Untuk meningkatkan keunggulan kompetitif, PTPN XIII harus menentukan standar untuk menstimulasi perbaikan produk yang menyesuaikan standar, mencegah dan menghilangkan hambatan perdagangan, meningkatkan daerah penjualan produk, dan memudahkan penggunaan ilmu pengetahuan dan teknologi terkini. Standar yang telah ditentukan akan diklasifikasikan ke dalam beberapa spesifikasi. Spesifikasi ini merupakan batas-batas terukur yang ditetapkan oleh PTPN XIII yang dijadikan acuan oleh semua komponen di dalamnya untuk dipenuhi. Spesifikasi ini disusun untuk memenuhi harapan dan keinginan konsumen dan selanjutnya merupakan senjata untuk
memasarkan produk yang dihasilkan. Spesifikasi produk merupakan gambaran utuh mengenai produk tersebut. Gambaran ini tidak dapat ditentukan sepenuhnya oleh PTPN XIII, tetapi sudah seharusnya melibatkan konsumen karena produk hasil produksi PTPN XIII akan dipakai oleh konsumen sehingga konsumen yang mengerti betul apa yang diinginkannya. Tanpa adanya spesifikasi yang jelas maka kegiatan pengendalian kualitas dan produktivitas tidak dapat dilakukan dengan baik. Spesifikasi yang dihasilkan oleh PTPN XIII adalah acuan yang harus diikuti dan mencakup semua tahapan proses dimulai dari kebun, pengadaan, transportasi, pabrik, dan segala sesuatu yang mendukung tercapainya tujuan yang dimaksud.
Spesifikasi yang perlu dirancang oleh PTPN XIII adalah spesifikasi bahan mentah, proses, dan produk. Spesifikasi bahan mentah harus didefinisikan dengan baik agar dapat dimengerti dengan jelas oleh kebun dan pabrik. Spesifikasi bahan mentah berguna untuk mengurangi variasi mutu bahan ditingkat pemasok dari kebun inti, kebun plasma, dan kebun pihak ketiga serta perubahan selama distribusi dan penyimpanan. Jika semua pemasok menggunakan standar dan kelas mutu telah disepakati, pabrik akan lebih mudah melakukan pembelian, penanganan, dan pengolahan. Selain itu, proses ini akan meningkatkan efisiensi karena proses inspeksi di pabrik dapat diminimalkan.
Spesifikasi bahan mentah meliputi penentuan fraksi dan efisiensi pemanenan TBS. Spesifikasi proses merupakan persyaratan-persyaratan yang berkaitan dengan kondisi proses selama pengolahan di Pabrik Minyak Sawit (PMS) dan yang berkaitan dengan produk-produk antara sebelum menjadi produk akhir. Spesifikasi proses ini meliputi kondisi proses pengolahan TBS menjadi CPO dan inti sawit dalam kaitannya dengan efisiensi kerja dan standar baku pengolahan TBS. Kualitas dan produktivitas sangat tergantung pada sejauh mana spesifikasi bahan mentah dan spesifikasi proses telah dipenuhi. Kualitas dan produktivitas juga tergantung pada sejauh mana spesifikasi telah dipertimbangkan dalam memenuhi keinginan konsumen. Spesifikasi produk akhir pada CPO dan inti sawit meliputi kadar ALB, kadar air, kadar kotoran, tingkat efisiensi pemanenan, rendemen, losis produksi, dan efisiensi kerja.
Berdasarkan sudut pandang kualitas, diperlukan suatu sistem terintegrasi berupa Total Quality Management (TQM) dalam melaksanakan perbaikan mutu. Dengan menerapkan TQM, manfaat yang diperoleh perusahaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari perbaikan posisi persaingan dan dari pengurangan cacat produk yang dihasilkan. Jika produk cacat dapat diminimumkan, maka biaya mutu akan berkurang dan lebih jauh lagi akan mengurangi total biaya produksi. Perusahaan yang menghasilkan mutu produk yang baik dan mampu memberikan jaminan kepada konsumen akan mendapatkan citra positif dari konsumen. Selanjutnya posisi persaingan akan semakin bagus dan harga produk dapat lebih ditingkatkan sehingga keuntungan yang diperoleh menjadi lebih besar.
Beberapa manfaat yang dapat dinikmati oleh perusahaan dari penerapan TQM dapat dilihat pada gambar 34.
