BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah kerangka dasar dari pelaksanaan setiap badan usaha. Dengan demikian organisasi memuat cara bagaimana pencapaian dari tujuan perusahaan atau dinas, pembagian wewenang, tanggung jawab, analisa jabatan, kerja efisien, penetapan hubungan antara fungsi-fungsi yang ada dan sebagainya.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, pimpinan akan mengetahui apabila seseorang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan dan dapat mengetahui efektifitas setiap pegawai dalam lingkungan pekerjaan yang menjadi tugasnya. Sesuai dengan prinsip organisasi yaitu pendelegasian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas, diharapkan akan mendorong kegiatan organisasi berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana tujuan yang ditetapkan.
Susunan organisasi Badan Keluarga Berencana dan Program Keluarga Sejahtera terdiri dari:
1. Kepala Badan 2. Sekretariat
4. Badan Pengendalian KB dan Kesehatan Reproduksi 5. Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga
6. Bidang Pengembangan dan Pembekalan Tenaga Program/Masyarakat 7. Unit Pelaksana Teknis Badan
8. Kelompok Jabatan Fungsional
Fungsi dan tugas masing-masing bagian secara terperinci adalah sebagai berikut: 1. Kepala Badan
Kepala Badan Keluarga Berencana dan Program Keluarga Sejahtera mempunyai tugas membantu Walikota dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang pelayanan Keluarga Berencana dan program Keluarga Sejahtera.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Badan KB dan PKS mempunyai fungsi:
a. Menyelenggarakan perumusan kebijaksanaan teknis pelayanan Keluarga Berencana dan Program Keluarga Sejahtera
b. Menyelenggarakan perumusan kebijaksanaan sekretariat dalam pengelolaan administrasi, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan perbekalan Badan KB dan PKS
c. Menyiapkan data dan informasi dibidang Badan KB dan PKS
d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait tentang pengendalian Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi
e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait tentang peningkatan pengembangan Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan
Keluarga melalui peningkatan pendapatan keluarga dan pembinaan bina-bina serta peningkatan peran institusi.
f. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait tentang pengentasan kemiskinan bagi keluarga pra sejahtera dan keluarga sejahtera melalui pelayanan kepada keluarga-keluarga pra Keluarga Sejahtera dan Usaha Peningkatan Pendapatan Sejahtera (UPPKS)
g. Melaksanakan pengembangan dan pembekalan tenaga program melalui peningkatan SDM dan pemberian reward-reward kepada institusi dan KB lestari
h. Melaksanakan pendapatan keluarga setiap tahun
i. Melaksanakan bimbingan, monitoring dan evaluasi Program KB/KS
j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan bidang tugasnya
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud, Kepala Badan KB dan PKS dibantu oleh
a. Sekretariat
b. Bidang Data dan Informasi
c. Bidang Pengendalian KB dan Kesehatan Reproduksi d. Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga
e. Bidang Pengembangan dan Pembekalan Tenaga Program/Masyarakat f. Unit Pelaksana Teknis Badan
g. Kelompok Jabatan Fungsional 2. Sekretariat
Sekretaris mempunyai tugas memantau kepala badan yang berkaitan dengan ketatausahaan, ketatalaksanaan, administrasi kepegawaian, kerumahtanggaan, perlengkapan, keuangan, perbendaharaan, serta urusan umum lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, sekretaris mempunyai fungsi
a. Menyusun program dan rencana kerja
b. Melaksanakan pengelolaan urusan ketatausahaan
c. Melaksanakan pengelolaan urusan administrasi kepegawaian d. Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan dan perbendaharaan
e. Melaksanakan pengelolaan urusan perlengkapan, kerumahtanggaan, pengadaan barang badan, inventaris barang serta melakukan perawatan dan pemeliharaan
f. Penyusunan rencana anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta membuat laporan keuangan badan.
