BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Strutur Organisasi merupakan hubungan pertanggung jawaban dan wewenang antara individu dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dengan adanya pembagian wewenang dan pertanggung jawaban tersebut maka akan lebih mudah dilakukan pengawasan atas kegiatan masing-masing individu serta mampu memberi arah yang jelas dan batasan kegiatan yang merupakan tanggung jawab personil yang terlibat dalam organisasi tersebut. Disamping itu pembagian wewenang jelas akan memudahkan pertanggung jawaban tugas, sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Struktur organisasi PT. Mutiara Mukti Farma dapat dilihat dalam lampiran.
Dalam menjalankan tugasnya Direktur dibantu oleh beberapa orang Manajer yang mempunyai bawahan yang bertugas menjalankan operasional
perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah:
1. Dewan Komisaris
Fungsi dari dewan Komisaris adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan rapat dewan komisaris dan pemegang saham untuk mengangkat dan memberhentikan direktur.
b. Mengadakan evaluasi terhadap tugas dan wewenang direktur utama.
c. Mengadakan rapat pemegang saham untuk mengevaluasi laporan keuangan setiap bulannya.
2. Direktur Utama
Fungsi dari direktur utama adalah sebagai berikut:
a. Sebagai pelaksana harian dan pelaksana garis manajemen perusahaan. b. Menentukan manajemen perusahaan yang akan dilakukan oleh perusahaan c. Memberikan perintah kepada direktur dan bawahannya.
d. Mengadakan perubahan struktur organisasi perusahaan. e. Mengadakan kontrak dengan pihak lain
f. Mengadakan kontrak dengan pihak lain
g. Mengevaluasi jalannya perusahaan dan lintas keuangan. 3. Direktur
Fungsi direktur adalah sebagai berikut :
a. Sebagai pelaksana garis yang ditentukan direktur utama dan menyampaikannya kepada bawahannya.
c. Bertanggung jawab kepada direktur utama. 4. Manajer Umum
Fungsi manajer umum adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan ketentuan atau penggarisan tentang pelaksanaan dan garis akuntansi secara menyeluruh
b. Melaksanakan garis yang ditentukan untuk bagian pegwai, mencakup penerimaan pegawai, penempatan pegawai, mutasi, pendidikan, dan pemberhentian pegawai.
c. Melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan pemerintah atau badan-badan yang bersangkutan dengan akuntansi dan personalia umum d. Membuat laporan neraca, laba rugi, dan lapopran keuangan minimal satu
kali dalam setahun yang akan disampaikan kepada dewan direksi dan dewan komisaris pada rapat tahunan
e. Membuat laporan kegiatan atau aktivitas atau perusahaan minimal satu kali dalam sebulan kepada direktur utama.
Staf Umum
Perusahaan dalan menjalankan operasinya membutuhkan pengadaan bahan dalam perusahaan, maka dalam hal ini staf umum yang berperan.
Staf Personalia
Perusahaan dalam menjalankan operasinya membutuhkan tenaga kerja, maka tugas untuk menyediakan tenaga kerja ini dilakukan oleh bagian personalia sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan.
5. Manajer Akuntansi
Bagian Akuntansi ini bertugas untuk mempersiapkan laporan keuangan yang merupakan sumber informasi bagi pihak perusahaan maupun bagi pihak diluar perusahaan tentang keadaan atau posisi keuangan perusahaan dan sebagai pertanggung jawaban keuangan dalam periode tertentu.
6. Manajer Keuangan
Manajer keuangan ini bertugas untuk memberikan otorisasi mengenai uang yang keluar maupun pemasukan keuangan. Manajer keuangan bertanggung jawab secara penuh terhadap masalah keuangan. Dalam melaksanakan tugasnya manjer keuangan menggunakan anggaran biaya sebagai alat pengawasan atas pengeluaran yang dilakukan.
Kasir
Manajer keuangan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang kasir yang bertugas mengeluarkan uang yang telah diotorisasikan oleh manajer keuangan dan mempersiapkan laporan pengeluaran yang kemudian diotorisasikan oleh manajer keuangan.
