Struktur organisasi perpustakaan akan menggambarkan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja di perpustakaan. Oleh karena itu, struktur organisasi perpustakaan setidaknya mencakup tiga hal: (1) Struktur atau kerangka, (2) kelompok orang-orang tertentu, dan (3) sistem.
Struktur organisasi perpustakaan keliling sekurang-kurangnya terdiri dari kepala perpustakaan, unit layanan pembaca, unit layanan teknis, unit teknologi informasi dan komunikasi serta kelompok fungsional dan unit tata usaha.
Sebuah perpustakaan seperti perpustakaan umum, perpustakaan nasional, badan provinsi, dan perpustakaan perguruan tinggi, tentu mempunyai volume pekerjaan yang besar karena harus melayani masyarakat yang cukup luas.
Menurut Sutarno Ns (2003: 57) Struktur organisasi merupakan bentuk atau figur yang akan menggambarkan beberapa hal, sebagaimana disebutkan berikut : 1. Formasi jabatan, yaitu pos-pos jabatan yang harus diisi dengan orang-orang
yang tepat dan diberikan batasan ruang lingkup pekerjaan. Formasi jabatan tersebut harus diisi secara proporsional dan disesuaikan dengan kemampuan dan keprofesionalan personil. Dengan demikian, diharapkan tidak adanya rangkap pekerjaan atau hal-hal yang tercecer tak tertangani sebagaimana mestinya.
2. Garis komunikasi, perintah dan laporan, dan kerja sama. Dalam organisasi yang sehat jalannya arus komunikasi tidak hanya satu arah, tetapi paling tidak ada dua arah, yaitu perintah dan laporan. Disamping itu, juga digambarkan bentuk jaringan kerja sama antara masing-masing tugas dan gugus tugas. Komunikasi
13
yang lancar akan berpengaruh terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan meminimalisasi hambatan yang terjadi. Oleh karena itu, suatu sistem informasi manajemen di dalam perpustakaan perlu dikembangkan dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
3. Tugas wewenang dan tanggung jawab. Salah satu prinsip organisasi adalah pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab. Dasar pemikirannya adalah jika pekerjaan mampu dikerjakan oleh satu orang atau satu bidang saja, tentu tidak perlu membentuk organisasi. Tetapi jika pekerjaan membutuhkan orang lain dan membutuhkan manajemen dan koordinasi, diperlukanlah organisasi yang didalamnya ada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab. Namun demikian, kesemuanya itu harus ditunjang oleh fasilitas yang diperlukan, dan dilandasi asas keadilan. Sehingga satu orang atau bagian tidak iri dengan orang atau bagian lain. Tidak terkecuali perpustakaan yang merupakan satu unit kerja, di dalamnya harus ada koordinasi yang menggarah pada pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab tersebut.
4. Kebutuhan pegawai. Sebuah perpustakaan yang sehat harus diisi dengan pegawai yang memadai dan memenuhi semua kriteria yang dipersyaratkan.
Pegawai-pegawai tersebut untuk mengisi seluruh formasi dan menjalankan semua tugas dan fungsinya masing-masing. Jadi, pengisian pegawai ini tergantung pada kebutuhan dan formasi yang tersedia.
5. Komponen kepengurusan perpustakaan. Komponen yang diperlukan untuk mengisi struktur organisasi perpustakaan yang paling urgen mencakup hal berikut:
a) Kepala/pemimpin perpustakaan dan pemimpin unit kerja di dalamnya b) Pustakawan yang ada pada instansi pemerintah atau PNS disebut sebagai
pejabat fungsional pustakwan, sedangkan pada lembaga swasta cukup disebut pustakawan
c) Pegawai pelaksana teknis kepustakawanan untuk membantu pustakwan.
d) Pegawai tata usaha atau kesekretariatan ( administrasi).
