BAB IV HASIL PENELITIAN
4.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Pembentukan organisasi perusahaan merupakan salah satu faktor penting yang turut mempengaruhi tingkat keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah digariskan dan wadah untuk mendayagunakan seluruh sumber potensi yang dimilikinya.
Struktur organisasi adalah suatu susunan yang memiliki hubungan dalam bentuk koordinasi maupun interupsi yang menunjang kegiatan operasional dan pembagian tugas dalam organisasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktifitas dan fungsi dibatasi. Suatu struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu sama lain, menunjukkan garis-garis wewenang, tugas dan tanggung jawab yang jelas serta tegas sehingga tidak akan terjadi tumpang tindih fungsi antara yang satu dengan yang lain. Pada prinsipnya struktur organisasi yang dipergunakan disesuaikan dengan perusahaan yang bersangkutan. Demikian pula halnya dengan PT Coffindo Medan.
Adapaun rincian dan wewenang dengan tanggung jawab itu sebagaimana dituangkan dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. RUPS
RUPS mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada direksi dan komisaris dalam batas yang ditentukan dalam UU atau anggaran dasar. RUPS berhak memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan kepentingan perseroan dari direksi atau komisaris.
2. DEWAN KOMISARIS Berfungsi :
Mengawasi jalannya perusahaan
Mengadakan rapat umum perusahaan
Memberikan pengarahan atau RAPB pertahun
Memberikan penyesuaian atau neraca perhitungan laba/rugi yang merupakan pertanggungjawaban direksi
Komisaris berhak untuk bertanya kepada direksi mengenai kegiatan yang
bersangkutan dengan perusahaan 3. GENERAL MANAGER
Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan PT Coffindo secara efektif sesuai misi dan tujuan yang selalu ditetapkan oleh direksi. Adapun tugas dan tanggung jawab General Manager adalah sebagai berikut :
Merencanakan kebijakan dibidang produksi, pemasaran, keuangan, serta personalia dan umum sesuai dengan pokok PT Coffindo berdasarkan pola pelaksanaan manajemen yang ditetapkan.
Melaksanakan kebijakan dan usaha-usaha untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokok PT Coffindo
Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan PT Coffindo yang telah ditetapkan, membina dan mengelola seluruh kegiatan tata laksana PT Coffindo
Membina kerjasama dengan investasi baik pemerintah maupun swasta berdasarkan pada kebijakan yang telah ditetapkan
Membina dan mengelola kegiatan bidang keamanan, ketertiban, keselamatan, dan kesehatan kerja serta lingkungan hidup
Mengendalikan serta mengawasi seluruh aktivitas di PT Coffindo, baik sektor lini dan staff
Menyampaikan laporan berkala PT Coffindo kepada direksi
4. SUPERVISOR PEMBELIAN
Bagian pembelian bertugas membantu manajer keuangan mengurus segala berkas dan surat menyurat penting yang diperlukan perusahaan (L/C, nota, faktur, dan lain-lain) dan mengawasi barang yang akan dibeli perusahaan tetap dalam keadaan baik mulai dari tempat eksportir (produsen) hingga tiba digudang perusahaan.
5. SUPERVISOR PRODUKSI Berfungsi :
Mengatur dan merencanakan proses produksi seluruh barang yang tersedia
dengan tujuan menghasilkan jumlah produksi maksimum dengan beban produksi minimum
Melakukan control terhadap kinerja setiap divisi yang dibawahinya dan mempertanggung jawabkannya
Menambah atau mengurangi tenaga kerja harian sesuai dengan kebutuhan operasional
Melakukan koordinasi kerja dengan bagian stocker barang mengenai hasil pemeriksaan barang masuk (pembelian) secara jelas dan lengkap
Melakukan pengaturan penyusunan barang keluar diatas truk
Memeriksa dan menyetujui laporan harian dari setiap divisi yang dibawahinya secara periodik
Melakukan penilaian kinerja kepada setiap staff atau divisi yang dibawahinya dalam 3 bulan sekali
Menjaga kebersihan, keamanan, dan ketertiban
Bertanggung jawab untuk mengontrol karyawan yang lembur dibagian produksi
Bertanggung jawab mengontrol keadaan mesin-mesin dan melaporkan ke teknisi apabila ada kerusakan
Melakukan kerjasama dengan unit kerja lainnya dan mitra kerja perusahaan yang berkaitan dengan tugas-tugas sesuai arahan atasan
Melaporkan kegiatan pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas
6. SUPERVISOR STOCKER Berfungsi :
Bertanggung jawab terhadap data stock seluruh bahan baku, barang dalam
proses dan barang jadi yang ada di PT Coffindo, dengan tujuan menghasilkan data yang akurat dan dapat dipercaya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (Stock dilapangan).