7. Manajer Pengawasan Mutu (Quality Control)
Bagian ini membidangi laboratorium dan mengawasi mutu barang yang diproduksi. Seluruh hasil produksi sebelum masuk gudang harus diperiksa terlebih dahulu tentang keadaan dan mutu barang, apakah telah sesuai dengan mutu yang ditentukan atau tidak. Manajer ini membawahi Supervisor/ Lab.
Supervisor/Lab
Bagian ini bertugas untuk mengawasi keadaan laboratorium menyangkut masalah keberadaan peralatan laboratorium, persediaan zat-zat kimia yang dibutuhkan laboratorium dan mengajukan pembelian bahan kimia yang dibutuhkan.
8. Manajer Produksi
Manajer Produksi membawahi wakil manajer produksi, perencanaan, produksi, teknis dan bagian gudang. Tugas manajer produksi adalah mengelola hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan produksi untuk menghasilkan obat-obatan dalam bentuk tablet, syrup, powder, kapsul, dan injeksi. Bagian-bagian ini dipisahkan dalam unit-unit yaitu :
a. Unit Tablet, bagian ini bertugas dalam produksi jenis tablet. Pengaturan komposisi bahan yang digunakan merupakan wewenang bagian ini.
b. Unit Kapsul, bagian ini bertugas dalam permbuatan jenis kapsul, mengawasi dan menentukan komposisi bahan merupakan tugas utamanya. c. Unit Syrup, bertugas melakukan pengawasan pembuatan obat jenis syrup
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
d. Unit Injeksi, Bagian ini melakukan pengawasan atas produksi obat jenis injeksi dan menentukan bahan yang digunakan.
e. Unit Powder, bertugas dalam memproduksi obat jenis powder, mengatur komposisi dan bahan yang digunakan hingga menjadi barang jadi.
9. Manajer Penjualan
a. Menerima pesanan dari langganan-langganan atau konsumen b. Menentukan perkembangan pasar
c. Menentukan perluasan pasar
d. Menjual barang yang produksi sesuai dengan garis-garis yang ditentukan e. Mengadakan komunikasi langsung dengan bagian produksi, misalnya
membuat pembukuan tentang penjualan. 10. Manajer Research dan Development (R dan D)
Fungsi manajer research dan development adalah sebagai berikut :
a. Melakukan penelitian dan pengembangan yang berhubungan dengan produksi
b. Menciptakan produk baru atau menyempurnakan produk lama atau mengembangkan aplikasi produk yang ada.
11. Manajer Pembelian
Fungsi manajer pembelian adalah sebagai berikut :
a. Menentukan mutu dan jenis bahan baku yang akan di beli b. Menentukan jumlah unit bahan baku yang akan di beli c. Menentukan waktu pembelian
3. Penggolongan Biaya Produksi PT. Mutifa
PT. Mutifa menggolongkan biaya-biaya yang ada di dalam perusahaan sebagai berikut : BIAYA Biaya Produksi Biaya Eksploitasi dan Operasional
Bahan baku dan bahan penolong Bahan baku dan
bahan penolong Upah Langsung Biaya Penjualan Upah tidak langsung&Biaya tidak langsung Biaya Administrasi dan Umum Gambar 4.1 : Penggolongan Biaya Produksi
Sumber : PT. Mutifa Medan
Dari skema diatas yang termasuk dalam biaya produksi adalah semua pengeluaran untuk melakukan kegiatan produksi di luar biaya eksploitasi dan operasional.
Yang termasuk dalam biaya produksi antara lain : 1. Bahan Baku dan Bahan Penolong
a. Bahan baku
langsung yang merupakan bagian integral dari bahan. Bahan baku disebut juga dengan bahan berkhasiat sedangkan bahan penolong disebut dengan bahan tidak berkhasiat.
Dalam hal ini bahan penolong adalah bahan untuk memperlancar proses produksi yaitu bahan untuk mencapai komposisi standar agar produksi tersebut mempunyai khasiat dan sebagai pewarna dan pemberi rasa pada obat yang dihasilkan.
