Struktur Organisasi Perusahaan

BAB IV: HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua badan atau lebih dalam suatu susunan hierarki serta pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Salah satu cara unutk mengetahui organisasi serta bentuk organiosasi perusahaan yang digunakan dalam suatu perusahaan adalah dengan melihat struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan. Tanpa adanya struktur organisasi perusahaan akan

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

ada kesulitan dalam menentukan batasan wewenang dan tanggung jawab masing- masing personil/pegawai di dalamnya.

Struktur organisasi PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan merupakan struktur organisasi garis dan staf dimana wewenang berjalan garis lurus dari pimpinan (kepala cabang) kepada tiap-tiap kepala bagian dan kepada kepala seksi. Kepala bagian bertanggung jawab kepada kepala cabang, sedangkan tiap kepala seksi bertanggung jawab kepada kepala bagian PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia memiliki kantor cabang di Medan.

Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan diselesaikan denganketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, kita telah mengetahui bahwa struktur organisasi bukanlah merupakan tujuan tetapi merupakan alat untuk menempatkan personil/pegawai sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing, sehingga memudahkan bagi pimpinan untuk mengadakan pengawasan terhadap tujuan yang telah direncanakan sebelumnya. Adapun struktur organisasi PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan dapt dilihat sebagaimana yang digambarkan berikut ini:

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

STRUKTUR ORGANISASI

PT PERUSAHAAN PERDAGANGAN IN DONESIA CABANG MEDAN KEPALA CABANG BAG. KEUANGAN UMUM & SDM SEKSI KEUANGAN SEKSI AKUNTANSI SEKSI UMUM & SDM KASIR BAGIAN PERDAGANGAN BAGIAN EKSPOR/IMPOR SEKSI BARANG NIAGA UMUM SEKSI BB/ KIMIA & FARMASI SALESMAN KEPALA GUDANG SALESMAN SEKSI EKSPOR/ IMPOR SALESMAN

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

Selanjutnya, berikut ini diuraikan pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan dengan struktur organisasi yang ada.

1) Kepala cabang

Kepala cabang merupakan pimpinan tertinggi di kantor cabang yang berhubungan dengan kantor pusat dan memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan dalam memperlancar operasi perusahaan selain mengambil keputusan, kepala cabang juga memeriksa laporan yang akan dikirim kekantor pusat dan laporan tersebut di pertangung jawabkan.

2) Bagian keuangan, umum dan SDM

 Memeriksa dan menandatangani nota-nota pembayaran dan kwitansi untuk pengeluaran dan penerimaan uang.

 Memeriksa dan menandatangani mutasi kas atau Bank dan perincian kas harian.

 Membuat laporan-laporan cash flow bulanan.

 Mengkoordinir inkaso dan penagihan piutang farmasi dan barang perdagangan umum.

 Mengkoordinir panitia stock akhir tahun.

 Membuat dan membahas surat yang berhungan dengan keuangan dan pembukuan.

3) Bagian perdagangan

 Memiliki wewenang dalam hal melaksanakan kegiatan usaha di pendistribusian barang dan tanggung jawab langsung kepada kepala cabang.  Memotivasi dan mengarahkan mekanisme perdagangan umum.

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

 Mengawasi kelancaran pelaksanaan pekerjaan rutin dibidang administrasi atas faktur pembelian, faktur penjualan, nota kredit, dan nota debet.

 Mengikuti perkembangan pasar dan market kontrol.  Mengatur barang-barang pesanan.

 Surat-menyurat. 4) Seksi Keuangan

Mengawasi seluruh piutang perusahaan. Membuat rencana cash flow.

Mengkoordinir pemisahan piutang.

Membuat rekomendasi atau persetujuan transaksi penjualan. 5) Seksi Administrasi

 Menyelesaikan administrasi pembukuan atas pembelian dan penjualan, penerimaan kas dan pengeluaran kas.

 Memeriksa penyelesaian buku induk, pos-pos, material dan piutang untuk penyelesaian neraca.

 Membuat neraca bulanan dan laporan laba-rugi.  Mengkoreksi buku penjualan.

6) Seksi Umum dan Sumber Daya Manusia

 Membuat daftar gaji pegawai dan perhitungan pajak pendapatan.  Administrasi pendapatan dan lembur pegawai.

 Mengurus absen dan laporan biaya pegawai.

 Membuat pesanan alat-alat kantor dan barang cetakan.  Mengatur administrasi surat masuk dan surat keluar kantor.

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

 Membukukan nota-nota pembayaran yang akan diajukan kepada kepala cabang.

 Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian yang bersangkutan.  Mengurus pembayaran rekening teleks dan telegram.

7) Seksi Barang Niaga Umum

Mengadakan evaluasi kegiatan usaha secara periodik dan pekerjaan lainnya menyangkut seksi ini serta statistik penjualan dan pembelian barang.

Membuat berita acara barang yang masuk. 8) Seksi Bahan Bangunan

Memiliki wewenang dalam hal pelaksanaan kegiatan usaha dan mengkoordinir kegiatan yang berhubungan dengan bahan bangunan.

Melaksanakan pengadaan barang-barang bangunan.

Meniliti bukti-bukti penerimaan bahan bangunan dan menyerahkan yang asli dan faktur penjualan kepada seksi keuangan.

9) Seksi Kimia dan Farmasi

Melaksanakan tugas dibidang pengawasan obat sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Meminta ijin dari departemen kesehatan, dalma hal ini berhubungna dengan penjualan barang-barang kimia dan farmasi.

Melaksanakan pengadaan barang-barang farmasi dan alat-alat kesehatan dan melaporkan ke Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Mengawasi persediaan obat, penjualan obat murni menurut peraturan yang berlaku terutama mengenai obat keras yang expired date.

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

Menyusun pesanan barang-barang tersebut. 10)Seksi Ekspor/Impor

 Mengerjakan administrasi dan pembukuan laporan.  Memeriksa kualitas barang-barang ekspor.

 Mengawasi pengeluaran atau pengiriman barang.  Mengawasi arus pemasukan barang-barang di pabean.

 Menghubungi instansi-instansi yang menyangkut bidang ekspor dn impor seta mengecek harga-harga barang pesanan lokal barang ekspor.

11)Kasir

Menyetor uang dan mengkliring cek giro ke bank.

Mencatat uang yang diterima dan dikeluarkan di buku kas.

Membuat nota bank atau nota terima transfer atas pemasukan dan pengeluaran uang.

12)Kepala Gudang

 Bertanggung jawab atas seluruh keamanan persediaan barang-barang perusahaan.

Membuat pencatatan atas keluar masuk persediaan barang-barang perusahaan.

Membuat pencatatan atas seluruh persediaan barang yang ada di gudang. 13)Salesman

Mengadakan transaksi penjualan.

Menerima yang jatuh tempo dari seksi keuangan untuk ditagih dan menyerahkan hasil tagihan kepada kasir.

Sri lestari P.S.D.S. : Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan, 2009.

Membuat daftar piutang yang diterima.

Memberikan informasi atas penunggakan kredit.

Mengembalikan faktur yang belum tertagih kepada kepala seksi keuangan. Mencari pasar-pasar baru yang belum dimasuki oleh perusahaan lain dan

menyelidiki keadaan pasar tentang selera konsumen dan memperkenalkan barang-barang baru dan juga membuata laporan penjualan.

Dalam dokumen Penerapan Prosedur Dan Pengawasan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Dan Efesiensi Usaha Pada PT Perusahaan Perdagangan Indonesia Cabang Medan (Halaman 41-48)