Struktur organisasi perusahaan adalah suatu pengelompokan aktivitas – aktivitas yang menunjukan pejabat atau karyawan dalam bidang kerja antara yang satu dengan yang lainya sehingga dapat menunjukan kedudukan , wewenang serta tanggung jawab kepada individu - individu tertentu .
61
Pada umumnya setiap perusahaan besar maupun perusahaan kecil tentu memiliki struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi tersebut, maka pejabat atau karyawan akan mengetahui kedudukanya dan tanggung jawab yang dihadapinya atas pekerjaan yang telah di tentukan .
Untuk mempermudah pengontrolan dan juga pembagian tanggung jawap dalam pergerakan jalannya perusahaan, maka perusahan membentuk suatu struktur organisasi yang diyakini mampu menyelesaikan segala pekerjaan yang ada di lingkungan PT. Sanwa Engineering Batam .
Berikut adalah uraian tugas dari setiap posisi dalam struktur organisasi:
62
Ruang Lingkup Usaha Perusahaan/Instansi
Berisi tentang lingkup usaha perusahaan/instansi a. General Manager
Bertanggung jawab untuk menentukan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan yang terdapat pada visi dan misi perusahaan. General Manager juga berwewenag untuk memberikan perintah dan motivasi kepada operation manager yang ada untuk bekerjasama dalam unit yang dipimpinnya sehingga mencapai tujuan perusahaan.
b. Adm&Finance Manager
Mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah data dan informasi serta menginventarisasi permasalahan, menganalisis dan memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan keuangan di lingkungan perusahaan, berkoordinasi dengan divisi-divisi lainnya di lingkungan PT. Sanwa Engineering Batam dalam menghitung dan menyusun pembukuan pendapatan, melaksanakan penerimaan pendapatan dan penyetoran ke pusat serta menyelenggarakan administrasi keuangan, melaksanakan tugas lain yang sesuai dengan bidangnya yang diberikan oleh General Manager.
c. QA Manager
Mempunyai tugas melakukan perbaikan-perbaikan mengenai standard mutu produk yang mengacu pada ISO Quality Management System, melakukan proses audit baik internal maupun eksternal serta melakukan pemantauan proses produksi baik saat inprocess maupun outgoing.
63
Mempunyai tugas memantau, memperbaiki dan memodifikasi tooling ataupun alat-alat yang berhubungan dengan kegiatan produksi, merancang alat-alat pendukung mesin untuk kegiatan produksi.
e. Production Manager
Mempunyai tugas menjalankan kegiatan produksi, mengkoordinasikan seluruh pelaksanaan tugas-tugas kepada para bawahannya, mengontrol kegiatan produksi baik selama proses maupun sampai tahap akhir, mengontrol pengaturan pemakaian ssumber daya yang ada.
f. HR Manager
Mempunyai tugas bidangnya yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian Keuangan dan Program. Mengawasi, mengatur maupun mengontrol data karyawan maupun memberikan kebijakan dan menangani masalah yang dihadapi perusahaan mengenai karyawan.
g. Purchasing
1) Bertanggung jawab atas semua keadaan barang dan sisa stok barang/material yang tersimpan dalam gudang.
2) Bertanggung jawab atas atas semua keadaan barang dan sisa stock barang/material yang tersimpan dalam gudang.
3) Negoisasi dan mengawasi kontrak penjualan dan merumuskan kebijakan dengan pemasok.
4) Berpartisipasi dalam pengembangan spesifikasi dalam layanan, peralatan, produk, persediaan atau bahan pengganti.
64
5) Menghindari pertemuan internal pengembangan produk untuk mengidentifikasi permintaan produk baru,jadwal dan kebutuhan pengadaan.
6) Mencari vendor bahan,peralatan atau perlengkapan,dan wawancara mereka dalam rangka untuk menentukan ketersediaan produk dan syarat penjualan.
7) Menyiapkan dan proses permintaan resmi dan pesanan pembelian untuk persediaan peralatan.
8) Control anggaran departemen pembelian
9) Menganalisa pasar dan sistem pengiriman untuk menilai ketersediaan materi sekarang dan masa depan.
10) Mengevaluasi dan menyetujui spesifikasi untuk menerbitkan dan pemberian tawaran.
11) Mengorder material ke supplier
12) Membuat laporan material secara periodik.
13) Bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga dan mengenai barang, menetukan pemasok yang dipilih dalam pengadaanbarang dan mengeluarkan memo debet setiap terjadi retur pembelian
14) Melakukan pengecekan ketika pesanan datang sehubungan dengan jumlah, jenis barang, dan harga barang apakah telah sesuai dengan pesanan
65 h. Accounting
1) Menetapkan rencana dan kebijakan yang berhubungan dengan masalah pendanaan, pengakuan modal dan perusahaan dan kebijakan lainnya. 2) Mengkoordinasikan, membimbing dan mengawasi pelaksanaan tugas
bagian-bagian yang dipimpinnya.
