RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS)
Untuk menjalankan wewenang tertinggi di dalam perusahaan, setiap tahunnya KPEI sekurang-kurangnya menyelenggarakan RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa. RUPS Tahunan diselenggarakan untuk persetujuan dan pengesahan Laporan Tahunan serta Laporan Keuangan, mengangkat anggota Dewan Komisaris dan Direksi, dan penentuan honorariumnya, penentuan penggunaan laba bersih Perseroan. RUPS Luar Biasa diselenggarakan berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan Perseroan antara lain Persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) untuk tahun berikutnya.
Pada tanggal 19 Juni 2009, KPEI menyelenggarakan RUPS Tahunan. Di antara keputusan penting yang ditetapkan pada RUPS Tahunan tersebut adalah Penunjukan dan pengangkatan Direksi baru KPEI, penunjukan Akuntan Publik untuk mengaudit buku-buku Perseroan untuk tahun buku 2009, persetujuan pemberian apresiasi untuk tahun buku 2008. Sementara itu selama tahun 2009, Perusahaan telah melaksanakan RUPS Luar Biasa pada tanggal 5 Oktober 2009 dengan keputusan menyetujui Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) KPEI Tahun 2010.
DEWAN KOMISARIS
Tugas dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris adalah bertanggung jawab kepada pemegang saham dalam hal pengawasan operasional dan kontrol terhadap perusahaan serta arah strategi dan pengembangan perusahaan, termasuk bertanggung jawab dalam memastikan berlangsungnya sistem pengendalian internal, tata kelola perusahaan dan kepatuhan terhadap aturan, serta kecukupan sumber daya manusia dan keuangan. Dewan Komisaris berperan penting dalam melaksanakan prinsip-prinsip GCG melalui fungsi pengawasan yang dilakukan. Setiap tahun Dewan Komisaris turut melaporkan fungsi pengawasannya terhadap Perusahaan pada saat pelaksanaan RUPS.
Keanggotaan dan Periode Jabatan
Masa tugas Dewan Komisaris adalah 3 (tiga) tahun untuk setiap periode. Per tanggal 31 Desember 2009,
CORPORATE GOVERNANCE STRUCTURE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS (GMS)
To conduct the highest authority in the Company, every year KPEI at least organize the Annual General Meeting of Shareholders (AGMS) and Extraordinary General Meeting of Shareholders (GMS). The Annual GMS is held for approval of Annual Report and Financial Report, election of members of the Board of Commissioners and Directors, the decision on their honorarium and the determination of the use of the Company Net Profit. The Extraordinary GMS is held based on the need of the Company for the purposes of Approval of the Annual Work and Budgeting Plan for the next year.
On 19 June 2009, KPEI organized the Annual GMS. Among the determined important decision at the Annual GMS was the Appointment of the new KPEI Directors, the Appointment of Public Accountant to audit the Company books for the year 2009, and the approval of appreciation for the Company books for the year 2008. Meanwhile, during 2009, the Company has organized an Extraordinary GMS on 5 October 2009 and was granted an approval for the 2010 Annual Work and Budgeting Plan.
BOARD OF COMMISSIONERS
Board of Commissioners are responsible to the shareholders in terms of company strategic plan, development and control of the company. This includes their responsibility to ensure of the system of internal control, good corporate governance, compliance to the rules, as well as the adequacy of human resources and finance. Board of Commissioners have an important role in conducting the GCG principle by implementing the function of monitoring. Every year Board of Commissioners also report its monitoring function over the Company at the GMS.
Membership and Period of Position
The period of Board of Commissioners is 3 (three) years for each term. As of 31 December 2009, the KPEI Board
Dewan Komisaris KPEI terdiri dari 3 (tiga) orang, yaitu Bapak Agus Muhammad (Komisaris Utama), Bapak Rahmat Waluyanto, dan Bapak Sebastianus Harry Wiguna. Komposisi ini telah diputuskan pada RUPST tanggal 8 Juni 2007 dan telah mendapat persetujuan dari Bapepam-LK.