Tugas dan kegiatan perpustakaan dikelompokkan dan dibagikan kepada empat struktur jabatan tersebut. Hal itu berlaku untuk semua jenis perpustakaan, sementara volume, jumlah, jenis kegiatan, dan pekerjaan sangat tergantung kepada besar atau kecilnya perpustakaan, dalam arti bagi perpustakaan yang kecil memerlukan struktur organisasi yang kecil dan tugas-tugas pekerjaan disesuaikan dengan kebutuhan.
Untuk kegiatan kesekretariatan di perpustakaan umum kabupaten/kota dikelompokkan ke dalam bidang atau bagian kepegawaian, bagian keuangan, bagian perlengkapan, bagian kerumahtanggaan, dan lain sebagainya. Selanjutnya tiap-tiap bagian dapat dibagi lagi ke dalam seksi, subseksi, subbagian dan seterusnya. Layanan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan, antara lain, layanan anak-anak,
14
layanan remaja dan dewasa, layanan refrensi, layanan sirkulasi, layanan keliling, layanan bercerita, promosi pemasyarakatan, administrasi keanggotaan, dan lain sebagainya.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dengan tanggung jawab bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Dalam proses pencapaian tujuan yang telah ditentukan tersebut, perlu dibentuk suatu bagan yang menggambarkan tugas dan tanggungjawab bagi masing-masing orang yang terlibat didalamnya.
2.4.1 Manajemen Perpustakaan Keliling
Menurut Sondang P. Siagian (1979) mengatakan, bahwa manajemen adalah keterampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan menggerakkan orang-orang lain di dalam organisasi.
Perpustakaan adalah suatu organisasi atau lembaga yang terdiri dari koleksi bahan pustaka, petugas, tempat, dan pembaca yang memanfaatkan koleksi pustaka tersebut.
Menurut Rusina S (2002:15) menyatakan bahwa:
Perpustakaan adalah kumpulan buku-buku yang tersedia dan dimaksudkan untuk dibaca. Sebenarnya buku-buku itu dikumpulkan berdasarkan kepada maksud tertentu dengan tujuan yang diarahkan kepada penggunaan buku-buku itu. Dimasa modern ini perpustakaan tidak terbatas pada buku saja. Melainkan juga mencakup rekaman cetakan lain, majalah, film, slide dan sebagainya. Jadi sebenarnya yang terkumpul dalam perpustakaan adalah himpunan ilmu pengetahuan yang diperoleh umat manusia dari masa ke masa yang hendak disampaikan kepada orang lain melalui media rekaman.
Pada dasarnya perpustakaan keliling merupakan pengembangan dan perluasan daripada pelayanan umum (public service) yang diarahkan keluar. Maksudnya koleksi dibawa keluar gedung perpustakaan untuk disajikan kepada masyarakat dimana mereka tinggal. Dalam buku Evaluasi Perpustakaan Umum taraf kelurahan dan perpustakaan keliling, disebutkan perpustakaan keliling ialah perpustakaan dimana bahan bacaan dibawa berkeliling dari satu tempat ke tempat yang lain, pelayanan pada pengguna dilaksanakan langsung di tempat lokasi layanan dimana perpustakaan keliling kemudian menyediakan bahan bacaan hanya baca di tempat
15
buku tidak bisa dipinjam dan dibawa pulang kecuali yang telah mendaftar sebagai anggota perpustakaan.
Pada dasarnya perpustakaan keliling adalah suatu usaha dari sebuah perpustakaan, baik itu perpustakaan wilayah maupun perpustakaan umum, untuk lebih meningkatkan pelayanannya kepada masyarakat di daerah yang bersangkutan, terutama tempat-tempat yang pelayanan tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan tetap. Pelayanan ini dilakukan secara berkeliling dengan menggunakan kendaraan ke pos-pos yang sudah ditentukan pada waktu atau jadwal tertentu pula, sekaligus membawa koleksinya untuk disuguhkan kepada masyarakat.