3) Mengatur aktivitas keuangan perusahaan secara keseluruhan serta menganalisa, merencanakan dan mengawasi arus kas yang terjadi dalam perusahaan.
4) Melakukan perencanaa dan penganalisa seluruh kegiatan perusahaan. 5) Memproses setiap permohonan pengeluaran uang.
6) Menerima hasil penjualan dalam melakukan verivikasi jumlah penjualan. 7) Menyelesaikan perbedaan akuntansi dan penyimpanan.
8) Memantau dan mendukung masalah pajak.
9) Persiapan audit keuangan dan mengkoordinasikan proses audit. 10) Memastikan semua tingkat waktu pelaporan keuangan terpenuhi. 11) Memastikan catatan keuangan yang diselenggarakan harus sesuai
dengan kebijakan dan procesedure yang berlaku. i. Vertical Hod
Vertical Hod merupakan yang bertanggung jawab dalam produksi di departemen Vertical Moulding.
j. Horizontal Hod
Horizontal HOD merupakan yang bertanggung jawab dalam produksi di departemen Horizontal Moulding dan Clean Room Moulding.
66
Tech Cordinator bertanggung jawab atas Tool / Mould yang akan dijalankan di produksi, serta menyiapkan seluruh perlengkapan produksi awal startnya produksi hingga sampai produksi berjalan dengan normal .
l. SP/ASSY/Printing Manager
Manager Printing / Assembbly / SP bertanggung jawab dalam bidang produk yang telah sablon dan produk yang sudah pasang (diassembbly) .
m. Tool Room Hod
Tool Room Hod merupakan yang bertanggungjawab dalam bidang perbaikan mould , perawatan mould , modifikasi serta fabrikasi alat Bantu jig .
n. M&L
Manajer Material dan Logistik merupakan yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang serta penyedian material dan pengiriman barang .
o. Quality Hod
Quality Hod bertanggung jawab dibidang Quality dari suatu pekerjaan adalah oleh seorang Quality control manager. Untuk mempermudah menjalankan pengontrolan kualitas pada produksi, dibentuk suatu team yang bekerja pada bagian - bagian tertentu seperti : machining QC, dan QC Engineering. Untuk bagian barang atau material yang masuk PT . Sanwa Engineering Batam memiliki Quality In Coming bertugas mengecek material yang masuk, apakah material itu masih layak dipakai atau tidak sehingga Qualitylah yang mengambil keputusan . Untuk barang keluar juga dipegang Quality Out Going dimana Quality Out Going ini bertugas mengecek barang keluar sebelum barang keluar .
67 p. SD Dept Hod
SD Dept Hod bertanggung jawab dibidang produksi serta proses managemen dan component inventory control yang ada didepartemen SD .
q. Planning
1) Pengawasan perencanaa produksi, penjadwalan produksi, menyiapkan 2) Jadwal produksi untuk pembuatan produk industry atau komersial. 3) Memastikan setiap operasi memenuhi pengiriman tanggal sesuai dengan
perkiaan penjualan atau pesanan pelanggan.
4) Menganalisis pesifikasi dan data produksi pabrik dengan kapasitas dan melakukan perhitungan matematis untuk meentukan proses produksi, peralatan, dan kebutuhan sumber daya manusia.
5) Perencanaan dan penjadwalan alur kerja untuk setiap depertemen dan operasi sesuai dengan urutan manufaktur ditetapkan sebelumnya atau lead time.
6) Perencanaan urutan pemakai, instalasi dan operasi pengolahan lainnya untuk pedoman pekerja produksi.
7) Menentukan status proyek yang ditugaskan, mempercepat operasi yang keterlambatan jadwal dan jadwal mengubah untuk memenuhi kondisi tak terduga.
8) Mempersiapkan pesanan pembelian untuk mendapatkan bahan dan peralatan.
9) Rencana proses manufaktur, fabrikasi, ericsi perakitan, serta instalasi,bagian, komponen, rakitan dan lain-lain.
68
10) Menganalisa dan menafsirkan tagihan kontruksi bahan, cakupan spesifikasi, dan lain-lain untuk menentukan kandungan dan unsur rencana kerja yg dikelola.
11) Menyiapkan didefinisikan paket pekerjaan, termasuk petunjuk rinci gambar, bill of material, referensi, persiaratan inspeksi, dan lai-lain untuk memulai dan mengendalikan pekerjaan produksi.
12) Monitor, analisis dan laporan kinerja untuk jadwal kegiatan penunjang produksi, memamfaatkan informasi yang berasal dari sistem pengendalian bahan dan produksi.
r. Store
1) Bertanggung jawab untuk menerima, menyimpan dan pengiriman barang yang disimpan digudang.
2) Mencocokkan barang yang datang dengan surat jalan yang ada.