Adapun contoh bahan penolong yang dimaksud adalah sebagai berikut :
- HCL - Raspberry
- Titriplex - Alkohol
- Aquades - Amilium
- Laktose - Talium
- Raspberry - Gula
Pemakaian bahan langsung terdiri dari persediaan awal dan bahan baku obat-obatan yang diimpor dari luar negeri yang kemudian diproses menjadi bahan setengah jadi dan kemudian dilanjutkan kembali menjadi bahan jadi sehingga terdapatlah persediaan akhir dari pemakaian bahan produksi tersebut.
b. Bahan penolong (kemasan)
Yang menjadi bahan penolong yang digunakan untuk membungkus dan mengemas obat-obatan antara lain :
- Strip - PVC
- Botol Kaca - Label - Plakon untuk infeksi - Brosur 2. Upah Langsung
Yang dimaksud dengan upah langsung adalah upah yang dibayarkan secara langsung kepada orang-orang yang terlibat langsung dalam proses produksi. Sistem upah yang dibayarkan adalah upah harian. Upah harian ini dibayarkan kepada karyawan harian lepas atau karyawan tidak tetap yang mana besarnya ditetapkan perusahaan dan tidak bertentangan dengan upah minimum regional yang ditetapkan oleh pemerintah.
Pembayaran upah ini dapat dilakukan secara mingguan ataupun bulanan tergantung kepada kesepakatan dengan karyawan. Selain upah harian, jenis upah lain yang diberikan kepada karyawan adalah upah kerja lembur. Upah kerja lembur ini merupakan upah yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan yang melakukan kerja di luar jam atau hari kerja nasional. Sistem pembayaran upah lembur dibagi atas dua jenis yaitu :
a. Kerja lembur pada hari biasa
b. Kerja lembur pada hari libur nasional
Untuk kerja lembur pada hari nasional, besarnya upah lembur hari libur dibayar dua kali lipat jumlah kerja pada hari biasa.
3. Upah tidak langsung dan Biaya tidak langsung a. Upah tidak langsung
Upah tidak langsung merupakan upah yang dibayar kepada karyawan yang secara tidak langsung terlibat dalam proses produksi. Yang termasuk
di dalam upah langsung ini adalah sebagai berikut : - upah bagian teknik
- honorarium pengendalian mutu - gaji penjaga malam pabrik - upah cleaning service
- biaya penyimpanan - biaya laboratorium - dll
b. Biaya tidak langsung
Yang termasuk kedalam biaya tidak langsung adalah biaya yang mempengaruhi kegiatan produksi secara tidak langsung dan tidak kompeten di dalam proses produksinya. PT. Mutifa mengelompokkan biaya tidak langsung atas :
1. biaya penyusutan bahan langsung, terjadi oleh karena adanya penurunan kualitas maupun kuantitas bahan baku yang akan digunakan seperti, karena adanya penguapan maupun karena terlewatnya batas waktu yang ditentukan.
2. Biaya listrik dan air, untuk kebutuhan listrik di kantor dan di pabrik dipenuhi oleh PLN. Namun apabila listrik mati, keperluan listrik akan dipenuhi oleh generator milik perusahaan. Sedangkan untuk kebutuhan air akan disuplai dari PDAM Tirtanadi Medan.
3. Biaya pemeliharaan dan reparasi, yang dirinci sebagai berikut : - biaya pemeliharaan dan reparasi banguanan pabrik
- biaya pemeliharaan dan reparasi mesin-mesin dan peralatan pabrik 4. Biaya bahan bakar, termasuk bahan bakar minyak dan oli.
5. Penyusutan, yang dikenakan terhadap bangunan pabrik maupun mesin-mesin serta peralatan pabrik yang yang penggolongan dan perhitungannya dilakukan sesuai dengan peraturan perpajakan.
6. Biaya asuransi, mencakup asuransi kebakaran pabrik dan kecelakaan tenaga kerja.
7. Biaya lain-lain mencakup
- biaya pengobatan karyawan pabrik - biaya seragam karyawan pabrik
- biaya makan dan minum karyawan pabrik - biaya registrasi
Untuk keseluruhan biaya tidak langsung ini perusahaan telah membuat penggolongan atas overhead variabel dan overhead tetap. Adapun pengelompokannya adalah :
- Overhead variabel, yang termasuk ke dalam overhead variabel adalah biaya pengemas.
- Overhead tetap, yang termasuk kedalam overhead tetap ini adalah semua upah tidak langsung dan biaya tidak langsung.