Melakukan controlling terhadap data proses produksi yang disajikan oleh
seluruh bagian yang ada didivisi produksi : pembelian, penjemuran, oven, sortir, gudang, blendingan dan lain-lain.
Bertanggung jawab terhadap laporan seluruh processing barang : jemur, sutton, sortir, blending dan lainnya secara harian.
Bertanggung jawab dalam pelaporan perhitungan seluruh beban produksi yang
dibebankan dalam proses produksi baik pensupplier maupun bulanan sehingga perhitungan harga pokok produksi dapat sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
Bekerjasama dengan unit kerja terkait dalam pembuatan dokumen pembelian
bahan baku secara lengkap sesuai dengan kondisi dan harga bahan baku yang dibeli.
Melakukan audit stock opname bersama bagian yang terkait pada awal dan
akhir bulan serta menyususn laporan harga pokok produksi, serta bertanggung jawab terhadap pembukuan seluruh transaksi yang berhubungan dengan rekening harga pokok produksi.
Memeberikan supervisi atau arahan terhadap bawahan serta membuat penilaian kinerja terhadap bawahan.
Melakukan kerjasama dengan unit kerja lainnya terkait dengan tuga dan
tanggung jawab.
7. MARKETING Berfungsi :
Menerima pelayanan dari luar yang berkaitan dengan pekerjaan (job).
Memberi informasi tata cara prosedur yang berkaitan pekerjaan kepada pihak luar, instansi, asuransi, dan pribadi.
Pengenalan produk keluar dengan mengharap agar informasinya menyebar keluar dengan baik dan mendapatkan support yang baik.
Mengemban misi dalam peningkatan produk bahwa “Saya Terbaik”
8. SUPERVISOR QUALITY CONTROL Berfungsi:
Memimpin, membina, mengarahkan, mengkoordinasikan seluruh kegiatan pengendalian kualitas.
Memberikan petunjuk pengembangan metode, sistem dan prosedur kerja untuk lebih meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja.
Memberikan masukan dan penetapan strategi pengendalian kualitas beserta program kerjanya dan pelaksanaannya.
Menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan rencana kerja dan anggaran bagian pengendalian kualitas.
Melakukan pengamatan pada bagian-bagian produksi terhadap barang-barang yang sedang dalam proses produksi.
Menyelenggarakan pengujian yang bersifat fisik, mekanis, dan kimiawi terhadap barang hasil produksi sesuai dengan ketentuan yang diperlukan sebelum diserahkan kepada pemesan.
Memberikan evaluasi terhadap barang-barang hasil produksi.
Menyusun statistiska kualitas produk menurut klasifikasi yang diperlukan.
Menyampaikan laporan berkala seluruh kegiatan pengendalian kualitas pada General Manager PT Coffindo.
9. SUPERVISOR FINANCE ACCOUNTING Berfungsi :
Melaksanakan, mengatur dan mengawasi pembukuan atau pencatatan atas
transaksi keuangan perusahaan dan menatausahakan segala sesuatunya yang berhubungan dengan masalah-masalah kepegawaian dan umum.
Meneliti, menganalisa laporan-laporan keuangan untuk mendapatkan gambaran tentang likuiditas dan kegiatan perusahaan.
Membuat laporan bulanan.
Bertanggung jawab terhadap inventaris dan aset dalam kantor.
Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dan prosedur untuk melaksanakan kegiatan dibidang keuangan akuntansi.
Menjaga rahasia perusahaan dan senantiasa mematuhi perintah atasan.
Mengkoordinasikan penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran beban.
Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan anggaran serta pelaporannya.
Membuat daftar gaji karyawan
Melaksanakan verifikasi atas dokumen pembayaran cash, giro, dan gaji.