3) Menyimpan barang/material yang keluar dari gudang atau yang dipesan 4) Mengisi kartu stock setiap kali ada permintaan dan pengeluaran barang
69
BAB II
Deskripsi Kegiatan Magang Industri
Deskripsi Kerja
Lokasi Unit Kerja
PT. Sanwa Engineering Batam merupakan perseroan terbatas yang berlokasi di kawasan perindustrian Batamindo, Jalan Beringin Blok 215A/B, Batam 29433 Indonesia dimana dasar pemilihan lokasi ini karena sebagian besar vendor PT. Sanwa Engineering Batam berada di kawasan ini dan Batam merupakan sebuah kota dengan letak yang strategis. Selain berada di jalur pelayaran internasional, kota ini memiliki jarak yang cukup dekat dengan singapore.
Batas-batas Kota Batam:
Utara : Selat singapore dan Malaysia
Selatan : Kabupaten Lingga
Barat : Kabupaten Karimun
70
Rincian Tugas
Adapun tugas yang diberikan pembimbing yaitu :
1. Mengecek Jobsheet sesuai tanggal dan print
Jobsheet yang telah dibuat oleh superintenden berdasarkan Daily Production Schedule, di cek setiap pagi kemudian di print berdasarkan tanggal harian dan di print kemudian di fotokopi 2 rangkap.
2. Menyerahkan Jobsheet pada departemen Production Office
Jobsheet yang telah difotokopi 2 rangkap diserahkan pada departemen Production Office untuk melakukan proses produksi tanggal tersebut.
3. Mengkopi data Daily Production Schedule dan menyerahkan pada departemen QC
Schedule yang telah dibuat oleh Superintenden setiap pagi dan diberikan pada departemen produksi, akan dikembaikan oleh departemen produksi setiap am 1 siang kemudian schedule tersebut di fotokopi 3 rangkap. Dua rangkap diberikan pada departemen QC (Quality Control) dan satu rangkap digunakan untuk menginput data schedule tersebut guna memudahkan pembuatan schedule keesokan harinya.
4. Entry data Daily Production Schedule ke sistem
Daily Production Schedule di entry sesuai tanggal hari itu menggunakan microsoft access yang telah tersistem.
5. Input dan Update data MC Capacity
Menginput data—data mesin yang sudah di approve oleh Superintenden di database excel.
71
6. Mengarsip data Production Daily Record dan Summary Daily Transfer Mengarsip data produksi dan pengiriman harian.
Buka Manufacturing Folder
Buka Execution Folder
Buka Released Prod. Orders folder
Temukan file job sheet no. on ‘No field’ Buka Navision System
START
72
Klik “Print” button dan pilih “job card”
Klik tombol “Preview” untuk melihat Job Card data
Jika semua data OK print job card
Jobsheet diberikan pada Production Office Department
Finish
73
Tanggung Jawab
Dalam proses Magang Industri penulis diberi tanggung jawab yaitu :
1. Mengecek Jobsheet sesuai tanggal dan print
2. Menyerahkan Jobsheet pada departemen Production Office
3. Mengkopi data Daily Production Schedule dan menyerahkan pada departemen QC
4. Entry data Daily Production Schedule ke sistem 5. Input dan Update data MC Capacity
6. Mengarsip data Production Daily Record dan Summary Daily Transfer
Target yang Diharapkan
1. Ter print nya jobsheet sesuai tanggal dan diterima oleh departemen production office.
2. Data Daily Production Schedule terkopi dan diserahkan dapa departemen Quality Control.
3. Data Daily Production Office terinput dengan baik dan benar 4. Data MC Capacity terinput dan diupdate dengan benar
5. Tersusunnya data Production Daily Record dan Summary Daily Transfer.
Kendala yang Dihadapi Dalam Menyelesaikan Tugas
Selama menjalani magang terhitung tanggal 14 Agustus 2017 hingga 15 November 2017 adapun kendala yang dihadapi :
74 2. Kerusakan pada printer
3. Kurangnya stok kertas A4 white
Deskripsi Alat dan Produk
Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat lunak yang digunakan pada saat magang diantaranya:
- MS Excel - MS Access - Navision-SQL
75
Sedangkan beberapa perangkat keras yang digunakan pada saat magang diantaranya:
- Komputer - Keyboard - Mouse - Printer
- Mesin fotokopi
Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan
Adapun data dan dokumen yang diolah atau dihasilkan yaitu :
- Jobsheet
76
BAB III
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Berdasarkan tugas yang telah dilaksanakan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan mengikuti kuliah magang industri penulis dapat mempelajari dunia kerja khususnya pada departemen Planning Production dimana penulis ditempatkan untuk melakukan kegiatan magang selama tiga bulan dan penulis juga dapat mengimplementasikan beberapa materi kuliah yang telah diajarkan pada saat magang industri. Selama melakukan kegiatan magang ini penulis juga banyak berinteraksi dengan para karyawan dan mengetahui betapa pentingnya komunikasi dalam suatu instansi.
Saran
Untuk mahasiswa Politeknik Negeri Batam yang ingin melakukan kuliah magang industri pada PT Sanwa Engineering Batam selanjutnya agar lebih memanfaatkan waktu magang untuk menggali ilmu pengetahuan yang selama ini kita terima dikelas pada saat magang industri dan lebih dapat mengefisienkan waktu dalam melakukan perkerjaan yang diberikan.