g. Menyusun rencana strategis (RENSTRA)
h. Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) i. Membantu Kepala Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah
dalam rangka penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Kota Binjai
j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
Sekretariat terdiri dari 1. Sub Bagian Umum 2. Sub Bagian Kepegawaian 3. Sub Bagian Keuangan
Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris
a. Kepala Sub Bagian Umum Mempunyai tugas sebagai berikut
1)Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
2)Membantu sekretaris dalam rangka mengumpulkan dan menyusun data untuk bahan penyusunan Renstra, Lakip dan program kerja
3)Mengelola ketatausahaan dan surat-menyurat 4)Mengelola administrasi umum
5)Melaksanakan kegiatan dibidang perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang
6)Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai bidang tugasnya
b. Kepala Sub Bagian Kepegawaian Mempunyai tugas sebagai berikut
2) Menyusun rencana dan program kerja sesuai dengan bidang tugasnya 3) Mengelola administrasi kepegawaian
4) Menyelenggarakan penegakan dan disiplin pegawai
5) Melaksanakan peningkatan kesejahteraan pegawai mengusulkan usul naik pangkat, kenaikan gaji berkala
6) Mengelola urusan perpindahan, mutasi dan pension
7) Membuat laporan secara berkala dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan kepada sekretaris
8) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya
c. Kepala Sub Bagian Keuangan Mempunyai tugas sebagai berikut
1) Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
2) Melaksanakan urusan keuangan, pembukuan keuangan, laporan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan daerah
3) Menyusun dan mengajukan anggaran belanja pegawai, anggaran belanja rutin dan anggaran belanja lainnya
4) Tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya
3. Kepala Bidang Data dan Informasi
Kepala bidang data dan informasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang KB dan PKS dibidang menyusun, menganalisa dan mengevaluasi program dan mengelola data-data
pelaporan/statistik program KB dan PKS dan menginformasikan serta mendokumentasikan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Bidang Data dan Informasi mempunyai fungsi sebagai berikut
a. Menyusun program dan rencana kerja
b. Menyiapkan data-data untuk analisa pelaksanaan Program KB dan KS
c. Menyusun data-data hasil pelaksanaan kegiatan sebagai bahan penilaian Program KB dan PKS sesuai Standart Pelayanan Minimum (SPM)
d. Menyiapkan bahan untuk pendataan dan pemetaan keluarga sejahtera
e. Memberikan umpan balik dan informasi kepada pihak-pihak yang memerlukan tentang pelaksanaan dan hasil Program KB dan KS f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai
dengan bidang tugasnya Bidang data dan informasi terdiri dari:
1. Kepala Sub Bidang Informasi Pelaporan Program dan Pengolahan Data, mempunyai tugas:
a. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
b. Menyiapkan laporan dan pengelolaan statistik program pelaporan pengumpulan laporan-laporan hasil pelaksanaan kegiatan program untuk pengujian dan penyajian
c. Menyiapkan pencatatan dan pelaporan kegiatan pendataan, pemetaan Keluarga Sejahtera
d. Mendistribusikan formulir-formulir pelaksanaan program kelapangan
e. Mengklarifikasikan dan menyerifikasi kelengkapan dan kebenaran data laporan program
f. Membuat umpan balik pelaporan Program KB dan KS serta pendataan
g. Melaksanakan pembinaan pencatatan pelaporan kepada petugas pengelola
h. Melaksanakan monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan pelaporan program ke lapangan
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
2. Kepala Sub Bidang Penyusunan/Analisa dan Evaluasi Program, mempunyai tugas:
a. Menyusunan dan melaksanakan rencana kegiatan
b. Mengklarifikasikan data untuk analisa pelaksanaan program KB dan KS
c. Mengolah dan pengumpulan data untuk bahan penyusunan penilaian analisa program bulanan, triwulan, semester dan tahunan serta laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
d. Melaksanakan Administrasi kegiatan-kegiatan program penilaian pelaksanaan Program KB dan KS
e. Mengolah data-data hasil pelaksanaan kegiatan sebagai bahan penilaian dampak Program KB dan KS sesuai dengan SPM (Standar Pelayanan Minimum)
f. Melaksanakan monitoring dan evaluasi Program KB dan KS
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
4. Bidang Pengendalian KB dan Kesehatan Reproduksi
Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kepala Badan KB dan PKS dibidang menyiapkan data untuk bahan perumusan kebijakan program Bidang KB, motivasi serta pengendalian dan peningkatan kesehatan reproduksi, partisipasi pria dalam ber-KB dan pengendalian kelahiran, KIE/Sosialisasi Narkoba HIV/AIDS dan penyakit menular seksual bagi remaja, pengadaan dan pendistribusian alat/obat kontrasepsi dan sarana dan melaksanakan kegiatan pelayanan KB terpadu, melakukan bimbingan, penyulihan dan monitoring, evaluasi dan peningkatan kualitas pelayanan, pengayoman dan rujukan bagi peserta KB.
