bukti pemesanan yang telah diproses sebagai
5. Menempatkan hasil proses pemesanan yaitu picking list ke picking control.
4. Bagian Penerimaan Uraian tugas:
1. Menerima dokumen serta barang dari ekspedisi.
2. Mengatur distribusi pekerjaan pada bagian penerimaan, untuk
melakukan pengecekan barang dan dokumen.
3. Meneliti kebenaran dokumen serta jumlah koli yang tercatat pada
dokumen tersebut.
4. Meneliti kebenaran barang dan dokumen yang telah diperiksa.
5. Memeriksa kebenaran barang-barang yang telah diklaim ke Toyota
Astra Motor dan menandatangani dokumen-dokumen pengeluaran.
6. Mengatur penambahan, perubahan lokasi sesuai dengan perkembangan
dan kebutuhan atas pengadaan barang.
5. Pengaturan Lokasi Uraian tugas:
1. Mengatur penambahan lokasi, perubahan atau pengurangan sesuai
dengan kebutuhan perkembangan persediaan.
2. Mengatur lokasi cadangan yang dibutuhkan.
3. Mencatat dan mengirim data lokasi yang benar dan tepat kebagian data
4. Melakukan pemindahan barang dari lokasi cadangan ke lokasi utama,
apabila keadaan persediaan telah berkurang. Data mutasi barang
tersebut dilaporkan ke komputer, agar data persediaan benar dan tepat.
5. Apabila barang tidak ditemukan pada lokasi yang tercatat maka
petugas lokasi bertugas mencari barang tersebut berdasarkan laporan
pemeriksaan dan penempatan barang.
6. Pemeriksaan Barang Masuk Uraian tugas:
1. Menerima barang serta dokumen dari ekspedisi.
2. Menempatkan barang di tempat pemeriksaan.
3. Barang yang telah diteliti dan benar, diletakkan pada kereta dorong
untuk pengalokasian.
4. Barang yang belum mempunyai lokasi utama diinformasikan kepada
pengaturan lokasi untuk disimpan di area penyimpanan sementara.
5. Barang-barang yang telah selesai pemeriksaannya segera dilaporkan
kepada bagian keeping untuk proses surat penerimaan barang. 7. Bagian Pengeluaran Barang
Uraian tugas:
1. Menerima faktur atau picking list dari bagian proses pemesanan barang.
2. Membagi tugas untuk mengumpulkan barang baik barang yang sangat
3. Mengawasi penyerahan barang yang telah dikumpulkan oleh petugas
pengumpulan barang.
4. Membantu dan mengawasi pengecekan barang yang akan dikirim.
5. Memeriksa penyiapan dokumen pengiriman barang sebelum
diserahkan kepada bagian ekspedisi.
6. Melaksanakan dan mengawasi penyerahan barang yang siap dikirim
kepada petugas ekspedisi.
8. Pengambilan barang Uraian tugas:
1. Mengambil faktur atau register picking slip pada picking order board. 2. Mengambil dan mengumpulkan barang dari lokasi berdasarkan picking
list untuk masing-masing kode pelanggan dan meletakkan pada lokasi yang telah ditetapkan.
3. Memeriksa kebenaran nomor barang dan lokasi, pada saat
pengumpulan barang.
4. Melayani laporan petugas pemeriksaan barang tentang kekurangan,
kelebihan atau kesalahan penenmpatan barang.
9. Pemeriksaan dan Pemilahan Barang Keluar Uraian tugas:
1. Menerima barang dari petugas pengumpulan barang.
2. Memeriksa barang sesuai dengan surat jalan.
3. Menyerahkan dokumen hasil pemeriksaan yang telah selesai kepada
4.2 HASIL PENELITIAN