A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
5. Struktur Organisasi dan Tugas Personal
Driver : 1 Helper : 1 __________________________ Jumlah : 47 __________________________
Dalam menjalankan fungsinya, PT. Tiga Serangkai
Internasional mempekerjakan personil selama 6 hari kerja dalam
satu minggu dengan jam kerja sebagai berikut :
Senin-Kamis : 08.00-16.00, Istirahat pukul 12.00-13.00 Jum’at : 08.00-16.00, Istirahat pukul 11.30-13.00 Sabtu : 08.00-13.00, Istirahat pukul 12.00-13.00
Dengan memberikan jadwal jam kerja yang terencana, maka
karyawan diharapkan mampu memanfaatkan waktu yang ada untuk
melaksanakan tugas dan fungsinya dengan sebaik-baiknya.
5. Struktur Organisasi dan Tugas Personal
Struktur organisasi adalah gambaran secara skematis
tentang hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat
dalam rangka usaha mencapai tujuan.
Adapun struktur organisasi PT. Tiga Serangkai Internasional
55 Gambar 3.1
Stuktur Organisasi PT. Tiga Serangkai Internasional
Branch Office Surakarta
Area Manager Branch Manager Deputy Branch Manager Decicated Sales Supervisor (Sales Office) Decicated Sales Supervisor Dedicated Salesrep Instituation Chief Administration Dedicated Salesrep TK/SD, SMP/SMA Dedicated Salesrep TK/ SD Dedicated Salesrep SMP/ SMA Shipper Sales Administration Cashier Driver Helper
56
Tugas dan tanggung jawab masing-masing personil PT. Tiga Serangkai
Internasional Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Area Manager
a. Bertanggung jawab atas seluruh operation di areanya (misal :
Jatengdan DIY) untuk mengkoordinir seluruh Branch Office yang
ada di wilayahnya.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Operation Director.
c. Dalam menjalankan tugas dibantu oleh seluruh Branch Manager
beserta staff di wilayahnya.
2. Branch Manager
a. Bertanggung jawab atas seluruh operational di CABANG (tiap 1
karasidenan) untuk mengkoordinir seluruh yang ada di wilayahnya.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Area manager.
c. Dalam menjalankan tugas dibantu oleh seluruh Deputy Branch
manager beserta staff dan supervisor cabangnya.
d. Bertanggung jawab atas fasilitas kerja (inventaris) dan keberhasilan
cabang pemasaran.
e. Meloby atau memasarkan produk dari PT. Tiga Serangkai
Internasional Group ke instansi-instansi Dati II, instansi yang
mengelola proyek pembukaan.
57 3. Deputy Branch Manager
a. Bertanggung jawab atas seluruh aktifitas operational di cabang,
mengkoordinir seluruh Sales Supervisor yang ada di cabangnya.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Manager.
c. Dalam menjalankan tugas dibantu oleh seluruh Sales Supervisor
beserta Sales Representatif di cabangnya.
d. Bertanggung jawab atas pendapatan pasar.
e. Mensupport, membina bawahannya.
4. Chief Administration
a. Bertanggung jawab atas penyediaan data dan penyelenggaran
administrasi di Branch Manager.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Manager.
c. Pelaksanaan pekerjaan dibantu oleh Staf Administrasi di cabang.
d. Bertanggung jawab atas koordinasi antar administrasi di cabang.
e. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan administrasi.
f. Bertanggung jawab atas kebenaran laporan.
g. Bertanggung jawab atas surat menyurat, penyediaan data,
pengamanan data.
h. Mengendalikan anggaran.
5. Sales Supervisor
a. Bertangggung jawab atas seluruh aktifitas operational di Sales
Office di setiap kabupaten, mengkoordinir seluruh Sales
58
b. Bertangggung jawab langsung kepada Branch Manager.
c. Dalam menjalankan tugas dibantu oleh seluruh Sales Representatif
di Sales Office.
6. Dedicated Sales Representatif
a. Bertanggung jawab atas tercapainya target penjualan di
masing-masing daerah binaanya.
b. Melakukan seluruh transaksi penjualan dengan customer.
c. Memasarkan, mencontohkan, mengirimkan dan menagih.
7. Shipper / Supplay Staff
a. Bertanggung jawab atas sirkulasi produk dan pengawasannya.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Chief Administration.
c. Dalam bertugas dibantu oleh Helper.
d. Menyiapkan barang yang akan dikirim kepada customer atau
cabang lain.
e. Menerima barang dari kantor pusat atau cabang lain.
f. Melakukan input LPB (Laporan Penerimaan Barang) dari kantor
pusat atau cabang lain.
g. Input buku transfer antar cabang.
h. Input buku contoh.
i. Mencatat transaksi kartu stok atau kartu persediaan.
j. Pengecekan dan pencocokan data yang diinput dengan print out.
