METODE PENELITIAN
4.4 Struktur Organisasi
4.5 Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. PLN (Persero) Area Rantauprapat Dengan kemajuan teknologi informasi, maka PT. PLN (Persero) Area mengubah Sistem Informasi Akuntansi manual menjadi terkomputerisasi demi menunjang aktivitas perusahaan. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengakses tiap informasi secara realtime dan tepat. Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan PT. PLN (Persero) Area Rantauprapat dapat dikelompokkan berdasarkan bagian-bagian yang membutuhkan Informasi tersebut. Dalam siklus pendapatan sistem informasi akuntansi dikelola oleh bagian-bagian sebagai berikut.
1. Bagian Penjualan/ Pelanggan
Pada bagian ini, Konfigurasi jaringan yang dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah Local Area Network (LAN). Sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T) yang berlaku sejak tahun 2009. AP2T adalah sistem online yang digunakan untuk memprogramkan semua transaksi yang sering dilakukan diperusahaan ini. Dimana aplikasi ini bertujuan untuk standarisasi sistem aplikasi pelayanan pelanggan terpusat dan berbasiskan web, pengamanan pendapatan yang lebih realtime online dikantor terpusat, efisiensi biaya pemeliharaan sistem (infrakstruktur dan aplikasi), serta optimalisasi pemanfaatan kerjasama strategis dengan anak perusahaan dan pengembangan proses bisnis secara terpusat.
Dengan adanya aplikasi atau sistem ini diharapkan stakeholder dapat lebih memahami alur pelayanan pelanggan PLN. Aplikasi pelayanan
pelanggan Terpusat (AP2T) dilatar belakangi oleh perubahan bisnis perusahaan dan tuntutan pelanggan yang menginginkan perusahaan harus lebih fokus kepada pelanggan. Disamping itu, keberadaan aplikasi Customer Information System yang ada perlu disesuaikan agar pengendalian bisnis proses dan penyajian laporan secarareal time dapat teraplikasi dengan baik sehinggan sistem akan lebih efektif dan efisien. Untuk itulah dengan penuh semangat pelayanan yang tinggi mengimplementasikan aplikasi ini sebagai langkah strategis untuk menjawab tantangan sekaligus mempersiapkan perusahaan untuk mencapai cita-cita sebagai World Class Services Company.
Setelah Go Live kemudian dilanjutkan dengan Implrmentasi AP2T yang bertujuan terciptanya keseragaman bisnis proses diseluruh dunia dan anak perusahaan PT PLN (Persero), kemudahan pengelolaan sistem tersedianya satu sumber data secara terpusat, kredibilitas laporan keuangan, konsolidasi laporan lebih efektif dan kecepatan arus kas dapat dipantau setiap saat. Dengan adanya aplikasi ini, pelanggan mendapat kemudahan dan kecepatan dalam proses pasang baru maupun ubah daya serta kemudahan dalam pembayaran tagihan listrik dan tagihan lainnya melalui fasilitas perbankan dan Kantor Pos diseluruh dunia Indonesia. Pelanggan tidak lagi membayar biayadiloket kantor Pelayanan bright PLN melainkan langsung melalui layanan yang tidak disediakan oleh bank atau Kantor Pos, termasuk layanan elektronik seperti ATM, EDC dan layanan elektronik channel bank lainnya. Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T) ini memadukan seluruh proses bisnis tata usaha langganan PLN dengansistem pengelolaan
dan pengawasan pendapatan perusahaan (P2APST), sistem Enterprise Resource Planning (ERP), sistem lstrik prabayar, sistem non-tagihan listrik.
Contact Center 123 serta fitur lain sehingga menjadikan pelayanan PLN lebih mudah, cepat dan pasti.
Sebelum penerapan Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat (AP2T), sistem pelayanan PLN masih belum seragam, belum standar, dan belum terintegrasi secara terpusat. Selain itu, pihak manajemen PLN mengalami kendala dalam pengawasan dan pengelolaan pendapatan dari transaksi listrik secara real time dan online. Sistem AP2T ini didukung oleh PT Icon Plus yaitu Anak perusahaan PLN yang bergerak dibidang telekomunikasi. AP2T merupakan bukti upaya terobosan inovasi yang dilakukan PLN dalam peningkatan pelayanan kepada para pelanggan dengan memberikan kemudahan dan kecepatan sistem pelayanan PLN kepada para konsumen setia ditanah air.
2. Bagian Keuangan
GL Magic ini merupakan sistem yang manual yang digunkan di PT PLN hasil dari sistem ini adalah pencataran jurnal perlakuan akuntansi prabayar yang berdasarkan kepada keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 300.K/DIR/2009 tanggal 23 Desember 2009 yang dipakai untuk pencatatan pelanggan baru, pelanggan migrasi dari pascabayar ke prabayar, pelanggan merubah daya ada prgram namanya SAP. System Application and Product is Data Processing (SAP) adalah sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang diperlukan suatu
perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya.SAP ini mulai diberlakukan pada awal 2013. SAP ini merupakan aplikasi ERP terbesar didunia dan begitu pula di indonesia, walaupun pada awalnya SAP ini dirancang untuk Industri Manufaktur (Manufacturing industry).
Dalam mengaplikasikan SAP ini pun tidak mudah, para pengguna harus belajar keras untuk dapat mengerti bagaimana cara mengaplikasikan sistem ini sendiri, karena PLN sangat mengutamakan atas pelayanan pelanggan terlebih dahulu. Sehingga PLN sekarang mulai menerapkan sistem SAP ini di perusahaannya, meskipun PLN harus membayar mahal untuk mendapatkan salah satu sistem yang terbaik.
