BAB VI Kesimpulan Saran dan Keterbatasan
F. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membantu setiap orang yang terlibat di dalamnya agar mengetahui tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia adalah Struktur organisasi garis dan staf, dimana dalam sistem ini ditempatkan staf ahli yang bertugas memberikan masukan berupa nasehat kepada pimpinan dengan tujuan agar kegiatan peusahaan menjadi lebih optimal.
1. Kepala Toko
a. Memimpin seluruh kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan baik itu kebijakan dari Gramedia cabang Yogyakarta maupun kebijakan dari Gramedia pusat.
b. Menetapkan garis besar kebijakan serta mengambil keputusan-keputusan penting dalam segala bidang aktivitas.
c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan, operasional, administrasi, dan kinerja seluruh karyawan dari Gramedia Jln. Jendral Sudirman No.54-56 Yogyakarta.
d. Secara struktural kepala Toko membawahi KaSie Penjualan. KaSie Administrasi, KaSie Komputer, Supervisor RT.
b. Memberi pedoman umum yang dipakai dalam susunan perusahaan baik dalam jangka pendek dan jangka panjang.
2. Kepala Seksi Penjualan
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan seluruh produk yang dilakukan oleh Toko Buku Gramedia Yogyakarta.
b. Merencanakan, menyusun strategi dan mengambil kebijakan pemasaran.
c. Merencanakan tingkat penjualan dan susunan rencana anggaran penjualan.
d. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan pemasaran. 3.Kepala bagian Administrasi
a. Merencanakan anggaran keseluruhan dengan kerjasama dengan manajer lain dan menyampaikan kepada Direktur Utama untuk disetujui.
b. Memastikan terciptanya kebijakan perusahaan di bidang administrasi serta menjamin kelancaran dan keamanan transaksi keuangan.
c. KaSie Administrasi membawahi empat bagian yaitu; Kas Besar, Administrasi Pembayaran, Pembukuan, Pembelian.
4. KaSie Komputer
Bertanggung jawab atas kegiatan komputerisasi perusahaan, baik itu komputerisasi data penjualan, data administrasi, sistem keamanan komputer, dan data Base perusahaan.
5.Supervisor RT
Membawahi secara langsung empat bidang di bawahnya yaitu; bagian keamanan, sarana teknik, operator, dan penitipan tas.
6.Supervisor Toko
a.Bertanggung jawab atas kinerja Pramuniaga dalam memberikan pelayanan pada konsumen.
b. Bertanggung jawab atas sirkulasi bagian Gudang, baik masalah stok barang, jumlah barang yang masuk maupun yang keluar.
7.Keamanan
Bertugas menangani masalah keamanan baik di dalam maupun di lingkungan Toko Buku Gramedia. Termasuk didalamnya adalah masalah parkir kendaraan pengunjung Toko Buku Gramedia.
8.Sarana Teknik
Bertugas di bidang masalah teknik seperti listrik, generator, fotokopi,
escalator, air, musik dsb. 9.Operator
Bertugas di bidang operasional komunikasi telepon, layanan konsumen melalui internet, operator bagian fotokopi.
10.Kas besar
Mencatat seluruh transaksi yang berhubungan dengan kas yang masuk dan keluar baik itu secara langsung dari sistem penjualan, harian, bulanan maupun akhir tahun.
11.Administrasi Pembayaran
Bertugas dibidang administrasi khususnya masalah administrasi perusahaan, masalah pembayaran baik itu dari pembayaran dari pihak ketiga, suplier, distributor dan konsumen.
12. Gudang
Bertugas menangani sirkulasi di bagian gudang, baik jumlah stok barang, jumlah barang yang keluar ataupun yang masuk dan keamanan kualitas barang yang disimpan dalam gudang.
13. Pramuniaga
a. Bertugas melayani konsumen dalam proses pencarian produk, pembelian dan penjelasan mengenai produk yang ada.
b. Mengawasi terhadap konsumen yang masuk ke dalam toko baik itu demi keamanan dan kenyamanan semua.
c. Merapikan dan menjaga kerapian penataan produk yang ada.
G. Personalia
Karyawan Toko Buku Gramedia berjumlah 75 orang yang terdiri dari 64 karyawan tetap dan 1 karyawan kontrak, dengan perbandingan karyawan pria 71% dan karyawan wanita 29%. Dari jumlah tersebut belum termasuk
karyawan counter yang ada di Toko Buku Gramedia, karena jumlahnya berubah menurut perkembangan jumlah counter yang ada.