59 8. Chasier / Finance staff
a. Bertanggung jawab atas sirkulasi budget, pembiayaan cash flow
dan pengawasannya.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Chief Administration.
c. Input BKM (buku kas masuk).
d. Input BKK (buku kas keluar).
e. Pengecekan dan pencocokan mutasi saldo kas.
f. Pemeliharaan dan pembenahan data-data.
g. Pengarsipan dokumen yang menjadi tanggung jawabnya
9. Sales Administration
a. Bertanggung jawab atas perlangkapan data transaksi dan
pengawasan kredit.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Chief Administration.
c. Input retur penjualan kredit.
d. Pengecekan dan pencocokan data dengan print outnya yang
diinputnya.
e. Pengecekan dan pencocokan mutasi rekening piutang dagang.
f. Pengecekan dan pencocokan laporan saldo piutang dagang.
g. Pengarsipan arsip yang telah dicocokan yang menjadi tanggung
jawabnya.
10. Helper
60 11. Driver
a. Membantu Branch Manager dalam melakukan kunjungan ke
instansi-instansi.
b. Mengirimkan buku ke seluruh Sales Office bersama petugas
gudang.
B. LAPORAN MAGANG KERJA 1. Pengertian Magang Kerja
Magang kerja merupakan kegiatan penunjang perkuliahan
yang dilaksanakan oleh mahasiswa dengan diterjunkan secara
langsung ke dunia kerja dengan tujuan agar mahasiswa dapat
melihat secara langsung aplikasi dari berbagai teori yang telah
dipelajari dalam perkuliahan.
2. Tujuan Magang Kerja
Adapun tujuan dari magang kerja adalah sebagai berikut :
a. Kemudahan dalam identifikasi masalah TA.
b. Kemudahan dalam akses data pada instansi terkait untuk
keperluan penulisan TA.
c. Memperoleh sertifikat magang kerja.
d. Memperkenalkan kepada mahasiswa tentang berbagai aktifitas
61 3. Pelaksanaan Magang Kerja
a. Tempat atau lokasi magang kerja
Magang kerja dilaksanakan di PT. Tiga Serangkai Internasional
Branch Office Surakarta yang beralamatkan di Jl. Yosodipuro No.
92 Surakarta Jawa Tengah.
b. Waktu dan pelaksanaan magang kerja
Magang kerja dimulai pada tanggal 1 Februari sampai dengan 31
Maret 2010. Jadwal masuk magang kerja sama dengan jadwal
masuk karyawan, yakni setiap hari senin sampai sabtu jam 07.30 – 16.00.
4. Kegiatan Magang Kerja
Selaku Branch Manager Bapak Sapto memberikan instruksi
kepada saya untuk membantu bagian administrasi dan saya juga
diperbolehkan untuk ikut sales representative mengunjungi sekolah
binaan. Sebelum saya menjelaskan kegiatan selama proses magang
kerja, jadwal magang kerja sebagai berikut :
Tabel 3.1
Jadwal Magang Kerja
Jam Kegiatan
07.30 - 08.00 Tausiyah
08.00 – 12.00 Magang Kerja
12.00 – 13.00 Istarahat
62
Rincian kegiatan magang saya antara lain :
Tanggal 1 Februari
Perkenalan dengan lingkungan PT. Tiga Serangkai Internasional
Branch Office Surakarta.
Tanggal 2 Februari sampai 23 Maret
Menstempel nota pesanan dan menempel kwitansi pembayaran pesanan.
Menulis total penjualan yang dilakukan salas representative
pada akhir bulan.
Menginput kwitansi-kwitansi ataupun nota-nota pembayaran ke dalam komputer .
Memasukan daftar piutang ke dalam buku rekening piutang dan buku retur ataupun input pesanan ke dalam komputer. Dalam PT. Tiga Serangkai Internasional Surakarta ada
sebuah sistem yang bernama CCP, CCP adalah daftar
kunjungan salas representative setiap hari ke sekolah-sekolah
binaan. Input data CCP dari para sales representative ke
dalam komputer.
Merekapitulasi data-data pesanan ke dalam komputer. Tanggal 24 sampai 30 Maret
Observasi langsung ke lapangan, dengan mendampingi salah
satu sales representative mengunjungi sekolah-sekolah yang
63
Serangkai. Sebagian besar konsumen yang saya kunjungi
adalah sekolah-sekolah dasar di seputaran kota solo.
Tanggal 31 Maret
Perpisahan dengan para staff dan karyawan PT. Tiga Serangkai Internasional Branch Office Surakarta.
Pemberian gaji dari pihak PT. Tiga Serangkai Internasional
Branch Office Surakarta kepada saya sebesar Rp 150.00, 00. Tanggapan perusahaan terhadap magang kerja saya yaitu
cukup memuaskan dan diterima dengan baik.