Manajemen dari pada perpustakaan keliling dimaksudkan agar supaya pelayanan kepada masyarakat tersebut dapat dilaksanakan semaksimal mungkin resiko sekecil mungkin dengan memperhatikan semua unsur-unsur tersebut antara lain kemampuan petugas, koleksi, kendaraan, situasi dan kondisi tempat. Semua itu perlu dikelola dan di perhatikan dalam istilah manajamen dan organisasi akan sangat tergantung kepada pimpinan dan stafnya dalam melaksanakan tugasnya masing-masing yang tentunya menurut kemampuan, keterampilan, tugas, wewenang, kewajiban dan hak-haknya yang sudah ditentukan.
Dalam manajemen ada unsur yang di perhatikan agar berhasil atau tidak, yaitu karakter manusia, watak, kepribadian, kemauan, keinginan, ide, pendapat, kemampuan, kelemahan. Sedangkan unsur kedua adalah uang. Perpustakaan keliling tidak akan berjalan, meskipun uang bukan satu-satunya pokok masalah. unsur ketiga ialah material (barang/materi), yang di sediakan dalam perpustakan keliling, misalnya koleksi, kendaraan, dan saran lainnya. Unsur keempat adalah mesin-mesin yang diperlukan untuk menunjang proses pekerjaan misalnya mesin tik, komputer, dan lain-lain.
Bagaimana memanfaatkan dan menggunakan ke empat unsur lain itu dengan baik, dan unsur ke enam adalah moral, mental dan kepribadian seseorang. Mental yang baik sangat membantu organisasi perpustakaan ini, sebaliknya kebobrokan mental seseorang, Apalagi jika kebetulan orang yang bersangkutan menduduki
16
tempat yang menentukan pimpinan. Meskipun organisasi didukung oleh sarana, uang dan fasilitas yang baik.
Dari kesimpulan di atas dapat dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan manajemen adalah suatu proses mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, untuk mencapai suatu tujuan. Semua ini mencakup unsur baik dari segi materi, sumber daya manusia, informasi, sistem, sumber non manusia dan lain sebagainya. Sistem pengelolaan manajemen meliputi unsur pertama sampai enam salah satunya yaitu manusia, pengorganisasian, pengelolaan sehingga menuju sasaran. Tujuan tercapai sesuai yang telah ditentukan.
Menurut Hermawan (2010: 18) pihak manajemen layanan perpustakaan keliling berusaha untuk dapat memberikan pelayanan maksimal dengan cara memberikan kemudahan bagi pihak pengguna seperti:
1. Membiasakan masyarakat untuk membaca dan terutama menciptakan sikap bahwa sekarang, buku termasuk kebutuhan dasar untuk setiap keluarga. Siapa pun yang bertanggung jawab terhadap keluarga tidak boleh memandang rumahnya sebagai kandang di mana dia hanya perlu menyediakan air dan nasi serta bereproduksi; sebaliknya, dia harus memandang keluarga sebagai sebuah unit manusia yang juga sangat membutuhkan makanan intelektual dan semua anggota keluarga harus memikirkan untuk memenuhi kebutuhan ini.
2. Meningkatkan pengetahuan, pemahaman, dan kesadaran rakyat serta melatih mereka, terutama kaum muda, baik secara intelektual, spiritual, maupun emosional menurut usia dan tingkat pendidikan yang berbeda.
3. Mengatasi kelemahan spiritual dan intelektual yang diakibatkan oleh tidak adanya kemampuan finansial dalam membeli bahan bacaan terutama buku yang dibutuhkan. Mencegah kemiskinan ekonomi agar tidak mengakibatkan kemiskinan intelektual.
4. Mengatasi permasalahan rendahnya minat baca yang terjadi pada masyarakat untuk menuju berkembangnya masyarakat membaca.
5. Menggesa berkembangnya literasi informasi di masyarakat. Serta mengeliminasi terjadinya kesenjangan intelektual yang diakibatkan oleh kesenjangan informasi.