Dalam kegiatan usahanya, PT. Mutifa mengelola bahan mentah menjadi barang jadi sehingga diperlukan proses pengolahan melalui beberapa tahap antara lain :
1. Ruang gudang
Pada bagian ini bahan baku yang sudah diperoleh berdasarkan dokumen dari pihak produksi selanjutnya ke pihak gudang akan memberikan bahan baku tersebut untuk dijadikan barang jadi. Bahan baku ini berupa serbuk dan cairan obat.
2. Ruang penimbangan
Bahan baku yang diambil dari ruang gudang akan ditimbang sesuai dengan dokumen yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam ruangan ini juga dilakukan pengecekan dan pemisahan bahan baku yang dilakukan oleh bagian quality control yang berfungsi untuk memberikan pernyataan layak atau tidak tidak layaknya bahan baku tersebut untuk diproses.
3. Ruang pencampuran
Pada bagian ini pencampuran dilakukan untuk mendapatkan bahan baku yang ideal untuk jenis obat yang harus dicampur dengan bahan penolong yang akan memproduksi bahan baku menjadi bahan setengah jadi.
4. Ruang grahnal basah
Dalam ruangan ini bahan baku dan bahan penolong disatukan menjadi bahan setengah jadi melalui serangkaian proses produksi, yaitu :
a. Saringan basah, bahan yang telah dicampur dibuat terpisah untuk jenis bahan yang akan dihasilkan seperti bahan sirup, obat luar dan obat injeksi. b. Saringan mesin (kering), dalam proses ini bahan yang telah dicampur tadi
akan dijadikan bahan setengah jadi yang akan berbentuk obat tablet, kaplet, kapsul dan sejenisnya.
5. Ruang pengeringan
Bahan baku yang berasal dari ruang grahnal basah akan dikeringkan menjadi bentuk gumpalan-gumpalan kristal yang belum tersusun rapi dalam bentuk obatnya. Gumpalan kristal tersebut disebabkan oleh grahnal basah yang membeku dan menjadi bahan setengah jadi.
6. Ruang pencetakan
Gumpalan-gumpalan kristal tadi akan di cetak sesuai dengan bentuk obat yang diinginkan. Pencetakan bentuk dikerjakan oleh mesin pencetak. Untuk proses ini diperlukan waktu kira-kira 4 jam dimana tiap jam mampu menghasilkan 25000 kapsul. Setelah pencetakan ini selesai, cetakan akan diperiksa oleh bagian ruwahan untuk memeriksa apakah cetakan tersebut layak untuk dikemas atau tidak.
7. Ruang pengemasan
Untuk pengemasan dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu :
a. Pembotolan, melalui pemasukan kapsul pada tiap botol, penutupan botol dengan form, pengemasan sealcup pada sekitar tutup botol untuk menghindari udara luar masuk ke dalam botol, pembuatan brosur dan label di luar botol ke dalam kotak.
b. Penyetripan, memasangkan kapsul pada tiap-tiap strip yang digunakan oleh mesin pemasang strip, memasukkan setiap strip pada box atau kotak kecil, proses pengelemam box kecil dan pembuatan brosur pada kotak.
8. Pengepakan
Proses terakhir kali adalah mengepakkan setiap produk yang siap untuk dijual yang akan dikirim ke gudang barang jadi. Untuk proses pengemasan sampai dengan pengepakan 1000 botol atau 1000 box tablet membutuhkan waktu sekitar 3 jam.
Yang termasuk dalam biaya eksploitasi dan operasional : 1. Biaya penjualan
Merupakan pengeluaran yang direncanakan untuk kegiatan non produksi. Aktivitas penjualan mencakup gaji, komisi penjualan, biaya pengangkutan, pengiriman, pergudangan, perlengkapan, iklan dan layanan pelanggan. 2. Biaya administrasi dan umum
Seluruh biaya yang berkaitan dengan penelitian, pengembangan, dan administrasi umum pada organisasi yang tidak dapat dibebankan ke pemasaran ataupun produksi dikelompokkan sebagai biaya administrasi. Administrasi umum bertanggung jawab dalam memastikan bahwa berbagai aktivitas organisasi terintegrasi secara tepat sehingga misi perusahaan secara keseluruhan dapat terealisasi. Contoh biaya administrasi umum adalah gaji eksekutif puncak, pencetakan laporan tahunan, dan akuntansi umum.