66 Gambar 34. Manfaat Total Quality Management (TQM) (Muhandri dan Kadarisman 2008)
Menurut Joseph M Juran, TQM adalah suatu konsep yang sangat sederhana, tetapi sudah mengakomodasikan semua hal yang berkaitan dengan mutu (Suwardi 2001). Joseph M Juran mengemukakan bahwa TQM dapat diimplementasikan jika mengikuti tiga proses manajerial, yaitu : (1) perencanaan mutu, (2) pengendalian mutu, dan (3) peningkatan/perbaikan mutu yang lebih dikenal dengan istilah Trilogi Juran. Konsep Trilogi Juran merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
a) Perencanaan Mutu
Perencanaan mutu merupakan suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan, persyaratan, dan harapan tinggi tentang ciri-ciri produk serta mengembangkan proses yang tepat untuk menghasilkan produk sesuai dengan keinginan pelanggan. PTPN XIII telah menentukan standar mutu pada produk CPO dan inti sawit yang diproduksi. Standar ini ditentukan berdasarkan peninjauan dari konsumen dan kemampuan yang dapat dicapai perusahaan.
Sayangnya, mutu yang ditentukan oleh perusahaan tidak diilhami dengan baik oleh seluruh karyawan kebun dan karyawan pabrik. Berdasarkan observasi dan wawancara, banyak karyawan tidak mengetahui betapa pentingnya menjaga mutu CPO dan inti sawit. Mereka hanya melaksanakan apa yang dikehendaki atasan tanpa mengetahui secara pasti tujuannya.
Oleh karena itu diperlukan sosialisasi kepada seluruh karyawan yang berperan dalam menjaga mutu selama pemanenan di kebun hingga pengolahan di pabrik. Sosialisasi dilakukan dengan menggambarkan tujuan mutu dengan jelas dan rinci kepada seluruh karyawan. Tujuan mutu harus disepakati dan dipahami oleh seluruh karyawan sehingga muncul kebersamaan tindakan untuk pencapaiannya. Pemahaman yang baik pada tujuan mutu akan memperkuat sistem internal dalam perusahaan terutama di pabrik-pabrik tempat produksi CPO dan inti sawit. Setelah tujuan mutu tersosialisasi dengan baik, perusahaan dapat maju ketahap identifikasi pelanggan. Identifikasi pelanggan bertujuan untuk mengenali pelanggan. Secara umum pelanggan dibagi menjadi dua yaitu pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Pelanggan internal adalah bagian dari perusahaan sendiri, sedangkan pelanggan eksternal merupakan pihak-pihak yang bukan merupakan bagian perusahaan tetapi terkena dampak kegiatan perusahaan. Pelanggan internal yang dimaksud adalah bagian-bagian mulai dari proses pengiriman TBS hingga menjadi produk CPO dan inti sawit dalam Suppy Chain Management (SCM).
b) Pengendalian Mutu
Pengendalian mutu merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjamin bahwa proses yang dilaksanakan akan menghasilkan produk sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Sistem ini mencakup seluruh proses yang ada. Saat ini, PMS Gunung Meliau telah mengaplikasikan
Peningkatan Penghasilan
Perbaikan Posisi Persaingan Penurunan Produk Cacat
Peningkatan Laba Perusahaan Harga Lebih Tinggi Peningkatan Pangsa Pasar
Penurunan Biaya Produksi Perbaikan Mutu
Tangki CPO Kontrol Gudang Inti Sawit
Pembelian Komplain
Devericarping
Digestion Kernel Recovery
Klarifikasi
Lulus Perbaikan Mutu Perebusan Thresing
Kontrol
Kontrol Kontrol
Kontrol
Kontrol
Pengangkutan TBS Kontrol
Penerimaan TBS Inspeksi Lulus
Kontrol Pemanenan TBS
Pemeriksaan Lulus Pengumpulan
TBS
Denda
standar ISO 9001. Namun dalam operasionalnya, standar ISO 9001 tersebut belum diaplikasikan dengan maksimal. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengendalian secara berkala untuk menjaga kualitas yang telah distandarisasikan pada standar ISO 9001. Kegiatan pengendalian terdiri atas beberapa kegiatan, yaitu: mengevaluasi kinerja proses, membandingkan kinerja nyata proses dengan SOP, dan mengambil tindakan jika dijumpai adanya penyimpangan antara kinerja dan SOP. Skenario pengendalian yang dapat dilakukan oleh PTPN XIII secara Suppy Chain Management (SCM) dapat dilihat pada gambar 35.
