BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
D. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dalam sebuah perusahaan maupun suatu organisasi diperlukan keberadaanya. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi yang terdapat pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta bisa dilihat di gambar 4.1. Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta terdiri atas empat departemen, yaitu departemen SDM dan sarana prasarana, departemen penerbitan, departemen percetakan, dan departemen keuangan.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Masing-masing departemen yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki seorang sekretaris yang membantu pekerjaan sekretariatan untuk masing-masing departemen. Namun, khusus untuk departemen penerbitan, sekretariat yang dimiliki merupakan sebuah divisi. Hal ini dikarenakan, banyaknya personil yang ada di dalamnya dan mengerjakan berbagai tugas yang berkaitan dengan penerbitan. Pada gambar 4.2 merupakan gambar struktur organisasi deparetemen SDM dan sarana prasarana beserta dengan seorang kepala bidang dan divisi yang ada di bawahnya. Pada gambar 4.3 menggambarkan struktur organisasi departemen penerbitan beserta beberapa kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya. Lalu pada gambar 4.4 merupakan gambar struktur organisasi departemen percetakan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya, sedangkan pada gambar 4.5 merupakan gambar struktur organisasi
DIREKTUR Wakil Direktur Kepala Divisi SIM Kepala Divisi Audit Internal H. Ware S. Ware . MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA MANAJER PENERBITAN MANAJER PERCETAKAN MANAJER KEUANGAN Kepala Divisi Sekretariat Perusahaan
departemen keuangan beserta dengan kepala bidang dan divisi yang ada dibawahnya.
Gambar 4.2 Struktur Organisiasi Departemen SDM, Sarana dan Prasarana
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Departemen Penerbitan
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta Kepala Divisi Sarana Prasarana Kepala Divisi Kepegawaian Kepala Divisi Perencanaan dan Pengembangan Kepala Bidang SDM dan SARANA PRASARANA MANAJER SDM dan SARANA PRASARANA SEKRETARIAT SDM & Sarpras Kepala Divisi Gudang& Ekspedisi Kepala Divisi Admin Pemasaran Kepala Divisi Redaksi Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi Redaksi Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi Buku Elektronik Kepala Divisi Promosi Internet & Multimedia Kadiv TAKOM Kadiv DIY-Jateng Kepala KPJ Kepala KPB Kepala KPP Kepala Bidang Distribusi dan Admin Pemasaran Kepala Bidang Pen. Gerejawi Kepala Bidang Pen. Pendidikan/ Umum Kepala Bidang Penerbitan Digital Kepala Bidang Penjualan MANAJER PENERBITAN Sekretariat Penerbitan
Gambar 4.4 Struktur Organisasi Departemen Percetakan
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Gambar 4.5 Struktur Organisasi Departemen Keuangan
Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
Kadiv Teknik Kadiv Pemasaran Kadiv Administrasi Kadiv Penjadwalan dan Analisa Kadiv Logistik Kadiv Pracetak Kadiv Cetak Kadiv Pasca-Cetak Kepala Bidang PERENC. PRODUKSI & LOGISTIK (PPIC) Kepala Bidang PRODUKSI Kepala Bidang PEM. JASA CETAK MANAJER PERCETAKAN SEKRETARIAT Kadiv Kalkulasi Kepala Divisi PEMBUKUAN & AUDIT Kepala Divisi PEMBELIAN Kepala Bidang Keuangan MANAJER KEUANGAN SEKRETARIAT KEUANGAN Kepala Divisi PIUTANG DAGANG (AR)
Setiap divisi yang ada di Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta memiliki tugas masing-masing. Pada Tabel 4.1 mendeksripsikan tentang tugas dari setiap divisi yang ada di Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta
No Nama Bagian Tugas
1 Direktur Mempimpin perusahaan dan membuat
kebijakan yang berkaitan dengan perusahaan.
2 Wakil Direktur Mengelola perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi strategi mutu produk dan jasa perusahaan. Memberi arahan bagi terciptanya komitmen mutu manajemen perusahaan, mengoordinasi pelaksanaan program kerja manajemen secara terpadu. Serta, mengelola perencanaan,
pelaksanaan, dan evaluasi strategi jejaring perusahaan.
2 Kepala Divisi SIM a. Software
b. Hardware
Mengelola sistem aplikasi dan/ atau program-program untuk mendukung operasional perusahaan. Mengelola pemeliharaan sistem aplikasi dan program pendukung operasional perusahaan. Mengelola jaringan komputer perusahaan. Mengelola sistem penyimpanan data/ server seluruh unit kerja di perusahaan. Mengelola penyediaan perangkat komputer dan perawatannya.
3. Kepala Divisi Internal Audit Merencanakan dan menyusun program audit internal perusahaan. Menjalankan audit internal di seluruh unit kerja perusahaan. Memberikan rekomendasi perbaikan kepada direksi (sebagai penentu kebijakan) berdasarkan hasil temuan audit internal.
