BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan, sangatlah penting membuat tata hubungan atas wewenang dan tugas dari masing – masing bagian pada peusahaan. Hal ini sangat berguna, agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing – masing pihak dalam perusahaan , sehingga tugas dari setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggung jawabkan sepenuhnya.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. Matahari Putra Prima Tbk
Struktur organisasi di PT. Matahari Putra Prima tbk adalah struktur organisasi garis dan staf .Sesuai dengan laju perkembangan, organisasi PT. Matahari Putra Prima tbk adalah sekelompok orang yang bekerja sama dengan menggunakan alat, dana, dan teknologi serta terikat dengan peraturan – peraturan
STORE MANAGER
ASSISTEN MANAGER
KOORDINATOR KOORD KASIR & EDP KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR
PRAMUNIAGA KASIR PRAMUNIAGA PRAMUNIAGA PRAMUNIAGA
SUPERVISOR SHOES & EXPEDISI SUPERVISOR KASIR/ EDP SUPERVISOR VISUAL MERCHANDISING SUPERVISOR MEN'S & HOME SUPERVISOR LADIES
dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarahkan pada pencapaian tujuan yang diinginkan.
Untuk menggerakkan organisasi tersebut, di butuhkan personil yang memegang jabatan tertentu dalam organisasi, dimana masing- masing personil diberi tugas, wewenang , dan tanggung jawab sesuai dengan jabatannya.
Hubungan dan kerja organisasi merupakan gambaran yang skematis tentang hubungan dan kerjasama dari orang – orang yang menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengorganisasian bagian - bagian yang berbeda diperlukan dalam suatu organisasi yang dapat menyatukan dan mewujudkan tenaga kerja yang profesional.
Struktur organisasi yang diharapkan dapat memberikan gambaran pembagian tugas, wewenang , dan tanggung jawab serta hubungan pelaporan yang menyangkut tingkat hirarki dan besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di setiap tingakat dari organisasi tersebut. Struktur organisasi juga menetapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya koordinasi dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik kearah vertikal maupun horizontal. Pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab dalam organisasi dilakukan dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan, setiap personil akan diberikan tugas atas kualifikasi dan tanggung jawabnya.
Adapun tugas, tanggung jawab dan wewenang masing – masing bagian di PT. Matahari Putra Prima Tbk adalah sebagai berikut :
Tugas dan Wewenang 1. Store Manager (S01)
a. Bertanggung jawab kepada Regional Manager atas kelanjutan perusahaan didalam segala aktivitas dan objektivitas perusahaan
b. Berwenang mengangkat dan memberhentikan karyawan dalam tingkat koordinator, kasir, dan pramuniaga, /SPG/SPB.
c. Menetapkan apa yang harus dilakukan oleh setiap bagian serta cara – cara pelaksanaannya.
d. Menentukan arah dan visi perusahaan kedepan. b. Assisten Manager (S02)
a. Bertanggung jawab dan berwenang
untuk membantu Store Manager melaksanakan tugas – tugasnya terutama dalam menangani surat menyurat untuk pihak luar.
b. Menggantikan tugas Store Manager
selama tidak berada ditempat c. Supervisior Expedisi & Shoes (S08)
a. Bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berhubungan dengan Expedisi dan bagian counter Shoes
b. Mengecek segala stock barang dan membuat laporan penjualan untuk dipertanggung jawabkan ke S01.
c. Melaporkan segala inventori yang masuk ke Expedisi Pusat.
e. Membuat peraturan dan memberikan sanksi kepada personil yang melanggar peraturan yang telah dibuat (pramuniaga/SPG/SPB) di counter shoes.
d. Supervisior Personalia, Kasir & EDP (Electronic Data Processing)
a. Supervisior personalia tugasnya menyelesaikan dan bertanggung jawab dalam penerimaan karyawan, interview, dan lain-lain.
b. Menerbitkan surat mutasi, surat penmghargaan/promosi, surat rekomendasi.
c. Memberikan surat teguran, surat peringatan kepada para personil (pramuniaga/SPG/SPB) dengan mengacu kepada kesepakatan kerja bersama.
d. Penyusunan revisi job description ( perincian kerja) personil.
e. Membuat persiapan dan koordinasi program sistem penilaian prestasi kerja.
f. Pengembangan sumber daya manusia dengan menyusun jenis-jenis pelatihan yang inovatif untuk memotivasi seluruh karyawan.
g. Turut serta menyusun struktur penggajian bulanan dengan bekerjasama pada bagian accounting sesuai dengan job grading.
h. Menyediakan sarana dan fasilitas keselamatan dan kesehatan kerja karyawan.