Sesuai ketentuan Anggaran Dasar, ketiga formatur Dewan Komisaris ini telah memenuhi persyaratan untuk menjadi anggota Dewan Komisaris KPEI yaitu antara lain: warga Negara Indonesia yang memiliki kompetensi dan wawasan di bidang pasar modal, memiliki komitmen mengembangkan pasar modal Indonesia, tidak pernah melanggar UU Pasar Modal atau pernah dipenjara karena kasus kriminal, tidak menjadi Direktur atau Komisaris pada perusahaan yang dinyatakan pailit.
Selama tahun 2009, Dewan Komisaris telah menyelenggarakan 12 (dua belas) kali Rapat Gabungan Komisaris dan Direksi. Disamping itu Dewan Komisaris secara konsisten menyelenggarakan Rapat Internal Dewan Komisaris beserta Komite Audit guna membahas kinerja bulanan dan permasalahan yang terjadi di perusahaan.
DIREKSI
Tugas dan Tanggung Jawab
Dewan Direksi bertanggung jawab atas arah strategis dan keseluruhan manajemen dalam kegiatan operasional sehari-hari melalui pengelolaan risiko dan pelaksanaan GCG pada seluruh jenjang organisasi. Pada setiap RUPS Tahunan, Direksi mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pencapaian target-target perusahaan kepada pemegang saham.
KPEI memiliki sistem pertanggungjawaban yang dirancang sedemikian rupa sehingga independensi Direksi dalam mengelola perusahaan tetap terjaga, dan pada saat yang sama menjamin berlangsungnya organisasi dengan baik secara etika maupun teknis. Tanggung jawab Direksi juga mencakup penerapan struktur pengendalian internal, pelaksanaan fungsi audit internal, dan pengambilan tindakan berdasarkan temuan-temuan Audit Internal sesuai dengan arahan dari Dewan Komisaris.
of Commissioners consist of 3 (three) people, namely Agus Muhammad (President Commissioner), Rahmat Waluyanto (Commissioner), and Sebastianus Harry Wiguna (Commissioner). This composition was decided at the Annual GMS on 8 June 2007 and has received the approval from Bapepam-LK.
Based on the provision in the Article of Association, the three members of Board of Commissioners have been eligible to become members of KPEI Board of Commissioners for among other terms: Indonesian citizen who have the insight and competency in the capital market, a commitment to develop the Indonesia capital market, no record for violation against the Law of Capital Market or imprisoned for any crime, not a member of any Commissioners or Directors of a bankrupt company. During the 2009, Board of Commissioners have held 12 (twelve) joint meeting with Board of Directors. Furthermore, Board of Commissioners were consistently held Board of Commissioners Internal Meeting with the Audit Committee to discuss the monthly performance and the difficulty happened in the Company.
BOARD OF DIRECTORS Duties and Responsibility
Board of Directors were responsible for the strategic direction and all management in day to day operation through the risk management and the GCG implementation in every level of the organization. For every the Annual GMS, Directors are accounted for the implementation of duties and achievements of the company targets to the shareholders.
KPEI has a responsibility system which is designed to keep the independency of the Directors in managing the company to be secured, and at the same time sustaining technically and ethically the organization operation.
The responsibility of Directors include the
implementation of internal control structure, the implementation of internal audit function, and follow up on the Internal Audit findings based on the direction from the Board of Commissioners.
Laporan Tahunan | Annual R epor t 2009
47
KPEI memiliki organisasi yang ramping dengan Dewan Direksi yang hanya terdiri dari 2 (dua) orang yang memenuhi syarat administrative maupun kompetensi. Syarat Administratif yang dimaksud, diantaranya: warga Negara Indonesia, tidak dinyatakan pailit, tidak pernah dipenjara karena kasus kriminal. Sementara itu, untuk syarat kompetensi yang dimaksud, seperti misalnya ahli dan berwawasan di bidang pasar modal, memiliki komitmen pengembangan pasar modal, serta tidak pernah melanggar UU Pasar Modal.
Per tanggal 31 Desember 2009, Dewan Direksi terdiri dari Bapak Hoesen (Direktur Utama) dan Bapak Bambang Widodo (Direktur). Komposisi ini diputuskan dalam RUPS Tahunan tanggal 19 Juni 2009 yang juga telah disetujui oleh Bapepam-LK , dengan masa jabatan selama 3 (tiga) tahun untuk setiap periode.