1. Perekrutan Tenaga Kerja
Dalam hal perekrutan tenaga kerja, Toko Buku Gramedia mempunyai standar tersendiri yang ditetapkan bagi calon karyawan untuk menempati posisi tertentu. Adapun standar yang ditetapkan adalah sebagai berikut:
H. Koordinator Toko : minimal SI I. Supervisor : minimal SI J. Administrasi : minimal DIII
K. Pramuniaga : minimal SMU atau sederajat L. Kasir : minimal SMU atau sederajat M. Satpam : minimal SMU atau sederajat N. Cleaning Service : minimal SLTP atau sederajat
1. Hari dan Jam Kerja Karyawan
Karyawan Toko Buku Gramedia terdiri dari dua bagian, yaitu bagian kantor/ administrasi dan bagian penjualan. Untuk bagian administrasi hari kerja dan jam kerja mereka adalah :
a. Senin s/d Jumat : 08.00 - 15.30 WIB. b. Sabtu : 08.00-14.30 WIB.
Dengan waktu istirahat makan siang selama 30 menit.
Untuk bagian penjualan, sistem kerja dengan satu hari libur dalam seminggu, tanpa membedakan hari Senin hingga hari Minggu. Pada bagian
ini jam kerja karyawan dibagi menjadi dua shift setiap harinya yaitu shift
pagi dan shift siang. Adapun pembagian shift pada bagian penjualan adalah :
1.Senin s/d Jumat : Pagi : 08.00 - 15.00 WIB Siang : 14.00- 21.00 WIB 2.Sabtu & Minggu : Pagi : 08.00-15.30 WIB
Siang: 14.00-21.30 WIB
Dengan waktu istirahat selama 30 menit. Dan bagi karyawan yang dalam satu hari kerja melebihi 7,5 jam maka kelebihan jam kerja akan diperhitungkan sebagai lembur.
2. Sistem Gaji
Penerimaan gaji karyawan Toko Buku Gramedia pada setiap akhir bulan, besarannya disesuaikan dengan jabatan karyawan yang meliputi gaji pokok berikut tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh Toko Buku Gramedia. Dalam satu tahun, seorang karyawan yang berprestasi dalam pekerjaannya berhak mendapatkan bonus atas prestasi sebanyak dua kali sebesar 60% - 75% dari gaji pokok tergantung prestasi kerja para karyawan. Bagi karyawan yang mempunyai masa kerja lebih dari satu tahun, berhak mendapatkan Tunjangan Hari Raya (THR) sebesar gaji pokok dalam satu bulan bekerja.
3. Fasilitas Karyawan
Selain menerima gaji pokok seperti ilustrasi di atas, karyawan Toko Buku juga mendapatkan fasilitas-fasilitas sebagai berikut:
a. Tunjangan uang transportasi b. Tunjangan uang makan c. Tunjangan keluarga d. Tunjangan lembur e. Tunjangan Jamsostek
Setiap karyawan Toko Buku Gramedia, juga mendapatkan cuti selama 12 hari dalam satu tahun, dan bagi karyawan yang telah mencapai masa kerja 10 tahun, berhak cuti selama satu bulan. Disamping fasilitas-fasilitas tersebut, Toko Buku Gramedia juga memberikan fasilitas-fasilitas penggantian atas biaya pengobatan dengan plafon tertentu di luar biaya rawat inap dan biaya persalinan. Dan untuk tujangan hari tua disediakan dana pensiun atas pengabdiannya selama bekerja, yang diperhitungkan dari pemotongan gaji pokok dalam prosentase tertentu.
5. Pelatihan Karyawan
Agar pelayanan yang diberikan dapat benar-benar memuaskan konsumen, maka Toko Buku Gramedia memerlukan tenaga kerja yang terampil dan berdedikasi tinggi serta mampu diandalkan. Oleh karena itu pihak manajemen Toko Buku Gramedia senantiasa mendidik dan menanamkan pada setiap karyawannya tentang bagaimana sikap-sikap yang mampu memberikan kualitas pelayanan terbaik kepada konsumen. Khususnya pramuniaga dan kasir yang secara kontinyu selalu diadakan pelatihan Pengendalian Kualitas Terpadu (PKT).
53
Gambar : VI.1
Sumber : Arsip Toko Buku Gramedia KASIE
PENJUALAN
KASIE ADMINISTRASI KASIE
KOMPUTER SUPERVISOR RT SUPERVISO R GUDANG PRAMUNIAG KAS BESAR ADM
PEMBAYARAN PEMBUKUAN PEMBELIAN
KAS BESAR DATA ENTRI KEAMANAN SARANA TEKNIK OPERATOR PENITIPAN TAS
54