i. Kasir, bertanggung jawab terhadap Store Manager (S01) atas hasil keuangan perusahaan yang didapat setiap harinya, dengan membuat persentase total jumlah uangnya.
perusahaan.
e. Supervisor VM ( Visual Merchandising) a. Membuat Flyer atau promo untuk acara toko.
b. Mengkoordinir seluruh personil VM (Visual Merchandising) dalam mendisplay visualisasi pajangan
f. Supervisior Men,s & Home
a. Mengkoordinir seluruh personil Men,s dan Home. b. Mengatur jadwal kerja ataupun off setiap personil. c. Memesan barang yang biasa dijual di counter ke pusat.
d. Membuat peraturan dan memberikan sanksi untuk seluruh karyawan bagi yang telah melanggar sanksi tersebut.
g. Supervisior Ladies
a. Mengkoordinir seluruh personil laddies.
b. Mengatur jadwal kerja ataupun off setiap personil. c. Memesan barang yang biasa dijual diconter ke pusat.
d. Membuat peraturan dan memberikan sanksi untuk seluruh karyawan bagi yang telah melanggar sanksi tersebut.
h. EDP (Electronic Data Processing)
a. EDP (Electronic Data Processing) bertanggung jawab dalam mencatat seluruh jumlah hasil penjualan, baik itu penjualan perhari, perminggu, perbulan, maupun pertahun.
b. Membuat laporan dan menyerahkannya kepada Store Manager.
c. Memberikan hasil penjualan berupa laporan kepada setiap masing-masing SPG/SPB sebagai tanda bukti penjualan yang nantinya akan diserahkan kepada suplier masing-masing.
d. Mengupload seluruh suku penjualan atau barkot harga. i. Koordinator (Kasir, Shoes, Men's, Ladies, Home)
a. Membantu para supervisor untuk mengkoordinir seluruh personil di area. b. Bertanggungjawab atau mengawasi kegiatan yang dilakukan personil di
area.
c. Membagi atau menentukan pertukaran shift, off, maupun cuti yang akan diambil setiap personil.
j. Maintenance.
a. Memonitor seluruh mesin-mesin produksi agar tidak terjadi kemacetan/breakdown atau kehilangan waktu produksi.
b. Membuat jadwal perawatan mesin-mesin. c. Membuat laporan pembelian sparepart.
d. Mengontrol seluruh kegiatan mesin dan pneumatik.
e. Memonitor kebersihan lingkungan AHU dan menata barang-barang yang ada di dalam AHU supaya rapi.
k. Expedisi
a. Mengawasi dan mengontrol out loading.
b. Mengontrol dan mengawasi barang masuk dan barang keluar. c. Membuat surat jalan.
d. Membuat bon ongkos.
e. Menerima surat perintah muat (surat barang masuk ataupun barang keluar).
f. Mengecek stock barang masuk.
h. Mengurus/mengecek semua laporan stock dan tetep menyesuaikan laporan fisik dengan kartu stock.
i. Mempersiapkan laporan penerimaan dan pemakaian barang ke bagian inventory.
l. Kasir
a. Melayani customer yang telah berbelanja dengan cara melakukan transaksi dengan customer.
b. Menghitung hasil penjualan setiap pagi hari.
c. Mempromosikan acara yang sedang berlansung di toko kepada costomer. m. Pramuniaga/SPG/SPB
a. Mendatangi customer untuk melayani dan membantu coustomer tanpa menunggu dipanggil bagi customer yang ingin maupun yang tidak ingin berbelanja.
b. Menginformasikan event yang sedang berlangsung ditoko kepada customer.
c. Menawarkan produk yang diinginkan customer.
d. Menggali dan atau menawarkan minimal satu benefit barang yang diinginkan customer untuk menambah penjualan toko.
n. Security
a. Menjaga keamanan toko.
b. Mengatur jadwal keluar masuknya karyawan kedalam area.
PT. Matahari Putra Prima tbk, dalam kegiatan operasional sehari harinya telah menggunakan sistem komputer yang telah terprogram, apalagi masalah jaringan dimana perusahaan ini sudah sangat tergantung dengan sistem jaringan,
dimana semua aktifitas kerja tiap masing-masing divisi telah menggunakan sistem komputer yang saling terhubung dan online, ini dikarenakan informasi yang terus up to date, bukan hanya itu setiap transaksi penjualan yang terjadi juga up to date.
Sistem komputerisasi jadi penunjang utama dalam kinerja perusahaan sehari – hari. Sistem jaringan , data base, dan Vsat juga telah menjadi penunjang kinerja perusahaan ini. dari awal berdirinya PT. Matahari Putra Prima tbk, sudah mengenal dan menggunakan sistem komputerisasi.