Gambar 35. Skenario pengendalian secara Suppy Chain Management (SCM) Kebun
Transportasi
Pengolahan
Penyimpanan
Konsumen
68
Mempertahankan
Perbaikan Identifikasi Masalah
Spesifikasi Masalah
Pengumpulan Data
Analisis Data
Pembuatan Kesimpulan Tentatif
Melakukan Percobaan Pemeriksaan
Kesimpulan P
Plan
Do Check
Action c) Perbaikan Mutu
Perbaikan mutu mengacu pada serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan CPO dan inti sawit yang ada menjadi lebih baik. Kegiatan perbaikan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dengan pengendalian mutu dalam rangka pengembangan perusahaan. Program perbaikan mutu harus terorganisir dengan baik sehingga mampu merangsang munculnya ide-ide peningkatan mutu. Salah satu teknik yang dapat diaplikasikan di PMS Gunung Meliau adalah teknik Plan, Do, Check, Action (PDCA). Siklus PDCA dapat dilihat pada gambar 36.
Gambar 36. Siklus PDCA yang dapat diterapkan PMS Gunung Meliau
Jaminan mutu dan produksi tidak akan terwujud jika pelaksanaan berbagai fungsi dalam perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik. Bukti bahwa fungsi mutu telah berjalan dengan baik adalah dengan melaksanakan audit. Pada umumnya, audit dilakukan oleh pihak internal ataupun eksternal. Audit internal dilaksanakan oleh PTPN XIII, sedangkan audit eksternal dapat dilaksanakan oleh pihak kedua yaitu konsumen dan universitas terkemuka atau pihak ketiga yaitu lembaga sertifikasi yang telah terakreditasi. Bentuk audit yang dapat dilaksanakan antara lain : audit mutu dan produksi, survei mutu dan produksi, dan audit produk. Audit mutu dan produksi merupakan tinjauan independen untuk membandingkan beberapa aspek kerja setiap stasiun pengolahan dengan SOP yang telah ditentukan. Survei mutu dan produksi merupakan tahap yang dilakukan untuk mengetahui tingkat efisiensi prosedur dan kinerja dalam produksi CPO dan inti sawit. Audit produk adalah suatu evaluasi yang independen terhadap mutu dan produksi produk untuk menentukan kelayakan dan kesesuaian dengan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sebaiknya, orang yang melaksanakan audit bukan berasal dari karyawan dalam PMS Gunung Meliau agar mutu dan produksi CPO dan inti sawit dapat digambarkan secara objektif. Audit juga harus dilakukan secara berkala untuk menjaga konsistensi dan performa PMS Gunung Meliau.
Do Check
Dalam merespon akan adanya sumber daya potensial yang dimiliki oleh PTPN XIII yang terdapat di Kebun inti Gunung Mas, diperlukan suatu tindakan nyata sehingga sumber daya potensial tersebut tidak dibiarkan dengan sia-sia. Kondisi pohon yang sudah tua yaitu telah berusia 22 tahun dan jumlah pohon yang sedikit yaitu berkisar 200 pohon, tentu tidak memungkinkan untuk menggunakan satu line proses di PMS Gunung Meliau karena bila dilihat dari sisi ekonomis pabrik sangat tidak efisien. Namun hal tersebut dapat disiasati dengan perancangan dan pembuatan pabrik skala pilot plan yang dikhususkan untuk mengolah pohon-pohon yang memiliki kadar betakaroten tinggi tersebut.
Perancangan pabrik perlu dikolaborasikan antara pihak internal maupun eksternal. Kerjasama dengan pihak eksternal sangat diperlukan dalam aspek ilmu pengetahuan yang dapat membantu pihak internal yang lebih mengerti kondisi lingkungan kebun khususnya kebun inti Gunung Mas. Perancangan pabrik tidak harus diaplikasikan hingga proses hilir berupa produksi produk jadi yang dapat langsung dikonsumsi, namun perancangan dapat dilakukan hingga produksi produk setengah jadi berupa minyak sawit merah. Minyak sawit merah ini dapat menjadi bahan baku dalam pembuatan produk-produk turunan berikutnya seperti produk-produk emulsi, farmasetikal, nutrasetikal, dan lain-lainnya. Kondisi masyarakat modern dengan tingginya permintaan produk-produk makanan kesehatan tentu akan merangsang permintaan produk berbahan dasar minyak sawit tinggi betakaroten dan mikronutrient lain sebagai salah satu produk kesehatan yang akan sangat diminati. Tingginya permintaan tersebut akan memicu banyak perusahaan yang bergerak di industri hilir kelapa sawit akan sangat berminat untuk bekerjasama dengan PTPN XIII sebagai satu-satunya pemilik pohon dengan kadar betakaroten 5-6 kali lebih banyak dari pohon-pohon biasa. Kondisi tersebut tentu sangat menguntungkan perusahaan karena posisi tawar PTPN XIII menjadi lebih tinggi sebagai satu-satunya pemilik pohon yang memiliki buah berkadar betakaroten tinggi.