Kepala Bidang Pengendalian KB danKesehatan Reproduksi mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Menyusun program dan rencana kerja
b. Melaksanakan dan mengendalikan operasional kegiatan jaminan pelayanan KB dan kesehatan reproduksi yang dibutuuhkan
c. Menyiapkan perhitungan alat/obat kontrasepsi, obat-obatan side efekdan sarana pelayanan KB yang dibutuhkan serta pendistribusian
d. Melaksanakan pemantauan kriteria klinik untuk pelayanan KB e. Menyiapkan penetapan nomor kode klinik KB terdaftar dan
penghapusan nomor klinik KB terdaftar
f. Melaksanakan advokasi program jaminan pelayanan KB bagi kelangsungan KB
g. Melakukan tindakan upaya penanggulangan kasus efek, kegagalan dan komplikasi KB
h. Melakukan kegiatan peningkatan peran partisipasi pria ber-KB i. Melaksanakan pengelolaan pembinaan kesehatan reproduksi
remaja
j. Melakukan bimbingan program KB, peningkatan partisipasi dan peran pria ber-KB, kesehatan reproduksi remaja, HIV/AIDS dan narkoba
k. Melaksanakan bimbingan monitoring dan pembinaan program KB dan kesehatan reproduksi
l. Menyusun/menyiapkan dan pengembangan kerjasama terpadu program KB lintas sektor terkait (Institusi Pemerintah, Swasta, LSOM, Lembaga Profesi), memberhasilkan program KB
m. Melakukan kegiatan peningkatan pemahaman hak-hak reproduksi dan kesehatan gender KB
n. Menyiapkan/menyusun evaluasi kebijakan pelaksanaan dan hsil program KB
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang pengendalian KB dan kesehatan reproduksi terdiri dari:
1. Kepala Sub Bidang Pelayanan KB dan Partisipasi Pria, mempunyai tugas:
a. Menyusun dan merencanakan rencana kegiatan
b. Melaksanakan pengadaan alkon/pbat kontrasepsi dan operasional pelayanan KB serta kebutuhan pemenuhan permintaan masyarakat (PPM)
c. Memberikan bantuan pengayoman pelayan kepada peserta KB yang mengalami komplikasi/kegagalan dan rujukan
d. Melaksanakan bimbingan/penyuluhan/motivasi KB kepada masyarakat dan remaja
e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/institusi kader dalam pengembangan jaringan pelayanan KB
f. Melaksanakan pemantauan kualitas pelayanan KB
g. Melaksanakan sosialisasi partisipasi dan peningkatan peran pria dalam ber-KB
h. Melaksanakan pembinaan monitoring dan evaluasi pelayanan peserta KB dan peran pria
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
2. Sub Bidang Perlindungan Kesehatan Reproduksi, mempunyai tugas: a. Menyusun dan merencanakan rencana kegiatan
b. Melaksanakan bimbingan/penyuluhan/pembinaan reproduksi sehat c. Melaksanakan penyuluhan pencegahan Narkoba/HIV-AIDS/PMS
serta kelangsungan hidup ibu, bayi dan anak (KHIBA) d. Menumbuhkan dan mengembangkan PIK-KKR
e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi masalah kesehatan reproduksi remaja
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
5. Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga
Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas kepala badan KB dan PKS dibidang menyiapkan data untuk bahan perumusan kebijakanprogram bidang KB, motivasi serta pengendalian dan peningkatan kesehatan reproduksi, partisipasi pria dalam ber-KB, pengendalian kelahiran, Kie/sosialisasi narkoba HIV/AIDS dan penyakit menular seksual bagi remaja, pengadaan dan pendistribusian lata/obat kontrasepsi dan sarana. Melaksanakan kegiatan pelayanan KB terpadu, melakukan bimbingan, penyuluhan dan monitoring, evaluasi dan peningkatan kulitas pelayanan, pengayoman dan rujukan bagi peserta KB
Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga mempunyai fungsi
a. Menyusun program dan rencana kerja
b. Melakukan identifikasi, analisis dan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan
