Berdasarkan Keputusan Direksi PT. Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (PERSERO) No.SK-38/DIR/1999. Organisasi PT. TASPEN (Persero) terdiri atas:
1. Kantor Pusat
2. Kantor Cabang Utama
3. Kantor Cabang PT. TASPEN (Persero)
Kantor Cabang PT. TASPEN (Persero) dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat oleh Direksi dan bertanggung jawab kepada Direksi melalui Kepala Kantor Cabang Utama.
Kantor Cabang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan usaha perusahaan yang langsung berhubungan dengan peserta dalam rangka memperoleh pelayanan Program Tabungan Hari Tua dan Program Pensiun sesuai
18
dengan peraturan yang berlaku dan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direksi atau Kepala Kantor Cabang Utama.
Adapun struktur organisasi PT. TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Utama Medan adalah :
19 Sumber: PT. TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Utama Medan (2014)
Gambar : 2.1 Bagan Struktur PT. TASPEN (PERSERO) KCU Medan. Kepala KCU
HERRY AVIANTO
Wakil Kepala KCU SUNARDI Kepala Bidang Sistem Informasi Kepala Bidang Keuangan Kepala Bidang Umum dan SDM Kepala Bidang Layanan dan Manfaat Kepala Seksi & kepersertaan Kepala Seksi layanan & manfaat Kepala Seksi SDM Kepala Seksi Umum Kepala Seksi Kas Kepala Seksi adm Umum
Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai
20
Job Description PT. TASPEN (PERSERO) KCU Medan.
Berikut adalah pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang ada berdasarkan struktur organisasi PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan:
1. Kepala Kantor Cabang Utama
Bertanggung jawab kepada : - Direksi
Membawahi langsung : - Wakil Kepala Cabang Utama - Kepala Bidang Pelayanan - Kepala Bidang Keuangan - Kepala Bidang SDM dan Umum - Kepala Bidang Informasi Tugas Pokok:
Memimpin Kantor Cabang Utama, mengemban misi untuk mencapai tujuan serta sasaran perusahaan, mempunyai fungsi merencanakan, membina dan mengendalikan kegiatan Kantor Cabang Utama dan mengkoordinasikan Kantor Cabang di Wilayah kerjanya.
Uraian Tugas:
a) Melakukan tindakan untuk dan atas nama Direksi serta mengikat cabang dengan pihak lain atas persetujuan Direksi PT. TASPEN (PERSERO) b) Merencanakan pelaksanaan dan seluruh kegiatan Kantor Cabang Utama
untuk mengkoordinasikan kegiatan Kantor Cabang diwilayah kerjanya sesuai dengan program kerja dan besarnya anggaran yang ditetapkan. c) Mengarahkan kegiatan operasioanl Kantor Cabang Utama dan Kantor
21
d) Mengkoordinasikan seluruh kebijaksanaan operasional Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang di wilayah kerjanya sesuai dengan Kebijaksanaan Perusahaan
2. Wakil Kepala Kantor Cabang Utama
Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Kantor Cabang Utama Tugas Pokok :
Melaksanakan tugas-tugas dalam bidang pelayanan, personalia dan umum, keuangan dan pengawasan, sistem informasi yang diselenggarakan oleh kepala Kantor Cabang Utama
Uraian Tugas:
a) Melaksanakan tugas-tugas dalam bidang personalia serta mengendalikan kegiatan intern perusahaan.
b) Mendukung sistem mutu pelayanan demi kepuasan peserta dalam melaksanakan tinjauan manajemen, audit mutu internal, tindakan korelasi dan pencegahan, kontrol dokumen dan data, teknik statistik dan pengendalian catatan mutu.
c) Membantu kepala kantor cabang utama untuk menjabarkan kebijakan perusahaan yang menyangkut kegiatan yang akan dilaksanakan kantor cabang.
d) Bertanggung jawab atas pembinaan dan pengarahan kepada karyawan dan menjadikan misi sebagai pedoman untuk menjalankan tugas membantu kepala kantor cabang utama.
22
e) Membantu kepala kantor cabang utama dalam pembuatan berkala kepada kepala kantor wilayahnya.
3. Kepala Bidang Pelayanan dan Manfaat
Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Kantor Cabang Utama
- Kepala Seksi Penetapan Klaim - Kepala Seksi data Peserta dan Pemasaran
Tugas Pokok :
Membantu Wakil Kepla Kantor Cabang Utama serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan bidang pelayanan.
Uraian Tugas :
a) Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pemasaran
b) Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data program Taspen
c) Menyetujui keabsahan dan pembayaran menfaat klaim yang ditujukan. d) Menyetujui besarnya tagihan peserta program Taspen.
Bidang Pelayan dan Manfaat terdiri dari dua seksi, yaitu: 1. Kepala Seksi Kepesertaan
Tugas Pokok:
Kepala seksi kepesertaan bertanggung jawab kepada kepala bidang layanan manfaat untuk melaksanakan pelayanan serta memverifikasi dan melaporkan kepada pihak manajemen.
23
a) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan administrasi peserta dan pemasaran.
b) Melaksanakan komunikasi data sesuai dengan hak tabungan hari tua peserta.
c) Menyelenggarakan dan mengawasi penelitian, evaluasi dan peng administrasian peserta program asuransi pensiun dan tabungan hari tua. d) Melakukan kegiatan pemasaran produk program perusahaan
2. Kepala Seksi Layanan dan Manfaat Tugas Pokok :
Kepala seksi layanan dan manfaat bertanggung jawab kepada kepala bidang layanan dan manfaat.