Sepanjang tahun 2009, Dewan Direksi telah menyelenggarakan lebih dari 12 kali Rapat Direksi. Rapat ini diselenggarakan berdasarkan permintaan minimal satu anggota Direksi atau satu anggota Dewan Komisaris. Dengan komposisi yang hanya dihadiri oleh kedua Direktur dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
Pemegang saham menilai kinerja Dewan Komisaris dan Direksi pada RUPS Tahunan. Kinerja Direksi, baik secara perseorangan maupun keseluruhan, dievaluasi oleh Dewan Komisaris melalui rapat bersama Dewan Komisaris dan Direksi.
KEBIJAKAN REMUNERASI
Dewan Komisaris dan Direksi menerima imbalan jasa dalam bentuk gaji, tunjangan, dan fasilitas. Remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi ditetapkan dalam RUPS Pengangkatan Dewan Komisaris dan Direksi.
Penetapan besaran remunerasi antara lain dipengaruhi oleh faktor kompetensi dan pengalaman, tanggung jawab, pencapaian target, serta kondisi keuangan perusahaan dan aspek makro ekonomi yang mempengaruhinya.
KPEI has a slim organization with only consists of 2 (two) members of Board of Directors who have fulfilled the administrative requirements and competency. The administrative requirements, which include: Indonesian citizen, not stated bankrupt, never been imprisoned for any crime. Meanwhile, the competency requirements are such as expert in Capital Market, committed to develop the capital market, and no recorded of violation of the Law of Capital Market.
As of 31 December 2009, Board of Directors consists of Hoesen (President Director) and Bambang Widodo (Director). This composition was decided at the Annual GMS on 19 June 2009 which was also approved by Bapepam-LK, with the official period of 3 (three) years of each period.
During the 2009, Board of Directors held more than 12 Board of Directors meetings. These meetings were held based on request from at least one member of Director or one member of Board of Commissioners. With the composition that consist only two Directors, Directors were entitled to make a legal and binding decision.
The shareholder evaluates the performance of Board of Commissioners and Board of Directors at the Annual GMS. The overall and individual performance of Directors was evaluated by Board of Commissioners through the meeting with Board of Commissioners and Directors.
REMUNERATION POLICY
Board of Commissioners and Directors receive the reward in form of salaries, allowance and facilities. The Remuneration of Board of Commissioners and Directors are determined at the Appointment of Board of Commissioners and Directors in the GMS.
The amount of remuneration is affected by other competency and experience factor, responsibility, target achievement, as well as the company financial condition and macro economic aspects.
KOMITE KEBIJAKAN KREDIT DAN PENGENDALIAN RISIKO
Sesuai dengan Peraturan Bapepam-LK No. III.B 6 tentang Penjaminan Penyelesaian Transaksi Bursa, KPEI membentuk Komite Kebijakan Kredit dan Pengendalian Risiko, yang tugas dan tanggung jawabnya adalah untuk membantu Direksi dalam hal pengelolaan risiko KPEI, dengan melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengelolaan risiko dan memberikan rekomendasi atas kebijakan-kebijakan seperti investasi Dana Jaminan, rencana kebijakan kredit dan manajemen risiko, serta penanganan masalah kepailitan Anggota Kliring (AK). Sama halnya dengan komposisi tahun sebelumnya, komposisi anggota Komite Kebijakan Kredit dan Pengendalian Risiko selama tahun 2009 adalah sebagai berikut:
1. Chaeruddin Berlian (Koordinator merangkap Anggota)
2. F.X. Eddy Hartanto (Anggota) 3. Adikin Basirun (Anggota) 4. Risa Effennita Guntoro (Anggota) 5. Urip B. Prassetya (Anggota)
Pengangkatan Anggota Komite ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi No Kep-002/DIR/KPEI/0208 dengan masa jabatan selama 1 (satu) tahun. Namun sehubungan pengunduran diri Adikin Basirun dan Urip B. Prassetya dikarenakan terpilih menjadi Direksi PT Bursa Efek Indonesia, KPEI menetapkan Alpino Kianjaya dan Edy Soetrisno sebagai anggota komite pengganti. Para anggota komite ini berasal dari Anggota Kliring yang merupakan pihak-pihak independen dan professional
dalam bidangnya masing-masing, serta memiliki kompetensi dan pengalaman yang mendukung pelaksanaan tugas mereka.