Penerapan SAP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan. Dengan penerapan SAP dilingkungan perusahaan, makan setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi karena pengimplementasian ini jelas akan merubah pola kerja perusahaan. SAP ini merupakan salah satu program dalam sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntasi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2) Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3) Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Dibawah ini merupakan tipe data dan beberapa modul yang terdapat dalam sistem SAP :
A. Tipe-tipe Data 1) Data Transaksi
a. Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh:
membuat purchase, order
b. Setiap transaksi akan tersimpan didalam satu dokumen tertentu.
2) Master Data
a. Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bila dilakukan, contoh : material master, vendor master, customer master.
b. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP
B. Modul
1) Sales & Distribution : Membantu meningkatkan efisiensi
kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
2) Materials Management : Membantu menjalankan proses
pembelian dan pengelolaan persediaan.
3) Production and Planning : Membantu proses perencanaan fan control daripada kegiatan produksi (manufakturing) suatu perusahaan.
Dengan mengimplementasikan SAP disuatu organisasi maka akan mengintegrasikan sistem yang berakibat :
a. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memperbahurui modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan
dengan modul tersebut. Data yang tampil adalah data terbaru begitu pengguna memasukan data ke dalam sistem.
b. Transparansi data semua pengguna yang mempunyai akses kesistem akan dapat melihat semua informasi yang paling terbaru setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di input oleh user lain.
3. Bagian Distribusi
Pada bagian distribusi terdapat 3 sistem informasi yang digunakan yaitu email untuk surat-menyurat, ERP untuk mengontrol semua kegiatan yang dilakukan, dan Portal untuk kepegawaian. Teknologi Enterprise Resources Planning (ERP) perupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan dengan menggunakan single data entry. Berdasarkan tujuannya, implementasi teknologi ERP didalam sebuah perusahaan antara lain melakukan integrasi antara perancanaan penjualan dan perencanaan produksi, mengoptimalkan jumlah persediaan guna meningkatkan cash flow perusahaan dan meningkatkan nilai kepuasan terhadap pelanggan dengan melalui sistem pengiriman, distribusi gudang dan fungsi administrasi lainnya. Dan tidak kalah pentingnya dari tujuannya diatas adalah meningkatkan efisiensi perusahaan dengan ketelitian yang baik. Untuk mensjajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia. PT PLN (Persero) dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP) sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh IT. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis
akan meningkatkan pelayanan. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi. Dengan penerapan ERP dilingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi. Penerapan ERP di PLN sedikit banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama dibidang SDM disetiap unti pilot project PLN. Perubahan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Manajemen Organisasi :
a) Struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.
b) Perubahan organisasi harus disetuji dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN. Jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari jabatan-jabatan diperusahaan.
c) Integrasi data keuangan. Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
2) Administrasi pegawai
a) Tanggal pada surat penggajian harus konsisten
b) Pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem.
c) Perpindahan pegawai dapat dimonitor didalam sistem.
3) Administrasi Waktu Kerja
Manajemen data berkaitan dengan waktu pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem
4) Penggajian
Proses penggajian akan dipusatkan dikantor pusat tiap unit. Data tentang administrasi penggajian dikerjakan dikantor unit bersangkutan, data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan. Agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian.
Berikutnya adalah sistem portal, sistem ini lebih diperuntukkan untuk kepegawaian, yang diterapkan sejak pertengahan tahun 2011. Pada sistem ini terdapat banyak fitur-fitur dan lebih familiar digunakan. Tetapi masih ada juga pegawai yang kurang pemahaman atas pengguaan sistem ini jadi masih perlu adanya pembelajaran lebih atas sistem-sistem yang digunakan.
4. Bagian pembangkit
Seperti pada bagian distribusi, pada bagian ini juga menggunakan konfigurasi jaringan yang dapat dipakai untuk berkomunikasi adalah CYBER.
Tapi didalam hal ini, yang dapat mengaplikasikan jaringan ini adalah bagian distribusi jadi bagian pembangkit hanya dapat mengontrol melalui SCADA.
5. Bagian Pengendalian Intern a. Surat masuk dan keluar
Kegiatan pengurusan surat ini termasuk suatu kegiatan yang penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengurusan surat itu dapat berbeda bagi setiap intansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari
surat pada perusahaan atau intansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau intansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi/ perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Adanya aplikasi pengelolaan surat yang diterapkan memberikan kemudahan bagi perusahaan.
Kelebihan :
1. Pengelolaan dan proses komunikasi dalam organisasi menjadi lebih efektif, karena dapat mempersingkat waktu mulai dari proses pembuatan hingga penerimaan surat.
2. Proses pengarsipan dokumen lebih mudah.
3. Dokumen dapat dipertanggungjawabkan dengan adanya penggunaan kode user dan password masing-masing bidang sesuai dengan jabatannya.
Kekurangan :
1. Masih kurangnya pemahaman atas aplikasi yang diterapkan 2. Jaringan
b. E- PROCUREMEN PT PLN (Persero)
Salah satu program yang sangat membantu PLN, untuk mendukung implementasi GCG dalam mewujudkan transparansi, control, keadilan ( fairness), penghematan biaya dan mempercepat proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan pada gilirannya meningkatkan Cirta Perusahaan. E-Procurement pln (eProc) sebagai
salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000. Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) dalam aspek bisnis dan pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan PLN menyusun tata kelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pelngelolaan perusahaan.
Aplikasi eProc mampu membawa manfaat bagi Perusahaan yakni adanya standarisasi proses pengadaan, terwujudnya transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga satuan khusus di internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.
Dalam perkembangannya, eProc PLN menjadi aplikasi yang mampu mendukung pelaksanaan perwujudan kinerja yang lebih baik kalangan internal PLN. Penghematan Realisasi HPS terhadap Total RAB dan Total HPS merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan aplikasi tersebut.