Uraian tugas:
a) Mengesahkan kebenaran pengajuan klaim manfaat program PT.Taspen (Persero).
b) Bertanggungjawab dan menindaklanjuti terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan tindakan korelasi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.
c) Menetapkan besarnya klaim sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, memverifikasi dan melaporkan kepada manajemen perusahaan.
d) Bertanggungjawab atas pelaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit dan lingkungan. ]
24 4. Kepala Bidang Umum dan SDM
Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Kantor Cabang Utama Membawahi Langsung : Kepala Seksi SDM
Kepala Seksi Umum Tugas Pokok:
Membantu Wakil Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggung jawab atas pelaksanaan Personalia dan Umum.
Uraian Tugas :
a) Menyelenggarakan pendidikan dan latihan, pembinaan mental karyawan dan olahraga serta kegiatan non kedinasan lainnya.
b) Menyiapkan data dan daftar gaji untuk menyelenggarakan administrasi personalia serta menetapkan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarganya.
c) Menyimpan, memelihara keakuratan dan kerahasiaan data karyawan
Kepala Bidang SDM dan Umum membawahi dua Seksi, yaitu: 1. Kepala Seksi Umum
Tugas Pokok :
Kepala seksi umum bertanggung jawab atas kepala bidang umum dan sumber daya manusia yang menyelenggarakan kegiatan kesekretarian, perawatan, kehumasan dan kearsipan.
25
a) Mengkoordinir pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik perusahaan di kantor cabang.
b) Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, investasi, distribusi peralatan kantor dan komputer di kantor cabang.
c) Melakukan kegiatan operasional dan administrasi.
d) Melaksanakan kegiatan pembinaan dan administratif atas usaha kecil dan koperasi wilayah lainnya.
2. Kepala Seksi Sumber Daya Manusia Tugas Pokok :
Kepala seksi sumber daya manusia bertanggung jawab atas kepala bidang umum dan sumber daya manusia.
Uraian tugas :
a) Menyelenggarakan pendidikan dan latihan, pembinaan mental karyawan dan olahraga serta kegiatan non kedinasan lainnya.
b) Menyiapkan data dan daftar gaji untuk menyelenggarakan administrasi personalia serta menetapkan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarganya.
c) Menyimpan, memelihara keakuratan dan kerahasiaan data karyawan
5. Kepala Bidang Keuangan
Bertanggung Jawab Kepada : Kepala Kantor Cabang Utama Membawahi langsung : Kepala seksi Keuangan
26 Tugas Pokok :
Membantu Wakil Kepala Kantor Cabang Utama serta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh bidang keuangan.
Uraian Tugas :
a. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan fungsi-fungsi keuangan Kantor Cabang.
b. Merencanakan dan mengendalikan anggaran Kantor Cabang.
c. Menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan penyususnan laporan keuangan Kantor Cabang.
d. Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan Kantor Cabang. e. Melaksanakan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, f. Memverifikasi dan melaporkan kepada manajemen Kantor Cabang. g. Bertanggung jawab atas peningkatan kualitas pelayanan kepada peserta. h. Bertanggung jawab dan menindak lanjuti terhadap keluhan pelayanan
yang diterima dengan tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.
i. Bertanggung jawab atas penilaian pembinaan dan peningkatan mutu pegawai pada unit kerja di lingkungannya.
Kepala Bidang Keuangan mempunyai dua seksi, yaitu: 1. Kepala Seksi Kas
Tugas Pokok :
Kepala seksi kas bertanggung jawab atas kepala bidang keuangan. Uraian tugas kepala seksi kas :
27
a) Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran kas kantor cabang.
b) Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah pra audit transaksi keuangan perusahaan di kantor cabang.
c) Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah diotorisasi.
d) Menyimpan uang dan surat-surat berharga. 2. Kepala Seksi Administrasi Keuangan
Tugas pokok :
Kepala seksi administrasi keuangan bertanggungjawab atas kepala bidang keuangan. Uraian tugas kepala seksi administrasi keuangan: a) Menyiapkan laporan keuangan dan laopran manajemen keuangan kantor
cabang utama.
b) Melakukan pengawasan serta membuat laporan realisasi anggaran kantor cabang utama.
c) Membuat rekonsiliasi bank dan melakukan pengecekan pembukuan, program hari tua dan administrasi pensiun.
6. Kepala Bidang Sistem Informasi
Bertanggung jawab kepada : Kepala Kantor Cabang Utama Membawahi langsung : Staf Pelaksana Komputer Tugas Pokok :
Membantu Wakil Kepala Kantor cabang Utama serta bertanggugn jawab atas pelalsanaan seluruh kegiatan bidang Sistem Informasi.
28
a) Bertanggung jawab atas pengoperasian sistem Informasi yang telah dikembangkan kantor pusat serta mengevaluasi dan mengajukan usul penyempurnaan.
b) Mengatur penggunaan, pengoperasian, serta pemeliharaan komputer dan kelengkapannya.
c) Bertanggung jawab atas pelaaksanaan pembinaan dan peningkatan mutu karyawan yang dibawahinya.
29 BAB III PEMBAHASAN