4. Kepala Divisi Sekretariat Perusahaan
Menjalankan kegiatan kesekretariatan perusahaan dan pengelolaan dokumen-dokumen perusahaan. Mengelola kegiatan corporate public relations/ kehumasan. Mengelola kegiatan corporate social responsibility.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
5 Manajer SDM dan Sarana Prasarana
Mengelola pembelajaran dan pengembangan organisasi,
mengembangkan upaya pemberdayaan SDM maupun sarana dan prasarana fisik. Mengelola rekrutmen dan pelatihan SDM sesuai kebutuhan organisasi. Hingga, mengelola peraturan-peraturan organisasional dan administrasi serta database kepegawaian.
a. Sekretariat SDM dan Sarana Prasarana
b. Kepala Divisi Sarana Prasarana c. Kepala Divisi Kepegawaian d. Kepala Divisi Perencanaan dan Pengembangan
Melakukan pekerjaan support
kesekretariatan untuk seluruh bagian SDM dan Sarana Prasarana
Mengelola sarana dan prasarana untuk mendukung proses operasional perusahaan. Mengelola pelayanan kerumahtanggaan dan pemeliharaan lingkungan perusahaan. Mengelola penggunaan dan perawatan kendaraan dinas perusahaan. Mengelola sistem keamanan aset dan lingkungan perusahaan.
Mengelola dan menjalankan proses pemberian kompensasi (gaji) dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Melakukan pengelolaan database karyawan untuk keperluan pemberian kompensasi dan fasilitas kesejahteraan karyawan. Menjalankan proses administrasi kepersonaliaan.
Menyusun perencanaan strategi pengembangan kompetensi karyawan. Melakukan pengembangan karyawan melalui program-program training dan program lain yang dapat mendukung peningkatan kompetensi karyawan. Melakukan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
6. Manajer Penerbitan Mengelola pengembangan usaha penerbitan sesuai visi-misi
organisasi, mengembangkan bidang-bidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga siap menjadi unit bisnis strategik. Mengoordinasikan aspek-aspek pengembangan produk dan pengembangan pasar secara seimbang sehingga terjadi pertumbuhan usaha yang sehat. Mengoordinasikan aktivitas bidang-bidang dalam lingkup departemen penerbitan hingga menjadi produktif. a. Divisi Sekretariat Penerbitan
b. Kepala Bidang Distribusi dan administrasi pemasaran 1) Kepala Divisi Gudang dan
Ekspedisi
2) Divisi Administrasi Pemasaran
c. Kepala Bidang Pen. Gerejawi 1) Kepala Divisi Redaksi
Menerima naskah yang dibuat oleh penulis (eskternal) dan
mengelompokkan naskah untuk didistribusikan kepada divisi yang terkait, yaitu divisi produk gerejawi atau divisi produk kependidikan/ umum. Mengurus seluruh kegiatan administrasi yang berkaitan dengan naskah dan pengarang.
Melakukan penataan buku dalam gudang. Melakukan pelayanan buku pesanan dari customer. Melakukan pelayanan retur dari customer. Memproses laporan transaksi customer. Menangani complain dari customer. Mengaudit faktur-faktur penjualan. Melakukan analisis laporan transaksi.
Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah Produk Gerejawi. Menjalankan proses pengerjaan naskah. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
2) Kepala div Pemasaran
d. Kepala Bidang Pen. Pendidikan/ Umum
1) Kepala Divisi Redaksi
2) Kepala Divisi Pemasaran
e. Kepala Bidang Penerbitan Digital
1) Kepala Divisi Buku Elektronik
2) Kepala Divisi Promosi Internal dan
Multimedia
f. Kepala Bidang Penjualan 1) Kadiv TAKOM
Memetakan pasar dan potensi omset. Memonitor dan melayani penjualan produk gerejawi. Memonitor dan menjalankan program-program promosi produk gerejawi. Memonitor penyelesaian pembayaran tagihan customer.
Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah produk kependidikan/ umum. Menjalankan proses pengerjaan naskah. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian.
Memetakan pasar dan potensi omset. Memonitor dan melayani penjualan produk kependidikan/ umum. Memonitor dan menjalankan program-program promosi produk kependidikan/ umum. Memonitor penyelesaian pembayaran tagihan customer.
Menyusun rencana pengadaan dan pengerjaan naskah produk digital book. Menjalankan proses pengerjaan naskah digital. Melakukan pengembangan produk dan relasi keredaksian.
Mengelola website Kanisius sebagai sarana promosi sekaligus sebagai sarana penjualan produk. Memproduksi produk-produk multimedia sebagai bahan support atau pendukung produk baru dari bidang gerejawi maupun pendidikan.