KOMITE AUDIT
Tugas dan Tanggung Jawab
Sesuai dengan Peraturan Bapepam-LK No. III.B.8 tentang Komisaris Lembaga Kliring dan Penjaminan dan menindaklanjuti hasil RUPST KPEI tanggal 6 Juni 2008 dibentuklah Komite Audit. Tugas utama Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris dalam
THE CREDIT POLICY AND RISK MANAGEMENT
Based on the Bapepam-LK Regulation No. III.B.6 concerning the Guarantee of Stock Exchange Transaction Settlement, KPEI established the Credit Policy and Risk Management Committee, whose duties and responsibilities are to assist the Directors in managing the KPEI risk, by supervising over the risk management policies and providing policy recommendations such as the Guarantee Fund investment, the credit policy and risk management plan, as well as CM’s bankruptcy issues.
Similar to the previous year, the composition of the member of the Credit Policy and Risk Management Committee in 2009 were as follows:
1. Chaeruddin Berlian (Coordinator including Member) 2. F.X. Eddy Hartanto (Member)
3. Adikin Basirun (Member) 4. Risa Effennita Guntoro (Member) 5. Urip B. Prassetya (Member)
The appointment of the Committee Member was decided based on Board of Directors Decision No.: Kep-002/DIR/KPEI/0208 with the official period of 1 (one) year. Referring to the resignation of Adikin Basirun and Urip B. Prassetya as the elected Board of Directors of the Indonesia Stock Exchange, KPEI determined Alpino Kianjaya and Edy Soetrisno as the replacement of the committee member. The committee members were come from CM who are independent professionals in their respective fields and have the required competency and experience to support the implementation of their duties.
AUDIT COMMITTEE Duties and Responsibility
The Audit Committee was established pursuant to the Bapepam-LK regulation No. III.B.8 concerning the Commissioners of Clearing and Guarantee Institution and as a follow-up of the KPEI GMS on 6 June 2008. The main duty of the Audit Committee is to support Board of
Laporan Tahunan | Annual R epor t 2009
49
menjalankan fungsi pengawasan, antara lain dengan melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Perusahaan, memastikan ketaatan Perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang relevan, melakukan penelaahan atas pemeriksaan oleh Audit Internal, serta memantau kinerja auditor eksternal dan memastikan kemandiriannya dalam menjalankan tugas.
Komite Audit sebagai organ Dewan Komisaris dalam menjalankan tugasnya berwenang untuk meminta data-data yang relevan terkait dengan kegiatan operasional. Dalam melaksanakan wewenangnya, Komite Audit wajib bekerja sama dengan pihak yang melaksanakan fungsi internal Audit di KPEI.
Keanggotaan dan Periode Jabatan Pengangkatan anggota Komite ditetapkan sesuai Keputusan Dewan Komisaris No. SK-01/DEKOM/IX/2008 dengan masa jabatan sampai dengan Juni 2010. Para anggota Komite ini merupakan pihak-pihak yang independen dan profesional dalam bidangnya masing-masing, serta memiliki kompetensi dan pengalaman yang mendukung pelaksanaan tugas mereka.
Komposisi Komite Audit yang diangkat pada bulan September 2008 adalah sebagai berikut:
1. Sebastianus Harry Wiguna (Komisaris/Ketua) 2. Noeniek Herliani, SE AK, MM (Anggota) 3. Vonny Sulaimin (Anggota)
SATUAN PEMERIKSA INTERNAL
Satuan Pemeriksa Internal (SPI) bekerja secara independen dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. SPI bertanggung jawab antara lain untuk memastikan bahwa KPEI memiliki sistem pengendalian internal yang baik dan mematuhi hukum dan perundang-undangan, termasuk kebijakan dan prosedur internal KPEI, mengevaluasi kehandalan informasi keuangan dan tersedianya sarana-sarana yang memadai untuk menjaga dan melindungi aset-aset KPEI, serta melaksanakan tugas-tugas khusus yang relevan dengan pekerjaan audit. Sepanjang tahun 2009, SPI telah menyampaikan laporan-laporan audit yang terdiri dari laporan operasional audit dan laporan pengukuran
Commissioners in conducting the controlling function, such as by analyzing the financial information published by the Company, ensuring the Company compliance towards the relevant rules and regulation, reviewing the audit of Internal Audit, and monitoring performance of external auditor and ensuring its independency in conducting its duties.