c. Melaksanakan koordinasi dengan komponen dan instansi teknis terkait dalam pelaksanaan kegiatan
d. Melakukan upaya terciptanya keterpaduan dan sinkronisasi pelaksanaan program advokasi, komunikasi, informasi dan edukasi (KIE)
e. Mengembangkan media advokasi dan KIE melalui radio, TV, Mupen, media cetak dan pertemuan tatap mukadengan kelompok masyarakat
f. Melaksanakan kegiatan yang mendukung program KB dan PKS dengan mengadakan sarana KIE seperti pengadaan poster, brosur dan papan motivasi
g. Melakukan sosialisasi dan pengembangan kriteria ketahanan keluarga melalui 8 (delapan) fungsi keluarga
h. Melakukan pengembanan dan bimbingan pengelola modal usaha dan meningkatkan kualitas produk dan pemasaran hasil UPPKS i. Melakukan pengembangan kelompok UPPKS sebagai lembaga
j. Melakukan pembentukan kelompok Bina Keluarga Balita, Bina Keluarga Remaja, Bina Keluarga Lansia yang baru dan membina kelompok-kelompok yang lama
k. Melakukan pengembangan kelompok UPPKS dengan temu mitra usaha ekonomi pedesaan
l. Mengembangkan kualitas produk UPPKS sesuai dengan kriteria pemberian Sertifikat Kelayakan Usaha (SKU)
m. Melakukan pembinaan kelembagaan institusi dan peran masyarakat dengan membentuk Institusi Masyarakat Pedesaan (IMP), seperti PPKBD, sub PPKBD, kelompok KB (Kubu Bahtera) dan kegiatan lainnya
n. Melakukan bimbingan terpadu kepada institusi masyarakat pedesaan dikelurahan
o. Membentuk klasifikasi institusi masyarakat pedesaan dengan klasifikasi sperti dasar, berkembang dan mandiri
p. Menyiapkan petunjuk teknis operasional Institusi Masyarakat Kelurahan (IMK) dan peran seerta LSM
q. Melakukan evaluasi kegiatan
r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang Keluarga Sejahtera dan Pemberdayaan Keluarga terdiri dari: 1. Sub Bidang Institusi Masyarakat dan Peningkatan Ketahanan Keluarga
a. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
b. Mengidentifikasi, analisa dan evaluasi IMP, kelompok bina keluarga dan kelompok UPPKS
c. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan IMP, kelompok bina keluarga dan kelompok UPPKS
d. Melaksanakan penyuluhan dan fungsi keluarga bagi masyarakat
e. Melakukan kooordinasi dengan instansi/institusi dalam pelaksanaan terpadu KS dan KP
f. Mempersiapkan dan melaksanakan penilaian/lomba IMP/petugas KB
g. Melaksanakan kegiatan-kegiatan sesuai dengan momentum yang ada
h. Melaksanakan pengadaan APE bagi kelompok KB i. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kelapangan
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
2. Sub Bidang Penerangan dan Motivasi mempunyai tugas a. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan b. Melaksanakan pengadaan sarana KIE
c. Menyebarluaskan program kegiatan KB/KS melalui media cetak, elektronika dan media luar ruangan
d. Melaksanakan penyuluhan pemutaran film program KB/KS melalui mobil unit penerangan
e. Pemeliharaan sarana dan prasarana mobil MUPEN
f. Penyebarluasan informasi program KB/KS kepada mass media g. Melaksanakan kegiatan pameran KB dan KS
h. Melaksanakan kemitraan dengan mass media dan institusi/instansi terkait dan pelaksanaan KIE/KB-KS
i. Melaksanakan dokumentasi kegiatan program KB/KS
j. Melaksanakan monitoring dan evaluasi sarana KIE dan MUPEN KB
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugasnya
6. Bidang Pengembangan dan Pembekalan Tenaga
Program/Masyarakat
Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas kepala badan KB dan PKS dalam menyusun, merencanakan kegiatan pembekalan tenaga program/masyarakat melalui pelatihan, rapat-rapat dan pemberian reward serta penelitian dan pengembangan tenaga program, dan dalam pelaksanaan kegiatan bekerjasama dengan bidang-bidang lainnya.