Melakukan pelayanan penjualan retail atas produk buku dan multimedia di showroom Kanisius. Menangani keluhan penjualan dari customer. Melakukan pekerjaan administrasi pelayanan penjualan customer showroom. Menjalankan fungsi
pemeliharaan hubungan dengan relasi/ customer.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
2) Kadiv DIY/ Jateng
3) Kepala KPJ
4) Kepala KPB
5) Kepala KPS
6) Kepala KPP
Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area DIY Jateng. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area DIY Jateng.
Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Jakarta. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Jakarta.
Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Bandung. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Bandung.
Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Surabaya. Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk
pengembangan penjualan di area Surabaya. Melakukan penjualan produk buku dan multimedia di area Palembang.
Menjalankan kegiatan administrasi penjualan. Melakukan collecting data dan informasi untuk pengembangan penjualan di area Palembang.
7 Manajer Departemen Percetakan
Mengelola pengembangan layanan percetakan untuk mendukung usaha penerbitan sesuai visi-misi organisasi, mengoordinasi aktivitas bidang-bidang dalam lingkup departemen percetakan hingga menjadi produktif. Mengelola pengembangan usaha jasa percetakan dan mengoordinasikan proses pelaksanaan dan pemeliharaan ISO SMM 9001: 2008. a. Sekretariat Percetakan Melakukan pekerjaan support
kesekretariatan untuk seluruh bagian percetakan.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
b. Kepala Bidang Pem. Jasa Cetak
1) Kadiv Pemasaran
2) Kadiv Administrasi
c. Kepala Bidang Perencanaan Produksi dan Logistik (PPIC) 1) Kadiv Penjadwalan
dan Analisa
2) Kadiv Logistik
d. Kepala Bidang Produksi 1) Kadiv Pracetak
2) Kadiv Cetak
3) Kadiv Pascacetak
Mencari order dan melayani order pelanggan jasa cetak. Melakukan pengembangan relasi produk jasa cetak. Menjalankan pekerjaan administrasi pelayanan jasa cetak sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Melakukan penjadwalan dan pendistribusian order yang masuk.
Mengontrol perjalanan order sehingga tepat dalam pengerjaan dan tepat waktu.
Menganalisis order yang telah selesai. Melakukan penelusuran penyimpangan order dan proses penanganan complain produk. Melakukan penerimaan dan pengiriman barang yang telah selesai diproses. Melakukan penutupan order. Menjalankan penataan serta pengamanan bahan baku dan bahan pembantu.
Menjalankan prosedur administrasi pergudangan. Menjalankan pengerjaan order sesuai permintaan.
Melakukan pemeriksaan file sebelum masuk ke proses cetak. Melakukan penyesuaian file untuk masuk ke proses cetak. Melakukan pembuatan plat cetak sebagai master untuk cetak offset. Melakukan pengerjaan order cetak offset dan cetak digital. Melakukan pemeliharaan ringan mesin-mesin cetak/ press.
Melakukan pengerjaan order pasca pencetakan, seperti jahit, potong, jilid, wrapping, dll.
Tabel 4.1 Deskripsi Tugas setiap Divisi Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta (Lanjutan)
e. Kadiv Teknik
f. Kadiv Kalkulasi
Melakukan perawatan dan perbaikan mesin-mesin produksi. Memeriksa dan mendata mesin-mesin serta sparepart produksi.
Melakukan penghitungan biaya produksi, membuat laporan biaya produksi, dan membuat data faktur.
8 Manajer Keuangan Mengelola strategi, sirkulasi anggaran penerimaan dan pengeluaran perusahaan. Mengelola administrasi perpajakan untuk organisasi. Mengelola sirkulasi dan pengembangan keuangan agar keuangan perusahaan sehat dan bertumbuh. Mengoordinasi pembuatan laporan keuangan (bulanan, tahunan) bagi internal dan eksternal. Serta, bertugas mengelola administrasi perpajakan untuk organisasi a. Sekretariat Keuangan b. Kepala Bidang Keuangan 1) Kepala Divisi Pembukuan dan Audit 2) Kepala Divisi Piutang Dagang (AR) 3) Kepala Divisi Pembelian
Melakukan pekerjaan support kesekretariatan untuk seluruh bagian keuangan.
Membuat laporan keuangan. Melakukan penataan dan pengarsipan bukti transaksi. Memonitor pembelian dan penggunaan bahan atau alat kerja dan pembiayaan. Melakukan analisa terhadap arus keuangan perusahaan dan memberikan rekomendasi untuk penyehatan keuangan perusahaan. Melakukan penagihan piutang kepada customer. Melakukan pengawasan AR (Accounts Receivable) customer dan kantor pemasaran. Menjalankan kegiatan
administrasi AR (Accounts Receivable). Melayani permintaan pengadaan dan pembelian barang. Menyelenggarakan kegiatan administrasi keuangan. Sumber: Penerbit-Percetakan Kanisius Yogyakarta