The Audit Committee as an organ of Board of Commissioners in performing its function has the authority requests the data which is relevant to the operational activities. In conducting its authority, the Audit Committee has to cooperate with the parties who conduct the Internal Audit function in KPEI.
The membership and period of the Appointment of the Committee members was based on Board of Commissioners Decision No.: SK-01/DEKOM/IX/2008 with the official period until June 2010. The committee members are independent and professional in their respective fields and have the required competency and experience to support the implementation of their duties.
The composition of the Audit Committee, which was appointed on September 2008, were as follows:
1. Sebastianus Harry Wiguna (Commissioners/Chairman) 2. Noenik Herlinani, SE AK, MM (Member)
3. Vonny Sulaiman (Member)
INTERNAL AUDIT
The Internal Audit (SPI) works independently in performing their duties and responsibilities. SPI is responsible among others for ensuring that KPEI has a good internal control system and complies with the laws and regulation, including KPEI internal policies and procedure, evaluating the reliability and availability of financial means sufficient to maintain and protect KPEI asset, as well as performing special duties that are relevant to the audit. Throughout 2009, SPI has submitted the audit reports which consist of the operational audit report and measurement of KPEI customer satisfaction report.
AUDITOR INDEPENDEN
KPEI selalu menggunakan jasa akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan perusahaan, meskipun KPEI bukan merupakan perusahaan publik. Hal ini dilakukan guna menjamin transparansi dan akuntabilitasnya. RUPS Tahunan tanggal 19 Juni 2009 menyetujui penggunaan jasa Kantor Akuntan Publik (KAP) Osman Bing Satrio dan Rekan selaku member of
Deloitte Touche Tohmatsu, untuk meng-audit laporan keuangan KPEI untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2009.
KOMUNIKASI DENGAN PARA STAKEHOLDER
Dalam rangka memelihara akuntabilitas dan transparansi perusahaan, KPEI secara teratur menyampaikan berbagai informasi, khususnya yang terkait dengan kepentingan Anggota Kliring dan para pemangku kepentingan lainnya.
Sepanjang tahun 2009, KPEI menerbitkan 24 (dua puluh empat) pengumuman, antara lain tentang libur bursa, perubahan peraturan, penyesuaian nilai haircut efek, pemberlakukan saham eligible untuk transaksi PME dan 4 (empat) siaran pers tentang RUPS Tahunan, RUPS Luar Biasa, peringatan HUT Pasar Modal, dan konferensi pers akhir tahun. KPEI juga menerbitkan Laporan Tahunan dalam bahasa Indonesia dan Inggris. Masyarakat umum dapat mengikuti perkembangan terkini mengenai KPEI melalui situs www.kpei.co.id. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, dapat menghubungi Departemen Komunikasi Perusahaan KPEI melalui telp (62-21-5155115 ext. 5721, fax 62-21-5155120).
AUDITOR INDEPENDENT
KPEI always uses the public accountant to audit the company financial statement, despite of the fact that KPEI is not the public company. This is done to ensure the transparency and accountability. The Annual GMS on 19 June 2009 approved to use a service of Public Accountant Firm (KAP) Osman Bing Stario dan Rekan as a member of Deloitte Touche Tohmatsu, to audit the KPEI financial report for the books of year that ended on 31 December 2009.
COMMUNICATIONS WITH STAKEHOLDERS
In order to maintain the company accountability and transparency, KPEI regularly deliver a variety of information related particularly to the interest of Clearing Member and interest of the other stakeholder.
During the 2009, KPEI issued i.e. 24 (twenty four) announcements about exchange holiday, regulation, securities haircut value adjustment, eligible securities for SLB transaction, and 4 (four) press releases on the Annual GMS, the Extraordinary GMS, the mid-year report and end of year press release. KPEI also published Annual Report in Bahasa Indonesia and English. Public may follow the latest issues on official KPEI website at www.kpei.co.id. If you have any further question, you can contact the KPEI Corporate Communication Department by phone at: 62-21-515 5115 ext. 5721 or fax at: 62-62-21-515 5120.