Bidang Pengembangan dan Pembekalan Tenaga Program/Masyarakat mempunyai fungsi:
a. Menyusun program dan rencana kegiatan
c. Mempersiapkan konsep-konsep petunjuk pelaksanaan, pedoman dan petunjuk tekhnis kegiatan
d. Menghimpun dan mengidentifikasi bahan-bahan untuk kegiatan pengembangan dan pembekalan tenaga program
e. Melaksanakan penelitian dan survei data pengembangan program f. Melaksanakan pembekalan pengetahuan dan keterampilan program
KB dan PKS bagi tenaga program (Petugas Unit Pelaksana Tehnis Daerah/UPTD KB dan PKS Kecamatan) serta institusi masyarakat melalui kegiatan pelatihan orientasi, magang dan studi banding
g. Melaksanakan analisa dan evaluasi pengembangan dan pembekalan tenaga program secara triwulan, semester dan tahunan h. Melaksanakan kegiatan seminar, lokakarya dan petaloka
peningkatan kualitas tenaga program dan institusi masyarakat i. Menghimpun bahan-bahan untuk pemberian piagam penghargaan
berupa windu kencana, menggala, karya kencana, satya lencana karya setia program KB dan PKS
j. Melaksanakan pertemuan refrat program KB dan PKS
k. Melaksanakan pertemuan antar komponen dan institusi terkait dalam rangka untuk peningkatan kualitas tenaga program dan institusi masyarakat
l. Melaksanakan pembinaan petugas UPTD KB dan PKS kecamatan serta institusi masyarakat pasca pembekalan tenaga program
m. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala badan sesuai dengan bidang tugasnya
Bidang Pengembangan dan Pembekalan Tenaga Program/Masyarakat terdiri dari:
1. Sub Bidang Pengembangan dan Peningkatan Kualitas Tenaga Program/masyarakat mempunyai tugas
a. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
b. Menyiapkan kegiatan, anggaran dibidang pengembangan dan pembekalan tenaga program/masyarakat
c. Melaksanakan petunjuk tehnis dan strategi kegiatan bidang pengembangan dan pembekalan tenaga program/masyarakat
d. Pengadaan juklak/juknis kegiatan dibidang pengembangan dan pembekalan tenaga program/masyarakat
e. Melaksanakan pertemuan/pelatihan, seminar, lokakarya dan pentaloka tenaga program/masyarakat
f. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan kelapa
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai dengan bidang tugasnya
2. Sub Bidang Analisa/Evaluasi dan Penelitian/pengembangan mempunyai tugas
a. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan
b. Melaksanakan pertemuan, rapat konsultasi, rapat koordinasi program KB dan PKS
c. Melaksanakan koordinasi dengan lintas sektoral terkait
d. Menghimpun bahan untuk pemberian piagam penghargaan berupa windu kencana, dwi windu kencana, manggala karya kencana, satya kencana karya
e. Melaksanakan penelitian/survey dan pengembangan tenaga program/masyarakat
f. Menginventarisasi tenaga program yang sudah dilatih dan belum dilatih
g. Menganalisa/evaluasi tenaga program yang telah dilatih dan belum dilatih
h. Pemberian reward-reward bagi petugas KB/IMP dan KB Lestari i. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan kelapangan
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala-kepala bidang sesuai dengan bidang tugasnya.