BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Struktur Organisasi
Dalam usaha untuk mewajudkan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, perlu diketahui sampai dimana batas-batas wewenang tanggung jawab masing-masing bagian atau personil yang dalam perusahaan. Dalam suatu organisasi baik perusahaan maupun orhansasi lainnya, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian atau personil yang ada dalam organisasi harus
diluruskan serta bentuk-bentuk dari bagian kerjasama atau struktur organisasinya, di samping mempermudah pengawasan atas kemungkinan terjadinya bisa penyelewengan dalam tubuh perusahaan.
Organisasi adalah suatu wadah dalam manjalankan pekerjaan- pekerjaan ditempatkan pada suatu bagian masing-masing yang telah ditentukan guna bekerja dan bertanggung jawab atas tugas-tugasnya. Jadi bentuk organisasi yang dimiliki oleh suatu perusahaan dapat mempengaruhi atau memberikan warna terhadap kegiatan, cara kerja dan tanggung jawab dari para pekerja.
Perusahaan bergerak dalam bidang usaha produksi dan penjualan alat tulis menulis PT Indah Seratama Makassar, dalam melakukan kegiatan sehari-hari, maka pimpinan perusahaan/ Direksi perusahaan ini dalam pengambil kebijaksanaan terhadap pengembangan perusahaan.
Dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, pimpinan perusahaan dibantu oleh beberapa kepala bagian, yaitu :
1. Kepala Bagian Tata Usaha 2. Kepala Bagian Pembelian
3. Kepala Bagian Tehnik/Produksi 4. Kepala Bagian Penjualan.
Untuk lebih jelasnya bagan struktur organisasi PT Indah Seratama Makassar dapat dilihat pada halaman berikut ini.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
PT. INDAH SERATAMA MAKASSAR
Sumber : PT. Indah Seratama Makassar.
Berikut ini penulis akan menguraikan secara ringkas fungsi dan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut :
Direktur
Wakil direktur
Manager Keuangan Manager
Pemasaran
Manager Persediaan
Penjualan Promosi
Kasir
Perdagangan Angkutan
Konsumen
1. Direktur, sebagai puncak pimpinan dalam pengambilan keputusan, seperti kebijaksanaan, perubahan dalam kegiatan-kegiatan perusahaan. Pimpinan ini mempunyai fungsi utama, antara lain :
- Bertanggung jawab terhadap kegiatan sehari-hari
- Mempunyai wewenang dalam penentuan terhadap buruh harian untuk diberhentikan.
- Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan.
2. Kepala Bagian Tata Usaha/ Umum
Dalam hal ini Tata Usaha berfungsi sebagai penata usaha administrarif perusahaan dalam tugasnya sehar-hari sebagai sekertaris menjalankan tugas administrasi umum berdasarkan instruksi yang diberikan oleh Direktur sesuai dengan ketentuan.
Adapun tugasnya, sebagai berikut :
- Koordinasi dalam arti mengatur dan menerima kerjasaseluruh administrasi dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran rutin perusahaan.
- Pelayanan dalam arti memberikan pelayanan tehnis dan administrasi satuan organisasi dalam lingkungan perusahaan itu sendiri.
- Perencanaan dalam arti mempersiapkan rencana, menyusun program dan menilai pelaksanaan rencana.
- Membina administrasi dalam arti membina urusan tata urusan dalam mengelola dan membina kepegawaian.
3. Bagian Pembelian
Pada bagian pembelian ini bertanggung jawab terhadap kelancaran transaksi pembelian dari timbulnya surat perintah pembelian sampai dengan barang-barang yang dibeli.
Adapun tugas-tugasnya antara lain :
- Memesang barang-barang sesuai dengan jadwal kebutuhan nya tetapi berpedoman kepada biaya-biaya yang minimum
- Membuat dan mengirim beberapa surat permintaan dan penawaran harga kepada suplier pembelian bahan baku.
- Mengikuti perkembangan serta permintaan barang-barang dihubungkan dengan jumlah yang sebenarnya dibutuhkan, memperhatikan kapan kebutuhan itu dipenuhi.
- Terus berusaha mencari sumber barang baru dan meneliti secara ekonomis suplier yang ada sekarang.
4. Bagian Pemasaran
Bahagian pemasaran bertanggung jawab terhadap kelancaran transaksi penjualan dari timbulnya suatu order sampai penyerahan uang hasil
pemasaran kepada kasir perusahaan termasuk dalam hal ini sebagai berikut;
- Menyelenggarakan administrasi keuangan yang baik.
- Mengawasi dalam kelancaran distributor barang-branag yang diperlukan langganan.
- Menyiapkan administrasi dan fisik dari stock barang-barang yang akan di pasarkan.
- Menyiapkan planning penjualan secara harian maupun jangka panjang.
5. Pemasaran
Pelaksanaan tugas ini oleh pegawai perusahaan sendiri/unit organisasi sendiri, adapun tugasnya, sebagai berikut :
- Mengadakan kerja sama dengan semua unit-unit dalam perusahaan demi kelancaran perusahaan.
- Menghubungi instansi-instansi baik pemerintahan maupun swasta untuk membicarakan segala sesuatu berhubungan dengan pemasaran ATK.
6. Perdagangan Umum
Bagian perdagangan umum bertanggung jawab terhadap kelancaran transaksi penjualan dari timbulnya suatu order sampai penyerahan uang hasil penjualan kepada kasir, hal ini termasuk antara lain :
- Penyelenggaraan administrasi keuangan yang baik.
- Mengawasi administrasi kelancaran distribusi dan fisik dari stock barang-barang yang akan dipasarkan.
- Menyiapkan planning penjualan secara harian maupun jangka panjang.
7. Bagian Expedisi
Pada Bagian expedisi bertanggung jawab kepada bagian pemasaran. Dan juga bertanggung jawab atas kelancaran distributor barang-barang kepada langganan sesuai dengan yang diberikan oleh kepala bagian pemasaran.
Tugas-tugasnya, sebagai berikut :
- Menerima deliveri order (DO) dari bagian pemasaran dan kemudian dan
mengambil barang yang disertai surat jalan dari bagian gudang.
- Memberikan barang sesuai dengan pesanan dan minta tanda tangan
dari langganan atas faktur dan surat jalan.
- Menerima sejumlah uang dari hasil pembayaran langganan dan untuk selanjutnya akan disetor ke kasir.
8. Pembukuan
Dalam hal ini bagian pembukuan mempunyai tugas sebagai berikut :
- Melakukan koordinasi tentang tugas-tugas pembukuan dan budget analisa.
- Mengadakan evaluasi atas rencana/realisasi untuk investasi.
- Memeriksa kebenaran bukti-bukti penerimaan/realisasi pengeluaran ,buktimemorial, bukti penerimaan/pengeluaran stock laporan mutasi.
- Menerim kode perkiraan pada bukti-bukti penerimaan serta pengeluarandan bukti memorial.
- Membuat neraca percobaan dan neraca perhitungan laba rugi secaraperiodik serta memberikan ketetapan penyajian laporan.
- Membuat rekomendasi laporan bank, daftar piutang, daftar stock setiap bulan.
- Menyusun rencana cash flow harian dan bulanan.
9. Penagihan
Bagian penagihan bertanggung jawab kepada kepada kepala bagian keuangan atas semua tugas dan hasil pekerjaannya.
Tugas-tugas bagian penagihan, sebagai berikut :
- Menyusun daftar-daftar piutang yang akan ditagih.
- Mencatat jumlah tagihan yang akan ditagih.
- Melaporkan hasilpenagihan kepada bahagian keuangan.