Mengelola data untuk keperluan akuntansi beban.
10. SUPERVISOR HRD (Human Resources Development) Berfungsi :
Mempersiapkan dan melakukan proses seleksi, perekrutan karyawan sesuai dengan kualifikasi dan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
Membuat job description struktur organisasi perusahaan.
Melaksanakan pembinaan karyawan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM).
Mengevaluasi seluruh karyawan setiap semester dan membuat laporan tahunan mengenai konduite karyawan.
Membuat rekapitulasi daftar kenaikan gaji untuk diajukan kepada Direktur Utama.
Memeriksa rekapitulasi absensi bulanan karyawan yang dibuat oleh bagian administrasi.
Memeriksa pengajuan beban pengobatan karyawan yang sakit jika diperlukan sebelum dibayar.
Mengatur dan memeriksa pelaksanaan pembayaran gaji, uang makan, transport, tunjangan komunikasi dan jabatan serta lembur karyawan.
Memeriksa jadwal cuti karyawan.
Membuat program-program keagamaan dan kekeluargaan dikalangan intern
perusahaan dan bekerjasama dengan pihak eksternal dalam hal program-program sosial.
Melakukan follow up terhadap karyawan bermasalah baik kedisiplinan
maupun kehadirannya dan permasalahan antar karyawan serta antara karyawan dengan manajemen.
Menyediakan saran kesehatan dan P3K didalam lingkungan perusahaan.
Melakukan program reward bagi karyawan berprestasi baik karyawan tetap
maupun tidak tetap dan punishment bagi karyawan yang melanggar peraturan dan kebijakan perusahaan.
Mengatur pelaksanaan program asuransi dan dana pensiun lembaga keuangan (DPLK)
Mengawasi kehidupan rumah tangga perusahaan khususnya internal dan eksternal pada umumnya.
Bersama bagian Administrasi melakukan inventaris aset-aset perusahaan dan melaporkan kepada direktur utama setiap bulannya.
Melaksanakan Filling.
Melakukan interaksi berupa hubungan atau kerjasama kepada perusahaan dan instansi lainnya.
Melakukan pengembangan usaha perusahaan baik dari sumber dana yang ada maupun dari jenis usaha lainnya.
11. ADMINISTRASI Berfungsi :
Mengagendakan surat masuk atau keluar
Mengirim surat keluar sesuai alamatnya
Menjilid berkas atau arsip
Mengarahkan atau mendistribusikan surat masuk
12. KASIR Berfungsi :
Memegang buku kas kecil
Membukukan semua penerimaan
Membukukan semua pengeluaran yang telah disetujui pimpinan
Membuat perhitungan belanja harian
Membuat perhitungan belanja karyawan
13. STAFF KEUANGAN Berfungsi :
Manajer keuangan bertugas membantu direktur dan pengelolaan operasi pemasaran, pengadaan akuntansi dan melakukan transaksi.
Menyusun anggaran beban dan kas untuk keperluan seluruh kegiatan
operasional perusahaan, mengelola setiap kas dan bank, jaminan bank, serta urusan pajak.
Membuat laporan keuangan dan rencana anggaran beban (RAPB) untuk tender yang akan diikuti perusahaan.
14. TEKNISI Berfungsi :
Mengecek kondisi peralatan perusahaan baik mesin-mesin maupun peralatan kantor seperti komputer.
Memperbaiki atau mengganti bila ada ditemukan peralatan atau sistem yang rusak atau sudah tidak bisa dipakai lagi.
15. SECURITY Berfungsi :
Karyawan dengan tugas tertentu
Mengawasi keluar atau masuk para tamu yang datang ke perusahaan
Mengamankan keadaan dari hal yang mencurigakan atau pencurian, perkelahian, pertengkaran dalam lingkungan perusahaan.
Mengatur kendaraan tamu
Sampaikan salam dan senyum kepada tamu
STRUKTUR ORGANISASI PT COFFINDO MEDAN
STRUKTUR ORGANISASI PT. COFFINDO HEAD OFFICE
Bagian Business
Dibuat Oleh : DiKetahui Oleh : DiSetujui Oleh :
OK. Rahma Putri MS
(Vacant) (A. Zaki Aldi) Publishing
Divisi
Gambar 2. Struktur Organisasi PT Coffindo